黃素芳

摘 要：人事檔案的收集歸檔工作是政府檔案管理部門工作的核心。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，將分散的人事材料進(jìn)行收集和整理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效機(jī)制。進(jìn)入新時(shí)期以來，盡管信息技術(shù)給工作帶來了很大的便利，但是新時(shí)期人口流動(dòng)大，人事變動(dòng)頻繁，加上事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的不重視，檔案收集工作變得復(fù)雜且困難。對(duì)于新時(shí)期存在的各種問題，一些政府檔案管理部門不加以重視，仍然固守傳統(tǒng)的檔案管理模式，不及時(shí)對(duì)人事檔案收集歸檔方式進(jìn)行更新，導(dǎo)致人事檔案的收集歸檔工作變得越來越被動(dòng)。本文筆者主要站在事業(yè)單位的角度，從人事檔案收集管理的必要性、收集歸檔工作存在的問題和工作新思路等方面進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；收集歸檔

新時(shí)期以來，大部分事業(yè)單位人事檔案工作都開始實(shí)行數(shù)字化管理，這就使人事檔案更加規(guī)范化，人事管理工作也變得更加便捷，但由于受到各種條件的制約和影響，人事檔案的收集管理工作仍然存在一些問題，要實(shí)現(xiàn)人事檔案收集管理工作質(zhì)量的提升，必須著力解決現(xiàn)存問題，加強(qiáng)人事檔案管理工作的規(guī)范化管理，重視并加大對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的投入，建立完善的人事檔案收集歸檔機(jī)制，不斷地學(xué)習(xí)新理論和新技術(shù)，這樣才能在解決舊問題的基礎(chǔ)上處理好新產(chǎn)生的問題，使新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作在事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

1 人事檔案收集管理的必要性

人事檔案的收集管理是人事檔案管理中的一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。完整的人事檔案全面地記載了個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等信息。此外，人事檔案是人才選拔與任用的重要依據(jù)，掌握人員的重要信息，是事業(yè)單位吸納人才的重要渠道，也是事業(yè)單位獲得發(fā)展的重要保障。進(jìn)行人事檔案的規(guī)范化管理，提升人事檔案管理水平，是事業(yè)單位工作中不可忽略的一個(gè)重要部分。

在當(dāng)今高速發(fā)展的信息時(shí)代里，人才對(duì)各個(gè)單位的重要性是不言而喻的，人事檔案收集歸檔可在很大程度上保證人才利用的高效性，方便各階層人才的調(diào)度和選拔，對(duì)事業(yè)單位人才的開發(fā)和有效利用具有一定助推作用，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

2 事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作存在的問題

2.1 事業(yè)單位對(duì)人事檔案的收集歸檔工作不夠重視

人事檔案屬于單位的內(nèi)部資料，其價(jià)值的潛在性往往使其受到忽略。人事檔案歸檔相對(duì)于其它工作來說操作比較簡單，部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為人事檔案的收集歸檔并不重要，只需稍微記錄保存一下就可以了，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的作用影響不大，而且這項(xiàng)工作不能直接給單位帶來經(jīng)濟(jì)收益。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)往往忽略了人事檔案的收集和歸檔工作的重要性，對(duì)人事檔案管理工作投入甚少。領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致了員工的散漫以及制度的不完善，并進(jìn)而致使人事檔案的不完整和嚴(yán)重破損，甚至丟失等一系列問題。人事檔案的收集歸檔工作長期處于被動(dòng)狀態(tài)，收集歸檔工作中的問題也長期被滯留，這就造成人事檔案無法高效地為事業(yè)單位服務(wù)，難以發(fā)揮出它應(yīng)有的作用，此外，事業(yè)單位對(duì)這些問題的忽略及不重視，也進(jìn)一步加劇了人事檔案收集歸檔工作問題的嚴(yán)重性，大大阻礙了人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.2 人事檔案管理缺乏人才隊(duì)伍建設(shè)

由于上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的誤解，認(rèn)為人事檔案管理工作只是一項(xiàng)簡單的文字記錄工作。因此對(duì)人事檔案管理人員的要求也不高，在管理人員的聘用上降低了標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致了檔案管理工作人員的責(zé)任感和專業(yè)性都不強(qiáng)，對(duì)人事檔案工作流程不熟悉，為貪圖方便隨意簡化流程，工作中出現(xiàn)很多的失誤也得不到正確的處理，進(jìn)而直接影響到人事檔案的收集歸檔質(zhì)量。等到要用的時(shí)候才急急忙忙從一堆廢紙里面找出來，這極大地降低了工作的效率，同時(shí)可能導(dǎo)致其它工作不能順利進(jìn)行。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的不重視，工作人員的薪資相對(duì)較低，導(dǎo)致了人才的大量流失以及人才招納困難度的提升。而人事檔案管理工作人員的流動(dòng)，也給人事檔案收集歸檔工作增加了難度，在頻繁的材料交接中，很難避免資料的丟失[1]。只有具備一個(gè)專業(yè)的人才隊(duì)伍，才能使工作高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)避免工作中出現(xiàn)失誤而導(dǎo)致工作無法正常有序地進(jìn)行。

