國(guó)企公文電子化歸檔之提效保安對(duì)策

摘 要：本文具體分析了國(guó)企公文電子化歸檔階段中存在的歸檔工作效率停滯，容易產(chǎn)生不安全的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策，以期望使國(guó)企公文電子化歸檔工作的效率提高、安全得到保障。

關(guān)鍵詞：電子公文；電子化；歸檔；提效保安；對(duì)策

公文是國(guó)企進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，及時(shí)地收集齊全公文進(jìn)行歸檔整理，是國(guó)企檔案工作必不可少的一部分。當(dāng)今，檔案電子化風(fēng)起云涌。檔案電子化包括歸檔、整理、保管、借閱等各方面的工作。如何使國(guó)企公文電子化歸檔既效率高速又保證安全不散失，這是檔案歸檔電子化工作的一個(gè)重要課題。國(guó)企公文的電子化自動(dòng)歸檔工作可以通過(guò)國(guó)企公文檔案的電子化管理系統(tǒng)和與之接口的OA系統(tǒng)來(lái)完成。國(guó)企檔案電子化自動(dòng)歸檔管理系統(tǒng)和與之銜接的OA系統(tǒng)，都應(yīng)該通過(guò)相應(yīng)的涉密等級(jí)的保密測(cè)評(píng)和保密認(rèn)證。國(guó)企檔案電子化歸檔全過(guò)程都應(yīng)處于人員安全控制和技術(shù)安全控制環(huán)境之內(nèi)。

1 存在的問(wèn)題

1.1 網(wǎng)絡(luò)歸檔環(huán)節(jié)受阻 效率低且易散失

國(guó)企公文分外來(lái)公文和內(nèi)部公文。國(guó)企公文歸檔、整理的量一般比較大，時(shí)間較長(zhǎng)，效率需要快速提高。公文電子化網(wǎng)絡(luò)歸檔是國(guó)企檔案電子化歸檔的重要組成部分。由于存在歸檔時(shí)滯，在一定程度上，存在電子公文散失的安全隱患。電子公文通過(guò)電子公文流程流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)承辦的中間環(huán)節(jié)比較多，一般是經(jīng)過(guò)傳閱、承辦、辦結(jié)后最終才歸檔的。見(jiàn)圖1。

圖1 電子公文的承辦傳閱歸檔圖

目前，對(duì)于重要的文件，我國(guó)尚存在紙介質(zhì)文件和電子文件同時(shí)保存的雙套制。實(shí)際工作中，高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常由于長(zhǎng)時(shí)間出差或大量會(huì)議等原因，沒(méi)有時(shí)間及時(shí)地將每一份電子公文都閱覽完畢、辦結(jié)，導(dǎo)致部分需歸檔的較重要的電子公文無(wú)法及時(shí)流轉(zhuǎn)到“歸檔”這一環(huán)節(jié)，使得公文電子化歸檔工作效率低且有時(shí)近乎停滯。電子公文理論上是能流轉(zhuǎn)到“歸檔”環(huán)節(jié)的，但實(shí)際上電子公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中經(jīng)常停滯，經(jīng)常到不了歸檔環(huán)節(jié)。如果按圖1的流程，檔案部門靜等所有電子公文傳閱、辦結(jié)后的自動(dòng)歸檔，則有部分從電子渠道自動(dòng)接收的公文無(wú)法及時(shí)電子化歸檔。隨著時(shí)間的流逝，會(huì)造成部分較重要電子公文散失的安全問(wèn)題。

1.2 未有效審核校驗(yàn) 歸檔數(shù)量不全

因?yàn)闄n案電子化管理程序系統(tǒng)是由人的大腦思維開(kāi)發(fā)的，總有BUG的存在。實(shí)際工作中，電子公文歸檔會(huì)有數(shù)量不齊全的現(xiàn)象產(chǎn)生。歸檔的電子公文在一定程度上，不一定能自動(dòng)地歸檔齊全，存在有某些電子公文無(wú)法自動(dòng)地齊全地完成歸檔的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題會(huì)造成某些電子公文散失，而檔案人員又不知曉。等發(fā)覺(jué)后，再想辦法找回那些電子公文，費(fèi)時(shí)，費(fèi)事，甚至有些電子公文無(wú)法找回。

1.3 未完善開(kāi)發(fā)元數(shù)據(jù) 歸檔元數(shù)據(jù)不全面

國(guó)際檔案界提出電子文件（檔案）的元數(shù)據(jù)的定義是：“在對(duì)電子文件及其與文件創(chuàng)建和管理有關(guān)的人、過(guò)程和系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)以及為其提供憑證和背景信息的過(guò)程中，有關(guān)文件的管理、利用和文件可理解性的元數(shù)據(jù)”。[1]電子文件的元數(shù)據(jù)包括信息的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的形式和信息的效用等四個(gè)方面[2]。

有的單位，只注重歸檔電子公文的正文內(nèi)容，忽略了歸檔電子公文的元數(shù)據(jù)。這樣，會(huì)導(dǎo)致電子公文相關(guān)數(shù)據(jù)信息散失的現(xiàn)象，使得電子公文無(wú)法反映其全部的綜合信息，不利于對(duì)電子公文后續(xù)的高效管理，不利于電子公文充分發(fā)揮其綜合價(jià)值的重要效用。在后續(xù)電子公文遷移中遇到技術(shù)障礙時(shí)，某些電子公文數(shù)據(jù)會(huì)因?yàn)樵獢?shù)據(jù)不足，而導(dǎo)致電子公文的綜合信息價(jià)值的損失，遷移后某些數(shù)據(jù)會(huì)失真，不利于安全，且解決電子公文損失問(wèn)題時(shí)，耗時(shí)耗力耗費(fèi)用。

