研究所合同管理內(nèi)部控制策略分析

譚荔 肖劍欽 黃曉云

【摘 要】隨著及現(xiàn)代經(jīng)濟生活的發(fā)展，合同在單位內(nèi)部控制管理中的作用日益明顯，但是很多單位對合同管理仍然沒有引起經(jīng)辦部門及管理部門的足夠重視，這樣在合同的履行過程中會給單位帶來巨大的損失，本文通過所在單位合同管理存在問題，分析合同管理各環(huán)節(jié)的主要風險點，提出加強單位合同管理重要性及策略。

【關(guān)鍵詞】合同管理；內(nèi)部控制；風險

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展，任何企業(yè)想要不斷茁壯成長必須依靠完善的內(nèi)部控制管理制度，企業(yè)內(nèi)部控制是以管理制度為基礎(chǔ)，以防范風險、有效監(jiān)管為目的，通過建立過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點和以流程形式直觀表達由生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。合同作為內(nèi)部控制制度中的環(huán)節(jié)之一，對于規(guī)范、約束市場主體交易行為，維護市場秩序，優(yōu)化企業(yè)資源配置，防范單位經(jīng)濟行為風險，實現(xiàn)內(nèi)部控制目標具有重要作用。

一、合同管理控制的目標

1、優(yōu)化合同管理流程

合同管理從洽談—簽訂—履行—變更—終結(jié)—歸檔是一個動態(tài)的過程，合同履行依靠研究所各個經(jīng)辦部門和相關(guān)職能部門互相配合來完成的，經(jīng)辦部門負責合同的策劃、調(diào)查、談判，擬定合同文本；審計部門負責合同文本的審核，辦公室負責合同簽署是否經(jīng)過內(nèi)部流程審核及合同歸檔，財務(wù)部負責合同履行的監(jiān)督職責，合同管理有利于明確各部門職責分工，形成合同管理的考核與責任追究制度，完善研究所內(nèi)部控制制度。

2、降低經(jīng)營風險

合同管理的風險主要在合同的履行階段，在合同管理流程過程中，合同準備階段也尤為重要，合同管理的目標就是“未雨綢繆”，做到事前控制，通過合同條款的明確保證研究所的利益，降低經(jīng)營的風險。

3、推動研究所規(guī)范管理，提高工作效率

合同管理作為研究所日常管理的重要內(nèi)容，規(guī)范的合同管理可以促進相關(guān)管理水平的持續(xù)提高，為研究所的事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的運營環(huán)境。

二、日常合同管理中存在的主要風險點

1、合同簽訂前期存在的風險點

（1）忽略合同主體資格、信用狀況審查：經(jīng)辦部門應該對合同主體的民事行為能力等進行摸底調(diào)查，防止無效合同的簽訂或引發(fā)其他潛在的風險；（2）初步確定合同主體進入合同談判階段后，需要技術(shù)、法律知識的支撐才能保證研究所的利益，研究所由于科研需要采購進口專業(yè)設(shè)備，單價高、技術(shù)參數(shù)要求超過普通設(shè)備，在合同談判階段需要經(jīng)驗豐富的科研人員參與磋商合同條款，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責任。（3）在合同擬定環(huán)節(jié)容易存在合同內(nèi)容不完整，表述不準確、存在重大疏漏，有意存在拆分合同，規(guī)避合同管理規(guī)定的行為，另外需要上報國家有關(guān)主管部門備案的合同需要及時履行相應程序。

2、合同簽署環(huán)節(jié)存在的風險

（1）合同文本擬定后在審核過程中存在由于審核人員專業(yè)素質(zhì)等原因未能及時發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當條款；合同經(jīng)辦人員未按照審核人員提出的改進意見修改合同條款，導致合同條款中的不當條款沒有被糾正。（2）合同簽訂時應注意合同的印章、有無超越權(quán)限簽訂合同、手續(xù)是否齊全，相關(guān)部門簽訂合同后是否妥善保存，防止合同泄露的風險。

3、合同履行環(huán)節(jié)存在的風險

合同簽訂后，合同當事人雙方需按照合同的目的和交易習慣履行通知、保密等義務(wù)。在履行環(huán)節(jié)存在不按合同條款履行約定的義務(wù)、由于合同條款中存在未明確事項并沒有及時作補充協(xié)議導致合同無法正常繼續(xù)履行；在履行過程中未能及時發(fā)現(xiàn)導致研究所利益受損的情況，并采取有效措施降低風險。

4、合同結(jié)算環(huán)節(jié)存在的風險

財務(wù)部門作為合同結(jié)算環(huán)節(jié)的監(jiān)督部門，既要對合同的簽訂進行審查，也要對合同的執(zhí)行進行監(jiān)督。在該環(huán)節(jié)存在違反合同條款，為按照約定的付款方式進行支付，經(jīng)辦部門疏于管理，不能技術(shù)催收到期的合同款項等情況。

