對高職院校畢業(yè)生檔案管理的思考

王冬至

[摘 要] 隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高職院校作為人才培養(yǎng)的重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，對于畢業(yè)生的檔案管理也是非常重要的，畢業(yè)生檔案當(dāng)中記錄了學(xué)生的政治思想、道德品質(zhì)等等信息，對于大學(xué)生的就業(yè)來說有著很大的影響。因此，高職院校在畢業(yè)生檔案管理的方法上必須進(jìn)行改革，然而，從目前的形式來看，實(shí)際管理過程還存在著一定的問題與不足，為了促進(jìn)畢業(yè)生的發(fā)展，必須加強(qiáng)對于檔案的管理力度。文章就高職院校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 高職院校 畢業(yè)生 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著我國高等院校事業(yè)的快速發(fā)展，大學(xué)生就業(yè)成為了迫在眉睫的問題，大學(xué)的錄取分?jǐn)?shù)線也在漸漸上升，而也正是因?yàn)榉N種原因使得大學(xué)生檔案管理工作迎來了全新的環(huán)境，而管理工作也隨之迎來了自己的挑戰(zhàn)。在目前新形勢之下，高職院校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)中還面臨著一些不好的現(xiàn)狀，這些都是制約其發(fā)展的主要因素，如果再得不到解決，不僅會影響到高職院校在社會中的發(fā)展，也會對學(xué)生的就業(yè)發(fā)展造成阻礙。

一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

（一）重視度不高

在高職院校當(dāng)中，在整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行的過程當(dāng)中，有一個(gè)非常普遍的現(xiàn)象就是院校根本就不重視該工作。一般院校都將重心放在了對教學(xué)檔案的管理上，他們認(rèn)為是教學(xué)是核心重點(diǎn)，從而忽視了畢業(yè)生的檔案管理工作。一些高職院校在檔案管理工作上因?yàn)槿狈α吮匾臉I(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)以及評估手段，使得管理效率不理想。而有的高職院校在畢業(yè)生的檔案管理這一塊，還沒有引入專門的管理人員，很多管理人員都是從其他科學(xué)調(diào)過來的，院校認(rèn)為對于畢業(yè)生的檔案管理就是對一堆資料實(shí)施管理，并沒有任何的難度可言，只要保證檔案的完整性和安全性就可以了[1]。

（二）管理工作技術(shù)落后

雖然如今高職院校已經(jīng)引入了科學(xué)技術(shù)，然而從整體上來看，大部分的科技都是使用在了教學(xué)這一塊，在畢業(yè)生檔案管理這一方面，并沒有應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，依舊使用傳統(tǒng)的人工管理。久而久之，就造成了檔案丟失、磨損等現(xiàn)象，而有的院校還是使用的紙質(zhì)化管理，就算是使用到了計(jì)算機(jī)管理，也只是用來操作最為簡單的畢業(yè)生檔案號輸入、資料輸入等，沒有實(shí)現(xiàn)完全的無紙化管理。

（三）“死檔”“斷檔”現(xiàn)象較為嚴(yán)重

如今高職院校畢業(yè)生的檔案一般都是由人才市場或者是畢業(yè)院校所代管的，等到畢業(yè)生找到工作之后就會將檔案移交到工作單位之中，但是，因?yàn)楦呗氃盒．厴I(yè)生的檔案移交以及管理等工作還不夠完善，有的畢業(yè)生對于人事檔案的內(nèi)容和功能都不清楚，而院校的相關(guān)部門也沒有對畢業(yè)生檔案保管的責(zé)任，就使得畢業(yè)生的檔案管理效率不佳，最終導(dǎo)致了檔案欠缺資料或丟失的現(xiàn)象，給畢業(yè)生未來的就業(yè)導(dǎo)向，入戶等帶來了不良的影響[2]。

二、高職院校畢業(yè)生檔案管理問題的原因分析

（一）缺乏對檔案管理的深刻認(rèn)識

在目前很多高職院校當(dāng)中，他們都還沒有意識到對于畢業(yè)生檔案管理工作的重要性，而在企業(yè)當(dāng)中，他們在選擇聘用員工的時(shí)候一般都不會查看歷史描述，比較關(guān)注學(xué)生的實(shí)際工作能力。而越來越多的高職院校就覺得學(xué)生的個(gè)人檔案信息不會對其就業(yè)造成太大的影響，因而忽視了對于檔案的管理。有的學(xué)生為了自謀職業(yè)，會把檔案留在院校之中，讓院校代替保管，也沒有辦理任何的檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，等學(xué)生們找到工作之后，就會回到學(xué)校查詢檔案。但是，由于學(xué)校的意識不足，學(xué)生不一定會查詢到，這就會對就業(yè)造成負(fù)面影響。

（二）對檔案管理相關(guān)規(guī)定不了解

目前很多高職院校畢業(yè)生都不能了解檔案管理的有關(guān)規(guī)定，而有的用人企業(yè)也不會太去關(guān)注應(yīng)屆畢業(yè)生的個(gè)人檔案，慢慢的檔案管理也就沒有了多大的地位，而有的畢業(yè)生不知道檔案到底是應(yīng)該交給院校管理，還是保留在自己手上，他們認(rèn)為檔案沒有任何的管理價(jià)值，于是，就漸漸忽視了檔案管理的重要性。對于檔案的管理是要承擔(dān)一定的管理費(fèi)用的，很多畢業(yè)生認(rèn)為反正在就業(yè)的時(shí)候企業(yè)也不重視檔案信息，沒必要花費(fèi)費(fèi)用去對其實(shí)施保管，于是就造成檔案丟失等情況的出現(xiàn)。

