信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化分析

龍海英

【摘 要】在大數(shù)據(jù)時代的影響下，互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)發(fā)展迅速，信息技術(shù)迅猛崛起并廣泛應(yīng)用于各大行業(yè)中。在信息化背景下建立并完善事業(yè)單位會計檔案管理體系，利用信息化優(yōu)勢，將事業(yè)單位會計檔案歸納整理，實現(xiàn)檔案管理的精確可查。但是由于各種原因，事業(yè)單位會計檔案在管理中存在各種各樣的問題，這些問題影響著會計檔案管理水平的進一步提高，直接影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。本文將圍繞信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化進行分析。

【關(guān)鍵詞】信息化背景；事業(yè)單位會計檔案管理；問題；優(yōu)化分析

事業(yè)單位會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，在事業(yè)單位檔案管理工作中占據(jù)重要地位。事業(yè)單位會計檔案涵括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等會計核算資料，在事業(yè)單位經(jīng)濟活動追溯中發(fā)揮重要作用，賦予事業(yè)單位經(jīng)濟往來可追查性。下面，筆者將針對事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化方法進行分析。

一、事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理質(zhì)量低

會計檔案管理中類目繁多、系統(tǒng)龐雜，對檔案管理人員質(zhì)量水平要求高，但是目前的事業(yè)單位檔案管理中，幾乎沒有專職的會計檔案管理人員，只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。極大多數(shù)事業(yè)單位會計檔案管理人員由會計人員兼管，會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗。其專業(yè)知識不到位，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，無法有效解決會計檔案管理中出現(xiàn)的問題，導致事業(yè)單位會計檔案管理質(zhì)量低，在事業(yè)單位經(jīng)濟活動往來賬目追查中得不到良好的檔案信息支撐與保障。

（二）事業(yè)單位會計檔案資料收集不全

會計檔案是企事業(yè)單位和機關(guān)團體在經(jīng)濟管理和各項會計核算中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備考的會計賬薄、會計憑證、會計報表等會計核算資料，以及實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、光盤和計算機打印出來的會計賬簿、記賬憑證、會計報表等。長期以來，有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性，同時也影響到了整個單位的檔案管理工作。

（三）對事業(yè)單位會計檔案管理關(guān)注度低

事業(yè)單位領(lǐng)導階層對單位會計檔案管理的重要性認識不足，僅僅關(guān)注會計業(yè)務(wù)管理，而不注重會計檔案管理，對事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)付處理，未能針對事業(yè)單位檔案管理制定相應(yīng)制度，缺乏對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓，對事業(yè)單位會計檔案管理重視度不足，直接影響了會計檔案管理的質(zhì)量，導致后續(xù)工作中無法有效利用會計檔案管理。

（四）事業(yè)單位會計檔案管理松散

事業(yè)單位會計檔案是影響事業(yè)單位經(jīng)濟往來情況的直接因素之一，檔案管理人員理應(yīng)擔當起會計檔案管理的重任。會計檔案管理分為原始紙質(zhì)檔案與電子檔案兩個大類，由于事業(yè)單位會計檔案管理松散，管理制度不夠嚴謹，導致會計檔案管理人員數(shù)據(jù)清點不及時、對原始紙質(zhì)檔案的管理不到位、未能嚴格核查原始紙質(zhì)檔案與電子檔案及考察原始紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)性，導致事業(yè)單位會計檔案管理工作質(zhì)量低，會計檔案的嚴密性與及時更新性得不到保障，造成后期工作的會計檔案利用率低。

（五）電子檔案管理缺位

隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經(jīng)成為財務(wù)會計檔案的重要組成部分。軟件安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報表等等。由于財務(wù)工作人員不是專業(yè)的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護、數(shù)據(jù)的保護等工作的重要性認識不夠，認為數(shù)據(jù)都在計算機上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災(zāi)害（雷電等）等因素受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補。

