提升檔案管理質(zhì)量推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

杜文穎

摘 要：隨著我國的經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，信息化也隨之而來的快速發(fā)展，因此各種行業(yè)對于信息技術(shù)方面的要求就有所提升，人們在日常的生活中已經(jīng)不能離開信息技術(shù)了。檔案的建立、保管以及相關(guān)信息的利用過程繁瑣，一旦沒有處理好，不僅會影響檔案資料的正常使用，還會影響企業(yè)的管理效率?，F(xiàn)代化技術(shù)中主要以先進(jìn)的信息化技術(shù)為主，將其應(yīng)用在檔案庫房管理工作中能大大減少檔案管理的工作量，提升檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理；問題；措施

最近幾年，我國在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個企業(yè)所需要做的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案管理。在檔案管理中，信息技術(shù)往往起到了重要作用，企業(yè)中的每個檔案部門也越來越重視檔案的信息化管理，在實(shí)際的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，使得檔案的信息化管理井然有序。所以檔案的服務(wù)效率和管理效果較未使用信息化之前有明顯的提高。

1 檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.1 檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理是我國精神文明建設(shè)的重要組成部分，是反映企業(yè)發(fā)展歷史，推動文化建設(shè)的重要助推要素。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量、種類以及保存方式越來越復(fù)雜多樣，盡管檔案管理工作人員不斷推陳出新，改革工作模式，提高管理水平，但隨著工作人員的工作量越來越大，無法及時對所有檔案進(jìn)行科學(xué)歸類，致使工作效率低下，工作情緒會受到一定影響；應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的企業(yè)比將檔案存放為紙質(zhì)的方式要高效一些，但仍然存在利用率不高、管理人員無法實(shí)時更新數(shù)據(jù)庫等問題。總體而言，我國的檔案管理發(fā)展水平相較于國外仍然有一定的差距，對國外的檔案管理模式“取其精華 去其糟粕”，結(jié)合我國的社會現(xiàn)實(shí)，創(chuàng)新完善檔案的科學(xué)化管理，適應(yīng)時代的發(fā)展潮流。

1.2 檔案管理中存在的問題

1）國家未出臺相關(guān)政策，管理系統(tǒng)不完善。我國現(xiàn)有的對檔案管理規(guī)章制度中，對管理人員的獎懲標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任追究等細(xì)節(jié)問題都沒有作出相關(guān)規(guī)定，這就導(dǎo)致了各相關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度不夠，由于地域、人員、設(shè)備等的差異性造成的檔案管理的混亂、共享性差。當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，信息化時代很多數(shù)據(jù)、文件需要更加科學(xué)有序的管理，這就要求我國需出臺相關(guān)政策，形成一套標(biāo)準(zhǔn)化和制度化完善的管理體系，才能夠?yàn)槲覈慕?jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有力的支撐。

2）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未給予足夠重視，工作人員消極怠工。由于國家的相關(guān)政策不夠全面，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人沒有對企業(yè)的檔案管理給予很大的關(guān)注度，對企業(yè)檔案管理科學(xué)化發(fā)展對企業(yè)進(jìn)步的促進(jìn)作用了解較少，在聘請檔案管理人員時，僅僅關(guān)注于其綜合能力的水平，而不是專注于相關(guān)被聘人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，沒將檔案管理的科學(xué)化貫徹實(shí)施，上行下效導(dǎo)致員工的工作積極性不高，檔案管理的科學(xué)化水平不足，沒有起到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的應(yīng)有作用。

3）相關(guān)檔案管理人員專業(yè)水平不足，信息化水平建設(shè)程度不高。在對目前檔案管理的現(xiàn)狀分析中提到，我國檔案管理的發(fā)展水平不高，工作人員的專業(yè)水平不足也是原因之一。人們對檔案管理的理解往往是將企業(yè)數(shù)據(jù)收集、分類、整理，然后束之高閣，并不會對企業(yè)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益影響，只要保證信息不丟失、不遺漏就是盡職盡責(zé)。這樣的思想普遍存在于檔案管理工作人員的觀念中，事實(shí)上，檔案的實(shí)際價值在于其利用上，如果“重藏輕用”就會導(dǎo)致所收集的檔案資料失去其應(yīng)有價值，并在管理檔案過程中耗費(fèi)人力、物力、財力，阻礙了檔案管理科學(xué)化水平發(fā)展勢頭。雖然我國很多地區(qū)檔案管理模式應(yīng)用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但大都是根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)和歷史沿襲開發(fā)軟件，統(tǒng)一性不強(qiáng)，標(biāo)準(zhǔn)不一，并且管理人員的創(chuàng)新能力不足、信息化應(yīng)用不徹底，導(dǎo)致即使建立好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息檔案，也不會使其處于主流位置，并不能發(fā)揮全部作用，也會造成全球網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)安全、信息遺漏等問題。

2 檔案管理質(zhì)量創(chuàng)新

2.1 加強(qiáng)重視做好制度建設(shè)

檔案管理工程量很大且很復(fù)雜，涉及的部門和范圍非常廣，所以各單位要重視檔案管理，督促各部門配合檔案管理部門完成檔案的收集、整理、歸類及管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，將檔案管理工作提到日常工作日程上，將檔案管理作為部門考核的指標(biāo)，通過全員重視做好檔案管理，發(fā)揮檔案的有效作用。同時，單位要根據(jù)實(shí)際情況在檔案法的指導(dǎo)下做好單位檔案管理制度的建設(shè)，使檔案管理人員和各部門在進(jìn)行檔案歸檔和管理時有制度可依。為了確保檔案管理的順利實(shí)施，領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，聘請專業(yè)能力強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案管理，引導(dǎo)員工積極配合檔案收集與管理，使檔案管理過程的問題得到及時解決，以全面提升檔案管理的質(zhì)量。

2.2 提高檔案管理技術(shù)

科技發(fā)展使計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域也不例外。檔案管理的信息化、數(shù)字化使檔案管理與科技有效結(jié)合，提升了檔案管理效率，加強(qiáng)了資源共享，使檔案管理走上了良性發(fā)展的道路。檔案管理人員要積極運(yùn)用信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案管理，以減輕自身的工作強(qiáng)度，提高工作效率，降低管理過程中的失誤率。在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時也要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全給檔案管理帶來的威脅，做好檔案的備份工作。要對檔案管理設(shè)施進(jìn)行及時更新，使檔案管理有穩(wěn)定的硬件基礎(chǔ)，要在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，并保證設(shè)備的使用不浪費(fèi)?？梢愿鶕?jù)單位實(shí)際情況進(jìn)行信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案管理達(dá)到自動化、數(shù)字化和信息化，以提升檔案管理效率。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理的順利實(shí)施與管理人員素質(zhì)有很大關(guān)系，要加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。首先加強(qiáng)對其業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案管理操作基礎(chǔ)技能，并對單位的核心工作專業(yè)知識有所了解，以促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識，使檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，在進(jìn)行檔案管理工作時以耐心、責(zé)任心和細(xì)心進(jìn)行。有能力且文化素養(yǎng)高的檔案管理人員是合格的檔案管理人員，也是單位檔案管理順利實(shí)施的保證。

2.4 落實(shí)規(guī)范化檔案管理方式

檔案管理需要規(guī)范化，以提升檔案管理效果。對于檔案管理材料的歸檔要制定制度，以使歸檔材料有序且規(guī)范。單位要根據(jù)實(shí)際情況對收集材料的標(biāo)準(zhǔn)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案收集過程中的規(guī)范和完整。

3 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是各個政府和企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，并建立起一個完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發(fā)展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業(yè)長期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，來適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢。

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