試論OA系統(tǒng)對企業(yè)管理效率的提升

鞏慧娟

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)管理越來越重視辦公自動化模式的構(gòu)建。OA產(chǎn)業(yè)發(fā)展正如火如荼，OA系統(tǒng)在我國企業(yè)管理中得到了普及性的應(yīng)用，滲透到各行各業(yè)。OA系統(tǒng)在新時期的企業(yè)管理中起著重要的作用，能夠提升企業(yè)效率，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、信息化以及可持續(xù)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 企業(yè)管理 策略 效率

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（a）-0-02

1 OA系統(tǒng)概述

OA（Office Automation）是辦公室自動化的簡稱，OA系統(tǒng)的演變與計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展有著密切聯(lián)系。并且從定義上來講，OA系統(tǒng)實(shí)際上就是現(xiàn)代辦公方式與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的新型辦公模式。

OA誕生于20世紀(jì)，以DOS操作系統(tǒng)為核心的單機(jī)版辦公應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)的電子化辦公，能夠幫助辦公者脫離手寫文件的工作內(nèi)容。20世紀(jì)末期，Windows操作系統(tǒng)的出現(xiàn)，同時Internet局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，OA系統(tǒng)成為企業(yè)辦公模式的主流，并且實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公管理過程中的文件、公文流轉(zhuǎn)、審批自動化等，實(shí)現(xiàn)了真正的無紙化辦公。進(jìn)入21世紀(jì)以后，信息技術(shù)日新月異，同時移動設(shè)備層出不窮，通信技術(shù)不斷升級，OA系統(tǒng)已經(jīng)趨于繼承一體化的平臺應(yīng)用模式，這種平臺型OA系統(tǒng)也是現(xiàn)階段地大部分企業(yè)所應(yīng)用到企業(yè)管理實(shí)踐之中的系統(tǒng)。

2 OA系統(tǒng)在提升企業(yè)管理效率的重要作用

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制朝向市場經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型，社會經(jīng)濟(jì)在近幾年得到了極速的發(fā)展，各行各業(yè)的企業(yè)數(shù)量不斷增長，規(guī)模也不斷擴(kuò)大，從總體上來講，都已經(jīng)列入了現(xiàn)代化企業(yè)。在信息時代，企業(yè)管理逐漸意識到現(xiàn)代科技的高效率優(yōu)勢，充分認(rèn)識到OA系統(tǒng)對企業(yè)管理的重要作用，紛紛引進(jìn)了OA系統(tǒng)。從實(shí)踐的真實(shí)情況來看，OA系統(tǒng)在企業(yè)管理增效方面有著其他管理模式無法比擬的重要作用。

2.1 提升信息處理能力與效率

信息經(jīng)濟(jì)時代，信息的價值被無限擴(kuò)大。隨著社會信息化建設(shè)和發(fā)展的進(jìn)程不斷深入，企業(yè)管理中面對的信息數(shù)量呈現(xiàn)海量特征。OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有助于提升企業(yè)管理對信息的處理能力和效率，主要表現(xiàn)為以下兩個方面。

一是在無紙化辦公方面，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了無紙化電子辦公，OA系統(tǒng)中包含了基礎(chǔ)的文件讀寫模塊，絕大部分的辦公文件能夠在OA系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)和處置。

二是在文件處理效率方面，OA系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)自身的要求自動對各類文件進(jìn)行匯總、分類，大大縮短了傳統(tǒng)的人工收集、整理、分類的時間，提高文件處理的效率。

2.2 打破企業(yè)內(nèi)部壁壘，信息共享

傳統(tǒng)辦公形式不同部門之間要達(dá)到協(xié)同工作，在工作流轉(zhuǎn)和審批上往往占據(jù)了大量的時間，部門與部門之間信息和資源流通不暢，導(dǎo)致效率低下、辦公成本高。伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的集成，現(xiàn)代OA系統(tǒng)平臺具有極強(qiáng)的信息共享能力，有助于企業(yè)管理打破內(nèi)部各部門的信息壁壘，提升對信息的傳遞效率，解決內(nèi)部消息不對稱的問題。與此同時，對企業(yè)管理者而言，OA系統(tǒng)平臺的應(yīng)用對于管理者建立一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作流程十分有助益，對于企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范和流程的固化、標(biāo)準(zhǔn)化有著重要的意義。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部能夠形成一個標(biāo)準(zhǔn)的、科學(xué)的辦公管理模式，在信息共享的機(jī)制下，企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的信息孤島就難以形成，形成自上而下的溝通通路，可以更加高效地利用人力資源，并且提升管理效率。