（三）檔案移交不規(guī)范

在對畢業(yè)生檔案移交上有兩種形式，一種是畢業(yè)生自己通過院校的機(jī)構(gòu)部門投遞，而對于投遞部門的要求是，其必須是縣團(tuán)級以上的黨政機(jī)關(guān)，或者是事業(yè)單位。但是，因?yàn)槲覈F(xiàn)在大部分企業(yè)都已經(jīng)更改成為了責(zé)任有限公司，在投遞檔案的時(shí)候就可能出現(xiàn)地址不詳而投遞失敗等現(xiàn)象，要么就是在投遞之后沒有成功被退換回來的情況。第二種形式就是高職院校將檔案直接移交到畢業(yè)生本人那里，大多采用郵寄的方式，而這樣的方法也存在很多不可測風(fēng)險(xiǎn)。往往簽收地址不正確，導(dǎo)致檔案沒有到達(dá)畢業(yè)生手上，在畢業(yè)檔案的管理上，最好是不讓本人經(jīng)手，更不能夠進(jìn)行私自拆封，一旦出現(xiàn)了任何的問題都可能造成四檔或者是廢檔[3]。

三、高職院校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)施對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念

在對高職院校畢業(yè)生檔案管理這一塊，院校必須要加強(qiáng)對于檔案的重視，將原本傳統(tǒng)且老化的思想進(jìn)行更新，從而樹立起正確的檔案管理觀念，將傳統(tǒng)管理思想徹底更新?lián)Q代，所謂思想意識決定了行動(dòng)。只有將觀念進(jìn)行深化，才能夠帶動(dòng)整個(gè)檔案管理行為。并且，高職院校也要將畢業(yè)生自己對于檔案的重視度提起來，往往很多時(shí)候，就是因?yàn)楫厴I(yè)生自己對于檔案不重視，才使得檔案丟失了。如果畢業(yè)生本身都不關(guān)注，那么勢必會對其將來就業(yè)趨勢造成影響。高職院?？梢蚤_展一些和檔案有關(guān)的知識講座，讓學(xué)生可以認(rèn)識到檔案的重要性，以及檔案管理的意義何在，時(shí)刻關(guān)注檔案的去向，盡可能的避免“斷檔”或者“死檔”情況的出現(xiàn)。

（二）規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作體系

高職院校在對畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，可以從多個(gè)方面入手來建立完善的管理工作體系。比如，高職院?？梢越W(xué)生的檔案管理制度，將院校的管理職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的說明，讓管理人員可以做到盡心盡職，發(fā)揮出自己的管理作用。每一項(xiàng)管理工作都要落實(shí)到要點(diǎn)，在將制度制作完成之后，院校必須制定出對應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，對有關(guān)管理人員的行為進(jìn)行約束和監(jiān)督，并且加強(qiáng)對于管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。高職院校可以選擇對在職員工進(jìn)行培訓(xùn)，也可以在招聘的時(shí)候就選擇專業(yè)對口的員工，要求其每一項(xiàng)管理工作都做到認(rèn)真、細(xì)致，在機(jī)制上對其起到制約效果，從而來提升畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量與效率[4]。

（三）加快畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)

在我國高職院校當(dāng)中，對于畢業(yè)生檔案管理工作還沒有引入全方位的信息化技術(shù)，而引入信息化技術(shù)是促進(jìn)其管理效率的有效途徑之一，而信息化的建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理無紙化的有效方法。高職院?？梢詫π畔⒒夹g(shù)進(jìn)行借鑒，對國內(nèi)或國外一些優(yōu)秀的管理方法進(jìn)行借鑒，并結(jié)合進(jìn)實(shí)際情況，引入畢業(yè)生檔案管理過程當(dāng)中來。高職院?？梢允褂眠M(jìn)Visual Ba-sic來構(gòu)建一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)當(dāng)中，不僅僅可以實(shí)現(xiàn)對檔案號的檢索，還可以實(shí)現(xiàn)對檔案的自動(dòng)歸類、處理以及儲存，在減輕管理人員工作量的同時(shí)，還大大提升了管理的質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)對于檔案移交的監(jiān)管

必須要規(guī)范檔案移交過程及其規(guī)范，預(yù)防檔案在移交的時(shí)候丟失或損壞，針對畢業(yè)生檔案的去向，一是可以將其轉(zhuǎn)交給當(dāng)?shù)氐娜耸戮?，二是可以將其存放在工作單位所屬地，進(jìn)行人事檔案托管，這些方法都可以有效的對畢業(yè)生檔案進(jìn)行保管[5]。

四、結(jié)語

在高職院校畢業(yè)生檔案管理上，針對重視度不高、管理工作技術(shù)落后、“死檔”“斷檔”現(xiàn)象較為嚴(yán)重等問題，必須先分析其原因，再制定出對應(yīng)的解決措施，比如，樹立正確的檔案管理觀念、規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作體系、加快畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)等，從而有效提升檔案管理時(shí)效。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王輝.如何加強(qiáng)醫(yī)學(xué)類高職院校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理[J].蘭臺世界，2013（S6）：115- 116.

[4]王麗華.服務(wù)于大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)—高職院校學(xué)生檔案管理實(shí)踐審視[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（11）：196- 197.

[5]朱湘暉.以市場需求為導(dǎo)向的高職院校學(xué)生檔案管理探析[J].保險(xiǎn)職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，23（6）：89- 91.