蔡麗娜

【摘要】文件工作的質(zhì)量和效率如何直接關(guān)系到黨和國(guó)家各項(xiàng)方針政策的落實(shí)，關(guān)系到工作任務(wù)的順利執(zhí)行。本文試對(duì)當(dāng)下文件工作進(jìn)行分析，認(rèn)清文件工作發(fā)展中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策，以期能夠?yàn)槲募ぷ餍实奶嵘峁├碚撘饬x的探討。

【關(guān)鍵詞】文件工作;現(xiàn)實(shí)問(wèn)題;對(duì)策

人類在長(zhǎng)期的社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐中，逐漸產(chǎn)生了語(yǔ)言。隨著社會(huì)生產(chǎn)的發(fā)展和復(fù)雜化，語(yǔ)言已不能滿足這種發(fā)展的需要，因而產(chǎn)生了文字。文字的出現(xiàn)形成了大量的反映人類活動(dòng)的記錄，從而形成各種管理活動(dòng)中的文件，針對(duì)文件進(jìn)行的管理活動(dòng)也應(yīng)運(yùn)而生。我國(guó)文件工作的發(fā)展源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，在商代就建立了文件工作，也出現(xiàn)了最早的文件工作人員——史官。隨著封建王朝的終結(jié)，新中國(guó)的成立，文件工作也在各種社會(huì)制度的變革中發(fā)展成熟，與此同時(shí)，也暴露出了很多發(fā)展中的問(wèn)題。在新時(shí)代歷史方位下，文件工作的發(fā)展呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)，認(rèn)清當(dāng)下文件工作發(fā)展的現(xiàn)狀，把握新時(shí)代文件工作發(fā)展的規(guī)律，對(duì)于推進(jìn)文件工作的發(fā)展顯得尤為重要。

一、文件工作概述

我國(guó)文件工作發(fā)展歷史悠久，而文件的產(chǎn)生又和文字、階級(jí)以及國(guó)家的產(chǎn)生緊密結(jié)合在一起。要想認(rèn)識(shí)文件工作，就必須充分了解文件以及文件工作的發(fā)展概況。

（一）文件及文件工作。現(xiàn)代社會(huì)，文件的存在是一種普遍的現(xiàn)象，它產(chǎn)生于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中廣泛使用的一種記錄和傳遞信息的工具。由于歷史條件和觀察的角度不同，人們對(duì)于文件的認(rèn)識(shí)也存在著一定的差異，因而對(duì)文件賦予的定義也不相同。文件概念在我國(guó)實(shí)際使用中分為狹義和廣義兩種理解：正在發(fā)揮現(xiàn)行效用的文件，即現(xiàn)行文件，是人們對(duì)于文件的狹義理解。廣義的文件則包含文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程中形成的各種記錄材料。對(duì)于文件工作的概念，也有狹義和廣義兩種理解：狹義的文件工作，主要指機(jī)關(guān)單位里的專職或兼職的文件工作人員所承擔(dān)的技術(shù)性和事務(wù)性工作，包括收文、登記、催辦、整理、保管等工作環(huán)節(jié)。這些工作通過(guò)互相銜接的一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成了機(jī)關(guān)單位工作信息運(yùn)轉(zhuǎn)處理的流程。由此可見(jiàn)，對(duì)于文件工作的范疇理解的不同，對(duì)于它的定義也會(huì)有所不同。

（二）文件工作的發(fā)展歷程。我國(guó)的文件工作產(chǎn)生時(shí)間較早，在商代就建立了文件工作，還有專門的文件工作管理人員——史官。我國(guó)古代社會(huì)的高度發(fā)達(dá)的封建社會(huì)，其文件工作的發(fā)展大致分為兩個(gè)階段：第一是從戰(zhàn)國(guó)后期到南北朝時(shí)期。這一時(shí)期的文件工作缺乏統(tǒng)一的文件工作制度。第二是從隋朝到清朝時(shí)期。這一時(shí)期文件工作高度發(fā)展，建立了一套比較系統(tǒng)和統(tǒng)一的制度，文件工作組織已經(jīng)相當(dāng)完備了。1951年4月，我國(guó)政務(wù)院召開(kāi)會(huì)議，通過(guò)了《公文處理暫行辦法（草案）》等文件，為中華人民共和國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)文件工作奠定了基礎(chǔ)?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行條例》《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》等文件的相繼發(fā)布，進(jìn)一步明確了文件工作的性質(zhì)、重要意義。

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，文件工作中文件的載體發(fā)生了巨大的變化，電子文件正逐步成為記錄信息、傳播信息、保存信息的重要工具。我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)于電子文件研究也經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一，20世紀(jì)80年代末至90年代初。這是電子文件研究的萌芽階段，主要以機(jī)讀文件研究為主。第二，20世紀(jì)90年代初至90年代末。這一階段，對(duì)于電子文件的研究角度越來(lái)越多，最突出的是記憶概念的引入。第三，2000年至今。電子文件研究的方向更加集中，也更多注重與國(guó)外的合作。

