大數(shù)據(jù)背景下統(tǒng)計(jì)檔案管理變革分析

樊艷芝

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案統(tǒng)計(jì)的工作方法是必將發(fā)生一定變革的。本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景特點(diǎn)出發(fā)，論述了大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，描述了當(dāng)今檔案統(tǒng)計(jì)管理的現(xiàn)狀，以及檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)該如何以大數(shù)據(jù)為工具進(jìn)行工作的方法，即大數(shù)據(jù)與統(tǒng)計(jì)檔案的融合關(guān)系。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；統(tǒng)計(jì)檔案；變革

無(wú)論從事什么行業(yè)，擔(dān)負(fù)什么樣的職責(zé)，人們都需要按照自己工作需要對(duì)以往的工作信息以檔案的形式搜集起來(lái)，以便以后的工作規(guī)劃和管理。但是由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，迫使有些檔案信息需要以電子的形式存在，這就對(duì)當(dāng)今的統(tǒng)計(jì)檔案管理提出了新的要求。

1 大數(shù)據(jù)的含義以及特點(diǎn)

1.1 大數(shù)據(jù)的含義

“大數(shù)據(jù)”的本質(zhì)是一種資產(chǎn)，它形同巨量信息化資料，采用一定的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編程成為一定軟件的形式，對(duì)大量信息進(jìn)行高效、高增長(zhǎng)率和多元化的管理和錄入，同時(shí)具備索引、傳播、存儲(chǔ)的功能，對(duì)信息資產(chǎn)保留、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用方面的數(shù)據(jù)化總稱(chēng)。

1.2 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

將“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用到統(tǒng)計(jì)檔案管理方面，主要有三個(gè)方面的特點(diǎn)和意義：

首先，將“大數(shù)據(jù)”科技方法應(yīng)用到統(tǒng)計(jì)檔案管理工作中，將有益于統(tǒng)計(jì)管理的成效的順利實(shí)現(xiàn)。因?yàn)椤按髷?shù)據(jù)”存儲(chǔ)軟件利用的是電子通訊技術(shù)，其技術(shù)本身就是對(duì)信息進(jìn)行電子化的存儲(chǔ)和應(yīng)用，所以在統(tǒng)計(jì)檔案管理的效率上是具有必然提升功效的。其次，將“大數(shù)據(jù)”科技方法應(yīng)用到統(tǒng)計(jì)檔案管理工作中，將有利于統(tǒng)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)的處理工作。檔案員的職責(zé)就是對(duì)檔案的完整搜集，傳閱，復(fù)制和回收，而“大數(shù)據(jù)”在許多方面是智能化的，對(duì)以往的手寫(xiě)檔案信息相比，其優(yōu)勢(shì)明顯，能使檔案在搜集、傳閱、復(fù)制和回收方面得到高效的提升[1]。最后，將“大數(shù)據(jù)”科技方法應(yīng)用到統(tǒng)計(jì)檔案管理工作中，有利于統(tǒng)計(jì)檔案管理的有效進(jìn)行。檔案員工作比較麻煩，有時(shí)需要在同一時(shí)間段范圍內(nèi)，將各種形式的檔案進(jìn)行整理和歸納，而檔案信息有時(shí)在分類(lèi)上所涉及的部門(mén)、領(lǐng)域和結(jié)果方面存在“邊緣性”特點(diǎn)，模糊的分界，使得檔案本身的統(tǒng)計(jì)管理工作更加繁冗，而由于“大數(shù)據(jù)”的模塊功能，可以較好的將檔案在較短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用，使檔案員的工作更見(jiàn)簡(jiǎn)單和高效。

2 當(dāng)今統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 單純的大數(shù)據(jù)檔案信息管理

對(duì)于相當(dāng)一部分企事業(yè)單位的統(tǒng)計(jì)檔案管理工作，雖然引進(jìn)了電腦，但是卻沒(méi)有對(duì)大數(shù)據(jù)檔案信息管理進(jìn)行實(shí)質(zhì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，使得檔案管理尚停留于EXCEL表格年代。將現(xiàn)狀描述得更加具體點(diǎn)，許多單位的檔案員不求創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作不加以重視，認(rèn)為紙質(zhì)版的檔案的搜集管理等同于“找到準(zhǔn)確的檔案”就行；單位也對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)管理不重視，未對(duì)檔案員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，許多企業(yè)將檔案員的工資以普通工人工資為標(biāo)準(zhǔn)，大大削減了檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性[2]。

2.2 對(duì)數(shù)據(jù)檔案信息的維護(hù)不到位

“大數(shù)據(jù)”本身的弱點(diǎn)就是容易丟失文件，但是許多企事業(yè)單位又對(duì)檔案信息管理不周，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案人員對(duì)企事業(yè)單位的重要電子信息進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和維護(hù)，導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)機(jī)密丟失的大有人在。大數(shù)據(jù)無(wú)法被合格的人員采用，電腦中尚未安裝殺毒軟件的時(shí)候，隨便用帶有木馬病毒的優(yōu)盤(pán)插入電腦，致使大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)崩潰的事件時(shí)有發(fā)生[3]。

