以風(fēng)險為導(dǎo)向的外協(xié)項目審計

陶海云

[摘要]本文按照外協(xié)立項、外協(xié)供應(yīng)商選擇、合同訂立、外協(xié)過程控制、外協(xié)驗收、外協(xié)付款等環(huán)節(jié)分析風(fēng)險，針對風(fēng)險提出審計重點和方法，以提高審計效率和效果，促進企業(yè)完善制度。

[關(guān)鍵詞]風(fēng)險 ? ?外協(xié)項目 ? ?審計

協(xié)項目是由于企業(yè)自身技術(shù)、設(shè)備或時間節(jié)

點等條件限制，必須交由外部單位進行論證、設(shè)計、檢測、加工等的項目。外協(xié)管理是企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵風(fēng)險之一，影響協(xié)作產(chǎn)品、零部件的價格、質(zhì)量、周期及服務(wù)的總體效果。因此，研究外協(xié)風(fēng)險及如何開展審計監(jiān)督防范風(fēng)險具有重要意義。

一、外協(xié)風(fēng)險

（一）外協(xié)立項階段風(fēng)險

企業(yè)外協(xié)范圍不合理，把本企業(yè)可以自行生產(chǎn)或研制的產(chǎn)品拿出去外協(xié)或外協(xié)產(chǎn)品成本高于本企業(yè)生產(chǎn)成本，導(dǎo)致經(jīng)濟損失。

外協(xié)內(nèi)容界定有難度，缺少必要的審核或立項審核流于形式，導(dǎo)致外協(xié)任務(wù)的必要性、真實性、效益性得不到保證，外協(xié)的隨意性強，甚至轉(zhuǎn)移、挪用項目經(jīng)費，謀取經(jīng)濟利益。

（二）外協(xié)供應(yīng)商選擇風(fēng)險

供應(yīng)商選擇不當(dāng)，沒有能力完成任務(wù)或沒有承接任務(wù)的資質(zhì);選擇外協(xié)單位的主觀性強，難以做到公平、公正，容易滋生腐敗;供應(yīng)商單一，未形成競爭，容易形成價格壟斷，如美國聯(lián)邦貿(mào)易委員會訴訟高通公司利用蜂窩技術(shù)早期的技術(shù)優(yōu)勢，收取高額專利費，阻止技術(shù)創(chuàng)新，構(gòu)成壟斷行為。另外，關(guān)鍵技術(shù)由外國供應(yīng)商提供時要考慮政治風(fēng)險。

（三）合同訂立風(fēng)險

合同訂立方的主體資格達不到要求，無經(jīng)營資質(zhì)或無良好信用，以虛假的合同主體身份與他人訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保，簽訂空頭合同，供貨方本身是“皮包公司”，轉(zhuǎn)手倒賣，導(dǎo)致外協(xié)加工件質(zhì)量無法保證。

未經(jīng)授權(quán)訂立合同或合同無簽章或簽字，造成合同無效。

合同內(nèi)容存在重大疏漏或內(nèi)容中的權(quán)責(zé)劃分，利益分配，知識產(chǎn)權(quán)歸屬等條件有失公平或違法，致使企業(yè)產(chǎn)生法律糾紛和經(jīng)濟損失。如未簽署保密條款，造成泄密事件。

合同內(nèi)容不清晰。研究內(nèi)容、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等不清晰。如在軟件系統(tǒng)開發(fā)合同中，軟件系統(tǒng)定位不明確，軟件實現(xiàn)的功能與實際需求不符，導(dǎo)致合同變更較多，合同工作量與工作時間條款彈性大，項目進度、經(jīng)費都難以控制，甚至合同無法履行，造成經(jīng)濟損失和法律糾紛。

合同內(nèi)容虛假或違法，實為無實質(zhì)交易的“空轉(zhuǎn)”業(yè)務(wù)、變相融資行為或“兩只白手套”利益輸送等，導(dǎo)致企業(yè)人員涉案。

外協(xié)費用核定缺少依據(jù)，價格過高損害企業(yè)利益，數(shù)量少造成缺件，不能及時滿足生產(chǎn)的需要或外協(xié)過多造成積壓和損耗風(fēng)險。

（四）過程控制風(fēng)險

外協(xié)監(jiān)控不嚴(yán)，產(chǎn)品質(zhì)量低劣。如設(shè)計圖紙未經(jīng)過評審或校審，圖紙有問題;雖然圖紙經(jīng)過修改，但是下發(fā)生產(chǎn)時使用了錯誤的圖紙，出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題。外協(xié)單位采購材料未進行監(jiān)控出現(xiàn)質(zhì)量問題等。

（五）外協(xié)驗收風(fēng)險

未執(zhí)行檢驗操作規(guī)程。如檢驗的溫度濕度環(huán)境未達標(biāo)，檢驗器件時未采取防靜電措施造成部分器件功能損壞等。

檢驗規(guī)程未覆蓋整個產(chǎn)品，造成驗收漏項;未能發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的問題，造成名譽和經(jīng)濟損失。

驗收流于形式，研究室外協(xié)申請人同時又是驗收人，未見貨物，出具虛假驗收證明。

發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題未及時更正處理，拖延產(chǎn)品周期或造成經(jīng)濟損失。

