網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新分析

梅先玲

摘 要：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，需要檔案部門(mén)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理觀念，并對(duì)管理制度與方式進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，注重管理人才培養(yǎng)，迎合時(shí)代發(fā)展需要，促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展，帶動(dòng)相關(guān)部門(mén)、行業(yè)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，加大信息重復(fù)利用率。本文通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性與工作基本要素進(jìn)行分析，對(duì)檔案工作創(chuàng)新做出論述，希望能對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新有所幫助。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；檔案管理；工作創(chuàng)新

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案管理工作創(chuàng)新是必然趨勢(shì)，因此檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)我國(guó)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與完善，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)。以此迎合時(shí)代發(fā)展需要，擴(kuò)大檔案資源文化價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的影響

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是文件處理手段、檔案載體與儲(chǔ)存。在文件處理手段方面，從傳統(tǒng)的手工處理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理，有效提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。在檔案載體方面，完成紙質(zhì)檔案到電子文檔的轉(zhuǎn)變，延長(zhǎng)檔案使用壽命。在儲(chǔ)存方面，可以將紙質(zhì)檔案信息資源儲(chǔ)存在U盤(pán)或芯片中，有效減少檔案的儲(chǔ)存空間。像是高校的檔案信息化管理，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，將學(xué)生檔案、教師檔案及教學(xué)檔案進(jìn)行合理歸類(lèi)，有利于教師與學(xué)生查看，方便管理，并節(jié)約儲(chǔ)存空間。

1.2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作概念

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，資源共享，以此提高檔案處理效率，沖破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。根據(jù)時(shí)代發(fā)展需要，檔案管理部門(mén)應(yīng)改變檔案源處理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化，為社會(huì)提供豐富的檔案資源。

1.3 工作創(chuàng)新以滿足時(shí)代發(fā)展需求

現(xiàn)階段我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理原則與理念過(guò)于老舊，管理模式陳舊，管理理念落后，工作內(nèi)容單一，已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有如此才能使檔案管理工作得到進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的基本要素

2.1 開(kāi)放化檔案管理工作機(jī)制

檔案管理機(jī)制是檔案管理工作的主導(dǎo)力量，開(kāi)放化檔案管理工作機(jī)制，可以提升管理工作效率，使檔案管理工作更加規(guī)范化、自動(dòng)化。封閉式的檔案管理機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，還會(huì)影響企業(yè)正常運(yùn)行。因此網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展需要開(kāi)放化檔案管理工作機(jī)制，打破傳統(tǒng)管理結(jié)構(gòu)僵化，帶動(dòng)檔案管理部門(mén)運(yùn)行速度，方便各部門(mén)對(duì)檔案的查找與審查。檔案管理工作機(jī)制開(kāi)放化，需要檔案事業(yè)組織進(jìn)行合理分層，確保組織結(jié)構(gòu)的分明。

2.2 人才結(jié)構(gòu)層次分明

現(xiàn)階段大多企業(yè)檔案管理部門(mén)存在一些不良情況，像是高層管理人才缺乏、管理人員年齡分配不均、管理結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)老化等現(xiàn)象。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，國(guó)際交流日漸頻繁，在檔案管理工作中可能會(huì)涉及一些外文檔案，檔案種類(lèi)與數(shù)量的增多，因此對(duì)檔案管理人員專業(yè)水平要求不斷變高，需要檔案管理部門(mén)對(duì)各類(lèi)專業(yè)管理人員進(jìn)行引進(jìn)，使檔案事業(yè)組織內(nèi)部具備一定標(biāo)準(zhǔn)的綜合型管理人才，提高檔案管理部門(mén)整體專業(yè)水平，以此實(shí)現(xiàn)檔案組織內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)層次分明，在檔案管理工作開(kāi)展時(shí)能有序進(jìn)行。像是檔案管理部門(mén)，根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)與工作能力分配相應(yīng)的檔案類(lèi)型，使檔案管理更加有層次性，合理利用人力資源。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 創(chuàng)新管理觀念

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代大背景下，檔案管理部門(mén)應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理模式，注重檔案管理與社會(huì)之間的聯(lián)系，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為工作的主導(dǎo)理念。首先檔案管理部門(mén)應(yīng)意識(shí)到創(chuàng)新的重要性，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，由傳統(tǒng)檔案管理、儲(chǔ)存的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)化服務(wù)的轉(zhuǎn)變，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。因此檔案管理人員應(yīng)深入了解各部門(mén)、各行業(yè)的信息需求，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案，提高檔案管理工作的職能價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。其次檔案管理的人員打破傳統(tǒng)思想束縛，加快檔案信息化進(jìn)度，樹(shù)立服務(wù)至上的工作觀念，對(duì)電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行熟練的運(yùn)用，并對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)性的整理與知識(shí)更新。在檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性、科學(xué)性加大創(chuàng)新力度，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理使檔案更加公開(kāi)化，有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享。最后檔案管理部門(mén)還應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)信息安全性，制定相應(yīng)的安全管理制度，維護(hù)網(wǎng)站安全性，確保電子檔案信息安全，最大限度的發(fā)揮檔案文化資源價(jià)值。像是企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可將檔案信息公開(kāi)化，只要通過(guò)關(guān)鍵詞收索就可查閱，為人們相關(guān)工作需求提供參考，打破傳統(tǒng)檔案信息管理的封閉狀態(tài)，有效提高檔案信息重復(fù)利用率。