二、如何實現(xiàn)信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理優(yōu)化改進

（一）加強對事業(yè)單位會計檔案管理人員的信息化知識培育

會計檔案管理人員是最直接接觸事業(yè)單位經(jīng)濟活動信息的群體，對信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理水平提升產(chǎn)生巨大影響，為取得最佳的事業(yè)單位會計檔案管理效果，必須加強對檔案管理人員的信息化知識培育。同時，要加強對檔案管理人員的信息化技術(shù)知識考核，設(shè)置年審制度。通過對事業(yè)單位會計檔案管理人員的信息化知識培育，加快信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理體系建設(shè)改進速度，有效實現(xiàn)信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理優(yōu)化。

（二）構(gòu)建高度成熟的信息化事業(yè)單位會計檔案管理體系

順應(yīng)信息化時代高速發(fā)展的影響，構(gòu)建高度成熟的信息化事業(yè)單位會計檔案體系，發(fā)揮信息化時代的獨特優(yōu)勢勢在必行。例如，事業(yè)單位檔案管理相關(guān)部門可成立專門的會計檔案信息記錄小組，利用會計檔案信息管理小組的數(shù)據(jù)反饋作為信息化事業(yè)單位會計檔案管理體系建立依據(jù)。同時，有效利用高科技信息化技術(shù)設(shè)備，建立起高度成熟化的、具有信息化特點的事業(yè)單位會計檔案管理系統(tǒng)，建立“關(guān)鍵詞查詢”系統(tǒng)，相關(guān)工作人員在需要查詢會計檔案時，可通過關(guān)鍵詞一鍵查詢到所需信息。利用高度成熟的信息化事業(yè)單位會計檔案管理體系，提高了會計檔案管理的工作效率，減少不必要的時間浪費，實現(xiàn)基于信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化。

（三）重視信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理保密工作

在信息化浪潮沖擊下，事業(yè)單位會計檔案管理工作實現(xiàn)高新信息技術(shù)設(shè)備的利用，信息化背景下建立事業(yè)單位會計檔案管理，有其優(yōu)勢所在，同時也有其需要加強注意的地方。在開放性的信息化網(wǎng)絡(luò)下，事業(yè)單位會計檔案管理存在一定的安全問題。會計檔案隱私得不到保障，容易造成事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟活動信息暴露，信息化事業(yè)單位檔案管理建設(shè)信任度大大降低。為解決信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理中存在的這一問題，必須加強對事業(yè)單位會計檔案管理體系的重視程度。首先事業(yè)單位會計檔案管理原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到信息化系統(tǒng)中的保密工作，檔案管理相關(guān)工作人員要堅定工作保密原則，堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重保護，在轉(zhuǎn)錄工作核對完成后及時銷毀特殊文件，對電子檔案進行加密。其次是信息化事業(yè)單位會計檔案管理的防火墻建設(shè)，由于信息化會計檔案管理處于一個開放化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，存在不法分子利用黑客技術(shù)，破壞信息化事業(yè)單位會計檔案管理系統(tǒng)，造成檔案泄露，為彌補這一漏洞，事業(yè)單位相關(guān)部門要加強系統(tǒng)防火墻建設(shè)，聘用具有相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防護知識的相關(guān)人員，加固事業(yè)單位會計檔案管理信息化系統(tǒng)防火墻，防止檔案泄露情況出現(xiàn)，有效優(yōu)化信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理。

三、總結(jié)

事業(yè)單位會計檔案管理有其獨特優(yōu)點，在事業(yè)單位會計檔案管理工作的實際進行中，要緊抓事業(yè)單位會計檔案管理特點，深入了解事業(yè)單位經(jīng)濟活動，以此為依據(jù)建立起適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的、高質(zhì)量、高水平的會計檔案管理體系，利用嚴謹?shù)臋n案管理制度規(guī)范事業(yè)檔案會計檔案管理。

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