邢嶸

摘要：在信息技術(shù)大力發(fā)展的今天，電子商務(wù)、無紙辦公等逐漸普及，會(huì)計(jì)原始憑證無紙化將成為會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢。由于載體的差異，無紙化原始憑證較傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證而言，有著鮮明的自身特征，需要以全新的方式契合于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)檔案管理之中。目前已有一些變革舉措與此相關(guān)，例如我國電子發(fā)票的問世和成功報(bào)銷，與會(huì)計(jì)原始憑證的無紙化相輔相成，關(guān)注和了解其發(fā)展成熟程度，有利于做好應(yīng)對進(jìn)一步變革的各方面準(zhǔn)備。面對這一必然的發(fā)展趨勢，當(dāng)前應(yīng)積極選擇應(yīng)對之策，以期有備無患、未雨綢繆。

關(guān)鍵詞：原始憑證； 無紙化； 實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，是用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的憑據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的原始資料和依據(jù)。其主要作用在于記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。原始憑證可以根據(jù)來源不同進(jìn)行分類。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，由本單位內(nèi)部部門或人員填制的單據(jù)，稱為自制原始憑證；而在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來時(shí)，從外單位取得的則為外來原始憑證。目前，會(huì)計(jì)原始憑證一般均以紙質(zhì)介質(zhì)作為載體。雖有部分單位提及電子原始憑證，卻大多是紙質(zhì)原始憑證的掃描件，并非真正按照實(shí)際業(yè)務(wù)流程的環(huán)節(jié)步驟將其融入到了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之中、實(shí)現(xiàn)其信息流的集中有效管理。

在信息技術(shù)大力發(fā)展的今天，電子商務(wù)、無紙辦公等逐漸普及，在這樣的時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)原始憑證無紙化將成為會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢。同時(shí)，相關(guān)會(huì)計(jì)規(guī)范也對傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證提出了挑戰(zhàn)。例如企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中已經(jīng)引入的公允價(jià)值，如股權(quán)投資交易所報(bào)價(jià)、交易性金融工具每天收盤價(jià)等，其紙質(zhì)資料不容易獲取，更多地需要借助網(wǎng)絡(luò)信息得到。離開紙質(zhì)的原始憑證會(huì)計(jì)人員做賬時(shí)往往感覺到難以入手，而原始憑證無紙化正是解決這一問題的起點(diǎn)。

然而，原始憑證由紙質(zhì)向無紙化的轉(zhuǎn)變，牽涉廣泛，絕非一朝一夕可以完成。當(dāng)前環(huán)境下，會(huì)計(jì)原始憑證無紙化是否可行、如何為其奠定實(shí)施條件，是現(xiàn)階段需要考慮的問題。

一、紙質(zhì)原始憑證與無紙化原始憑證的特點(diǎn)比較

1.紙質(zhì)原始憑證的特點(diǎn)

紙質(zhì)介質(zhì)承載的書面資料原件，內(nèi)容和載體密不可分，一旦形成，除非遭受不可抗拒的災(zāi)害事故，其形態(tài)和內(nèi)容不易發(fā)生變化。紙質(zhì)原始憑證，或筆跡各異，或紙張防偽，或多聯(lián)復(fù)寫，或具備肉眼可以識別的專門印鑒，故而易于辨認(rèn)，其承載的內(nèi)容相對不容易被修改或偽造，如經(jīng)修改，也會(huì)形成比較明顯的痕跡。會(huì)計(jì)法嚴(yán)格規(guī)定了修改會(huì)計(jì)資料的方法和要求，便于規(guī)范管理和明確責(zé)任。

2.無紙化原始憑證的特點(diǎn)

無紙化的原始憑證由于其載體的不同，對于使用單位的客觀條件要求更高。無紙化的原始憑證的傳輸、保管、閱讀，均需借助一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及磁介質(zhì)或光介質(zhì)等，以信息流的形式實(shí)現(xiàn)，其生成、確認(rèn)、傳遞、存儲(chǔ)、管理都以信息技術(shù)為依托。如果不具備即時(shí)有效的日志信息和數(shù)據(jù)備份，則對無紙化的原始憑證進(jìn)行增減、修改時(shí)，可以不留任何痕跡，很難對其進(jìn)行認(rèn)證和追究責(zé)任。 與此同時(shí)，無紙化原始憑證對其計(jì)算機(jī)軟硬件載體依賴性強(qiáng)，通信故障、黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等，均對其穩(wěn)定性構(gòu)成威脅。

無紙化的原始憑證，主要在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程方面具有明顯的優(yōu)勢。在無紙化原始憑證的處理過程中，有關(guān)數(shù)據(jù)基本上都是由計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)傳送輸入，因此，諸如數(shù)據(jù)登記、歸檔、存儲(chǔ)和核對等任務(wù)所需要的人力大大減少，可以有效降低勞動(dòng)力成本。同時(shí)，由于有關(guān)數(shù)據(jù)不需要人工重復(fù)鍵入，也就減少了產(chǎn)生錯(cuò)誤的幾率；由于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息較以往人工遞送、郵寄等方式更為快捷高效，可以有效減少交易過程中的延遲，縮短業(yè)務(wù)處理時(shí)間，提高工作效率。

