張晏寧

摘要：大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，電子文件數(shù)量劇增，電子文件的管理模式也需變革。本文先論述電子文件管理模式的現(xiàn)狀，分析了區(qū)塊鏈技術(shù)的塞本概念及其技術(shù)特征，指出區(qū)塊鏈技術(shù)在電子文件管理上的應(yīng)用，會對電子文件管理模式帶來了哪些變化。

關(guān)鍵詞：電子文件管理模式;區(qū)塊鏈技術(shù);去中心化

1 電子文件管理模式現(xiàn)狀

根據(jù)電子文件管理的不同層次，有機構(gòu)內(nèi)部、檔案館等范圍內(nèi)的電子文件管理模式。

1.1 機構(gòu)內(nèi)部電子文件管理模式

在機構(gòu)內(nèi)部，電子文件管理主要存在檔案室和信息中心兩種管理模式。

檔案室是各機關(guān)統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)，任務(wù)是集中統(tǒng)一地管理本機關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為各機關(guān)的工作提供服務(wù)。因此電子文件在產(chǎn)生后，其管理活動首先由檔案室來承擔(dān)。實際上，目前檔案室的工作集中在電子文件的收集，在收集后一段時間內(nèi)移交給檔案館。

信息中心是一些大型企業(yè)單位在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)基礎(chǔ)上設(shè)立的信息管理實體機構(gòu)。信息中心可以發(fā)揮信息技術(shù)和信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，達到各類信息的有序整合和有效利用，將電子文件信息與中心原有的圖書、情報、檔案信息進行有機集成，統(tǒng)一管理，整體優(yōu)化。

1.2 檔案館電子文件管理模式

目前來看，檔案界普遍認為檔案機構(gòu)對歸檔的電子文件管理責(zé)無旁貸，在管理上采用什么方式進行管理，主要在分散保管模式和集中保管模式二者間爭論較多。

分散保管模式是指政府機構(gòu)以及各種社會組織產(chǎn)生的電子文件不集中在各級檔案館保存，而采用分布式管理方法，將其保存在產(chǎn)生這些文件的機構(gòu)內(nèi)，檔案館對電子文件信息加以控制、指導(dǎo)和幫助。分散保管模式的理論基礎(chǔ)是“后保管模式”，是以實體為中心的管理模式的一種改進。

集中保管模式是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，對電子文件的實體和信息實行雙重控制。實行集中保管模式主要是基于電子文件的法律責(zé)任、電子文件生命周期理論、組織機構(gòu)人員穩(wěn)定性三方面的考慮[1]。

1.3 我國電子文件管理現(xiàn)狀

自上世紀90年代以來我國電子文件開始迅速、大規(guī)模的出現(xiàn)在社會生活的各個領(lǐng)域，電子文件管理問題的研究和實踐也逐步開展起來?？傮w上看，各地區(qū)、各機構(gòu)電子文件管理工作仍然具有很強的自發(fā)性和分散性特征，一些機關(guān)電子文件管理幾乎完全處于“各自為政”的狀態(tài)，電子文件的信息孤島妨礙了我國信息資源的共享。經(jīng)濟發(fā)展、資金、設(shè)備、技術(shù)力量、標準規(guī)范等情況都制約著電子文件管理工作的發(fā)展[2]。

2 區(qū)塊鏈技術(shù)概念及其特點

區(qū)塊鏈技術(shù)也稱為分布式賬本技術(shù)，是一種新的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在此技術(shù)下，每個人都可參與數(shù)據(jù)庫的記錄。區(qū)塊鏈的核心技術(shù)有分布式賬本、對稱授權(quán)加密技術(shù)、共識機制、智能合約等。

區(qū)塊鏈是分布式數(shù)據(jù)存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等計算機技術(shù)的新型應(yīng)用模式。本質(zhì)上是一個去中心化的數(shù)據(jù)庫，密碼學(xué)方式保證的不可篡改和不可偽造的分布式賬本。區(qū)塊鏈的特點是去中心化，開放性、自治性、信息不可篡改、匿名性。

