關(guān)于做好檔案管理信息化建設的思考

李雪梅

【摘 要】科學技術(shù)水平快速發(fā)展下，檔案管理信息化建設已然成為時代發(fā)展的必然趨勢。本文主要以此為基礎，對檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題進行分析，并探討檔案管理信息化建設的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；檔案信息化；企業(yè)檔案

在科技迅速發(fā)展的社會，信息化已經(jīng)普遍用在各類工作中，已經(jīng)成為了一種趨勢?；鶎訖n案是基層開展各項活動的基礎，也是對活動的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進程也要不斷加快，適應現(xiàn)代化社會的需要，提高工作效率。

一、企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一指導實施下，在企業(yè)檔案管理過程中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中形成的檔案信息資源進行處置、管理和服務。因此，企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵主要包括：第一，企業(yè)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、網(wǎng)絡化；第二，企業(yè)檔案信息傳遞、利用的一體化；第三，企業(yè)檔案信息資源的共享；第四，建立在企業(yè)檔案信息化管理基礎上的模式變革。

二、檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

1.檔案工作人員在思想上不夠重視

目前，部分檔案工作者在思想上缺乏熱愛工作、為民服務、奉獻社會的意識和態(tài)度，沒有認識到檔案管理的重要性，沒有意識到檔案管理信息化建設對工作人員知識層面和綜合素質(zhì)的要求，缺乏創(chuàng)新和學習態(tài)度，不能積極地提高自己的思想水平和業(yè)務能力，難以勝任信息化時代下的檔案管理工作，工作效率和質(zhì)量偏低，阻礙了單位檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

2.檔案制度不規(guī)范

目前，我國基層檔案管理工作混亂，工作人員素質(zhì)低、散漫，檔案收集、存儲困難，工作效率低等問題都是由于沒有一個規(guī)范、合理的管理制度。檔案管理制度不健全，工作人員職責不明確，各種程序和手續(xù)沒有明確規(guī)定，使得檔案泄密、缺失，甚至有人利用工作之便篡改文件，嚴重損害了文件資料的真實性、有效性，為后續(xù)的工作帶來困難。

3.信息化建設服務內(nèi)容與方式不完善

在企業(yè)信息化建設進程中，通常會存在一種現(xiàn)象，企業(yè)即使引進了檔案信息管理系統(tǒng)，很多紙質(zhì)檔案依然未被錄入系統(tǒng)進行檔案信息的統(tǒng)一管理。對此，很多人的理由是，數(shù)字化檔案并不能長久保存，而且還存在著一定的網(wǎng)絡泄露風險，因此必須始終把紙質(zhì)檔案的保管視為檔案管理的重中之重。這導致企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)檔案信息不健全，服務內(nèi)容和方式不完善，而企業(yè)檔案信息化建設名存實亡。除此之外，部分企業(yè)領(lǐng)導者仍然秉承“檔案信息管理系統(tǒng)等于檔案信息化建設”的觀念，這種只有錄入缺乏分析與整理的行為，導致許多檔案信息沒有被深度挖掘或者篩選處理，使檔案信息服務質(zhì)量上存在嚴重缺陷[1]。

4.檔案泄露風險

盡管很多企業(yè)機構(gòu)都運用信息技術(shù)來提升檔案管理工作的信息泄露防衛(wèi)能力，但由于互聯(lián)網(wǎng)具有極強的繁雜性，從而很難在網(wǎng)絡環(huán)境中保障檔案管理工作的安全性。因此，多數(shù)企業(yè)和相關(guān)機構(gòu)紛紛將信息化建設重點范圍集中在檔案數(shù)字化管理建設及網(wǎng)絡共享平臺當中。在建設過程中，數(shù)字化檔案管理和存儲方式帶給企業(yè)和機構(gòu)過多的信息泄露風險，企業(yè)和機構(gòu)內(nèi)的重要數(shù)據(jù)丟失事件頻發(fā)，檔案管理工作并沒有設置有效的檔案訪問權(quán)限，在訪問時過于簡單，攔截功能沒有完善，從而影響信息化檔案管理工作的有效開展。

三、信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展分析

1.加強觀念創(chuàng)新

在信息化時代下，檔案管理創(chuàng)新勢在必行，為了保證檔案管理效率得到更好提升，主要是觀念的有效轉(zhuǎn)變，思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能夠讓檔案管理人員更好的投入到實際工作當中，對檔案管理創(chuàng)新工作的有序開展起到良好推動。在企業(yè)當中，做好檔案管理工作特別重要，尤其是在信息化時代背景下，檔案管理人員要不斷加強檔案管理理念的創(chuàng)新，學習先進的信息技術(shù)，并根據(jù)檔案管理中存在的問題，實施信息化管理，在提升檔案管理水平與效率的同時，推動企業(yè)的大規(guī)模發(fā)展。

