探析信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用

徐強(qiáng)

【摘要】實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，是提高檔案管理服務(wù)效率與質(zhì)量的保障。本文對(duì)信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用提出了一些可行性措施。希望能給高中檔案管理提供有益參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】高中;檔案管理;信息化;應(yīng)用

傳統(tǒng)的高中學(xué)校檔案管理工作存在著工作量大、效率低的問(wèn)題。隨著高中招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高中生的總體數(shù)量在不斷增加，人數(shù)多，出現(xiàn)的各種問(wèn)題也多，如高中生轉(zhuǎn)學(xué)、輟學(xué)等現(xiàn)象都會(huì)給檔案管理帶來(lái)更大的工作量。而在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率不高，還容易出現(xiàn)失誤與紕漏，阻礙了檔案管理效率的提高。此外，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高，部分高中學(xué)校出現(xiàn)了檔案管理員兼職的現(xiàn)象，缺乏檔案管理知識(shí)，檔案管理質(zhì)量面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)檔案的信息化管理，提高檔案管理質(zhì)量與效率，是擺在高中檔案管理工作面前的重要課題。

一、實(shí)施檔案管理信息化的重要作用

在高中階段實(shí)施檔案管理的信息化具有十分重要的作用。首先，可以保障高中檔案管理的保密性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案信息保密來(lái)說(shuō)，保密程度有了極大的增強(qiáng)，計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)對(duì)于提高檔案管理的保密性與質(zhì)量發(fā)揮了極其重要的作用，計(jì)算機(jī)把檔案信息做成單份，也可以提高檔案管理的質(zhì)量。其次，信息化管理提高了管理效率，檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，可以運(yùn)用相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行加工整理與優(yōu)化，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限性，避免了信息更改造成的紙張等材料的浪費(fèi)，提高了檔案管理的效率。最后，計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理不需要進(jìn)行文件的裝訂，節(jié)省了人力物力，檔案可以實(shí)現(xiàn)低成本管理。

二、信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用路徑

（一）創(chuàng)新管理模式，提高服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理效率低，檔案管理質(zhì)量得不到保障。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，為高中檔案管理提供了改革創(chuàng)新、提高服務(wù)質(zhì)量的機(jī)會(huì)。高中檔案管理要順應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，充分運(yùn)用信息化手段獲取檔案信息，創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。信息化日益滲透于教育教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理者要認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量的作用，創(chuàng)新檔案管理模式，為社會(huì)、教育教學(xué)及師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這就需要高中檔案管理向著信息化與知識(shí)化管理的方向發(fā)展。

（二）強(qiáng)化檔案信息化設(shè)施硬件建設(shè)。檔案管理的信息化離不開(kāi)信息化實(shí)施的基本設(shè)施。高中學(xué)校及相關(guān)教育部門(mén)要加大對(duì)檔案管理設(shè)施建設(shè)的投入力度，為檔案管理提供基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化硬件建設(shè)。如計(jì)算機(jī)軟硬件、打印機(jī)、掃瞄儀以及現(xiàn)代化的系統(tǒng)等，都是實(shí)現(xiàn)信息化管理的物質(zhì)條件。學(xué)校要根據(jù)自身的實(shí)際建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)檔案搜集與檔案管理的效率與質(zhì)量。為了更好地發(fā)揮軟件的性能，優(yōu)化軟件管理系統(tǒng)，提高管理效率，高中學(xué)?？梢耘c軟件公司合作開(kāi)發(fā)富有針對(duì)性的相關(guān)檔案管理軟件，有針對(duì)性地解決檔案管理中的問(wèn)題，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

（三）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，部分領(lǐng)導(dǎo)與管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，忽視了檔案管理促進(jìn)教育教學(xué)發(fā)展的重要性。因此，高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校教育教學(xué)當(dāng)中的重要作用。這就需要加大宣傳的力度，從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。同時(shí)，要積極探索有效的檔案管理機(jī)制，以檔案管理促進(jìn)教育教學(xué)工作的發(fā)展，為人們提供高質(zhì)量的檔案管理信息，以信息化優(yōu)化檔案管理過(guò)程，提高效率與質(zhì)量。

（四）完善與優(yōu)化檔案信息安全保障體系。保障檔案信息的安全是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。而保障檔案信息的安全性就必須建立科學(xué)的信息安全保障體系，進(jìn)一步發(fā)揮高中檔案信息在促進(jìn)整體工作的作用。所以，在信息化檔案管理的過(guò)程中，必須首先要對(duì)檔案進(jìn)行備份，此外還要建立檔案信息管理工作的相應(yīng)責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任具體劃分明確，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。檔案管理人員不僅要認(rèn)真學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)，還要提高檔案管理的責(zé)任心，提高管理效率。

（五）注重檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。檔案管理人員是檔案信息管理的具體實(shí)施者，管理人員的綜合素質(zhì)與綜合能力，對(duì)于檔案信息管理效率與質(zhì)量的提高起著至關(guān)重要的作用。因此實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)是關(guān)鍵。檔案管理過(guò)程要實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公環(huán)境，這不僅是信息化時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，也是環(huán)保理念的重要體現(xiàn)。所以，檔案管理人員首先要從思想上重視自身素質(zhì)的提高，掌握好計(jì)算機(jī)操作基本知識(shí)與要領(lǐng)，使自身的思想與素質(zhì)能夠跟上信息化檔案管理的要求。檔案管理者要自覺(jué)跟上形勢(shì)的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)，為信息化檔案管理打好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)高中信息化檔案管理，必須創(chuàng)新管理模式，完善與優(yōu)化檔案管理體系，提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，保障檔案信息的安全性，提高檔案管理者的信息技術(shù)技能，順利推進(jìn)信息化檔案管理的進(jìn)程，提高服務(wù)效率與質(zhì)量。

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