淺析研究生秘書(shū)在工程碩士培養(yǎng)中的角色

周錦濤 彭 迪 孫 渝

（湖南工程學(xué)院 紡織服裝學(xué)院，湖南 湘潭 411100）

一、緒言

我國(guó)全日制工程碩士教育自2009年起全面實(shí)施，至今已取得良好效果，工程碩士研究生的產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合培養(yǎng)模式已成為國(guó)家培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的重要舉措。研究生秘書(shū)是高校研究生教育工作中的關(guān)鍵一環(huán)，其在研究生院（部、處）和學(xué)院（學(xué)位點(diǎn)）的領(lǐng)導(dǎo)下，發(fā)揮上情下達(dá)、下情上報(bào)的橋梁作用，全面參與研究生培養(yǎng)相關(guān)的各項(xiàng)工作①。有鑒于此，進(jìn)一步厘清研究生秘書(shū)的角色定位，對(duì)加強(qiáng)高校工程碩士教育有著重要作用。

二、工程碩士與研究生秘書(shū)

有別于學(xué)術(shù)型碩士“不出校門(mén)”的培養(yǎng)模式，高校工程碩士研究生的培養(yǎng)模式更強(qiáng)調(diào)走出去，以行業(yè)需求為導(dǎo)向，突出工程技術(shù)的應(yīng)用與實(shí)踐。根據(jù)工程碩士研究生的培養(yǎng)計(jì)劃中的要求，碩士生在完成理論課程學(xué)習(xí)后須深入企業(yè)實(shí)踐，并在生產(chǎn)一線開(kāi)展相關(guān)課題研究、完成學(xué)位論文。這種校企聯(lián)合的培養(yǎng)模式能夠整合社會(huì)資源，不僅加深了碩士生對(duì)專業(yè)知識(shí)的理解與應(yīng)用，而且提升了科研創(chuàng)新能力，對(duì)其自身發(fā)展起到了有益作用。

目前，高校研究生管理工作實(shí)行的是研究生院-二級(jí)學(xué)院（研究生院-學(xué)位點(diǎn)-學(xué)院）的二級(jí)（三級(jí)）管理結(jié)構(gòu)，每個(gè)學(xué)院或?qū)W位點(diǎn)配備有一名研究生秘書(shū)，負(fù)責(zé)協(xié)助學(xué)位點(diǎn)負(fù)責(zé)人開(kāi)展工程碩士教育培養(yǎng)工作。研究生秘書(shū)是研究生教育過(guò)程管理的神經(jīng)末梢，全面參與招生錄取、日常培養(yǎng)、畢業(yè)答辯及就業(yè)指導(dǎo)等各環(huán)節(jié)的工作。在整個(gè)工程碩士培養(yǎng)期內(nèi)，不論是在學(xué)校學(xué)習(xí)階段抑或在企業(yè)實(shí)習(xí)階段，研究生秘書(shū)都需要對(duì)碩士生進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤、協(xié)助和引導(dǎo)，處理好與研究生教育有關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。

三、研究生秘書(shū)的角色定位

（一）招生錄取等環(huán)節(jié)中的行政角色

研究生秘書(shū)是學(xué)校研究生院和各學(xué)院分管院領(lǐng)導(dǎo)的得力幫手，具體參與到研究生教育工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。研究生秘書(shū)是研究生教育行政管理工作的核心環(huán)節(jié)之一，其角色的發(fā)揮最顯著的就是在招生錄取工作中。研究生秘書(shū)在研究生院統(tǒng)一指揮下參與招生工作，例如招生方案的修訂、復(fù)試錄取流程的組織等。每到招生錄取時(shí)期，研究生教育系統(tǒng)都承受著巨大的工作壓力。需指出的是，在部、省級(jí)教育主管部門(mén)的高度重視下，研究生招生錄取各環(huán)節(jié)的工作要求愈加嚴(yán)格、細(xì)致。

（二）培養(yǎng)環(huán)節(jié)中的管理角色

研究生秘書(shū)工作涉及碩士培養(yǎng)過(guò)程中的大事小情，主要包括協(xié)助學(xué)院或?qū)W位點(diǎn)負(fù)責(zé)人制訂或修訂研究生培養(yǎng)方案，以及研究生的學(xué)位論文開(kāi)題、中期考核、實(shí)踐考核、創(chuàng)新項(xiàng)目評(píng)審、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定等培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作。研究生秘書(shū)要負(fù)責(zé)每學(xué)期研究生注冊(cè)、報(bào)到及請(qǐng)銷假、休學(xué)、獎(jiǎng)懲等程序符合規(guī)范；協(xié)助組織好研究生的實(shí)踐教學(xué)、學(xué)術(shù)講座、科技創(chuàng)新與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)競(jìng)賽等工作；做好應(yīng)往屆生的畢業(yè)指導(dǎo)和學(xué)位論文答辯等相關(guān)工作。