二、無紙化原始憑證的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

1.相關(guān)法律法規(guī)的允許和保障

根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2015年第79號令）規(guī)定，包括記賬憑證、原始憑證在內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證類檔案，均需按規(guī)定存檔30年。該辦法對于“電子會(huì)計(jì)檔案”有著詳細(xì)的描述。作為會(huì)計(jì)主體的單位要實(shí)施會(huì)計(jì)原始憑證無紙化，必須遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，不可擅自為之。

2013年1月25日國家稅務(wù)總局第1次局務(wù)會(huì)議審議通過并公布的《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》（2013年國家稅務(wù)總局令第30號），是針對我國納稅人通過互聯(lián)網(wǎng)、使用稅務(wù)機(jī)關(guān)提供（或認(rèn)可）的網(wǎng)絡(luò)發(fā)票開具系統(tǒng)開具的電子發(fā)票所指定的管理規(guī)范。電子發(fā)票方興未艾，其使用和管理仍需要不斷逐步發(fā)展和完善。

2.自制原始憑證的無紙化實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

作為會(huì)計(jì)主體的單位，具有包含財(cái)務(wù)部門在內(nèi)的多個(gè)業(yè)務(wù)部門，通常來講，各部門會(huì)根據(jù)自身需要，各自外購或研發(fā)相應(yīng)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，以滿足部門自身信息化進(jìn)程的需要。任何電子信息，如若脫離特定的讀取軟件，人無法直接辨識；不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間如不兼容，或系統(tǒng)發(fā)生更新?lián)Q代，都可能給電子信息的傳遞和讀取帶來障礙。

自制原始憑證，雖然來自本單位內(nèi)部，但作為有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的證明材料，卻大量來自于區(qū)別于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，甚或并無信息系統(tǒng)作為依托。由于系統(tǒng)之間的孤立，使得作為會(huì)計(jì)主體的單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享和交換受到阻礙。當(dāng)前的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，大多側(cè)重于賬務(wù)處理和報(bào)表管理，而對于原始憑證的跨系統(tǒng)傳輸關(guān)注較少。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通?？梢詫⒂涃~憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬納入其中，但原始憑證則游離其外，即會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法直接調(diào)用來自于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息。

例如，在公文處理系統(tǒng)中，有關(guān)人員可以通過數(shù)字簽名對文件進(jìn)行簽批并提出處理意見，而當(dāng)需要將所涉及文件作為依據(jù)、形成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證時(shí)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)卻無法直接自動(dòng)讀取有關(guān)信息，只能使用該公文的紙質(zhì)打印件作為原始憑證。數(shù)字簽名能辨別簽署人的身份，靠的是系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息。但倘若脫離其所依托的信息系統(tǒng)，僅依靠打印件，則無法依靠肉眼識別其真?zhèn)?。因此，該打印件無法獨(dú)立地作為有效原始憑證使用，仍需要按照一般紙質(zhì)原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簽章和審核，反而增加了勞動(dòng)成本、浪費(fèi)了時(shí)間。

由此可見，要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)主體內(nèi)部的會(huì)計(jì)原始憑證無紙化，首先需要對單位內(nèi)部各部門間的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化集成，使得有關(guān)電子信息可以及時(shí)可靠地直接傳遞到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中來，從而形成電子化的會(huì)計(jì)原始憑證。同時(shí)，電子原始憑證應(yīng)選用一種適合長期保存的數(shù)據(jù)格式，最好無須專門軟件進(jìn)行處理，并具有良好的可讀性。

3.外來原始憑證的無紙化實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

（1）從紙質(zhì)發(fā)票到電子發(fā)票

2013年6月27日，北京市地方稅務(wù)局、北京市工商行政管理局、北京市國家稅務(wù)局、北京市商務(wù)委員會(huì)共同發(fā)布了《北京關(guān)于電子發(fā)票應(yīng)用試點(diǎn)若干事項(xiàng)的公告》（北京市國家稅務(wù)局北京市地方稅務(wù)局公告2013年第8號），決定于當(dāng)日起在北京市開展電子發(fā)票應(yīng)用試點(diǎn)。是日，京東商城開出了中國內(nèi)地首張電子發(fā)票。自2015年末，《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（2015 年第 84 號）頒布實(shí)施以來，增值稅電子發(fā)票在全國范圍內(nèi)漸漸走進(jìn)了人們的日常生活，經(jīng)過短短的數(shù)年時(shí)間，已經(jīng)被廣泛使用。

