汽車4S店內(nèi)控管理的常見問題及對(duì)策

陳潔

摘要：隨著行業(yè)競爭的日益加劇，內(nèi)控管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)提高管理水平、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的重要管理方式。汽車4S店要結(jié)合自身業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)建立內(nèi)控管理機(jī)制，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。本文從分析汽車4S店內(nèi)控管理常見問題入手，提出問題的解決對(duì)策，期望對(duì)提升汽車4S店的經(jīng)營管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：汽車4S店;內(nèi)控管理;業(yè)務(wù)管控;財(cái)務(wù)管控

一、汽車4S店內(nèi)控管理的常見問題分析

汽車4S店在經(jīng)營過程中一直存在著重發(fā)展、輕管理的問題，導(dǎo)致汽車4S店關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏有效管理控制，具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）業(yè)務(wù)管控力度不足

汽車4S店在汽車銷售、銷售服務(wù)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)關(guān)節(jié)存在著管控疏漏，常見問題包括：整車銷售定價(jià)機(jī)制不完善，可能導(dǎo)致銷售價(jià)格混亂，影響公司經(jīng)濟(jì)效益;在銷售環(huán)節(jié)，銷售人員在銷售業(yè)務(wù)中未及時(shí)對(duì)銷售線索進(jìn)行跟進(jìn)，導(dǎo)致客戶流失，影響企業(yè)的銷售業(yè)績;在車輛售后維修中，缺少對(duì)維修折扣的適當(dāng)審批，可能導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失，甚至滋生舞弊;在事故車維修中，一些事故專員存在著擅自變更維修內(nèi)容的情況，以舊件代替新件，而導(dǎo)致客戶滿意度降低或公司經(jīng)濟(jì)利益受損。

（二）財(cái)務(wù)管控薄弱

汽車4S店的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作薄弱，在財(cái)務(wù)活動(dòng)中缺乏有效的管控機(jī)制進(jìn)行約束，導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增大。財(cái)務(wù)管控常見問題如下：汽車4S店的收銀人員發(fā)票開具不當(dāng)，導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。出納付款審核不嚴(yán)格，付款方式不恰當(dāng)。會(huì)計(jì)記賬欠缺規(guī)范性，未定期進(jìn)行往來賬款的核對(duì)，返利估算差異大造成收入成本不匹配。會(huì)計(jì)檔案沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，造成會(huì)計(jì)資料缺失、會(huì)計(jì)檔案管理混亂。財(cái)務(wù)部門缺乏對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和資金運(yùn)行的有效監(jiān)督管理，尤其針對(duì)重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)缺乏事前預(yù)審、事中管理與事后評(píng)價(jià)，嚴(yán)重弱化了財(cái)務(wù)監(jiān)督職能。財(cái)務(wù)預(yù)算編制偏離4S店的實(shí)際經(jīng)營情況，在預(yù)算執(zhí)行中，費(fèi)用審批流程不完善，經(jīng)常出現(xiàn)費(fèi)用超預(yù)算的現(xiàn)象。

（三）風(fēng)險(xiǎn)管控缺失

汽車4S店的風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)淡薄，尚未建立起完善的風(fēng)險(xiǎn)管控體系，導(dǎo)致4S店在經(jīng)營過程中潛在著諸多風(fēng)險(xiǎn)因素。汽車4S店的風(fēng)險(xiǎn)管控常見問題如下：只對(duì)主要業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控，信用管理、投資管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)未作為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估重點(diǎn)，致使存在管理漏洞。內(nèi)控評(píng)估的過程過于形式化，實(shí)際操作難以實(shí)現(xiàn)。已識(shí)別出來的風(fēng)險(xiǎn)未及時(shí)采取有效措施進(jìn)行整改，降低了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效用。

（四）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督弱化

大部分汽車4S店都沒有專門的內(nèi)部審計(jì)部門，在業(yè)務(wù)開展過程中只是接受公司總部審計(jì)部門的監(jiān)督管理，使得汽車4S店自身的監(jiān)督管理弱化，難以對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)與執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督評(píng)價(jià)。并且由于審計(jì)工作方法落后、審計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的過程性監(jiān)督審查，所以導(dǎo)致審計(jì)工作效能偏低。

二、強(qiáng)化汽車4S店內(nèi)控管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化關(guān)鍵業(yè)務(wù)管控

