淺談新形勢下人事檔案管理工作存在的問題與對策

馬榮

摘 要：干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分。本文針對機(jī)關(guān)單位干部人事檔案工作存在的問題，分析探討人事檔案管理工作的方法，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，更好的服務(wù)廣大群眾，服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；存在問題；對策

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。是黨的重要執(zhí)政資源。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1）對人事檔案重要性認(rèn)識不足。在思想上對人事檔案工作不重視，認(rèn)識不深刻。把人事檔案管理簡單化、片面化，主管認(rèn)為人事檔案管理就是干部職工人事資料的堆積保管，認(rèn)為歸不歸檔不要緊，只要利用時能夠找到就可以。由于思想認(rèn)識不深刻，在材料的收集過程中斷斷續(xù)續(xù)，時有時無，想起來就收集，想不起來就不收集，別人交來了，就接收，別人不交，就不會主動索要，工作不積極、不主動，以致材料收集的不齊全、不完整。更有甚者，收集的人事檔案材料隨便堆放，長期不歸檔、不補充、不完善，致使許多寶貴的材料在需要提供利用時都無法找到，降低了人事檔案的利用價值。

2）檔案管理能力水平有待提升。新條例出臺以前，大部分機(jī)關(guān)單位都是黨政辦（人事部門）的工作人員兼職管理人事檔案，這些人員當(dāng)中，大多不是檔案或文秘專業(yè)畢業(yè)，沒有系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)理論知識，沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，操作技能及業(yè)務(wù)水平難于勝任檔案管理工作，制約了人事檔案的質(zhì)量，削弱了人事檔案的提供利用，影響了單位的干部人事工作。

3）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案裝具不統(tǒng)一、不規(guī)范。部分機(jī)關(guān)單位檔案室的設(shè)計沒有做到三分開，沒有對檔案閱覽的需求進(jìn)行充分的考慮，致使工作人員在瀏覽檔案的過程中，將其內(nèi)部的資料帶出檔案室。部分單位內(nèi)部的電腦同檔案室的電腦混合使用，極易發(fā)生人事檔案資料的信息泄露。有些檔案室設(shè)備設(shè)施簡單，不能達(dá)到防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防盜、防水、防高溫的要求，降低了人事檔案的使用壽命。

4）人事檔案資料覆蓋面有待拓寬。在計劃經(jīng)濟(jì)年代，國家工作人員身份有干部、工人之分，人事檔案管理大多側(cè)重干部檔案的管理，忽視了工勤檔案管理。如履歷表設(shè)置有干部履歷表，但是對于工勤人員而言，并未設(shè)置工勤履歷表，大都采用的是職工登記表，在職工登記表中，對于職工個人以及家庭狀況信息的登記存在一定的疏漏情況。由于工勤人員檔案材料信息收集的不齊全、不完整，影響了檔案的利用，以致工勤人員在涉及政治審查、計算工齡、確定身份（正式工、合同工）、反映技能水平、評聘技術(shù)等級等方面沒有材料或材料不全，影響人事檔案作用的發(fā)揮。

5）檔案氛圍不濃厚。由于對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足，部分檔案管理工作人員對檔案管理工作不夠重視，缺乏工作責(zé)任感、使命感，沒有良好的職業(yè)道德和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，沒有扎實的理論知識和專業(yè)技能，沒有認(rèn)真、細(xì)心、耐心的工作態(tài)度，敷衍塞責(zé)，在工作中存在失位現(xiàn)象，沒有或長期不開展對檔案工作的宣傳，造成領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)心、不重視檔案管理工作，單位內(nèi)部檔案意識薄弱，形成了不利于檔案工作開展的氛。

2 新形勢下人事檔案管理工作對策

1）加強人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與管理。人事檔案具有唯一性和不可彌補性，在檔案管理人員進(jìn)行日常管理時，需要依照條例、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)章制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化開展工作，保障人事檔案的規(guī)范性、完整性。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》、《檔案法》、《保密法》等規(guī)定，制定科學(xué)合理的人事檔案管理制度。建立健全人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員職責(zé)任務(wù)，形成各司其職，各負(fù)其責(zé)的工作機(jī)制，才能做到人事檔案有人負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)工作有人

