淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

李迅

[摘要]隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，也對各事業(yè)單位的檔案管理工作提出更高要求。信息化時代的到來，檔案管理模式也發(fā)生了翻天覆地的變化，在檔案現(xiàn)代化管理工作中，檔案的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的組成部分，本文主要針對這一問題展開了分析和探討。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]2096-5249（2019）18-0183-02

檔案的信息化管理，主要就是在不改變檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對檔案形式進行信息化轉(zhuǎn)變，使其更加符合當(dāng)前的市場經(jīng)濟發(fā)展需求。近年來，社會各界發(fā)展對于檔案的需求量都在不斷提升，通過檔案信息化管理，可大幅度提升管理效率，節(jié)約管理時間，目前已逐漸成為檔案工作者的首要工作。

1.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，我國事業(yè)單位對于檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識程度普遍偏低，并簡單的認(rèn)為這項工作只是計算機操作，但實際上，這只是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，未來還有很多復(fù)雜的工作要完成。此外，由于單位管理人員對這項工作的重視程度較低，因此直接阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。

其次，當(dāng)前，我國事業(yè)單位的檔案管理人員經(jīng)常會將時間和精力花費在充實檔案管理方面，缺乏對信息化技術(shù)的了解，且在管理檔案的過程中，很難對各種信息化技術(shù)進行靈活應(yīng)用，這些都阻礙了檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。另外，很多管理人員對于云存儲技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的認(rèn)識都是停留在表面，未能進行深入分析，同時也不能做到靈活應(yīng)用，這些對于檔案管理信息化建設(shè)都十分不利。

最后，事業(yè)單位的檔案管理與國家機密息息相關(guān)，因此在對檔案管理進行信息化建設(shè)的過程中，如果將檔案與互聯(lián)網(wǎng)進行連接，很可能出現(xiàn)信息泄露的問題，與此同時，也會為外界黑客攻擊、病毒侵入等提供可乘之機，降低檔案信息的安全性。出現(xiàn)上述問題的主要原因在于，事業(yè)單位內(nèi)部管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，在對計算機進行應(yīng)用的過程中，未能對病毒進行及時更新，加之缺乏相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全常識，因此很難應(yīng)對復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必要性

通過檔案管理信息化建設(shè)，可大幅度提高檔案管理工作效率，實踐過程中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、云技術(shù)等的實踐應(yīng)用，相比于以往的人工檔案管理，可大幅度提升工作效率，減輕人員的工作量，將更多的人員從檔案管理工作中解救出來。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)還有助于提升檔案精準(zhǔn)性，事業(yè)單位的檔案管理工作具有一定的專業(yè)性和嚴(yán)肅性，必須要確保信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)、客觀，通過信息化技術(shù)的實際應(yīng)用，可進一步提升檔案精準(zhǔn)性，這對于檔案管理質(zhì)量的提升很有幫助。檔案管理信息化建設(shè)，能夠使檔案資料朝著多元化方向發(fā)展，在以往的檔案管理工作中，基本上都是通過人工的方式對檔案進行整理，資料保存方式相對單一，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，保存資料也會浪費更多的精力和時間，通過檔案管理的信息化建設(shè)，可實現(xiàn)對檔案信息資料的高效合理保存，節(jié)約檔案管理時間，不管是視頻資料還是音頻資料都可以進行妥善保存，從而推動著事業(yè)單位檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、多元化方向發(fā)展。

3. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

3.1制定出完善可行的信息化建設(shè)規(guī)劃事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，首先就是要結(jié)合實際情況，建立起完善可行的建設(shè)規(guī)劃，從而真正做到有據(jù)可依。實踐過程中，相關(guān)建設(shè)人員需要對事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和當(dāng)前發(fā)展實況進行全面分析，在科學(xué)論證和深入調(diào)查的基礎(chǔ)上，制定出完善可行的實施方案，包括檔案管理信息化建設(shè)的近期和遠期規(guī)劃，逐漸形成一個大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，推動著檔案管理工作朝著信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。與此同時，還要重點關(guān)注信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，并結(jié)合實際情況進行改進和調(diào)整，從而大幅度提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，提高檔案管理質(zhì)量。

