信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

倪疏影

摘 要：結(jié)合檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢，對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題展開了分析，針對(duì)工作中存在的管理模式滯后、缺少信息化標(biāo)準(zhǔn)等問題提出了相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：管理模式；信息化標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)安全性

在當(dāng)今信息時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)，促使各領(lǐng)域完成了信息化平臺(tái)的建設(shè)。對(duì)檔案工作而言，只有進(jìn)行信息化建設(shè)，才能推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步。因此，我們必須深度分析信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的問題，以便有針對(duì)性地提出解決措施，不斷推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

1 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

1.1 管理模式滯后

在信息技術(shù)取得快速發(fā)展的背景下，依然沿用傳統(tǒng)管理模式導(dǎo)致檔案管理工作無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。目前，大多數(shù)檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，重檔案實(shí)體輕檔案信息，將主要精力放在檔案收集和整理方面，導(dǎo)致檔案利用率較低。傳統(tǒng)管理模式的沿用，檔案信息化建設(shè)的滯后，造成檔案管理工作效率低下，無法為查閱者提供滿意的服務(wù)，而檔案管理人員的作用也體現(xiàn)不出來，在單位內(nèi)部被邊緣化。

1.2 缺少信息化標(biāo)準(zhǔn)

在信息時(shí)代開展檔案工作，需要體現(xiàn)信息化屬性以確保檔案能夠得到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。然而，實(shí)際上，很多單位的檔案部門并未制定信息化標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息化建設(shè)過程中未統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)軟件方面，使用的軟件只能滿足短期內(nèi)檔案工作的需要。而不同檔案管理系統(tǒng)軟件之間是互不相通的，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。此外，由于缺少信息化標(biāo)準(zhǔn)，各單位的檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，這不僅給檔案管理工作的開展帶來了困難，也使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性受到了影響。

1.3 數(shù)據(jù)安全性低

開展檔案信息化建設(shè)，面臨的主要問題是數(shù)據(jù)安全問題。檔案信息網(wǎng)的出現(xiàn)，打破了時(shí)間和地點(diǎn)的限制，讓檔案查閱變得非常方便，方便了查閱者。然而在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息網(wǎng)會(huì)受到各種網(wǎng)絡(luò)攻擊。一旦黑客入侵，很可能出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，甚至導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重影響企業(yè)的聲譽(yù)和競爭力。

1.4 缺少復(fù)合型人才

采用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，要求檔案管理人員具備豐富的檔案管理知識(shí)，同時(shí)，能熟練使用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)，熟練使用Word、Excel等辦公軟件，熟練使用檔案管理系統(tǒng)。但實(shí)際情況是，大多數(shù)檔案管理人員熟悉紙質(zhì)檔案的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)卻不夠，其綜合素質(zhì)無法達(dá)到信息時(shí)代檔案工作的要求。受信息技術(shù)能力的限制，檔案管理人員在工作中難以保持高效工作狀態(tài)，無法發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，阻礙了檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)。

2 信息時(shí)代檔案管理工作問題的解決對(duì)策

2.1 創(chuàng)新管理模式

針對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作中遇到的問題，我們必須推動(dòng)檔案管理模式創(chuàng)新以迎合時(shí)代發(fā)展的需要。為此，國家需要結(jié)合時(shí)代背景進(jìn)一步完善檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，督促各單位加快檔案信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代化技術(shù)手段開展檔案管理工作。以科學(xué)技術(shù)為支撐制定檔案管理制度，能加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息自動(dòng)化管理，為檔案利用業(yè)務(wù)的開展提供高效服務(wù)。檔案管理人員應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，應(yīng)從思想深處認(rèn)識(shí)到當(dāng)今信息時(shí)代檔案管理模式正在從以檔案實(shí)體為重心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息為重心。檔案部門應(yīng)加快館藏資源的數(shù)字化進(jìn)程，分清輕重緩急，使檔案資源得到拓展，同時(shí)加強(qiáng)檔案資源的整合和利用，將檔案管理的信息優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

2.2 完善信息化標(biāo)準(zhǔn)