2.加強檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)教育

首先，單位要不斷組織員工接受檔案業(yè)務知識培訓和教育，學習檔案管理理論，提高檔案管理業(yè)務技能，熟練掌握檔案收集范圍、分類方法以及檔案歸檔、保管、調(diào)閱、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等檔案管理流程，嚴格遵守檔案的保密和保護制度。其次，為了適應數(shù)字化檔案建設的需要，要經(jīng)常對檔案工作人員開展新技術(shù)、新能力的培訓和教育，更新他們的知識結(jié)構(gòu)，提高能力，促使他們掌握必要的計算機知識、網(wǎng)絡技術(shù)和檔案管理操作技能，能夠熟練地操作數(shù)字化檔案設備，有序地進行檔案的采集、管理、利用等。最后，要不斷地對檔案工作人員開展法律知識教育活動，現(xiàn)代社會是一個法治社會，所有人都必須依法辦事。檔案工作人員也必須遵守檔案管理規(guī)章制度，遵守檔案的安全保密規(guī)定[2]。

3.完善檔案工作的基礎設施建設

檔案工作的信息化開展必須要具備完善的基礎設施，基礎設施是開展檔案工作信息化的基礎條件。如果沒有好的基礎設施條件也不會建設好檔案工作信息化?；A設施主要有三個方面。一是硬件設施，例如掃描儀、電腦等，硬件是所有電子產(chǎn)品的基礎，所以硬件的好壞直接影響了信息化工作的質(zhì)量。二是計算機運行網(wǎng)絡，它是將資料整理、錄入等方面的系統(tǒng)。先進的計算機運行網(wǎng)絡系統(tǒng)，能夠提高工作效率，連接各個部門。三是做好檔案資料的管理工作，提高檔案信息的保密性，將檔案備份，避免檔案缺失問題的出現(xiàn)。

4.完善信息化建設服務內(nèi)容與方式

首先，企業(yè)應進一步完善檔案信息化系統(tǒng)軟件的功能。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)水平的持續(xù)提升，已有傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的功能已經(jīng)無法滿足當前檔案信息化的需求。根據(jù)工作與服務這兩個需求方面來講，應該持續(xù)優(yōu)化信息服務系統(tǒng)的各項功能。其次，擴大檔案信息資源的范圍。在搜集與整理公司檔案管理信息之外，還需要收集公司公文、設計圖紙等數(shù)字資料。最后，加強信息資源的屬性關(guān)聯(lián)。例如元數(shù)據(jù)的處理，針對檔案信息系統(tǒng)中存儲的文件、文檔、圖片等，應該予以相應的文字表述信息。例如，文件編輯時間、文件編輯作者、具體內(nèi)容、審批人等。這些輔助信息將極大地為信息查閱、提取提供便捷，緊密了不同信息之間的關(guān)聯(lián)度，更加增強了信息的應用價值[3]。

5.加強檔案信息安全系統(tǒng)的建設

在開展檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的過程中，有關(guān)單位要加強檔案信息安全系統(tǒng)的建設。在網(wǎng)絡時代，檔案信息面臨著較大的被盜、被破壞、被網(wǎng)絡攻擊等危險，所以要加強檔案信息安全保密系統(tǒng)的建設，引進密碼驗證、指紋驗證、數(shù)字簽名等數(shù)字安全技術(shù)，建立安全的防火墻，配備專業(yè)的網(wǎng)絡安全管理員，確保檔案的安全和保密。

四、結(jié)語

總之，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)現(xiàn)代化建設的重要組成部分，也是加快企業(yè)信息資源整合、提升企業(yè)檔案資源的利用效率，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供決策服務的重要依據(jù)。現(xiàn)代化發(fā)展下企業(yè)必須加強檔案管理信息化建設，提高思想認識、完善管理制度、做好安全防護工作。

【參考文獻】

[1]王娜娟.水文檔案信息化建設路徑研究[J].中國管理信息化，2019，22（06）：184-185.

[2]佟海燕.工傷保險業(yè)務檔案信息化管理路徑研究[J].中國管理信息化，2019，22（06）：192-193.

[3]張鵬.檔案信息化管理必要性作用措施和創(chuàng)新途徑的探討[J].信息記錄材料，2019（03）：183-184.