大學(xué)電子檔案規(guī)范化管理的透視與反思

【摘要】在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的嵌入和支持下，檔案管理由“手工”向“智能”轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作質(zhì)的飛躍。然而新技術(shù)、新載體的出現(xiàn)，難免帶來管理上新課題。本文以高校電子檔案管理為例，梳理電子檔案管理中存在的問題，從提升工作效率、增強(qiáng)工作效益的視角出發(fā)，提出實(shí)現(xiàn)高校電子檔案規(guī)范化管理的方法和對(duì)策，以期提升高校電子檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】高校；電子檔案；規(guī)范化管理；問題；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

席卷全球的信息化浪潮，不僅深度改變了人們學(xué)習(xí)、生活、工作的具體模式，也實(shí)現(xiàn)了技術(shù)對(duì)檔案管理的嵌入，促使檔案管理由“紙質(zhì)文件”向“電子文本”轉(zhuǎn)變，檔案資料“電子化”具有存儲(chǔ)空間大、文本傳輸快、可復(fù)制等優(yōu)勢，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依賴手工操作，工作極其繁雜的管理形式相比，大大提升了管理效率。然而，電子檔案作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子表達(dá)模式，包括圖片、視頻、文檔、音頻等多種形態(tài)，與紙質(zhì)檔案存在較大區(qū)別，也為電子檔案管理工作帶來了新課題，亟需建立健全完善歸檔、保管、保密、查閱等管理制度，以實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。本文以高校電子檔案管理為例，以問題為出發(fā)點(diǎn)和著眼點(diǎn)，梳理高校電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，提出解決的方法和對(duì)策，為更好地實(shí)現(xiàn)高校的辦學(xué)目標(biāo)夯實(shí)根基。

一、高校電子檔案管理規(guī)范化的必要性

（一）高校電子檔案規(guī)范化管理是凸顯辦學(xué)整體優(yōu)勢的現(xiàn)實(shí)需求

高校電子檔案管理是中等職業(yè)學(xué)校教育辦學(xué)的重要組成部分，從整體與部分的關(guān)系來看，電子檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)于教育辦學(xué)具有較大的促進(jìn)作用。高校要增強(qiáng)凸顯自身辦學(xué)的整體優(yōu)勢，必須要協(xié)同好內(nèi)部各個(gè)部門之間的聯(lián)系和業(yè)務(wù)交流，才能確保高校各項(xiàng)工作的有序發(fā)展、整體推進(jìn)。加強(qiáng)高校電子檔案管理規(guī)范化建設(shè)，尤其對(duì)辦學(xué)、教學(xué)、科研、招生就業(yè)等各類檔案進(jìn)行電子化分類歸檔，有助于實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，方便保密、保管和查詢，彰顯其“育人、教學(xué)和存史”的價(jià)值，為更好地培養(yǎng)人才和服務(wù)社會(huì)注入動(dòng)力和活力。因此，深化高校電子檔案管理規(guī)范化工作，對(duì)于提升檔案資源的效益、促進(jìn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。

（二）高校電子檔案規(guī)范化管理是創(chuàng)辦優(yōu)質(zhì)學(xué)校的內(nèi)在要求

高校作為高等教育的基礎(chǔ)部分，必須主動(dòng)承擔(dān)起推動(dòng)中國特色職業(yè)教育體系建設(shè)的重任，突出高等教育的辦學(xué)特色，創(chuàng)辦雙一流高校，從“建設(shè)一流的教學(xué)和科研”“建設(shè)雙師型人才隊(duì)伍”“建設(shè)優(yōu)質(zhì)軟硬件設(shè)施”“建設(shè)優(yōu)質(zhì)的管理和服務(wù)體系”“建設(shè)優(yōu)質(zhì)校園人文環(huán)境”等方面著手，積極促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)改革和管理改革；將電子檔案管理規(guī)范化工作納入到“雙一流高?！钡恼w規(guī)劃和創(chuàng)建體系中，推動(dòng)高校電子檔案管理與整個(gè)檔案行業(yè)發(fā)展相銜接、相接軌，這是創(chuàng)辦雙一流高校的內(nèi)在要求。