2.3 流程與管理形成有機(jī)結(jié)合

企業(yè)的日常辦公可以粗略地分為事務(wù)性型辦公和項(xiàng)目型辦公，事務(wù)性辦公往往更具有計(jì)劃性，而項(xiàng)目型辦公則更具有管理性。OA系統(tǒng)可以結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)、特性對企業(yè)OA系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的功能的微調(diào)與完善，進(jìn)而可以在企業(yè)內(nèi)部建立一套科學(xué)、完善的管理體系，便于對各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行更為高效的管理。

OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有機(jī)地將企業(yè)辦公流程與管理形成有機(jī)結(jié)合，并且進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。例如，對于事務(wù)型辦公，OA系統(tǒng)的流程細(xì)節(jié)應(yīng)該突出計(jì)劃性，將每一件事情進(jìn)行目標(biāo)量化、細(xì)化，并可及時地知道各個部門流程、工作計(jì)劃安排，同時協(xié)同辦公，任務(wù)清晰，讓每天的工作流程都非常清晰明了。如此一來使OA系統(tǒng)的應(yīng)用和企業(yè)的管理真正結(jié)合起來，有效地提高了企業(yè)的管理效率。

3 利用OA系統(tǒng)提升企業(yè)管理效率的策略

未來OA系統(tǒng)將會朝向智慧型、多元化的方向發(fā)展，也將會在企業(yè)管理中展現(xiàn)更多的優(yōu)勢。在現(xiàn)階段，企業(yè)管理想要進(jìn)一步利用OA系統(tǒng)提升管理效率，還需要做好以下幾個方面的工作。

3.1 建立完善的規(guī)章制度

OA系統(tǒng)平臺的使用者往往涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的每一個員工，涉及到各個部門以及人員。在眾多使用者的系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)管理者需要進(jìn)一步建立完善的規(guī)章制度。一是要進(jìn)一步明確OA系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)則、實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化和明確；二是要進(jìn)一步明確OA系統(tǒng)的賬戶等級體系，要根據(jù)管理需求選擇性地進(jìn)行信息共享，確保信息的有效正確利用，避免信息的過度曝光；三是要建立好流程與真實(shí)管理之間的配合機(jī)制，一方面要確保各部門及人員能夠充分配合協(xié)調(diào)；另一方面，部門管理者要帶頭堅(jiān)持利用OA系統(tǒng)辦公，并且積極地將OA流程與管理手段聯(lián)系起來，使之成為工作習(xí)慣，以促進(jìn)OA系統(tǒng)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來。

3.2 注重對數(shù)據(jù)的深入管理

隨著OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的時間越長，所累積的企業(yè)管理信息和數(shù)據(jù)將會越來越多。企業(yè)管理者必須要重視對這些數(shù)據(jù)、信息的深入管理：一是數(shù)據(jù)安全管理，主要包括信息的保存問題，應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)保存安全，對于一定期限以內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)移和整理；二是要對數(shù)據(jù)進(jìn)行知識管理，特別是企業(yè)OA系統(tǒng)升級更換過程中，要對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)的整合，做好數(shù)據(jù)、信息的整合工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無痕錄入。

3.3 全面的人員培訓(xùn)

基于OA系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部使用的廣泛性，企業(yè)必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對全體人員的OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作。一方面在企業(yè)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面，企業(yè)管理者必須要將易于操作、人性化作為一個評判指標(biāo)，來進(jìn)一步簡化操作難度，在后續(xù)的人員培訓(xùn)方面也會相對更簡單，同時在實(shí)踐過程中也容易獲得更高的效率；另一方面在培訓(xùn)管理過程中，應(yīng)當(dāng)重視對員工的持續(xù)性培訓(xùn)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際情況而進(jìn)行不定期的人員培訓(xùn)。在方式上，可采用授課和現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進(jìn)行，針對不同的管理層級（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶）和不同的用戶權(quán)限（系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理）制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對于普通職員，則重要培訓(xùn)OA理論、操作、采集數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)等，對于管理層則還需要培訓(xùn)數(shù)據(jù)分析、管理策略等。通過與實(shí)踐管理相結(jié)合，提升員工對OA系統(tǒng)的綜合全面認(rèn)識，能夠積極主動地參與進(jìn)來，最終才能達(dá)到提升企業(yè)管理效率的目的。

4 結(jié)語

面對愈來愈激烈的市場競爭，企業(yè)的管理效率就是企業(yè)的競爭力。OA系統(tǒng)借力于現(xiàn)代科技，固然能夠?yàn)槠髽I(yè)管理帶來新的機(jī)遇，但企業(yè)想要利用OA系統(tǒng)來促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升，還需要不斷重視標(biāo)準(zhǔn)化管理以及數(shù)據(jù)管理，這樣才能在日常管理中運(yùn)行OA系統(tǒng)更從容有序，事半功倍。

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