2 對(duì)策

2.1 “傳閱流轉(zhuǎn)”和“自動(dòng)歸檔” 分設(shè)獨(dú)立流程

以往，一般的公文歸檔模板設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)，電子公文要運(yùn)行完畢公文承辦傳閱的全流程，然后再歸檔。這樣，效率低且易散失的問(wèn)題就產(chǎn)生了。對(duì)于電子公文，既要保證電子公文呈閱流程完整，又要確保及時(shí)歸檔、效率高且安全。有一項(xiàng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)措施可以達(dá)到這個(gè)目的：即“傳閱流轉(zhuǎn)”和“自動(dòng)歸檔”分開(kāi)設(shè)計(jì)，分設(shè)獨(dú)立流程。也就是說(shuō)：在檔案電子管理系統(tǒng)程序開(kāi)發(fā)時(shí)，可以分設(shè)兩條獨(dú)立的流程，將電子公文呈閱流轉(zhuǎn)流程和電子化自動(dòng)歸檔流程相對(duì)獨(dú)立地分開(kāi)設(shè)計(jì)。見(jiàn)圖2。這個(gè)措施既可以解決由于承辦傳閱停滯而無(wú)法及時(shí)歸檔，造成部分電子公文可能散失的安全問(wèn)題，又可以解決因歸檔緩慢時(shí)滯造成的電子公文歸檔工作低效，甚至歸檔工作停滯的問(wèn)題。

圖2 電子公文呈閱流轉(zhuǎn)和自動(dòng)歸檔分設(shè)獨(dú)立流程圖

2.2 審核、比對(duì)、校驗(yàn)

實(shí)際工作中，會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案電子化管理系統(tǒng)成功收集到的已歸檔的電子公文數(shù)量不齊全，與實(shí)際需歸檔的電子公文在數(shù)量上有差異。尤其是有少許比較重要的電子公文，因?yàn)橄到y(tǒng)開(kāi)發(fā)等等原因會(huì)接收不到，而檔案員又不知曉。因此，對(duì)于已歸檔的電子公文的數(shù)量需要進(jìn)行核對(duì)、校驗(yàn)。方法一：可以和單位機(jī)要處取得聯(lián)系，獲得每年全年的公文收文明細(xì)電子版。在Excel中，利用Excel自動(dòng)比對(duì)審核。這樣，能快速完成審核、比對(duì)、校驗(yàn)，對(duì)不足的一些電子公文進(jìn)行人工補(bǔ)充。方法二：還可以在檔案電子系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，開(kāi)發(fā)電子系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)功能，設(shè)計(jì)電子系統(tǒng)自動(dòng)將OA接收到的總的外來(lái)電子公文數(shù)目和檔案電子系統(tǒng)已接收到的已歸檔成功的電子公文數(shù)目進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)、校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)差異。

2.3 開(kāi)發(fā)并歸檔完整相關(guān)元數(shù)據(jù)

物理結(jié)構(gòu)、電子文件產(chǎn)生的軟硬件平臺(tái)等技術(shù)信息是在紙質(zhì)環(huán)境中不曾出現(xiàn)過(guò)的，卻是管理電子文件的重要信息。文件的過(guò)程管理復(fù)雜且動(dòng)態(tài)。隨著系統(tǒng)各方面環(huán)境因素的不斷變化，電子公文必然也會(huì)隨之變化，數(shù)據(jù)遷移時(shí)元數(shù)據(jù)能發(fā)揮重要的作用[1]。因此，很有必要開(kāi)發(fā)并歸檔相關(guān)的完整的元數(shù)據(jù)。

在宏觀層面：對(duì)于電子公文歸檔的元數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視并給予足夠的開(kāi)發(fā)經(jīng)費(fèi)支持。在微觀層面：開(kāi)發(fā)電子公文元數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)將元數(shù)據(jù)的完整的類型全面融入到檔案電子化管理系統(tǒng)中，盡量做到元數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)的完整性，即元數(shù)據(jù)應(yīng)涵蓋：管理類元數(shù)據(jù)、應(yīng)用類元數(shù)據(jù)、保管類元數(shù)據(jù)、描繪類元數(shù)據(jù)和技術(shù)類元數(shù)據(jù)[1]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，從上述圖1和圖2可以看出，在公文電子歸檔程序功能模塊開(kāi)發(fā)時(shí)，將公文電子歸檔的流程分開(kāi)獨(dú)立設(shè)計(jì)，避開(kāi)長(zhǎng)時(shí)間的承辦傳閱流轉(zhuǎn)的等待過(guò)程，直接自動(dòng)歸檔，將大大縮短公文電子歸檔的時(shí)間，從而解決電子公文中有部分電子公文由于長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法完成傳閱流轉(zhuǎn)，而造成散失的安全問(wèn)題。開(kāi)發(fā)好元數(shù)據(jù)，管理好元數(shù)據(jù)，將使公文歸檔工作高效且安全，將使檔案綜合信息保持完整不散失。公文電子化歸檔中的電子公文數(shù)量和元數(shù)據(jù)的齊全，可以更有效、更安全、更及時(shí)地發(fā)揮電子公文在國(guó)企工作中作為參謀助手的重要效用。

參考文獻(xiàn)

[1]周耀林、王艷明主編.電子文件管理概論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2016.8：96，326.

[2]朱匯川.論元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽科技，2008.10：41.

作者簡(jiǎn)介

梁旭（1969-），女，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。