（三）高校電子檔案規(guī)范化管理是發(fā)揮檔案管理整體價(jià)值的必然選擇

2014年5月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，強(qiáng)調(diào)指出：“檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)?！毙畔r(shí)代實(shí)現(xiàn)了社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的“革命性”變革，檔案管理由傳統(tǒng)“手工勞動(dòng)”向“電子智慧”的轉(zhuǎn)化是形勢使然。高校電子檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，要彰顯系統(tǒng)效能的最大化關(guān)鍵在于各個(gè)部分之間的銜接程度，只有各個(gè)部門銜接實(shí)現(xiàn)最優(yōu)，才能產(chǎn)生“整體大于部分之和”的效果。高校電子檔案管理規(guī)范化是檔案管理系統(tǒng)化的關(guān)鍵部分，只有充分發(fā)揮其最大效用，有效整合電子檔案資源，打破電子檔案管理可能存在的壁壘，疏通檔案管理工作中的各種關(guān)系，使其科學(xué)化、合理化，才能最大限度彰顯高校檔案管理的整體價(jià)值。

二、制約高校電子檔案規(guī)范化管理的問題審視

電子檔案管理的規(guī)范化，必須要堅(jiān)持應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收的基本原則，各部門必須將應(yīng)歸檔的電子文件和傳統(tǒng)載體的檔案向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，打破傳統(tǒng)檔案部門間的限制，實(shí)現(xiàn)電子檔案跨部門、跨系統(tǒng)和跨領(lǐng)域的共建共享，做到全面覆蓋，推動(dòng)電子檔案管理工作的有序發(fā)展。然而，在高校電子檔案規(guī)范化建設(shè)過程中，仍然存在一些問題，情況不容樂觀。

（一）信息化建設(shè)水平不足，影響檔案資源的共享

高校電子檔案類別主要包括辦學(xué)、教學(xué)、科研、管理、招生就業(yè)等方面的內(nèi)容，將這些檔案內(nèi)容歸檔電子化、信息化是檔案管理的形勢所需、發(fā)展所求。目前，高校在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)過程中，硬件投入上配置了一大批信息技術(shù)設(shè)備，軟件上應(yīng)用了電子檔案信息管理平臺(tái)。但是，從整體情況來看，檔案電子化的工作還在推廣的探索階段，進(jìn)程較為緩慢，很多高校檔案管理信息化水平相對(duì)滯后，尤其是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)展地區(qū)的高校，在電子檔案規(guī)范化建設(shè)維度上，都處于欠開發(fā)、欠維護(hù)、欠更新狀態(tài)，存在嚴(yán)重的“信息孤島”問題。

（二）人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)范性不夠，制約檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

高校電子檔案規(guī)范化建設(shè)，人是核心因素，尤其是專業(yè)化、高素質(zhì)、應(yīng)用型人才。但是，從高校電子檔案管理工作實(shí)踐來看，檔案員兼職化的現(xiàn)象突出，由于這些人對(duì)電子檔案管理不夠?qū)I(yè)，應(yīng)用實(shí)踐涉及較少，導(dǎo)致電子檔案管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。實(shí)際上，在信息化在檔案管理深度嵌入的時(shí)空?qǐng)鲇蛳?，要求必須具備檔案管理專業(yè)技能、軟件技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用、數(shù)據(jù)處理和開發(fā)等現(xiàn)代復(fù)合型檔案管理人才，才能提升檔案管理水平，正是由于這類人才的缺乏，消解了檔案信息化建設(shè)的張力。究其原因，一方面在于高校管理層對(duì)電子檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作是閑職，不需要專業(yè)化人才；另一方面在于體制建設(shè)不到位，尤其是在崗位設(shè)置、績效考評(píng)、專業(yè)技術(shù)認(rèn)定、職務(wù)晉升機(jī)制等方面不夠完善，導(dǎo)致檔案管理人員獲得感、成就感不足，消解了高校電子檔案管理規(guī)范化的人才張力。