研究生秘書(shū)通常擔(dān)任碩士生的班主任，是在校碩士生群體最信賴的知心人和指導(dǎo)員。面對(duì)少數(shù)學(xué)業(yè)和生活上存在困難的在讀碩士生，研究生秘書(shū)需要及時(shí)了解情況、洞悉研究生群體思想動(dòng)態(tài)，必要時(shí)對(duì)其進(jìn)行心理疏導(dǎo)，確保其能夠跟上同年級(jí)學(xué)生的進(jìn)度。值得指出的是，工程碩士在企業(yè)實(shí)踐階段將長(zhǎng)期不在學(xué)校，為保證碩士生的學(xué)習(xí)進(jìn)度和人身安全，班主任要本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度定期與碩士生進(jìn)行聯(lián)系，了解、關(guān)心、掌握他們的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)動(dòng)態(tài)。

（三）其他事務(wù)中的服務(wù)角色

研究生秘書(shū)工作面向的不僅是在校碩士研究生，同時(shí)也是服務(wù)著包括碩士生導(dǎo)師、任課教師在內(nèi)的各位老師。研究生秘書(shū)的工作交際面廣，在研究生導(dǎo)師遴選、工程碩士學(xué)位點(diǎn)建設(shè)等工作環(huán)節(jié)中會(huì)遇到各方不同人員的合理訴求，都應(yīng)做到全力協(xié)同、盡力配合。部分研究生秘書(shū)還會(huì)擔(dān)任學(xué)科秘書(shū)，在接收到諸如學(xué)科會(huì)議通知等訊息時(shí)要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行傳達(dá)。研究生秘書(shū)通常發(fā)揮著聯(lián)結(jié)作用，不論將其定位為哪種角色都是一個(gè)勤勉盡責(zé)的服務(wù)者形象，是高校工程碩士研究生培養(yǎng)管理工作無(wú)法缺失的一環(huán)。

目前，高校研究生秘書(shū)一般為二級(jí)學(xué)院的行政崗位，擔(dān)任研究生秘書(shū)的教師通常承擔(dān)著與研究生教育相關(guān)的各項(xiàng)管理工作，因此普遍帶有事務(wù)瑣碎、工作量大、人員流動(dòng)性大的崗位特點(diǎn)。部分研究生秘書(shū)為專業(yè)教師兼職，因此還必須肩挑科研任務(wù)，面對(duì)繁瑣工作常有力不從心、更易產(chǎn)生倦怠感。對(duì)于擔(dān)任研究生秘書(shū)職務(wù)的教師，其責(zé)任心大小和素質(zhì)高低將對(duì)工程碩士研究生培養(yǎng)管理工作的產(chǎn)生很大的影響。因此，如何吸納更多優(yōu)秀人才加入到研究生管理工作中來(lái)，并更好地發(fā)揮出研究生秘書(shū)的作用，對(duì)于提升工程碩士的培養(yǎng)教育水平至關(guān)重要②。

四、發(fā)揮工程碩士研究生秘書(shū)作用的措施

（一）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升主動(dòng)性

首先，學(xué)習(xí)掌握學(xué)校規(guī)章制度，明析研究生秘書(shū)工作職責(zé)和目標(biāo)。兼職研究生秘書(shū)通常在精力上有不足，可能會(huì)出現(xiàn)不夠熟悉學(xué)校研究生教育管理制度的情況。這就需要遇事的時(shí)候主動(dòng)去查閱了解相關(guān)制度文件，了解事務(wù)處理的規(guī)則、權(quán)限與步驟。只有掌握了規(guī)則才能在日常工作中有解決問(wèn)題的思路，清楚明白地做事。即使遇到突發(fā)、復(fù)雜的事務(wù)，只要嚴(yán)格按照學(xué)校的章程來(lái)進(jìn)行處理，也就有底氣來(lái)應(yīng)對(duì)。

其次，明確自身定位，自覺(jué)提高主動(dòng)性。在日常工作中，研究生秘書(shū)往往習(xí)慣于凡事請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，再遵從指示來(lái)處理各個(gè)事項(xiàng)。這樣的工作方式雖然確保了出錯(cuò)少，但也是缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)新性的表現(xiàn)。研究生秘書(shū)如果消極應(yīng)對(duì)工作將會(huì)帶來(lái)負(fù)面評(píng)價(jià)，使得自信心受挫，進(jìn)而引發(fā)負(fù)面循環(huán)。只有端正心態(tài)，對(duì)自身管理者和服務(wù)者的定位有清晰的認(rèn)識(shí)，遇到事情不推辭、不拖延、不抱怨，以有悉心與耐心的心態(tài)去面對(duì)，才能夠把工作做到位、做出彩、不出紕漏。

再次，注重工作上的創(chuàng)新，提高工作消息。研究生培養(yǎng)工作事無(wú)巨細(xì)、紛繁復(fù)雜在，如果沒(méi)有注重創(chuàng)新工作方法，將難以提高工作效率應(yīng)對(duì)實(shí)際工作。擔(dān)任研究生秘書(shū)的教師，要與其他同事進(jìn)行交流溝通，總結(jié)工作方法、取長(zhǎng)補(bǔ)短。盡力使日常工作程序化、規(guī)范化，有利于下次遇到類似任務(wù)時(shí)能夠準(zhǔn)確、省時(shí)、及時(shí)地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