1.加強(qiáng)銷售環(huán)節(jié)管控。汽車4S店要規(guī)范汽車銷售流程，制定相應(yīng)的制度，科學(xué)、合理的設(shè)置相關(guān)崗位，明確崗位職責(zé)并確保不相容職責(zé)的分離。銷售定價(jià)機(jī)制必須根據(jù)市場變化時(shí)時(shí)更新，杜絕銷售環(huán)節(jié)出現(xiàn)管理漏洞。在銷售過程中，由銷售顧問填寫銷售合同明確車價(jià)、贈(zèng)送精品及相關(guān)衍生業(yè)務(wù)的金額，并報(bào)銷售經(jīng)理簽批，不允許銷售顧問擅自決定車輛銷售價(jià)格和贈(zèng)送精品，合同必須要獲得客戶的簽字確認(rèn)。避免在精品銷售、精品加裝、金融按揭、保險(xiǎn)繳費(fèi)、二手車置換等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不規(guī)范操作。

2.強(qiáng)化售后服務(wù)環(huán)節(jié)管控。汽車4S店要嚴(yán)格按照接待流程提供售后服務(wù)，在車輛進(jìn)廠時(shí)認(rèn)真核對(duì)派工單和客戶簽字認(rèn)可的維修項(xiàng)目，杜絕出現(xiàn)小病大修。對(duì)于事故車而言，要保證事故車與保險(xiǎn)公司定損單上的維修項(xiàng)目一致;在維修過程中，必須按照派工單上的維修項(xiàng)目進(jìn)行維修，不得擅自更改或增加維修項(xiàng)目;汽車4S店還要加強(qiáng)配件的采購管理，特別是對(duì)于廠家采購以外的備件采購，每年度由售后部及銷售部對(duì)零部件供應(yīng)商，按照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商的供貨及時(shí)性、供貨質(zhì)量、訂單到貨率、價(jià)格等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)并形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。年度供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告經(jīng)配件主管、用品主管復(fù)核后，交財(cái)務(wù)部備案作為采購配件的依據(jù)，以杜絕備件采購出現(xiàn)舞弊。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理

1.強(qiáng)化財(cái)務(wù)審批管理。汽車4S店所有的資金支付都應(yīng)該由財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核，由公司管理層審批后予以開支。特別要明確各項(xiàng)資金支付的審批權(quán)限，按照支付金額的區(qū)間確定審批層級(jí)。每筆資金的支出要明確性質(zhì)、用途、金額等事項(xiàng)。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員發(fā)起后并將用款申請(qǐng)?zhí)峤坏礁鲗蛹?jí)進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)部門一定要認(rèn)真審核原始憑證的真實(shí)性和合法性，針對(duì)重要業(yè)務(wù)產(chǎn)生的票據(jù)，要建立起雙簽制度，經(jīng)由不同審核人員進(jìn)行復(fù)核。

2.強(qiáng)化資金收付控制。會(huì)計(jì)人員要根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，及時(shí)核對(duì)賬款的相關(guān)信息，尤其要跟蹤管理大額資金的收付是否到賬或撥出;財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通聯(lián)系，了解業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，并及時(shí)與付款方和收款方進(jìn)行對(duì)賬，掌握資金動(dòng)向;財(cái)務(wù)部門要有資金支付的計(jì)劃性，確保資金額度滿足4S店的運(yùn)營需求;財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，建立起應(yīng)用賬款信用機(jī)制，對(duì)客戶信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并做好應(yīng)收賬款賬齡分析工作，足額計(jì)提壞賬，與業(yè)務(wù)部門相互配合開展賬款催收工作，降低企業(yè)壞賬損失。

3.強(qiáng)化預(yù)算控制。汽車4S店應(yīng)提高預(yù)算控制在財(cái)務(wù)管控中的地位，通過預(yù)算執(zhí)行控制嚴(yán)把費(fèi)用支出關(guān)。在預(yù)算執(zhí)行過程中，根據(jù)費(fèi)用預(yù)算控制各項(xiàng)實(shí)際支出，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析對(duì)比，找出費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行偏差。同時(shí)，汽車4S店還要進(jìn)一步完善費(fèi)用報(bào)銷程序，建立起費(fèi)用預(yù)審制度，對(duì)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)一定金額以上的費(fèi)用采用預(yù)審制度。費(fèi)用經(jīng)過預(yù)審后才能實(shí)際開支，避免費(fèi)用發(fā)生時(shí)審批層并不知情，而過于被動(dòng)。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控

1.明確風(fēng)險(xiǎn)管控重點(diǎn)。汽車4S店要有專人負(fù)責(zé)公司的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，由總經(jīng)理牽頭負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的開展。風(fēng)險(xiǎn)管理人員應(yīng)要深入到4S店運(yùn)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，在日常工作中根據(jù)業(yè)務(wù)重要等級(jí)和資金關(guān)聯(lián)程度，確定風(fēng)險(xiǎn)管理重點(diǎn)，將銷售、采購、投資、財(cái)務(wù)以及信用等活動(dòng)都納入到風(fēng)險(xiǎn)管理范圍，消除4S店內(nèi)部管理漏洞。