2.3 對(duì)大數(shù)據(jù)的功能不會(huì)使用

其實(shí)“大數(shù)據(jù)的功能”有很多，但是需要根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)員的單位性質(zhì)和行業(yè)性質(zhì)去衡量如何創(chuàng)新和使用。但是由于“大數(shù)據(jù)”處理信息的系統(tǒng)比較繁瑣，許多單位和人員放棄了對(duì)信息管理的創(chuàng)新和使用，使得大數(shù)據(jù)的功能沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，失去了“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用的意義。

3 大數(shù)據(jù)與統(tǒng)計(jì)檔案的融合

3.1 統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電子采集

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在悄然實(shí)現(xiàn)其傳播的使命。以往的紙質(zhì)版檔案收集已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)今各行各業(yè)的對(duì)效率的追求、對(duì)物質(zhì)的創(chuàng)新以及對(duì)空間交互的訴求。各種技術(shù)檔案、人事管理檔案、學(xué)生檔案的復(fù)雜程度、聯(lián)系廣度以及其檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)劃分的邊緣模糊程度加深。統(tǒng)計(jì)檔案的管理已經(jīng)不能單單停留在“檔案袋”時(shí)代，而應(yīng)該向“文件夾”方面發(fā)展和變革了。而檔案的統(tǒng)計(jì)管理的第一步就是對(duì)檔案的搜集，有些歷史性的文件檔案雖然保存意義較小，但是還是需要將其掃描成電子版進(jìn)行保存，因?yàn)檫@樣可以避免由于紙張老化帶來(lái)的不易保存的弊端。及時(shí)文件也應(yīng)該進(jìn)行電子備份進(jìn)行保存。還有一些三維數(shù)據(jù)除了刻成光碟還是需要對(duì)其進(jìn)行下載備份的，以利于工作創(chuàng)新的需要。

3.2 統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理網(wǎng)絡(luò)化

由于當(dāng)今“云數(shù)據(jù)”的發(fā)展，使得大存儲(chǔ)量的軟件具有了很大的市場(chǎng)發(fā)展?jié)摿Α＞W(wǎng)絡(luò)化交互遙感統(tǒng)計(jì)檔案管理已經(jīng)成為了歷史必然的發(fā)展趨勢(shì)。而檔案本身就具有“隱秘性”的特點(diǎn)，應(yīng)該只對(duì)“正確的渠道”公開(kāi)化，這就需要將文件加密特權(quán)處理，只有當(dāng)此種網(wǎng)絡(luò)化交互溝通時(shí)保證數(shù)據(jù)信息傳播的安全，才能保證統(tǒng)計(jì)檔案管理的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化處理。

3.3 統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)跟蹤和維護(hù)

由于“大數(shù)據(jù)”軟件的極速發(fā)展，它的弊病也有很多暴露出來(lái)，例如，容易受到木馬病毒的危害，如果對(duì)計(jì)算機(jī)及時(shí)應(yīng)用殺毒軟件、防火墻處理，那么將給統(tǒng)計(jì)檔案管理方面帶來(lái)無(wú)法估量的后果，數(shù)據(jù)丟失一旦發(fā)生，其所帶來(lái)的將可能是整個(gè)企事業(yè)單位運(yùn)行的癱瘓。

3.4 加大資金投入到統(tǒng)計(jì)檔案管理的“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用中

加大企事業(yè)單位對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理的重視，投入大量資金用于檔案信息化大數(shù)據(jù)管理之上，將有利于企事業(yè)單位自身對(duì)其歷史的回顧，行業(yè)的評(píng)估。而且對(duì)檔案員的工資的提升，將從主觀(guān)上增加其工作的動(dòng)力、激發(fā)其興趣對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行良好的管理和維護(hù)。除此之外，還應(yīng)該對(duì)檔案員的專(zhuān)業(yè)資格進(jìn)行限定，一般情況下，檔案管理員應(yīng)該具有通訊專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)證書(shū)，這樣，能在一定程度上解決其不會(huì)使用和維護(hù)大數(shù)據(jù)的問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

總大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各個(gè)企事業(yè)單位應(yīng)該考慮到檔案統(tǒng)計(jì)管理的難處，結(jié)合大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)對(duì)檔案的管理進(jìn)行高科技、智能化的運(yùn)作。綜上所述，可以從四個(gè)方面對(duì)大數(shù)據(jù)與統(tǒng)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行融合，首先，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電子采集；其次，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理網(wǎng)絡(luò)化；再次，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)跟蹤和維護(hù)，最后，加大資金投入到統(tǒng)計(jì)檔案管理的“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用中。

參考文獻(xiàn)

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[2]高天辰.大數(shù)據(jù)時(shí)代下統(tǒng)計(jì)工作研究[J].中國(guó)市場(chǎng)，2018（4）：240-241.

[3]楊靜.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理路徑探究[J].中國(guó)管理信息化，2018（7）：140-141.