試論檔案保密與利用

梁凌云

【摘 要】文章論述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保管過(guò)程、檔案利用過(guò)程和檔案開(kāi)放過(guò)程三個(gè)方面提出了做好檔案保密工作的具體措施。

【關(guān)鍵詞】檔案保密；檔案管理；檔案利用

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，這項(xiàng)工作做得好與壞，將直接影響黨和國(guó)家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會(huì)信息資源。對(duì)于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。作為人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實(shí)憑證作用及其權(quán)威性是現(xiàn)實(shí)客觀存在的，同時(shí)它又具有“今世賴以知古、后世賴以知今”的巨大參考作用。利用檔案是人類社會(huì)發(fā)展的客觀需要，它的作用是其他信息資源無(wú)法替代的，所以利用檔案為人類社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

1.檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。

從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案車房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

2.提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。

絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

3.加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。

絕密檔案的調(diào)閱、移出.銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

做好檔案利用中的監(jiān)督工作，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

1.制度建設(shè)。

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)。

擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。-是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案事業(yè)：二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

3.監(jiān)督措施。

在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)：二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視線之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

三、正確處理好檔案開(kāi)放利用與安全保密工作的關(guān)系

要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密與開(kāi)放，信息公開(kāi)的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開(kāi)、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在若重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案部]改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義。失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用。無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

1.我們保存檔案的根本目的在于利用。

在利用范圍和對(duì)象上應(yīng)做到：（1）對(duì)外公布開(kāi)放檔案，是達(dá)到最大限度利用檔案信息資源的社會(huì)化舉措。一定要按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)開(kāi)放公布一切應(yīng)該開(kāi)放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。同時(shí)不應(yīng)忽視檔案的安全保密，在保證國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人臺(tái)法權(quán)益不受侵害的情況下公布開(kāi)放檔案。對(duì)一些掌握不準(zhǔn)的，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)定奪或請(qǐng)有關(guān)專家鑒定。（2）在檔案利用需要服務(wù)時(shí)，既要積極熱情，又要堅(jiān)持保密原則。凡對(duì)涉及本單位、本部門的一些在一定時(shí)期和一定場(chǎng)合具有保密性質(zhì)的檔案（如疫情數(shù)據(jù)、突發(fā)事件等），要嚴(yán)格把關(guān)，按照有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對(duì)不該開(kāi)放利用的或不屬知密范圍的人都堅(jiān)決不予提供，避免造成失密和損失。

2.加強(qiáng)歸檔力度。

凡歸檔范圍內(nèi)的檔案，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法保管，任何單位、科室或個(gè)人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。

3.大力宣傳《檔案法》《保密法》。

對(duì)檔案提供者和檔案利用者加強(qiáng)教育，提高他們的檔案意識(shí)和保密意識(shí)，自覺(jué)執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)，維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人臺(tái)法權(quán)益。

4.用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)新時(shí)期的檔案工作。

要有新思路、新方法，研究在檔案開(kāi)放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新特點(diǎn)、新要求。如對(duì)電子文件的完整、安全保密等問(wèn)題，應(yīng)該是在充分利用電子文件的過(guò)程中加強(qiáng)保密工作，在加強(qiáng)保密工作的過(guò)程中促進(jìn)電子文件的利用。