□盧秋欣

一、前言

如今，微信已經(jīng)成為人們工作和生活的一部分，且在正式組織日常管理中同樣得到廣泛應(yīng)用，特別是其支付與交易的便捷性、信息傳遞的及時(shí)性、信息可儲(chǔ)存與共享等，為組織管理提供了諸多便利，節(jié)約了管理成本。

但同時(shí)，引發(fā)出“工作時(shí)間消滅私人空間”的問題。微信作為正式組織的溝通方式，使得工作與生活的邊界日漸模糊，個(gè)人不得不在工作時(shí)間以外處理由微信布置下來的工作任務(wù)。日常管理中頻繁使用微信，致使組織工作的計(jì)劃性弱化，微信傳遞的“碎片化”降低了正常工作時(shí)間內(nèi)的效率，且這一問題不易被組織發(fā)現(xiàn)，因?yàn)闊o論在工作時(shí)間內(nèi)是否完成，回到家后還可繼續(xù)做，這將導(dǎo)致個(gè)人時(shí)間成本增加。此外，組織內(nèi)部將微信作為信息溝通渠道之后，微信群開始泛濫，信息超載、信息接收時(shí)滯性、信息不對稱等頻發(fā)，往往造成任務(wù)“擱淺”、組織正常運(yùn)營成本劇增，但這似乎未引起正式組織的關(guān)注。

成本是企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營活動(dòng)所必須付出的代價(jià)，而經(jīng)濟(jì)分析中所使用的經(jīng)濟(jì)成本比會(huì)計(jì)成本的概念含義更為廣泛。經(jīng)濟(jì)成本可分為顯性成本和隱性成本，顯性成本需要正式組織支出貨幣的投入成本；隱性成本則是不需要支付貨幣的投入成本。本文所分析的經(jīng)濟(jì)成本側(cè)重于不易被察覺、不需要正式組織支出貨幣的隱性成本。

微信在正式組織廣泛應(yīng)用的初期，的確為組織節(jié)約了顯性成本。但隨著微信在組織中使用廣度和深度的不斷擴(kuò)大和深入，組織因此所付出的隱性成本劇增，直接影響到正式組織的重大決策，增加組織運(yùn)營和戰(zhàn)略制定的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)殡[性成本直接影響經(jīng)濟(jì)利潤(經(jīng)濟(jì)利潤=總收益-顯性成本-隱性成本)。若隱性成本不斷增加，甚至導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利潤為負(fù)，即便會(huì)計(jì)賬面上利潤大于零，也難以達(dá)到預(yù)期的經(jīng)營目標(biāo)，因?yàn)闆Q策是錯(cuò)誤的，組織是虧損的。

下面，筆者嘗試分析正式組織中使用微信可能產(chǎn)生的隱性成本及其原因，就此提出微信規(guī)范使用的建議。

二、微信在正式組織中應(yīng)用的隱性成本分析

(一)微信信息發(fā)布沒有時(shí)空限制，工作計(jì)劃性被弱化，勢必增加個(gè)人和組織工作的時(shí)間成本。由于微信發(fā)布信息的隨時(shí)隨地性，個(gè)人在工作時(shí)間以外仍會(huì)收到工作任務(wù)的信息，不得不利用私人時(shí)間完成工作任務(wù)，原本屬于家庭和私人的生活空間被擠占，工作時(shí)間變相增加，導(dǎo)致個(gè)人的時(shí)間成本增加，但在薪酬上沒有得到相應(yīng)的體現(xiàn)。

同時(shí)，組織工作時(shí)間成本也在增加。一方面，工作時(shí)間經(jīng)常擠占家庭和私人生活的空間和時(shí)間，忽視身邊家人，無疑會(huì)引起不滿，直接影響個(gè)人生活質(zhì)量，致使個(gè)人產(chǎn)生抵觸情緒，影響組織工作效率，增加組織工作時(shí)間成本。另一方面，微信傳遞的隨時(shí)隨地性，任務(wù)落實(shí)可以不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，隨意發(fā)布、更改、補(bǔ)救，致使工作計(jì)劃的重要性得不到充分認(rèn)識，工作的計(jì)劃性要求在組織中被漸漸弱化，長期的和短期的工作計(jì)劃越發(fā)模糊，致使組織工作中個(gè)人主動(dòng)性和創(chuàng)造性被限制，機(jī)械地接受和完成任務(wù)成為常態(tài)，組織工作效率和創(chuàng)新能力降低，組織工作時(shí)間成本增加。

