李小毅

摘 要：伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境的變遷，我國(guó)婚姻法律制度的不斷完善，婚姻登記材料、登記信息顯得尤為重要，具有難以估量的信息參考價(jià)值以及信息使用價(jià)值?，F(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制、管理內(nèi)容以及管理方法，對(duì)婚姻登記檔案管理工作提出了新的建設(shè)要求，智能化管理、信息化管理和數(shù)字化管理成為一種管理趨勢(shì)。本文主要探討婚姻登記檔案與現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)的融合方式以及融合路徑，希望能夠?yàn)榛橐龅怯洐C(jī)關(guān)相關(guān)工作部門提供理論借鑒，推動(dòng)婚姻檔案管理工作走向現(xiàn)代化、信息化和科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：信息化；婚姻登記；管理；數(shù)字化

1 婚姻登記檔案信息化管理的概念和特點(diǎn)

1.1 婚姻登記檔案信息化管理的概念

婚姻登記檔案信息化管理主要是指檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)、現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)等軟硬件設(shè)施對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行管理的一種新型模式[1]。在信息科技時(shí)代，信息科技對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了長(zhǎng)久、深遠(yuǎn)的影響，改變了社會(huì)個(gè)體的工作思維和工作方式，加快了行業(yè)變革以及產(chǎn)業(yè)變革。具體到婚姻登記檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，意味著信息資源的載體不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，而是表現(xiàn)為數(shù)字化、電子化的形式，縮短了婚姻登記檔案管理的許多中間環(huán)節(jié)，減少了婚姻登記機(jī)關(guān)在檔案管理領(lǐng)域的人力、物力和財(cái)力開支。

1.2 婚姻登記檔案信息化管理的特點(diǎn)

相較于傳統(tǒng)的婚姻登記檔案管理模式，信息化管理具有以下特點(diǎn)：第一，技術(shù)性?；橐龅怯洐n案信息化管理的核心是數(shù)字化信息技術(shù)。檔案管理人員需要通過(guò)數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)字檔案上傳至計(jì)算機(jī)終端或者互聯(lián)網(wǎng)終端，有效提升管理效能。第二，智能性?；橐龅怯洐n案歸口管理人員在檔案管理系統(tǒng)上對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行歸檔、利用，可以縮短不必要的中間管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)“一站式”管理和“智能化”管理。第三，網(wǎng)絡(luò)性?；橐龅怯洐n案管理人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)終端來(lái)搜集相關(guān)的檔案材料，確?；橐龅怯洐n案的完整性，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)終端來(lái)傳輸相關(guān)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案資源利用效率的最大化。第四，成本節(jié)約性。雖然婚姻登記檔案信息化管理在前期的投入較大，但是在后期則可以取得較為顯著的成績(jī)。婚姻登記機(jī)關(guān)前期主要是將檔案經(jīng)費(fèi)花費(fèi)在計(jì)算機(jī)采購(gòu)、檔案管理系統(tǒng)采購(gòu)、數(shù)字化信息技術(shù)采購(gòu)等軟硬件設(shè)施采購(gòu)層面，后期則主要是將經(jīng)費(fèi)花費(fèi)在技術(shù)維修更新層面。同時(shí)，由于工作人員檔案管理壓力得以縮減，許多手工操作被電子化系統(tǒng)所代替，這就意味著婚姻登記機(jī)關(guān)能夠節(jié)約在人力資源管理領(lǐng)域的成本。

2 婚姻登記檔案信息化管理的方法

2.1 規(guī)范性管理方法

信息化環(huán)境中，婚姻登記檔案中的信息資源以數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)婚姻登記檔案的分類管理與統(tǒng)一管理，婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)以及管理標(biāo)準(zhǔn)。一是明確數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)圖片檔案、聲像檔案、視頻檔案、文字檔案的特點(diǎn)，規(guī)定不同的格式標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)于文字檔案，可以采用PDF格式，保證檔案清晰度的同時(shí)，防止檔案被無(wú)意中更改。對(duì)于圖片檔案，則可以采用jpg格式，確保圖片清晰度的同時(shí)，減少圖片檔案所占用的計(jì)算機(jī)空間。二是明確管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化婚姻登記檔案的各個(gè)管理流程，實(shí)現(xiàn)人崗匹配，加快責(zé)任落實(shí)。同時(shí)，明確管理標(biāo)準(zhǔn)可以更好地發(fā)現(xiàn)婚姻登記檔案信息化管理過(guò)車中存在的問(wèn)題并加以改進(jìn)，

2.2 科學(xué)化管理方法

信息化環(huán)境中，婚姻登記檔案管理人員要提升對(duì)各種軟硬設(shè)施的熟悉程度，了解每一種軟硬件設(shè)施的性能后，根據(jù)軟硬件設(shè)施的特點(diǎn)，綜合利用多種軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[2]。一方面，婚姻登記檔案管理人員要熟練的操控電子掃描儀、復(fù)印打印一體機(jī)、計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)，把好檔案管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量建設(shè)，全面提升單位整體管理水平。另一方面，婚姻登記檔案管理人員要充分發(fā)揮創(chuàng)造意識(shí)，創(chuàng)造性的使用區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)庫(kù)、云計(jì)算、云儲(chǔ)存、大數(shù)據(jù)等數(shù)字化信息技術(shù)，尋找信息技術(shù)與婚姻登記檔案管理工作的契合點(diǎn)，推動(dòng)檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)。