三、高校電子檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

（一）建立健全高校電子檔案管理制度體系

俗話說：“沒有規(guī)則，不成方圓”。高校電子檔案管理要圍繞“立德樹人”的根本教育任務(wù)，遵循“依規(guī)治檔”的原則，堅(jiān)持問題導(dǎo)向。針對(duì)檔案管理制度缺失的問題，應(yīng)依據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《檔案法》等法律法規(guī)的基本要求，從高校檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，立足業(yè)務(wù)實(shí)際，著眼于流程優(yōu)化，目標(biāo)指向于電子檔案管理價(jià)值的“外溢”，從電子檔案管理規(guī)范化的職責(zé)要求、流程標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)優(yōu)化等方面著力，制定具有可行性、可操作性強(qiáng)的制度性規(guī)范，明確機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位配置、人才建設(shè)、考核評(píng)估、業(yè)務(wù)流程、歸檔時(shí)間、檔案利用、條件保障、獎(jiǎng)罰機(jī)制等一系列內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高校電子檔案管理的統(tǒng)一化、有序化，消除做法各異、各自為政、管理分散的流弊。

（二）積極建設(shè)高校電子檔案信息化管理系統(tǒng)

電子檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)高校電子檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)設(shè)施，要從檔案管理信息化科學(xué)規(guī)劃的層面上，圍繞如何辦好優(yōu)質(zhì)化、特色化、地域化高校的目標(biāo)，推動(dòng)高校之間檔案信息的共建、共享，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃和科學(xué)布局，如建立電子檔案資料銀行、區(qū)域性高校系統(tǒng)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫中心、全國同類學(xué)校檔案資料信息平臺(tái)等，形成區(qū)域性檔案資料管理中心，提高檔案的使用價(jià)值，增加檔案資料的受眾面，以便于檔案信息的管理和應(yīng)用；也可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，按照科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、實(shí)用的原則，研制開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案軟件，提升電子檔案的存儲(chǔ)和利用質(zhì)量。此外，針對(duì)可能存在的安全性問題，要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，建立對(duì)相關(guān)軟硬件進(jìn)行檢查、更新、升級(jí)、維護(hù)的常態(tài)化機(jī)制，定期對(duì)相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)期進(jìn)行檢測、維護(hù)與清理，提升設(shè)備的安全性能。

（三）提升高校檔案管理人員的整體素質(zhì)

在信息社會(huì)場域下，人才資源作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展第一資源的特征和作用更加明顯。無疑，電子檔案管理規(guī)范化工作的核心是人才，離開了人才的推動(dòng)，檔案管理規(guī)范化就是無源之水、無本之木。在檔案人才隊(duì)伍建設(shè)實(shí)踐中，一方面要加大對(duì)現(xiàn)有人才的培訓(xùn)力度，采取“引進(jìn)來”和“走出去”的培訓(xùn)模式，把電子檔案管理規(guī)范化方面的專家、學(xué)者“請(qǐng)進(jìn)來”，讓其“傳經(jīng)送寶”，助推電子檔案管理，為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)、研修機(jī)會(huì)，使其通過學(xué)習(xí)、交流，盡快適應(yīng)電子檔案規(guī)范化建設(shè)的要求，具有較高的專業(yè)技術(shù)能力；另一方面，完善人才考評(píng)機(jī)制，優(yōu)化職稱評(píng)定制度。實(shí)行崗位聘任制，推行競聘上崗，提升崗位吸引力和競爭力，通過構(gòu)建電子檔案管理崗位的績效工作機(jī)制，以一系列量化績效指標(biāo)來提高崗位待遇，增強(qiáng)既熟悉計(jì)算機(jī)操作又懂檔案管理業(yè)務(wù)的高素質(zhì)、復(fù)合型管理人才崗位競聘的積極性和主動(dòng)性，提升高校電子檔案管理人才隊(duì)伍的整體水平。

四、結(jié)語

總之，高校電子檔案管理規(guī)范化工作是建設(shè)優(yōu)質(zhì)學(xué)校的重要組成部分，在高校發(fā)展迎來新的發(fā)展機(jī)遇的時(shí)代境遇下，高校電子檔案管理必須順勢而為、因時(shí)而變，面對(duì)新技術(shù)、新問題，從制度體系建構(gòu)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、人才隊(duì)伍優(yōu)化等方面著手，建設(shè)電子檔案規(guī)范化管理模式，為高校變革和發(fā)展發(fā)揮實(shí)際作用。

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作者簡介：李衛(wèi)忠（1970-），男，河北灤縣人，漢族，本科，館員，研究方向：檔案。