高校會計(jì)檔案管理信息化的探究

摘 要：高校會計(jì)檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校會計(jì)檔案管理信息化已經(jīng)取得了一定的成績，但目前仍然存在著高校領(lǐng)導(dǎo)層面重視程度不夠、高校會計(jì)檔案管理人員整體意識淡薄、相關(guān)法律法規(guī)不完善以及安全度不高等一系列問題。應(yīng)從增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與會計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識、建立健全會計(jì)檔案信息化管理制度、強(qiáng)化會計(jì)檔案管理的審計(jì)力度來等方面來改善高校會計(jì)檔案管理信息化存在的問題。

關(guān)鍵詞：高校；會計(jì)；檔案；信息化

1 高校會計(jì)檔案管理信息化的特點(diǎn)和意義

1.1 高校會計(jì)檔案管理信息化的特點(diǎn)

1）記錄的專業(yè)性。在進(jìn)行高校會計(jì)檔案記錄的實(shí)際操作過程中，需要處理無數(shù)的憑證、會計(jì)報(bào)表以及賬簿等會計(jì)檔案專有資料。這些對于內(nèi)行人而言，也是頗為復(fù)雜的難題。所以相關(guān)財(cái)務(wù)部門在招收會計(jì)人員時(shí)應(yīng)著重選取那些能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行記賬的應(yīng)聘者，從而確保經(jīng)濟(jì)賬簿可以又快又準(zhǔn)的通過計(jì)算機(jī)錄入為易于查找的會計(jì)電子檔案。

2）記錄的廣泛性。高校會計(jì)檔案所記錄的并非單個(gè)或多個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，而是對高校內(nèi)各個(gè)部門以及各個(gè)部門之間的經(jīng)濟(jì)事務(wù)進(jìn)行全面的記錄，這覆蓋到高校的日常管理、生活和學(xué)習(xí)等各個(gè)方面，并且會具體細(xì)致到單筆的經(jīng)濟(jì)交易。

3）記錄的嚴(yán)謹(jǐn)性。經(jīng)過多年的發(fā)展，高校的電子會計(jì)檔案已經(jīng)逐步發(fā)展出一套科學(xué)而有效的電子記賬體系，并制定了自己的規(guī)范要求和規(guī)章制度。在錄入會計(jì)信息時(shí)要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，不容許任何差錯(cuò)的出現(xiàn)，為確保所錄入信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，需隨時(shí)進(jìn)行查賬工作。

1.2 高校會計(jì)檔案管理信息化的意義

1）促進(jìn)了高校的改革。信息化的會計(jì)檔案對運(yùn)用紙張記錄會計(jì)信息的傳統(tǒng)方法進(jìn)行了改進(jìn)，這種改變既涉及到了大的工作環(huán)境，也涉及到了具體的會計(jì)人員的工作方式。高校通過加強(qiáng)會計(jì)檔案管理信息化，推動了會計(jì)檔案管理的便捷性發(fā)展，同樣的，高校通過將會計(jì)檔案管理信息化這種模式推廣到高校其他的管理中，可以進(jìn)一步地促進(jìn)高校工作的改革。

2）加強(qiáng)了高校的財(cái)務(wù)管理。高校會計(jì)檔案管理信息化的情況下，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門同意后，通過將紙質(zhì)檔案的會計(jì)信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)全國各高校之間財(cái)務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)共享，加強(qiáng)高校間對會計(jì)工作的監(jiān)管，進(jìn)一步推動高校會計(jì)工作的透明化。

3）提高了高校財(cái)務(wù)辦事效率。會計(jì)檔案管理信息化能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)高效和便捷的優(yōu)勢，快速而又準(zhǔn)確的將所需要的會計(jì)信息以表格或者文檔的形式獲取，從而為高校的領(lǐng)導(dǎo)層人員作出有關(guān)高校經(jīng)營管理的決策時(shí)提供有力參考。會計(jì)檔案管理信息化能夠有效減輕會計(jì)人員和會計(jì)檔案管理人員的工作量，緩解了他們的工作壓力，這將有助于高校會計(jì)檔案管理質(zhì)量的提升。

4）提升了高校會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。會計(jì)檔案管理信息化要求會計(jì)檔案管理人員能夠熟練掌握檔案管理工作中與計(jì)算機(jī)相關(guān)的各項(xiàng)操作。因此，為了適應(yīng)會計(jì)檔案的信息化管理，會計(jì)檔案管理人員需要在熟知原有會計(jì)檔案管理工作的前提下，不斷加強(qiáng)對運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)檔案管理的相關(guān)知識的學(xué)習(xí)。通過學(xué)習(xí)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的緊迫感，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)潛能，幫助其成長為既熟悉計(jì)算機(jī)知識又懂得會計(jì)檔案管理知識的綜合型人才，從而進(jìn)一步提高了高校會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2 高校會計(jì)檔案管理信息化存在的問題

2.1 重視程度不夠

1）領(lǐng)導(dǎo)層面重視程度不夠。目前，由于許多高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)尚未對會計(jì)檔案管理信息化存在的重要性，尤其是會計(jì)檔案管理信息化背后所潛在的價(jià)值有一個(gè)清楚的認(rèn)知。因此，在高校政策中對會計(jì)檔案管理信息化投入的財(cái)務(wù)預(yù)算較低。此外，雖然很多高校都制定了有關(guān)規(guī)章制度，但是這些制度僅涉及了會計(jì)檔案管理信息化程序管理部分的內(nèi)容，而未針對具體的操作和監(jiān)管給出切實(shí)可行的規(guī)章制度，在配套設(shè)施建設(shè)方面更是缺乏足夠的資金支持。