3.2對網(wǎng)絡(luò)安全屏障進行建立事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要提升對網(wǎng)絡(luò)安全問題的重視程度，隨著單位的不斷發(fā)展，其累積的檔案信息量也會越來越多，在此情況下，機密檔案信息遭泄露的概率也越來越大，因此，相關(guān)管理部門必須要強化對各種網(wǎng)絡(luò)安全措施的合理應(yīng)用，同時還要對自身服務(wù)進行不斷更新，為主機安全提供保障。與此同時，還要對病毒庫進行及時更新，定期對木馬、病毒等不良程序進行查殺，建立起完善的管理規(guī)章制度，以促進檔案管理工作的順利開展。此外，還要對檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞級別進行明確細化，結(jié)合檔案信息的機密程度、重要程度等，對不同等級進行設(shè)置，以免核心檔案信息被泄露。與此同時，國家相關(guān)部門也要進一步強化網(wǎng)絡(luò)安全法規(guī)的建設(shè)，加大對網(wǎng)絡(luò)范圍的懲罰和打擊力度，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的全面凈化，從而為用戶提供出更加優(yōu)質(zhì)、安全的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，這對于我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也很有幫助。

3.3強化信息化硬件建設(shè)首先，事業(yè)單位必須要提升對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，尤其是領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，這是信息化建設(shè)工作開展的基礎(chǔ)和前提。其次，對系統(tǒng)化管理制度進行完善，它能夠為檔案管理信息化建設(shè)工作開展提供保障和支持，例如，通過對相關(guān)檔案管理規(guī)定進行調(diào)閱，可大幅度降低檔案管理缺失率，使檔案管理工作朝著系統(tǒng)化、正規(guī)化的方向發(fā)展。最后，強化信息化硬件建設(shè)，同時對以往的設(shè)備進行更新，若現(xiàn)實條件允許，還要積極引進各種現(xiàn)代化先進的硬件設(shè)施，逐漸構(gòu)建出符合現(xiàn)代社會發(fā)展的硬件管理設(shè)備。現(xiàn)階段，國內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理工作已基本實現(xiàn)了自動化，工作效率得到了大幅度提升，但是在推進網(wǎng)絡(luò)信息化硬件的過程中，仍需進一步強化，以提高網(wǎng)絡(luò)速度，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)交流平臺的全面優(yōu)化。信息化硬件建設(shè)與更新都需要得到事業(yè)單位的資金支持，否則一切都是空談，因此，單位必須要提升對這項工作的重視程度，以促進檔案管理信息化建設(shè)的有序進行。

3.4提升管理人員信息化素養(yǎng)事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還要強化對信息化人才的培養(yǎng)，使其更好符合崗位需求。僅擁有良好的職業(yè)道德和高尚的品德并不能很好的勝任檔案信息化管理工作，還要求其具備一定的專業(yè)技能，尤其是信息化網(wǎng)絡(luò)技能，這也是新時期背景下對于人才的新要求。不同類型的檔案管理工作，需要有與其相對應(yīng)的管理形式，同時也要求工作人員掌握與其相適應(yīng)的管理技能。對于現(xiàn)代化檔案管理人員而言，信息技術(shù)是其必須要掌握的技能，通過這些技術(shù)的掌握，能夠為檔案管理的高效化提供保障。因此，事業(yè)單位在今后發(fā)展中，必須要提升對人才培養(yǎng)工作的重視程度，定期組織檔案管理人員對計算機技術(shù)、云存儲技術(shù)、信息技術(shù)等進行學(xué)習(xí)，不斷更新人員的知識儲備，盡可能多的為其提供實踐機會，同時也包括一些網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)，提升人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，從而在遇到網(wǎng)絡(luò)安全問題時，能夠及時解決，以免重要信息和數(shù)據(jù)被盜取和破壞，在提升檔案管理效率的同時，為檔案信息安全性提供保障。

結(jié)語：

綜上所述，本文主要對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及檔案管理信息化建設(shè)必要性進行了分析，最后提出檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，首先就是要構(gòu)建一個完善可行的建設(shè)規(guī)劃，其次要對網(wǎng)絡(luò)安全屏障進行建立，再次就是對相關(guān)信息化硬件進行建設(shè)和更新，最后是提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，使其能夠更好的符合崗位發(fā)展需求，提升檔案管理工作效率?？傊瑢τ谑聵I(yè)單位而言，檔案管理工作至關(guān)重要，很多機密信息都與國家發(fā)展息息相關(guān)，因此在新時期背景下也對這項管理提出更高要求，檔案管理信息化建設(shè)已成必然趨勢，它不僅有助于提升工作效率，同時也能減輕人員的工作量，對于事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展很有幫助。