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      企業(yè)檔案信息化管理分析

      2019-07-15 03:37:01徐敏
      都市生活 2019年3期
      關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案信息化管理

      徐敏

      摘 要:企業(yè)檔案是企業(yè)各種形式活動的縮影,以真實信息的記錄模式存在,用文字、圖表等形式表現(xiàn),能夠為企業(yè)管理、上層決策、人事變動、周轉(zhuǎn)資金和改進技術(shù)等方面提供信息參考。目前,企業(yè)對檔案的需求不再是一種傳統(tǒng)模式,已由過去的檔案、現(xiàn)行文件、圖紙、實物等模式轉(zhuǎn)換為一種綜合檢索模式,對傳媒管理模式提出了挑戰(zhàn),因此,新的現(xiàn)代信息化管理模式將替代傳統(tǒng)的檔案管理模式,能夠滿足檔案使用者快捷、精確、高效、實用的需求。

      關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案 信息化管理 管理人才建設(shè)

      一、 檔案信息化管理概述

      檔案信息化是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息資源進行處置和管理,但前提要在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下提供服務(wù)。檔案信息化具有包括以下幾方面:首先,具備數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次,在接收、傳遞、存儲等方面實現(xiàn)一體化;再次,在信息方面實現(xiàn)全面共享;最后,檔案管理模式發(fā)生了新變化。

      二、檔案信息化管理的特征

      (一)網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化工作越來越密切,利用網(wǎng)絡(luò)來管理檔案,可以及大地提高工作效率,能最大限度地節(jié)省檔案信息管理的時間,節(jié)省人力、物力資源,在保持檔案完整性上體現(xiàn)出更大優(yōu)勢。

      (二)便捷化??旖莼菣n案信息化管理一個特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,檔案管理人員利用信息設(shè)備通過掃描檔案信息可以轉(zhuǎn)化為電子信息資料,然后存儲在計算機中,通過輸入關(guān)鍵詞便能快速搜索,從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和準確性。

      三、檔案信息化管理的原則

      (一)規(guī)范性。在具體工作中,檔案管理部門要規(guī)范檔案管理的具體流程,比如接收數(shù)字化的電子文件,需要制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī),否則電子文件的歸檔會出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復建設(shè)等現(xiàn)象,如果是無原則性的管理模式,數(shù)字化檔案將在保管、傳遞、利用等方面沒有標準和規(guī)范,檔案管理工作一片紊亂。

      (二)安全性。即便網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化給檔案管理帶來便捷性,但是也存在脆弱性和潛在危險性。因此,在網(wǎng)絡(luò)安全方面,企業(yè)有必要采取相應(yīng)措施,加強防護網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。

      (三)效益性原則。檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程,需要投入很多人力、物力、財力,必須遵守效益性原則,重視信息化工作的效益。根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ),分析用戶需求,考慮館藏檔案的利用率;將重要的、利用率較高的檔案進行數(shù)字化,從而帶來巨大的經(jīng)濟、社會效益;利用率不高的檔案則無須數(shù)字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。

      四、檔案信息化管理中存在的問題

      (一)檔案管理的安全意識較差。檔案信息管理與其他信息管理工作不同,檔案信息管理中有很多重要文件,特別是一些檔案信息不能泄露,需要保護,但是在工作中,往往容易被工作者忽略,給檔案信息管理安全帶來一定隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步,檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上保密不嚴密或者工作者忽略保護,容易被不法分子盜取信息,甚至有些在網(wǎng)絡(luò)上傳播,造成檔案信息流失,給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失。

      (二)企業(yè)不重視檔案管理工作。目前,很多企業(yè)的檔案信息管理意識淡薄,甚至有些企業(yè)沒有設(shè)置相關(guān)檔案部門,導致員工檔案信息不全,影響檔案信息管理工作的進程。即便有些單位設(shè)置了檔案室,但是對此重視不夠,在工作開展中,很多情況下是為了完成工作,采用了傳統(tǒng)檔案管理模式,忽略了現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)工作,工作進程緩慢。

      (三)檔案信息化建設(shè)投入不足。檔案信息化建設(shè)需要資金投入,一方面,需要大量的硬件設(shè)備,比如掃描儀、計算機以及打印機等,應(yīng)用這些設(shè)備有利于實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化;另一方面,需要投入相匹配的軟件設(shè)備,應(yīng)用這些軟件設(shè)備方便檔案儲存和管理。總而言之,檔案信息化管理不僅需要投入較多的設(shè)備,還需要投入資金,但現(xiàn)階段單位對檔案信息化管理并不重視,投入較少,影響了檔案信息化管理工作的進程。