總之，我國(guó)文件工作的發(fā)展歷史悠久，與文件本身的發(fā)展密切相關(guān)，結(jié)合不同的社會(huì)制度，又呈現(xiàn)出符合當(dāng)時(shí)社會(huì)制度的發(fā)展特點(diǎn)?？梢哉f(shuō)，文件工作是文件與社會(huì)發(fā)展制度結(jié)合的產(chǎn)物。

二、文件工作中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

文件工作發(fā)展至今，已經(jīng)結(jié)合當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展制度建立了一套完整的文件工作制度，用于指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)中的文件工作。在先進(jìn)生產(chǎn)力的推動(dòng)下，社會(huì)是在不斷發(fā)展進(jìn)步的，而文件工作在不斷優(yōu)化發(fā)展的過(guò)程中也同樣暴露出來(lái)很多現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。

（一）公文如山，會(huì)議如海。長(zhǎng)期以來(lái)，“文山會(huì)?！比缤环N經(jīng)久難治的頑疾困擾和危害著社會(huì)文件工作的發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的原因，主要有以下幾點(diǎn)：第一，受制于政治和經(jīng)濟(jì)體制。我國(guó)處于社會(huì)主義的初級(jí)階段，社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展在一定程度上對(duì)文件工作的發(fā)展起到約束作用。第二，機(jī)構(gòu)設(shè)置冗余。我國(guó)已經(jīng)先后進(jìn)行過(guò)幾次機(jī)構(gòu)的調(diào)整，但還是沒(méi)有從微觀管理的羈絆中解脫出來(lái)，致使文件工作依然停留在依靠會(huì)議推動(dòng)、文件執(zhí)行的狀態(tài)。第三，領(lǐng)導(dǎo)工作方法單一，呈現(xiàn)會(huì)議化、公務(wù)化傾向。領(lǐng)導(dǎo)工作的方法程序化，有問(wèn)題就開(kāi)會(huì)，一開(kāi)會(huì)就發(fā)文，但實(shí)際的情況是會(huì)議的召開(kāi)、文件的發(fā)布對(duì)于問(wèn)題的解決作用不大。由此看出，該現(xiàn)象對(duì)于文件工作的開(kāi)展不利，困擾著文件工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）以文件落實(shí)文件。文件在某種程度上來(lái)講代表的是一種權(quán)利，是一種責(zé)任?，F(xiàn)實(shí)社會(huì)中遇到的很多問(wèn)題都需要依靠文件的權(quán)利效應(yīng)去解決，而事實(shí)上，當(dāng)下很多文件的權(quán)利效應(yīng)受到人為因素的影響正在逐步弱化，最突出的一點(diǎn)就是以文件落實(shí)文件?？茖W(xué)而高效的文件工作制度對(duì)于整個(gè)黨和國(guó)家各項(xiàng)工作有序開(kāi)展意義重大，只有建立起這樣的制度，才能有助于使黨組織和國(guó)家機(jī)構(gòu)上下通達(dá)，左右聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，運(yùn)轉(zhuǎn)自如，有力地推動(dòng)文件工作的開(kāi)展，服務(wù)于黨和國(guó)家的建設(shè)事業(yè)。在文件運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，人是一個(gè)必不可少的構(gòu)成要素，可以說(shuō)，有了文件要流轉(zhuǎn)的對(duì)象，文件的流轉(zhuǎn)才具有現(xiàn)實(shí)意義。然而，在實(shí)際的文件工作中，擬辦人員出于種種原因，并未給出真實(shí)的擬辦意見(jiàn)，對(duì)于文件所承載事項(xiàng)的辦理而言，無(wú)疑是不利的，與此同時(shí)還生成了很多文件，用這些文件去落實(shí)文件。這也許是一種辦公的策略，但對(duì)于實(shí)際文件工作而言，無(wú)疑降低了文件的存在價(jià)值。

（三）有文必檔。在文件工作中，除了文件，不可避免的要提到的一個(gè)名詞就是檔案。檔案來(lái)源于文件，檔案是由文件組成的。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案的質(zhì)量保證和檔案工作水平的發(fā)展，在相當(dāng)程度上依賴于文件的質(zhì)量和文件工作制度的健全，二者之間是相輔相成的關(guān)系。在現(xiàn)實(shí)工作中，二者分別在文件工作的不同階段發(fā)揮著自己應(yīng)有的作用，然而就是在這個(gè)過(guò)程中，人們?yōu)榱朔乐刮募膩G失或者遺漏造成后續(xù)工作的困難，凡是形成的文件都進(jìn)行歸檔，也就是常說(shuō)的“有文必檔”。對(duì)于這一點(diǎn)，給檔案工作造成了很大的困擾。文件的歸檔在一定程度上是文件價(jià)值的延續(xù)，對(duì)于后續(xù)工作而言，能夠起到憑證參考的作用，將有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔是毋庸置疑的，而將一些價(jià)值不大的文件也進(jìn)行歸檔，無(wú)疑會(huì)增加工作量。從某種角度而言，未經(jīng)鑒定的文件歸檔是在逃避責(zé)任。