與此同時(shí)，財(cái)政票據(jù)也正邁開電子化進(jìn)程。2013年4月，財(cái)政部正式啟動(dòng)了中央部門和單位財(cái)政票據(jù)電子化改革試點(diǎn)工作。財(cái)政票據(jù)電子化致力于讓每一張紙質(zhì)票據(jù)均會(huì)對應(yīng)相應(yīng)的電子信息，并具備數(shù)字指紋，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)票據(jù)無紙化奠定了基礎(chǔ)。隨著《財(cái)政部關(guān)于全面推開財(cái)政電子票據(jù)管理改革的通知》（財(cái)綜〔2018〕62 號）、《財(cái)政部關(guān)于統(tǒng)一全國財(cái)政電子票據(jù)式樣和財(cái)政機(jī)打票據(jù)式樣的通知》（財(cái)綜〔2018〕72號）的相繼頒布實(shí)施，財(cái)政電子票據(jù)的發(fā)展步伐愈加平穩(wěn)。

（2）從電子發(fā)票到無紙化原始憑證

就外來原始憑證而言，需要票據(jù)的監(jiān)管單位、開具單位、接收單位均予以認(rèn)可，其無紙化方可能實(shí)現(xiàn)。從發(fā)票的無紙化到原始憑證的無紙化，一個(gè)重要問題就是如何將電子發(fā)票轉(zhuǎn)化為合法報(bào)銷憑證。倘若簡單地采用電子發(fā)票打印件，只是隔靴搔癢。目前，增值稅電子發(fā)票可以打印在普通紙張上，但存在重復(fù)報(bào)銷的隱患；財(cái)政電子票據(jù)只允許打印在制式紙質(zhì)票據(jù)上，可以有效防重，但電子票的便利性則會(huì)大打折扣。

要切實(shí)解決電子發(fā)票的報(bào)銷問題，需要通過信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票從開具到報(bào)銷的全過程系統(tǒng)對接，進(jìn)行全流程電子化閉環(huán)管理。2013年末，國家發(fā)改委、財(cái)政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局四部委聯(lián)合發(fā)文，開展試點(diǎn)工作，終于在2014年6月27日，在上述各部委的現(xiàn)場見證下，中國人民財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司以系統(tǒng)對接方式完成了第一張電子發(fā)票的報(bào)銷，具有里程碑式的重大意義。

《財(cái)政部關(guān)于統(tǒng)一全國財(cái)政電子票據(jù)式樣和財(cái)政機(jī)打票據(jù)式樣的通知》（財(cái)綜〔2018〕72號）明確指出，“滿足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條、第九條所列條件的單位，可以財(cái)政電子票據(jù)數(shù)據(jù)文件為依據(jù)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，并按照電子檔案管理要求對電子票據(jù)進(jìn)行歸檔保管。財(cái)政電子票據(jù)入賬報(bào)銷單位，應(yīng)及時(shí)將電子票據(jù)入賬狀態(tài)、入賬時(shí)間、入賬金額等信息反饋至財(cái)政部門?！边@一規(guī)定為財(cái)政電子票據(jù)的報(bào)銷入賬指明了方向。

三、現(xiàn)階段可以著手的工作事項(xiàng)

1.思考和制定適應(yīng)原始憑證無紙化的有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)范

原始憑證的無紙化，既是大勢所趨，也是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重大變革。即使本單位自制原始憑證無意進(jìn)行無紙化改革，也須積極應(yīng)對當(dāng)前快速發(fā)展的電子發(fā)票的報(bào)銷問題。各會(huì)計(jì)主體需要在不斷了解和掌握有關(guān)改革進(jìn)展和規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，對本單位自身的有關(guān)制度建設(shè)深入思考，以期當(dāng)變革迫在眉睫時(shí)，可以合理應(yīng)對。無紙化的原始憑證，其少量出現(xiàn)階段、與紙質(zhì)原始憑證并存階段、甚至全面推廣階段，應(yīng)當(dāng)如何處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、如何進(jìn)行檔案管理，都需要有章可循。

2.加強(qiáng)本單位信息化建設(shè)

要實(shí)施會(huì)計(jì)原始憑證無紙化，需要作為會(huì)計(jì)主體的單位的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施硬件、系統(tǒng)軟件以及業(yè)務(wù)流程、人員素質(zhì)均達(dá)到足夠的高度，方可能得心應(yīng)手、揮灑自如。如前所述，必須做到單位內(nèi)部各部門間的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化集成，以及本單位信息平臺(tái)與稅務(wù)部門電子發(fā)票平臺(tái)完成系統(tǒng)對接，使得有關(guān)電子信息可以及時(shí)可靠地直接傳遞到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中來，因而制定和推動(dòng)無紙化原始憑證各方面標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是順利應(yīng)對變革的必由之路。而無紙化原始憑證的自身特點(diǎn)也要求其管理方式異于紙質(zhì)原始憑證，因而不斷加強(qiáng)本單位網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，則是當(dāng)前未雨綢繆之舉。

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