（二）虛心學(xué)習(xí)，從工作中尋找快樂(lè)

首先，提升溝通交流技巧，增進(jìn)人際關(guān)系。研究生秘書(shū)的工作面廣泛，很多場(chǎng)合下開(kāi)展工作都需要導(dǎo)師、碩士生和領(lǐng)導(dǎo)的通力配合，因此擁有良好的人緣是展開(kāi)工作的必要條件。研究生秘書(shū)應(yīng)保持客觀公正的態(tài)度和甘于奉獻(xiàn)的工作精神，從而建立和維護(hù)好和諧的人際關(guān)系③。

其次，對(duì)于工作上的批評(píng)要有思想上的準(zhǔn)備。研究生書(shū)崗位從事的是行政工作，不可以出錯(cuò)，否則會(huì)造成比較大的事故和損失。新任的研究生秘書(shū)只有保持平和心態(tài)，遇錯(cuò)能改并且善于總結(jié)，才能夠盡快地獨(dú)當(dāng)一面，成為研究生教育和培養(yǎng)工作的基石。

再次，加強(qiáng)教育教學(xué)改革與研究。研究生秘書(shū)崗位處于研究生教育和培養(yǎng)工作的前沿，是最直接接觸研究生群體的教育事業(yè)工作者，因此能夠最先、最全面地獲取研究生群體動(dòng)態(tài)、任課教師授課情況以及學(xué)生評(píng)教結(jié)果等信息。

另外，有些研究生秘書(shū)為專業(yè)教師兼職，因此還會(huì)承擔(dān)一些課程的教學(xué)任務(wù)。這些因素都為研究生秘書(shū)申請(qǐng)教改項(xiàng)目、展開(kāi)教改研究提供了有利條件，研究生秘書(shū)要積極從事教改研究，提高自身教育理論水平。

（三）尊重秘書(shū)工作，自上而下的激勵(lì)

盡管對(duì)于工程碩士培養(yǎng)起到重要作用，但研究生秘書(shū)和他們的工作多數(shù)時(shí)候不太被領(lǐng)導(dǎo)和同事重視。這主要因?yàn)槠涔ぷ鬟h(yuǎn)離教學(xué)和科研，被認(rèn)為是簡(jiǎn)單、重復(fù)、沒(méi)有光環(huán)的教輔工作，所以容易被忽視。這些片面的印象使得往往缺乏職業(yè)認(rèn)同感，容易打擊擔(dān)任研究生秘書(shū)的積極性，并使其產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

根據(jù)心理學(xué)原理，人人都有受尊敬和自我實(shí)現(xiàn)的需要，研究生秘書(shū)也不例外。一方面，研究生秘書(shū)最需要的就是周?chē)说淖鹬亍⒗斫馀c配合。直管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)多給予關(guān)心，對(duì)秘書(shū)在工作中遇到的困難多理解、肯定與支持，而非簡(jiǎn)單地傳遞工作壓力。例如在私下或公開(kāi)場(chǎng)合對(duì)其工作進(jìn)行肯定，并且在事務(wù)會(huì)比較瑣碎的時(shí)候安排人員協(xié)助。通過(guò)這樣的方式，研究生秘書(shū)的工作能夠獲得專業(yè)教師們的更多理解，而不是被疏遠(yuǎn)、隔離，有效地提升研究生秘書(shū)的職業(yè)認(rèn)同感。另一方面，高校在重視研究生教育的同時(shí)，對(duì)研究生秘書(shū)的工作也應(yīng)多予以關(guān)注。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)資源配置手段來(lái)保障和提升研究生秘書(shū)的待遇，并且允許和鼓勵(lì)其參與優(yōu)秀班主任、優(yōu)秀輔導(dǎo)員的評(píng)比，使研究生秘書(shū)一職真正成為“吃力討好”的崗位。

五、結(jié)語(yǔ)

工程碩士研究生的管理工作水平得益于高校研究生秘書(shū)良好的工作質(zhì)量，這不僅需要研究生秘書(shū)自覺(jué)、努力地提高自身的素質(zhì)與能力，積極主動(dòng)地開(kāi)展工作，充分發(fā)揮交通樞紐作用，為研究生和導(dǎo)師等群體提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，高校也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到研究生秘書(shū)工作的重要性，采取得力措施來(lái)調(diào)動(dòng)研究生秘書(shū)群體的工作主動(dòng)性和積極性，使其從工作中找打歸屬感與成就感。只有各方形成合力，才能更好地提升工程碩士研究生教育水平。

注釋：

①劉翠瓊,賈黎明.做好高校研究生秘書(shū)二級(jí)管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)電力教育,2010(10)：41-42.

②房蓮,朱泉同.高校研究生秘書(shū)工作芻議[J].科教導(dǎo)刊(上旬刊),2011(10)：176-177.

③吳海燕.高校研究生秘書(shū)的工作性質(zhì)及其作用分析[J].科教導(dǎo)刊(上旬刊),2012(03)：218-219.