三、推進(jìn)文件工作的對(duì)策探討

文件工作是機(jī)關(guān)單位中一項(xiàng)重要的日常工作，該工作科學(xué)高效地開(kāi)展對(duì)于工作的開(kāi)展具有推動(dòng)作用，在明確文件工作所遇到的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題后，要針對(duì)性進(jìn)行整改，提出有效的措施，確保文件工作的有序高效開(kāi)展。

（一）精兵簡(jiǎn)政，提高工作效率。精兵簡(jiǎn)政是解決政出多門的有效措施，也是精文減會(huì)的前提和基礎(chǔ)。通過(guò)精兵簡(jiǎn)政就可以大大轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)，改進(jìn)工作方法和管理方式，從而達(dá)到遏制“文山會(huì)海”的目的。其次，管理制度的規(guī)范制訂尤為重要。各級(jí)政府及各有關(guān)部門要結(jié)合本地、本部門的實(shí)際情況出臺(tái)一些針對(duì)性較強(qiáng)的地方性法規(guī)。最后，解決該現(xiàn)象的關(guān)鍵要從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)抓起，從領(lǐng)導(dǎo)自身做起。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各主管部門領(lǐng)導(dǎo)在遏制“文山會(huì)?！钡倪^(guò)程中要起到帶頭作用，以實(shí)際行動(dòng)推進(jìn)文件工作效率開(kāi)展。這樣不僅節(jié)約了寶貴時(shí)間，提高會(huì)議效率，更重要的是培養(yǎng)了員工的實(shí)干精神。

（二）明確責(zé)任，切實(shí)落實(shí)文件。文件作為國(guó)家管理的書(shū)面工具，必須要切實(shí)履行其職責(zé)，為國(guó)家的社會(huì)管理作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。文件的管理職責(zé)受流轉(zhuǎn)對(duì)象的影響，會(huì)出現(xiàn)文件落實(shí)不到位或者以文件落實(shí)文件的情況，這對(duì)于國(guó)家的管理是不利的。作為文件流轉(zhuǎn)中的重要一環(huán)，各擬辦機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，明確責(zé)任，不推諉，切實(shí)就文件需要辦理的事項(xiàng)提出可操作性的擬辦意見(jiàn)，提高文件擬辦效率。只有明確責(zé)任，提高擬辦意見(jiàn)的質(zhì)量，才能有效的提高文件工作的效率，切實(shí)發(fā)揮文件工作的管理職能。

（三）強(qiáng)化鑒定，延續(xù)文件價(jià)值。文件是檔案的前身，當(dāng)文件完成流轉(zhuǎn)時(shí)通過(guò)歸檔以檔案的形式繼續(xù)延續(xù)自己的價(jià)值。當(dāng)下文件工作中，很多工作人員為了逃避責(zé)任，減輕工作量，弱化了文件歸檔時(shí)的鑒定工作，凡是產(chǎn)生的文件都進(jìn)行歸檔，這給后期的檔案管理工作帶來(lái)了很多的不便。隨著時(shí)代的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件的歸檔工作受其影響更加明顯，導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)產(chǎn)生。面對(duì)這樣的現(xiàn)狀，文件工作人員應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)新環(huán)境、學(xué)習(xí)新知識(shí)、運(yùn)用新技術(shù)、掌握新技能、創(chuàng)造新方法、解決新問(wèn)題，強(qiáng)化文件鑒定工作，從文件管理的角度完成文件的歸檔，確保有價(jià)值的文件能夠在今后的文件工作中繼續(xù)以檔案的形式發(fā)揮自己的價(jià)值，為文件工作的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的加速發(fā)展，信息傳播速度和信息傳播數(shù)量都空前增加，也使得文件及文件工作日趨復(fù)雜。作為新時(shí)代的文件工作人員，應(yīng)了解新時(shí)代文件工作的特點(diǎn)，認(rèn)清文件工作的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，把握文件工作的新規(guī)律，運(yùn)用新的科技和理念來(lái)開(kāi)展新時(shí)代的文件工作，促進(jìn)文件工作在新時(shí)代順利推進(jìn)，確保黨和國(guó)家的文件管理工作不斷向前發(fā)展。

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