2.3 沒有健全的人事檔案收集歸檔制度

由于不具備健全的人事檔案收集歸檔制度，導(dǎo)致人事檔案收集管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，收集內(nèi)容不全面，收集歸檔手續(xù)不完善，進(jìn)而直接影響了人事檔案收集管理工作的質(zhì)量。此外，人事檔案收集歸檔制度的不健全，還會(huì)導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)不完整或者丟失等問題，使人事檔案無法反映單位的人事狀況，不能充分發(fā)揮出其作用，最終致使人事檔案的服務(wù)價(jià)值顯著降低。因此，事業(yè)單位應(yīng)該把建立一個(gè)完善的人事檔案收集歸檔制度當(dāng)作工作重點(diǎn)之一，規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案收集管理工作健康有序地進(jìn)行。

3 人事檔案收集歸檔工作新思路

3.1 充分重視人事檔案管理工作

事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，給予工作人員一定的關(guān)心和關(guān)注，建立完善的獎(jiǎng)懲制度并全面實(shí)施，以激發(fā)人事檔案收集歸檔人員的工作熱情，提高人事檔案收集歸檔的工作效率和質(zhì)量。此外，在日常工作中應(yīng)當(dāng)向相關(guān)工作人員強(qiáng)調(diào)其工作的重要性，并建立專門的監(jiān)督機(jī)制，安排足夠的人員不定期檢查人事資料以保證資料的齊全。

3.2 提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

隨著新時(shí)期的到來，人事檔案收集歸檔工作對(duì)工作人員的要求越來越高。提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力是人事檔案收集歸檔工作的重點(diǎn)。事業(yè)單位應(yīng)要求工作人員參與專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力。適時(shí)組織工作人員學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)，掌握先進(jìn)的人事檔案管理方法，從而提升工作人員的工作能力和工作效率。

3.3 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作繁雜瑣碎，做好人事檔案收集歸檔工作，需要建立健全人事檔案收集歸檔制度，讓人事檔案收集歸檔工作有章可循。制定人事檔案管理制度，需要從實(shí)際出發(fā)，完善收集歸檔工作的流程和手續(xù)，了解自身的信息需求，排除不重要的或虛假的信息，加強(qiáng)人事檔案的收集、鑒別歸檔工作，使人事檔案更精簡、更準(zhǔn)確、更完整，且具備更高的實(shí)用性。完善的人事檔案管理制度應(yīng)該包括：1）人員的管理：主要涉及到行為規(guī)范、監(jiān)督制度、獎(jiǎng)懲制度、人員職責(zé)、人員招聘要求；2）人事檔案的管理：主要涉及到交接手續(xù)、保存方式和要求、分類方法、審查制度、借閱制度；3）手續(xù)和流程：主要涉及到收集辦法、收集手續(xù)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)[2]。俗話說：沒有規(guī)矩則不能成方圓，只有具備完善的管理制度，才能保證工作的有序進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的提升。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)

在這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，大部分事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，手工操作的人事檔案收集歸檔不但需要耗費(fèi)工作人員大量的時(shí)間，而且信息更新慢，工作效率和工作質(zhì)量都得不到保證，已經(jīng)不適合人們快節(jié)奏的生活。加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)，合理地利用信息資源，進(jìn)行資源的有效整合，才能更大限度地利用資源，充分發(fā)揮資源的作用[3]。

4 結(jié)語

人事檔案收集歸檔工作的目的是為事業(yè)單位服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分開發(fā)和利用人事檔案是人事檔案收集歸檔工作的生命所在。現(xiàn)階段的人事檔案的收集歸檔工作存在一定的局限性，有著管理不當(dāng)、缺乏專業(yè)性人才以及相關(guān)制度等不良問題。本文提出人事檔案收集歸檔工作新思路，對(duì)做好新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作進(jìn)行探討。新形勢(shì)要求人事檔案管理工作人員要對(duì)工作負(fù)責(zé)，不斷學(xué)習(xí)新的人事檔案收集歸檔理論知識(shí)和專業(yè)技能，事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，注重對(duì)人事檔案收集歸檔工作的監(jiān)督，不斷更新觀念，在實(shí)踐中進(jìn)一步探索，開創(chuàng)新的局面，這樣才能在新形勢(shì)下求發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]董艷艷.關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的思考[J].黑龍江檔案，2017（02）：82.

[2]朱金剛.關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的思考[J].魅力中國，2017，（35）：94.

[3]張文麗.探討基于事業(yè)單位的人事檔案收集問題[J].建材與裝飾，2017，（27）：177-178.