開展。

2）注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。人事檔案管理工作的開展，具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。因此，就需要檔案管理工作人員具備系統(tǒng)的專業(yè)理論知識，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，敬業(yè)愛崗，有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，在長期面對枯燥乏味的檔案管理工作時，時刻保持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。復(fù)合型人才是搞好檔案工作的基礎(chǔ)條件和保障，是推動人事檔案管理工作上水平、上臺階的根本。在選人用人上，應(yīng)該把政治素質(zhì)高、事業(yè)心強、業(yè)務(wù)好的同志選拔留用到檔案管理工作崗位上，甚至還可以根據(jù)工作需要，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)型人才。如果上述條件達(dá)不到，就應(yīng)該選擇政治過硬，誠實、踏實、勤奮的年輕干部，上崗前加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)檔案管理專業(yè)知識，傳授現(xiàn)代管理的新知識、新成果、新經(jīng)驗，熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。

3）改善人事檔案管理的設(shè)施條件。機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)應(yīng)該達(dá)到維護(hù)檔案安全，保障檔案提供利用的目標(biāo)。維護(hù)檔案的實體安全，必須建立綜合檔案室，檔案實行集中統(tǒng)一管理。按照保障安全、科學(xué)合理、方便實用的原則，科學(xué)配置人事檔案閱覽室、庫房和管理人員的辦公室，三者之間即具有獨立辦公的地方，又保持一定的聯(lián)系。配備專門獨立的電腦等辦公設(shè)備，購置必須的檔案裝具和檔案管理軟件。還可以架設(shè)攝像頭，時刻關(guān)注檔案庫房的物質(zhì)安全。保障人事檔案信息安全，強化檔案管理人員的保密意識，嚴(yán)格要求其遵守保密規(guī)章制度。

4）豐富人事檔案采集項目。從目前的人事檔案管理情況來看，基本上都已經(jīng)將人事檔案紙張進(jìn)行了規(guī)范，摒棄了傳統(tǒng)的16k紙張，采用了A4紙張，將“線裝”改成“夾裝”（將文件材料打孔之后用專門的文件夾夾裝固定），文件存取更加便捷，不僅提高了人事檔案管理規(guī)范化，也提高了效率。從現(xiàn)行的《干部履歷表》來看，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身管理的實際情況，對履歷表進(jìn)行設(shè)計，充分保障人事檔案信息更加具有完善性以及科學(xué)性。在人事檔案信息的收集內(nèi)容上，還應(yīng)該補充完善能夠充分體現(xiàn)出人員去世的信息，例如：將死亡證明等信息資料歸入到相關(guān)的檔案材料中，提高人事檔案中人員信息的科學(xué)性、完整性。

5）注重人事檔案信息化的建設(shè)。隨著信息全球化的發(fā)展，在社會經(jīng)濟(jì)活動中，信息資源在其中占據(jù)十分重要的地位，人事檔案同時也是能夠證明人員成長的關(guān)鍵資源信息，不僅僅是人力資源管理中的重要構(gòu)成，同時還能夠促進(jìn)人事檔案管理信息化以及現(xiàn)代化目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，就需要注重人事檔案信息管理工作的優(yōu)化，為提高人事檔案管理效率奠定良好基礎(chǔ)，促進(jìn)信息資源共享。與此同時，人事檔案信息化的發(fā)展，還能夠一定程度上促進(jìn)人事檔案信息的更新調(diào)增，推動人事檔案的動態(tài)管理，使得人事檔案信息采集以及提供更加具有準(zhǔn)確性和高效性。在對人事檔案信息進(jìn)行查閱的過程中，人事檔案信息化的建設(shè)，可以實現(xiàn)信息化查閱的目標(biāo)，有效促進(jìn)查閱效率的提升，并且還利于對紙質(zhì)檔案的保護(hù)[1]。

6）強化監(jiān)督考核。人事檔案管理是干部管理的一項重要內(nèi)容，做好人事檔案管理工作，一是要將人事檔案的管理列入重要工作之列，定期研究、布署、檢查人事檔案工作；二是要定員定崗，建立崗位人員工作責(zé)任清單，明確職責(zé)任務(wù)；三是要加大監(jiān)督檢查力度，通過監(jiān)督檢查敦促管理人員依法依規(guī)履行職責(zé)；四是加大考核獎懲力度，獎優(yōu)罰劣，獎勤罰懶，將考核結(jié)果與評優(yōu)樹模、職務(wù)晉升、績效獎懲掛鉤，通過激勵機(jī)制引導(dǎo)人事檔案工作人員努力工作，確保人事檔案管理與服務(wù)工作能夠積極、健康、有效開展。

參考文獻(xiàn)

[1]肖芹.新常態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案管理面臨的問題及對策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2015（21）：312-313.