(二)微信信息量超載不可控性和傳遞碎片化，勢必增加組織的運(yùn)轉(zhuǎn)成本和完成工作任務(wù)的成本。微信信息量超載不可控性主要表現(xiàn)在：一是正式組織把微信作為信息溝通重要渠道，建立多個(gè)微信群，處理這些微信群的信息本身就是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。同時(shí)，組織為了追求工作效率，要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必須完成環(huán)節(jié)和內(nèi)容復(fù)雜的任務(wù)，致使個(gè)人處理的信息量超載。二是微信信息傳遞數(shù)量大且點(diǎn)面結(jié)合，組織系統(tǒng)容易出現(xiàn)信息過載，不斷被刷屏，無用信息大量堆積，重要信息無意中流失，任務(wù)常常被“擱淺”，項(xiàng)目進(jìn)程受阻，增加了完成工作任務(wù)的成本，又因成本產(chǎn)生的原因容易被忽視，所以成本增加難以得到有效的控制。

微信信息傳遞還存在“碎片化”的問題。微信主要是在移動(dòng)端使用，而移動(dòng)端使用的自主性很大，信息發(fā)送者根據(jù)自己合適的時(shí)間，間斷或不間斷發(fā)送信息，造成信息“碎片化”，對信息接受者的工作連續(xù)性造成干擾；加之接受者是否及時(shí)接受信息，發(fā)送者是不知情的，這也導(dǎo)致信息被延遲。信息的“碎片化”還使得個(gè)人不能獲得足夠的信息而無法很好地完成工作，拖慢整個(gè)工作進(jìn)度，造成團(tuán)隊(duì)中其他成員的信息超載，導(dǎo)致成本上升。

(三)微信溝通方式不規(guī)范，導(dǎo)致組織溝通障礙，增加組織內(nèi)部和外部溝通成本。正式組織使用微信溝通時(shí)，發(fā)布信息方和接受信息方掌握的信息是不完全的，有些人擁有比其他人更多相關(guān)信息。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，微信的文字信息，在不同時(shí)間、交流雙方不同心境、知識經(jīng)驗(yàn)背景不同等情況下，在理解上容易產(chǎn)生歧義，往往不能相互理解甚至誤解對方，進(jìn)而影響任務(wù)落實(shí)。第二，微信的文字信息在理解上容易讓人主次不分，忽略重點(diǎn)，產(chǎn)生溝通成本。簡單地通過微信群發(fā)布通知、計(jì)劃和方案來落實(shí)任務(wù)，會(huì)導(dǎo)致接到工作任務(wù)的個(gè)人對工作重點(diǎn)和細(xì)節(jié)的把握與信息發(fā)布者要求有出入，可能出現(xiàn)工作任務(wù)執(zhí)行問題。第三，微信的文字信息或是語音溝通非常占用時(shí)間，增加成本。自微信溝通成為習(xí)慣以后，面對面溝通、電話溝通等越來越少，原本簡單的電話溝通就能確定的事情，發(fā)送微信可能要經(jīng)過多個(gè)回合，耗費(fèi)時(shí)間，且溝通不暢，溝通成本增加，效率受到影響。

(四)微信群沒有使用限制，會(huì)導(dǎo)致各種問題從而增加溝通成本。主要表現(xiàn)為：通過微信群來收集意見、建議甚至投票等，很難區(qū)分是個(gè)人意見、集體意見或純粹的情緒發(fā)泄。此外，部分個(gè)人在微信群“曬幸福”，包括結(jié)婚、生子、旅游、特殊經(jīng)歷、發(fā)表個(gè)人高見等，群里的同事都爭相點(diǎn)贊和恭喜，而微信群需要落實(shí)的工作信息已被“曬幸?！彼⒌脽o影無蹤。畢竟是工作微信群，私人行為占用公共資源，干擾組織正常工作，但敢怒不敢言，影響工作效率和情緒，導(dǎo)致成本上升。另外，微信群極易導(dǎo)致虛假信息的快速轉(zhuǎn)發(fā)和傳播，影響組織成員士氣和效率。組織微信群參與的人數(shù)多，出現(xiàn)虛假不實(shí)信息的可能性非常高，通過不停的轉(zhuǎn)發(fā)，其傳播速度之快，波及范圍之廣，對組織成員的士氣、組織工作和正常運(yùn)轉(zhuǎn)的影響不容小覷。

三、優(yōu)化微信在正式組織中應(yīng)用的建議

通過對微信在正式組織中應(yīng)用的隱性成本分析，不難看出它在應(yīng)用過程中造成組織成本增加的問題。必須加強(qiáng)引導(dǎo)，適當(dāng)約束，規(guī)范使用。