      (四)企業(yè)檔案管理人員的基本素質(zhì)不高。檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍不高,不能滿足工作需求,目前,很多單位的檔案管理人員都不具備專業(yè)的檔案管理知識,也沒有掌握電子信息知識,使工作人員在工作中無法有效開展檔案信息化工作,影響工作進程,因此,企業(yè)必須要提高檔案工作人員的素質(zhì)。

      (五)工作體制不健全。首先,很多企業(yè)的檔案信息化管理工作缺乏科學管理制度,工作人員隨便應(yīng)付一下,沒有真正按照檔案管理標準執(zhí)行,不能保證檔案管理的質(zhì)量。其次,企業(yè)很多制度不規(guī)范,缺乏有效的監(jiān)管機制,無法開展檔案信息化建設(shè),管理進度滯后。最后,對檔案信息化管理進程缺乏整體思考,在工作中缺乏明確目標,不能發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢。

      五、 企業(yè)檔案信息化管理的措施

      (一)完善工作體系。檔案管理信息化需要完善工作體系。一方面,要明確管理體制,并在日常工作中不斷完善,補充新的規(guī)則和條例;另一方面,要盡可能地完善相關(guān)法規(guī)制度,對工作加以規(guī)范。同時,還要建立完善的績效評估體系,通過激勵的方式促進企業(yè)開展檔案信息化工作。

      (二)增強現(xiàn)代化意識?,F(xiàn)代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理理念,就無法開展檔案現(xiàn)代化管理。在工作中,檔案管理意識特別重要,作為檔案管理人員,一旦缺乏了檔案管理現(xiàn)代化頭腦,即使具備現(xiàn)代化管理設(shè)施,也不能有效管理。因此,企業(yè)領(lǐng)導要高度重視檔案管理工作,并在檔案管理工作中發(fā)揮領(lǐng)導的指導作用,尤其要更新檔案管理者的思想方法,改變落后模式,主動為信息化建設(shè)貢獻力量。

      (三)實現(xiàn)資源共享。要實施檔案信息化管理,不僅要有相應(yīng)的管理機構(gòu)、過硬的技術(shù)支撐,還要建立一整套的規(guī)章制度,把信息庫建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來,讓基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來,更合理地使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)信息資源共享,確保信息服務(wù)安全并持續(xù)循環(huán)。

      (四)強化信息管理設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)。完善檔案信息管理設(shè)施是一種安全保障。先進的信息管理設(shè)備是檔案進行信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ),在日常檔案管理中,設(shè)施要經(jīng)常維修保養(yǎng),確保設(shè)備正常使用。為了提高檔案信息化管理水平,單位一定要加大對檔案管理的經(jīng)費投入力度,為檔案管理部門購買先進的管理設(shè)備,形成一個設(shè)備齊全且能滿足檔案信息化管理要求的管理設(shè)備系統(tǒng),有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持,檔案管理的工作效率會大大提高,檔案信息化管理進程的步伐也會加快。

      (五)保障信息管理的安全性。檔案信息具有保密性,對檔案管理安全要求嚴格。目前,網(wǎng)絡(luò)時代及其發(fā)達,信息化傳播速度快,方便了人們的生活,但容易出現(xiàn)信息泄露等問題,威脅信息安全。作為檔案信息管理員,應(yīng)積極改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,認真做好防火墻技術(shù),確保內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的安全,對檔案信息做好訪問權(quán)限設(shè)置工作,建立一個嚴密的安全保障體系,確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

      (六)加強管理人才建設(shè)。員工作為檔案信息化管理的中堅力量隊伍,企業(yè)要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益,采取有效的培訓方式,比如交流學習或到經(jīng)驗豐富的企業(yè)取經(jīng),開展檔案工作人員的檔案管理知識教育工作,訓練他們的實際操作技能,激發(fā)他們對檔案管理的積極性。

      六、結(jié)語

      檔案信息化管理工作是一個企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)工作,作為一個企業(yè)經(jīng)濟利益最大服務(wù)的檔案管理工作,加強檔案管理信息化建設(shè)很有必要,這不僅能提升企業(yè)檔案管理和利用水平、發(fā)揮檔案的信息功能,同時還為企業(yè)提供了有效的數(shù)字信息,在企業(yè)的經(jīng)營運轉(zhuǎn)、情報價值、評審價值等方面,對一個企業(yè)在競爭激烈的市場運轉(zhuǎn)上具有重大的推動作用。

      參考文獻

      [1] 湯男楠.企業(yè)檔案信息化管理存在問題與對策研究[D].合肥:安徽大學,2017.

      [2] 戴彥.檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策[J].城建檔案,2017 (1) .

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