5、合同的歸檔管理

辦公室作為合同歸檔管理部門，負責合同審核蓋章、編號、整理及歸檔工作，應建立與研究所相適應的合同登記管理制度，平時合同的借閱嚴格按照檔案管理制度執(zhí)行，對合同簽署、登記、履行、結(jié)算及變更都要進行合同登記，避免合同檔案不全、合同泄密的情況發(fā)生。

三、合同管理風險點的內(nèi)部控制措施

1、加強相關(guān)人員對合同管理的認識，健全合同管理機構(gòu)及制度

合同管理涉及研究所所有部門，相關(guān)人員要充分認識合同管理的重要性，建立專業(yè)的合同管理部門如法律部門作為合同的歸口管理部門，引進專業(yè)的合同管理人員，負責制度研究所合同管理制度，審核合同條款，管理合同標準文本及合同專用章，定期或不定期的檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)和漏洞，采取相應的控制措施，促進合同的有效履行，保證研究所的事業(yè)發(fā)展。

2、合同調(diào)查、談判環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點

（1）經(jīng)辦部門組織合同管理部門對合同主體的身份證明文件如資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等的真實性和合法性進行核實；對于合同金額較大的需查閱合同主體經(jīng)第三方審定的財務(wù)報告分析其償債能力、營運能力及盈利能力，評估其財務(wù)風險，并在履行過程中關(guān)注合同主體的經(jīng)營狀況，建立對方的商業(yè)信用檔案，及時了解商業(yè)信譽及履約能力。

（2）在合同談判環(huán)節(jié)，應充分研究國家法律、法規(guī)，同類產(chǎn)品的市場價格等信息，制定談判的策略；對于專業(yè)技術(shù)較強、法律關(guān)系復雜的合同，應組織技術(shù)、財務(wù)、法律部門人員或者聘請外部專家組成談判小組，充分發(fā)揮團隊優(yōu)勢，總結(jié)經(jīng)驗，研究下一步的策略。在談判環(huán)節(jié)還應重點關(guān)注合同的商務(wù)條款部分，涉及合同標的的數(shù)量、質(zhì)量及技術(shù)標準、期限、合同價格的確定方式及付款方式、違約責任及解決爭議的方式。

3、合同文本擬定環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點

合同審查需判斷合同的訂立與完成生產(chǎn)經(jīng)營計劃有關(guān)或者有項目立項書，對于國家和行業(yè)有合同范本的可以優(yōu)先選用，但可以根據(jù)研究所實際情況制定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的條款；通過研究所內(nèi)部控制授權(quán)審批及歸口管理制度，嚴格合同的管理，防止通過拆分等方式規(guī)避招投標的做法。對于合同中的“其他約定事項”等補充填寫的項目如不存在需注明“無其他約定事項”，防止合同與簽訂時不一致。

4、合同審核及簽署環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點

（1）管理部門對合同審核的重點應在文本的合法性、可行性和經(jīng)濟性，合法性包括合同主體、內(nèi)容、形式是否合法，合同權(quán)利、義務(wù)是否合理，違約責任和解決爭議的條款是否清晰；對于重大事項的合同應建立會審制度，組織財務(wù)、審計、業(yè)務(wù)部門及進行審核并做好參會記錄，各職能部門應認真履行職責。

（2）合同的簽署需要法定代表人或授權(quán)代理人簽名并加蓋印章，授權(quán)簽署的需要簽署授權(quán)委托書方能生效；合同專用章應由專人保管，經(jīng)法定代表人簽字或授權(quán)委托人簽字后方能加蓋合同專用章及騎縫章。

5、合同履行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點

（1）強化合同履行效果分析及檢查

為保證合同管理工作的程序化，建議建立合同文檔系統(tǒng)，由經(jīng)辦人員輸入合同的相關(guān)信息，辦公室負責審核內(nèi)部審核流程并加蓋公章，財務(wù)部門在履行合同時實時更新合同履行狀態(tài)，督促各方積極配合，確保合同的有效履行。

（2）及時補充、變更甚至解除合同

在合同履行中對于原合同沒有約定或約定不明確的部分需雙反協(xié)商達成一致簽署補充協(xié)議；因國家政策或市場變化等客觀因素導致經(jīng)濟利益受損的，合同雙方當事人應及時辦理合同的變更或解除。

（3）財務(wù)部門嚴格按照合同支付條款辦理款項的支付，對不符合履約條款的財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時向負責人報告。

6、合同登記、歸檔管理

（1）充分利用信息化工具，建立合同文本統(tǒng)一編號和分類，防止合同文本的丟失，定期對合同進行統(tǒng)計和歸檔，詳細記錄合同訂立、履行及終結(jié)的手續(xù)，實行合同的全過程封閉管理。

（2）規(guī)范合同管理人員的職責，明確合同借閱和歸還的審批程序和職責權(quán)限，加強合同信息的保密工作，防止合同中涉及國家和研究所的商業(yè)機密的泄露。

合同作為研究所履行權(quán)利和義務(wù)的重要依據(jù)，是風險管理的主要載體，研究所應定期對重大合同的履行情況進行分析評估，及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足并加以改正。

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