3 區(qū)塊鏈應(yīng)用在電子文件管理模式中的價值

3.1 隨著子文件、電子檔案的作用越來越重要，但電子文件保存技術(shù)、方式、手段的不同和對系統(tǒng)的依賴性，在管理移交過程中造成電子文件不兼容等無法讀取等的問題，給電子文件的管理造成了極大的困難[3]區(qū)塊鏈技術(shù)具有點對點性、不可篡改性，在區(qū)塊鏈系統(tǒng)內(nèi)電子文件從生成開始，就進行透明公開的管理，通過共識機制共同維護一份電子文件系統(tǒng)，每個節(jié)點的人們都有一份完整記錄，這樣就不用擔(dān)心部分電子文件的丟失與損毀，尤其是對具有價值的電子文件。并且區(qū)塊鏈是去中心化的分布式數(shù)據(jù)庫，不需要各用戶之間互相信任，有共識機制，按照智能合約的規(guī)定共同執(zhí)行操作即可。這樣極大的降低了電子文件的管理難度。

3.2 在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件數(shù)量呈指數(shù)增長，面對龐大的文件數(shù)量，如何有效的進行電子文件管理成為當(dāng)務(wù)之急。在區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)中，檔案機構(gòu)的工作人員完全可以通過P2P網(wǎng)絡(luò)，在競爭激勵機制下爭取電子文件管理的階段性權(quán)限，這樣可以提高工作人員面對管理龐大電子文件的工作熱情和效率。同時區(qū)塊鏈系統(tǒng)的運行都是根據(jù)智能合約預(yù)先設(shè)定的程序自動運行，不可干預(yù)，這樣降低管理成本，電子文件的管理過程公開透明，既方便了管理過程，也開放了電子數(shù)據(jù)資源，社會大眾都可有序訪問，這也符合目前的電子資源使用的發(fā)展趨勢。

3.3 電子文件管理最重要的任務(wù)就是保障電子文件的真實性，當(dāng)把電子文件的管理過程放在P2P的網(wǎng)絡(luò)里運行，利用區(qū)塊鏈的分布式賬本的原理，可以獲得極大的安全性，區(qū)塊鏈提供的這種開放分布式云服務(wù)，每個節(jié)點都有一模一樣的賬本，摧毀部分節(jié)點對整體系統(tǒng)根本沒有影響。除非有人能控制系統(tǒng)內(nèi)半數(shù)以上的多數(shù)人，否則會發(fā)現(xiàn)修改賬本完全沒有意義。這樣免去了傳統(tǒng)管理模式下電子文件真實性確認的步驟，節(jié)省人力財力，這是現(xiàn)行傳統(tǒng)的電子文件保管模式下所達不到的。

4 總結(jié)

區(qū)塊鏈技術(shù)作為當(dāng)下的熱門技術(shù)，目前是理論研究多于實踐探索，主要應(yīng)用的領(lǐng)域有貿(mào)易金融、醫(yī)療、物聯(lián)網(wǎng)等，尤其在電子文件保管模式上的應(yīng)用還需進一步的研究和實踐。即使區(qū)塊鏈技術(shù)成功應(yīng)用在電子文件管理中，但由于區(qū)塊鏈技術(shù)與現(xiàn)行的技術(shù)都是互通的，也必然與現(xiàn)在的管理模式長期合作并存。

參考文獻

[1]金波，丁華東.電子文件管理學(xué)[M].焦責(zé)平.上海：上海大學(xué)出版社，2015.

[2]于瑛甫.試議電子文件的管理模式[J].實踐·創(chuàng)新·發(fā)展——全國地（市）縣（市）檔案局館長論壇文集，2007，（11）314-319.

[3]羅講帆.電子文件信息丟失的原因及對策[J].湖南檔案，2001，（8）26-28.