(一)制定微信在組織內(nèi)的使用制度，積極發(fā)揮優(yōu)勢，同時(shí)降低微信使用的隱性成本，提高組織效率。明確和規(guī)范組織內(nèi)微信使用的時(shí)間、權(quán)限、范圍、發(fā)送內(nèi)容等，并制定相應(yīng)的約束制度。微信作為正式組織的溝通方式之一，未必是最有效的，要明確規(guī)定組織適用微信溝通的情況，制定相應(yīng)制度，加以規(guī)范和約束，盡可能減少微信對組織工作的干擾，減少組織內(nèi)部微信群過量、信息超載的現(xiàn)象。比如：一是根據(jù)實(shí)際工作需要，限制微信信息發(fā)布和溝通時(shí)間，禁止在非工作時(shí)間使用和布置任務(wù)，清晰界定工作與生活界限。二是微信群數(shù)量必須控制在合理的范圍，規(guī)定組織內(nèi)各群的發(fā)布流程、使用范圍和權(quán)限。三是規(guī)定微信的發(fā)布內(nèi)容，微信群作為官方發(fā)布不會(huì)產(chǎn)生歧義的通知或其他信息。比如開會(huì)時(shí)間地點(diǎn)、行程安排、放假通知等以及共享容量不大的文件材料、圖片和表格，方便及時(shí)下載。四是滿足符合組織規(guī)范的費(fèi)用支付。五是不準(zhǔn)在組織工作群內(nèi)“曬幸福”以及發(fā)布與組織工作無關(guān)的內(nèi)容，禁止刷屏。六是對信息回復(fù)內(nèi)容作出明確規(guī)定、規(guī)范使用等。

(二)不斷完善現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)，把微信使用的原則、規(guī)定、權(quán)限和責(zé)任加入已有的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，明確并落實(shí)使用制度和責(zé)權(quán)，保證微信的有效使用。微信在組織中的有效使用，需要對組織所有溝通渠道有一個(gè)比較全面的理解與把控，全面優(yōu)化溝通渠道建設(shè)，對不同渠道進(jìn)行分類，在滿足組織結(jié)構(gòu)合理需求時(shí)盡量簡化流程和環(huán)節(jié)。同時(shí)，要打通不同溝通渠道，相互配合，取長補(bǔ)短，打破空間與時(shí)間的界限，產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)。此外，組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中要明確在不同溝通渠道相對應(yīng)管理層或是其他人員的權(quán)限與責(zé)任。尤其要規(guī)范微信在組織中的使用權(quán)限與職責(zé)，同時(shí)在組織結(jié)構(gòu)中增設(shè)微信使用過程的監(jiān)督管理崗位，保證微信使用制度的執(zhí)行和相關(guān)責(zé)任落實(shí)。

(三)加強(qiáng)員工對微信使用的制度培訓(xùn)及宣傳引導(dǎo)，使微信使用的規(guī)范融進(jìn)組織文化中，提升組織員工士氣和工作效率。注重培訓(xùn)和宣傳引導(dǎo)，將微信使用的規(guī)范融入組織價(jià)值觀中。第一，要對正式組織包括管理層和員工進(jìn)行管理制度的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，重點(diǎn)要在思想觀念上讓員工接受和理解這些制度制定對組織和個(gè)人將帶來的一系列改變、不適和利益，降低組織內(nèi)部產(chǎn)生的抵觸情緒。第二，要多與管理層和員工溝通，協(xié)助員工解決在改變的過程中出現(xiàn)心理、技術(shù)和習(xí)慣等問題，使其理解、漸漸適應(yīng)，并積極配合這一切的改變。第三，舉辦關(guān)于合理安排個(gè)人工作與家庭時(shí)間的講座，增強(qiáng)員工提高工作效率、維護(hù)家庭關(guān)系、處理上下級和同事關(guān)系的技巧和能力。如果組織中的個(gè)人，不管是家庭還是工作關(guān)系都非常融洽，個(gè)人歸屬感自然就強(qiáng)，就愿意全身心的投入組織工作中，整個(gè)組織的競爭力就提升了。

(四)配合微信使用制度要求，對微信軟件進(jìn)行優(yōu)化，使其滿足組織使用需求的同時(shí)更便捷和人性化。可以使用相關(guān)插件軟件，對微信時(shí)間、渠道、方式、權(quán)力使用進(jìn)行監(jiān)控、提醒、限制。此外，使軟件設(shè)計(jì)可以更具人性化，在滿足企業(yè)正常工作溝通需要外，個(gè)人按照自己的習(xí)慣設(shè)計(jì)相關(guān)限制、個(gè)性化提醒方式和界面等，使其更加符合人們生活和工作習(xí)慣，使員工更好區(qū)分管理工作與私人生活，保證工作效率，提升生活品質(zhì)。