陳秀明

【摘要】本文對(duì)當(dāng)前檔案收集工作的難點(diǎn)以及潛在的問(wèn)題做出了詳細(xì)的分析，以此為依據(jù)提出了一系列可行的創(chuàng)新舉措，為提高檔案收集工作的質(zhì)量提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案收集;難點(diǎn)分析;存在問(wèn)題;有效措施

檔案管理工作作為企業(yè)資源管理中的一部分，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供真實(shí)可靠的資源信息。而在該項(xiàng)管理工作中，檔案收集是重中之重，關(guān)乎檔案質(zhì)量，也是所有管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。只有檔案收集工作落到實(shí)處，就會(huì)確保企業(yè)所需資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，才能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

一、新時(shí)期檔案收集工作難點(diǎn)分析

（一）難以有效銜接起檔案的收集與利用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)檔案的種類、質(zhì)量認(rèn)知及使用需求在逐漸增加，收集工作中出現(xiàn)的問(wèn)題也越來(lái)越明顯，這就使得收集到的檔案資料無(wú)法全面滿足使用群體的需求，導(dǎo)致收集工作與利用無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

（二）難以有效減輕收集工作的難度。雖然目前的收集方法縮短了工作時(shí)間和環(huán)節(jié)，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，但也由于網(wǎng)絡(luò)本身的一些弊端而使檔案會(huì)出現(xiàn)篡改等，真假難辨更為困難，而計(jì)算機(jī)等使用設(shè)備的損壞、維修以及管理軟件的更新速度加快，也讓收集工作的技術(shù)含量和難度提升了一個(gè)高度。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏正確的認(rèn)識(shí)。首先忽視了檔案收集工作在整個(gè)管理工作中的全面性和整體性，只將工作重心放在產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)和市場(chǎng)占有率上，普遍認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)單純的對(duì)人力資源信息、企業(yè)發(fā)展信息等進(jìn)行保存的文職工作，在財(cái)力、人力和物力上的支持較為匱乏，存有人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象。

（二）人員建設(shè)有待加強(qiáng)。首先，檔案收集工作的在職人員并不是唯一和固定的，流動(dòng)性較大，一旦在職人員不在該崗位上，而交接工作也沒(méi)有落實(shí)到位，甚至有些非常重要的文件、資料等不知道放在哪里、丟失或因?yàn)槔谑褂枚紴榧河?，就?huì)導(dǎo)致大量的文獻(xiàn)資料出現(xiàn)空缺。其次，檔案收集工作由于不受重視，在職人員隊(duì)伍整體的綜合水平呈現(xiàn)出不平衡性，不僅技藝不精，思想覺(jué)悟也不高，缺乏工作積極性和主動(dòng)性，沒(méi)有樹(shù)立起責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，很容易造成檔案資料的泄漏和丟失。

（三）缺乏完善的制度保障。首先，在工作制度上由于缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理的各環(huán)節(jié)上沒(méi)有相關(guān)的管理體系和工作考核制度進(jìn)行管制和約束，從而使企業(yè)的檔案信息無(wú)法完整地進(jìn)行收集。其次，方便用戶檢索查詢利用的智能檔案資源優(yōu)化問(wèn)題。一般我們對(duì)資料的查詢都是按照既定的模式和程序來(lái)操作，一旦這些資源的主題、來(lái)源、檔號(hào)模糊不清或丟失，就無(wú)從查起，對(duì)用戶來(lái)說(shuō)具有一定的局限性。

三、新時(shí)期提高企業(yè)檔案收集工作質(zhì)量的措施

（一）強(qiáng)調(diào)重要性，加強(qiáng)重視程度。首先要加強(qiáng)重視，正確認(rèn)識(shí)，并給予相應(yīng)的支持。設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，在進(jìn)行人員培訓(xùn)和部門會(huì)議時(shí)著重強(qiáng)調(diào)該項(xiàng)工作的重要性，使現(xiàn)代化的檔案管理理念深入到每個(gè)員工的心里，落實(shí)到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，另外，要建立嚴(yán)格的工作制度，將責(zé)任進(jìn)行具體化和落實(shí)，同時(shí)宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，并從外部進(jìn)行調(diào)整，學(xué)習(xí)和借鑒其他相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，內(nèi)外結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案收集工作與企業(yè)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。加大對(duì)檔案收集工作的支持力度給予一定的經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該通過(guò)充分發(fā)揮帶頭模范作用，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)走出去”的方式，擴(kuò)大員工的對(duì)外交流和學(xué)習(xí)平臺(tái)，從根本上轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外鑒于檔案工作的內(nèi)容復(fù)雜多樣且含量大，因此對(duì)人員的培訓(xùn)也要從不同角度來(lái)進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)該在選拔和任用人才初期，對(duì)其思想覺(jué)悟和專業(yè)知識(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的考核和審查，擇優(yōu)錄取。

（三）完善工作制度。檔案管理部門要從市場(chǎng)實(shí)際需求、用戶實(shí)際需求、企業(yè)自身的發(fā)展需求出發(fā)，建立完善的檔案管理制度，并要明確收集工作的范圍、責(zé)任以及獎(jiǎng)罰類型、結(jié)果等，實(shí)現(xiàn)依法建檔。其次，結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)并存意識(shí)，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，定期對(duì)用戶反映、日常表現(xiàn)等收集工作的效果進(jìn)行考核，落實(shí)責(zé)任到人制度，創(chuàng)新考核機(jī)制，為工作人員提供一定的激勵(lì)和約束。

（四）合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，拓展收集渠道。首先要通過(guò)各類媒體終端、手機(jī)、平板等，利用各類聊天和應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，企業(yè)也要及時(shí)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，不僅可以針對(duì)客戶的實(shí)際需要快捷查詢所需信息，也利于企業(yè)的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)。其次，針對(duì)用戶需求不同、檔案價(jià)值不同進(jìn)行多樣化的收集和管理，避免管理過(guò)于集中，造成工作量的加大。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的作用越來(lái)越突出，檔案收集工作是提高檔案管理質(zhì)量和水平的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。新時(shí)期，企業(yè)要從自身出發(fā)，從用戶角度出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視，提高工作人員的綜合素質(zhì)，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新收集工作模式和平臺(tái)，以其準(zhǔn)確性、完整性來(lái)確保檔案資料社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的充分發(fā)揮。

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