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，應(yīng)完善信息化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一信息化管理規(guī)范，以確保檔案管理工作得到規(guī)范開展。在檔案數(shù)據(jù)采集、錄入、查閱、調(diào)用等方面，都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保錄入計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，確保檔案管理工作能夠高效開展，也為檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。在檔案管理系統(tǒng)軟件方面，應(yīng)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定統(tǒng)一規(guī)范，確保各單位的檔案管理系統(tǒng)軟件相互之間能夠順利進(jìn)行信息溝通和資源共享，同時(shí)滿足檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)張需求。

2.3 提高數(shù)據(jù)安全性

我們應(yīng)采取一系列措施保證檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性，高質(zhì)量建設(shè)檔案信息網(wǎng)。

單位的網(wǎng)絡(luò)管理部門（或請外包公司）應(yīng)落實(shí)安全保護(hù)技術(shù)措施，充分利用網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，如VLAN、防火墻、防病毒網(wǎng)關(guān)、VPN、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)隔離等技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)資源的安全和穩(wěn)定。

應(yīng)使用光盤、移動(dòng)硬盤、數(shù)據(jù)庫、異地備份等多種工具、方式存儲(chǔ)電子檔案，防止信息丟失。每兩年抽檢一次電子檔案，抽檢率不低于40%，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救。在使用過程中，我們應(yīng)做好保護(hù)工作。將單張光盤裝盒或放入光盤冊，避免擠壓；盡可能將DVD光盤垂直于水平面放置；將光盤置于干燥、陰涼的地方，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源、有害氣體；環(huán)境溫度控制在17℃—20℃，相對(duì)濕度控制在35%—45%；對(duì)于需要進(jìn)行標(biāo)識(shí)的盤片，最好不要直接用油性筆在上面書寫，可以在光盤盒上對(duì)光盤進(jìn)行標(biāo)識(shí)；當(dāng)光盤臟了的時(shí)候，要用柔軟的布（最好是鏡頭紙）由里向外呈放射狀擦拭。

加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，促使檔案管理人員在工作中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)隱患排查，根據(jù)系統(tǒng)提示更新殺毒軟件，定期殺毒，防禍于未然，從而保證檔案管理系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)的安全。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，離不開人才。為滿足信息時(shí)代檔案管理工作的需要，必須通過各種方式、途徑提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)檔案領(lǐng)域人才體系的建設(shè)。

針對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)狀，應(yīng)實(shí)施統(tǒng)一培訓(xùn)，通過定期開展培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平，確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱等工作。工作中發(fā)現(xiàn)很多檔案管理人員愿意參加培訓(xùn)，但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)卻以經(jīng)費(fèi)問題為借口不讓檔案管理人員參加脫產(chǎn)培訓(xùn)。各省市檔案局作為政府的職能部門，主管行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對(duì)行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，應(yīng)切實(shí)擔(dān)負(fù)起督促各單位讓其員工參加脫產(chǎn)檔案培訓(xùn)的職責(zé)。在培訓(xùn)方面，江蘇省檔案局做得很好，開通了檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓全國各地的檔案管理人員都能登錄平臺(tái)學(xué)習(xí)。其它省市檔案局應(yīng)該效仿江蘇省檔案局的做法，開通檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓每一位想學(xué)習(xí)的檔案管理人員都能如愿以償?shù)貙W(xué)習(xí)。

同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核，考核檔案管理、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等方面的知識(shí)。通過考核，督促檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，從而成為信息時(shí)代所需要的檔案管理人才。

此外，通過校企合作培養(yǎng)人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作儲(chǔ)備人才的培養(yǎng)，增加新鮮血液，擴(kuò)大檔案管理工作的人才來源，持續(xù)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

3 結(jié)束語

通過分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，在信息時(shí)代開展檔案管理工作，必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求創(chuàng)新管理模式，完善信息化標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的安全管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，如此才能真正提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，挖掘出檔案中蘊(yùn)藏的寶貴財(cái)富，促進(jìn)科技和生產(chǎn)的發(fā)展，形成良性循環(huán)，最終推動(dòng)檔案事業(yè)邁向更高水平。