3.2 創(chuàng)新管理制度

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案信息存在很大的風(fēng)險(xiǎn)性，需要制定出一個(gè)完善的信息管理制度，確保電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全性?，F(xiàn)階段我國(guó)電子檔案管理的法制建筑還不完善，需要檔案管理部門(mén)進(jìn)行不斷的完善與創(chuàng)新。首先需要在從行政與技術(shù)這兩個(gè)方面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，讓各檔案管理人員積極參與其中，制定出具有科學(xué)性、可行性、全面性的管理方案，建立一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。其次對(duì)檔案信息化管理制度出相應(yīng)的階段性發(fā)展目標(biāo)，使檔案信息化管理有一個(gè)明確的工作方向，在工作的開(kāi)展過(guò)程中更加規(guī)劃化、制度化，以此加強(qiáng)電子檔案的安全性，統(tǒng)一工作理念，促進(jìn)各檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)化管理的協(xié)調(diào)性。最后檔案部門(mén)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)一個(gè)實(shí)用性比較強(qiáng)的軟件，完善電子檔案的形成、處理、查閱、共享方面的網(wǎng)絡(luò)流程，建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理工作更加制度化、流程化，以此促進(jìn)檔案行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新管理方式

在檔案管理方式創(chuàng)新方面，可采用信息技術(shù)建立專門(mén)的信息管理網(wǎng)站，對(duì)內(nèi)部檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)管理，并與外部單位加強(qiáng)溝通，對(duì)檔案資料進(jìn)行全方面的收集，確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性，方便相關(guān)人員的查閱，提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存十分麻煩，不易管理，需要檔案管理人員靈活化應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾砟Ｊ?，?duì)檔案的立卷、目錄進(jìn)行功能化設(shè)計(jì)，相關(guān)人員可通過(guò)關(guān)鍵詞收索，獲取檔案信息。最后可建立一個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，并對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新與完善，打破傳統(tǒng)管理模式局限性，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理方式。檔案管理方式創(chuàng)新，可利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享檔案資源，加大信息資源重復(fù)利用率。像是企業(yè)檔案信息化，將財(cái)務(wù)信息、發(fā)展項(xiàng)目、企業(yè)信息融合在企業(yè)信息系統(tǒng)中，可供員工查閱，使企業(yè)信息公開(kāi)化，打破傳統(tǒng)檔案管理方式封閉狀態(tài)。

3.4 創(chuàng)新技術(shù)

根據(jù)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際情況，檔案部門(mén)應(yīng)注重技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息之間的交流，借鑒與引進(jìn)發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的管理技術(shù)，提高我國(guó)檔案管理專業(yè)水平，進(jìn)行促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展。在進(jìn)行檔案電子化轉(zhuǎn)換與處理過(guò)程中，對(duì)于立卷應(yīng)做到言簡(jiǎn)意賅，對(duì)于檢索盡量深化，方面各行業(yè)與各部門(mén)對(duì)檔案的查詢，對(duì)于實(shí)體檔案由專門(mén)保管單位儲(chǔ)存，電子檔案則可以通過(guò)網(wǎng)上檢索進(jìn)行資源共享。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，需要依賴于技術(shù)創(chuàng)新，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，以此提高檔案管理工作速度與質(zhì)量。

3.5 提高管理人員專業(yè)水平

檔案管理人員在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，除管理方式創(chuàng)新、管理方式創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新以外，還需要管理人員具有較高的工作能力與專業(yè)能力，如此才能保證檔案管理工作質(zhì)量與效率。首先檔案部門(mén)應(yīng)注重管理人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以便于為工作提供穩(wěn)固的理論知識(shí)，有利于工作順利開(kāi)展。其次應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，致力于管理人員工作能力的提升，并進(jìn)行定期考核，確保管理人員的專業(yè)能力。最后應(yīng)著重培養(yǎng)管理人員的預(yù)見(jiàn)能力與洞察能力，對(duì)檔案需要市場(chǎng)做好準(zhǔn)確判斷，并對(duì)現(xiàn)階段的國(guó)內(nèi)形勢(shì)做出良好的判斷。

4 結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，紙質(zhì)檔案信息化是必然趨勢(shì)。在檔案管理創(chuàng)新方面，需要根據(jù)檔案管理工作的基本要素進(jìn)行具體分析，由此得出明確的創(chuàng)新道路，開(kāi)展具體創(chuàng)新措施。

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