2）高校會計(jì)檔案管理人員整體意識淡薄。信息化管理背景下，會計(jì)檔案所具備的專業(yè)性特點(diǎn)，對會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高要求，即會計(jì)檔案管理人員不僅要熟知檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容，還應(yīng)對會計(jì)知識和相關(guān)法律法規(guī)了若指掌。然而部分高校會計(jì)檔案管理人員的觀念保守落后，未能實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，他們中的某些成員仍將會計(jì)檔案管理信息化理解為只要會計(jì)電子檔案歸檔的完整性，確保高校教學(xué)和科研的正常運(yùn)作即可。

2.2 相關(guān)法律法規(guī)不完善

現(xiàn)有針對高校會計(jì)檔案管理信息化的法律法規(guī)主要為2016年發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》。這些法律法規(guī)只是對會計(jì)檔案管理信息化需滿足的基本條件進(jìn)行了闡述，并沒有針對高校會計(jì)檔案管理信息化存在的特殊性給出具體的規(guī)定，也沒有針對管理過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況給出具體的操作方法。沒有完善法律法規(guī)的背景下，高校在設(shè)立系統(tǒng)的規(guī)章制度用于加強(qiáng)會計(jì)檔案管理時(shí)缺乏指引。

2.3 安全度不高

網(wǎng)絡(luò)是會計(jì)檔案信息化管理的運(yùn)行環(huán)境，因此，不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境會對會計(jì)檔案的管理帶來較大的安全隱患。高校會計(jì)檔案管理信息化主要依靠局域網(wǎng)、電子檔案管理系統(tǒng)、客戶云端等。目前，由于部分高校會計(jì)檔案局域網(wǎng)的維護(hù)和管理沒有配備專門的工作人員，高校會計(jì)檔案的信息化管理的安全存在較大漏洞。如果網(wǎng)絡(luò)遭受攻擊，那么會計(jì)檔案管理的整個(gè)系統(tǒng)就會癱瘓，影響會計(jì)檔案檔案管理的運(yùn)行。

3 加強(qiáng)高校會計(jì)檔案管理信息化的對策

3.1 增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)層對會計(jì)檔案管理信息化的重視程度

在高校會計(jì)檔案管理信息化不斷提升的過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)起著不可忽視的重要作用。領(lǐng)導(dǎo)層的有關(guān)人員應(yīng)充分意識到會計(jì)檔案管理信息化在學(xué)校發(fā)展過程中的重要性，帶頭樹立信息化時(shí)代下正確的會計(jì)檔案管理理念。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)著眼于全局發(fā)展，加大針對高校會計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的財(cái)務(wù)預(yù)算，切實(shí)有效地從物質(zhì)基礎(chǔ)上給予支持。

3.2 提升會計(jì)檔案管理人員對會計(jì)檔案管理信息化的重視程度

隨著信息化的深入發(fā)展，越來越需要高校檔案管理人員具備更高的綜合素質(zhì)，會計(jì)檔案管理人員除了應(yīng)具備熟練操作計(jì)算機(jī)的輸入和輸出、有效地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)獲取所需信息的能力外，還應(yīng)從主觀意識方面加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理信息化的重視，高校會計(jì)檔案管理人員應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，敢于面對信息化時(shí)代下所賦予的會計(jì)檔案管理工作的重要使命，通過提高自身綜合素質(zhì)和自我控制能力，踴躍地投入到信息化時(shí)代下會計(jì)檔案管理的發(fā)展中去。

3.3 建立健全會計(jì)檔案信息化管理制度

以目前所制定的法律法規(guī)為依據(jù)，以企業(yè)內(nèi)部具體的會計(jì)檔案管理信息化內(nèi)容為參考，高校通過借鑒其經(jīng)驗(yàn)規(guī)劃學(xué)校會計(jì)檔案管理信息化的戰(zhàn)略，完善高校會計(jì)信息化管理制度。即建立健全《高校會計(jì)檔案工作人員職責(zé)》《高校會計(jì)檔案信息化管理規(guī)范》《高校會計(jì)信息化檔案移交、銷毀制度》等規(guī)范制度，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)流程與使用方法的規(guī)范，使其有章可循、有制可依。

3.4 強(qiáng)化會計(jì)檔案管理的審計(jì)力度

隨著會計(jì)檔案管理信息化的快速發(fā)展，高校應(yīng)建立一套新的審計(jì)制度，針對會計(jì)檔案的信息化管理劃定審計(jì)的范圍和制定審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)?；诖?，高校應(yīng)設(shè)立會計(jì)檔案管理信息化專門的審計(jì)部門，該部門需嚴(yán)格遵循國家關(guān)于會計(jì)檔案信息化管理的法律法規(guī)以及高校自己的內(nèi)部制度，以制定的有關(guān)審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)對高校會計(jì)檔案進(jìn)行定期的內(nèi)部審計(jì)。同時(shí)，通過對審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，查找會計(jì)檔案信息化管理存在的漏洞，進(jìn)一步完善會計(jì)檔案的信息化管理，并明確其發(fā)展方向：既要保障高校會計(jì)檔案管理信息化的各項(xiàng)制度和流程得到了切實(shí)有效的落實(shí)，又要確保高校會計(jì)檔案管理信息化的正確發(fā)展。

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作者簡介

劉萍萍（1980-），女，漢族，廣西北海，初級（助理館員），本科，研究方向：專題研究。