3 婚姻登記檔案信息化管理的創(chuàng)新

3.1 充分利用云儲(chǔ)存技術(shù)，構(gòu)建婚姻登記檔案共享機(jī)制

現(xiàn)階段，我國(guó)正在大力開展國(guó)家政務(wù)信息化工作。為此，婚姻登記機(jī)關(guān)可以加強(qiáng)與檔案館、人民法院、社區(qū)、公安戶籍管理部門的聯(lián)系，共同搭建婚姻登記檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)互利共贏。例如，公安戶籍管理部門關(guān)于男女雙方的戶籍信息、人民法院對(duì)婚姻訴訟案件作出的相關(guān)判決、社區(qū)對(duì)于男女雙方基本情況等信息資源都可以成為可供共享的數(shù)據(jù)資源。第一，婚姻登記機(jī)關(guān)以及其他單位通過(guò)購(gòu)買相關(guān)的云儲(chǔ)存終端，將相關(guān)的信息資料上傳至云儲(chǔ)存終端。第二，各個(gè)單位根據(jù)本單位檔案管理工作需要，在云儲(chǔ)存終端上下載相關(guān)的信息資源，進(jìn)而豐富本單位婚姻登記檔案內(nèi)容。通過(guò)信息資源的整合利用，可以充分發(fā)揮婚姻登記信息的最大價(jià)值，切實(shí)滿足各個(gè)單位對(duì)于不同類型婚姻登記信息的需求，打造跨部門檔案共享機(jī)制，確保最大的效益和最高的效率。

3.2 創(chuàng)新便民查詢服務(wù)，彰顯婚姻登記檔案的功能

男女雙方對(duì)于與本人婚姻相關(guān)的婚姻登記信息具有查詢權(quán)和了解權(quán)。從高效便民的視角來(lái)看，婚姻登記機(jī)關(guān)可以延伸檔案服務(wù)領(lǐng)域，為檔案需求主體提供更為準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案檢索服務(wù)以及檔案查詢服務(wù)。為此，婚姻登記機(jī)關(guān)可以在微信終端開發(fā)“檔案查詢公眾號(hào)”平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)與單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的互通有無(wú)，實(shí)現(xiàn)信息資源的實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)下載以及實(shí)時(shí)查閱。檔案需求主體只需要填寫相關(guān)的身份證明信息，就可以被微信公眾號(hào)上的系統(tǒng)所識(shí)別，進(jìn)而在公眾號(hào)平臺(tái)上查詢到自身相關(guān)信息。

3.3 以數(shù)字化信息技術(shù)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)婚姻登記檔案保密工作

婚姻登記檔案具有很強(qiáng)的隱私性，檔案內(nèi)容很多個(gè)人基本情況以及家庭信息都屬于個(gè)人隱私的范疇，受到我國(guó)法律的保護(hù)?；橐龅怯洐C(jī)關(guān)作為婚姻登記檔案的管理機(jī)關(guān)，在開展信息化建設(shè)工作過(guò)程中，有必要將數(shù)字化信息技術(shù)融入到婚姻登記檔案保密工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保相關(guān)主體的隱私不會(huì)被不法份子所竊取、泄露。為此，婚姻登記機(jī)關(guān)可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)封閉化的內(nèi)網(wǎng)管理，確保信息資源以及檔案流動(dòng)的穩(wěn)定性和安全性，防止被外來(lái)病毒程序所攻擊。除此之外，婚姻登記機(jī)關(guān)可以建立“內(nèi)外有別”的網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制，通過(guò)內(nèi)網(wǎng)對(duì)內(nèi)部檔案資源進(jìn)行管理的同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)外部檔案?jìng)鬏?。在互?lián)網(wǎng)環(huán)境中傳輸信息資源以及檔案時(shí)，需要通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限、數(shù)字水印以及文件加密技術(shù)來(lái)進(jìn)一步增強(qiáng)婚姻登記檔案管理工作的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

近些年來(lái)，大量地區(qū)婚姻登記機(jī)關(guān)逐步將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，一定程度上降低了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，增強(qiáng)了婚姻登記檔案管理工作的實(shí)效性。然而，現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用時(shí)間不長(zhǎng)，加之缺乏實(shí)踐模型和理論參考，使得數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)有的價(jià)值沒(méi)有得到完全發(fā)揮，制約了婚姻登記檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展，影響了婚姻登記機(jī)關(guān)的整體工作質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案信息化管理，不僅需要優(yōu)化檔案管理的軟硬件設(shè)施，更需要提升婚姻登記檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，引進(jìn)新型數(shù)字化新型技術(shù)。未來(lái)區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、檔案微縮技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，勢(shì)必會(huì)進(jìn)一步激起檔案管理領(lǐng)域的變革。為此，婚姻登記機(jī)關(guān)必須要適時(shí)調(diào)整工作方向和工作重點(diǎn)，迎接新時(shí)期的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

參考文獻(xiàn)

[1]于淼.怎樣提升婚姻登記檔案管理工作水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：103.

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