（六）付款風(fēng)險

未經(jīng)授權(quán)審批，辦理支付業(yè)務(wù);未按照合同進度付款，超額付款;申請人填錯付款單位，付款內(nèi)容與任務(wù)書不符合;重復(fù)付款，一方面因業(yè)務(wù)人員工作疏忽造成重復(fù)付款，另一方面因使用網(wǎng)絡(luò)審批付款的企業(yè)申請人可以重復(fù)打印付款審批單辦理付款業(yè)務(wù)，財務(wù)人員難以辨識重復(fù)性而造成重復(fù)付款。

二、審計重點

審計人員將風(fēng)險點與外協(xié)管理制度及外協(xié)流程相對照，檢查制度是否全面覆蓋風(fēng)險控制點，是否能夠有效防范風(fēng)險。

（一）外協(xié)項目立項階段審查

審查有無外協(xié)立項審批流程。外協(xié)立項申請單中是否提出明確研制目標(biāo)、內(nèi)容、技術(shù)要求和指標(biāo)、外協(xié)進度、質(zhì)量要求，潛在的供應(yīng)方情況，預(yù)期成果，項目預(yù)算及估算依據(jù)，風(fēng)險分析及應(yīng)對措施等內(nèi)容，防止審批人不了解情況導(dǎo)致審批流于形式。

對于重大外協(xié)事項、首次外協(xié)項目或技術(shù)難度較高項目，應(yīng)采用專家聯(lián)合審議，項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等都應(yīng)參與評審，并有會議紀(jì)要。

審查外協(xié)文件依據(jù)和了解自行生產(chǎn)能力。有無上級項目批復(fù)、任務(wù)書或技術(shù)協(xié)議，項目是否有專家評審的設(shè)計方案、工藝文件等，是否明確規(guī)定產(chǎn)品需要外協(xié)，詢問企業(yè)生產(chǎn)受限條件等外協(xié)原因。

（二）外協(xié)單位選擇階段審查

企業(yè)應(yīng)在合格目錄中選擇外協(xié)供應(yīng)商，不在合格目錄中的應(yīng)通過評審后納入。在評審過程中，不僅應(yīng)對供應(yīng)商質(zhì)量體系證書進行審查，還要對企業(yè)營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍、法人授權(quán)書、代理資質(zhì)、行業(yè)資質(zhì)、信用、財務(wù)狀況等進行審查，原則上企業(yè)注冊資本應(yīng)不小于合同標(biāo)的。此階段有關(guān)科室、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等應(yīng)參與其中進行評審，并有會議紀(jì)要。

外協(xié)單位的選擇可以采用招標(biāo)、談判等方式，符合國家招標(biāo)要求的應(yīng)招標(biāo)，應(yīng)公開招標(biāo)的審查是否采用了邀請招標(biāo)，可以采用競爭談判的審查是否采用了獨家委托。

采用談判方式的，應(yīng)審查談判的工作程序。重要、重大事項是否組成談判小組，事先對談判內(nèi)容、流程、策略、目標(biāo)、評定原則等是否進行充分討論，是否編制談判文件、確定成本價格;對潛在供應(yīng)商是否按照質(zhì)量、價格、交貨能力、技術(shù)設(shè)備、資信、研發(fā)能力、財務(wù)能力等進行評分、排名，談判是否有完整記錄。

在供應(yīng)商為獨家的情況下，除審查上述協(xié)作資質(zhì)和能力之外，還要重點關(guān)注其與項目組成員是否有關(guān)聯(lián)，獨家委托的理由是否充分，有無專家審核意見等。在關(guān)鍵技術(shù)由外國供應(yīng)商提供時要考慮政治風(fēng)險，防止禁售行為;要考慮產(chǎn)品國產(chǎn)化，對國內(nèi)供應(yīng)商應(yīng)進行戰(zhàn)略扶持，盡量做到外協(xié)供應(yīng)商多元化。

（三）合同訂立階段審查

審查合同主體合法性、承研能力和信用情況。審查企業(yè)有無工商登記、稅務(wù)登記;有無相關(guān)代理資質(zhì)、行業(yè)資質(zhì)如檢驗、計量授權(quán)、ISO9000質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書等;了解企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力，是否有超越供應(yīng)商的經(jīng)營范圍或授權(quán)資質(zhì)等訂立合同，審查企業(yè)財務(wù)狀況和信用情況，可以通過審計報告、銀行資信證明、檢察院失信情況證明等了解。

審查企業(yè)合同是否執(zhí)行授權(quán)審批程序。重大外協(xié)合同是否經(jīng)過企業(yè)“三重一大”決策后簽訂，對專業(yè)性很強的合同是否進行專家評審，雙方合同簽約人是否有法人授權(quán)書，是否履行企業(yè)合同用章審批手續(xù)，申請人和印章管理人是否分離，合同是否有授權(quán)人簽章或加蓋合同專用章，防止個人擅自簽訂合同導(dǎo)致合同無效，企業(yè)合法權(quán)益受到損害。

審查合同主要條款是否完整，包括單位名稱，聯(lián)系人及電話、地址，標(biāo)的物名稱，產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履約期限、地點、方式、驗收，技術(shù)成果歸屬，擔(dān)保，違約責(zé)任和解決爭議方式等。與合同配套的任務(wù)書或技術(shù)協(xié)議是否齊全，合同簽訂時間、簽字或蓋章是否完整。審計時可以采用列表式檢查，把應(yīng)有的合同條款列入表中，與實際合同條款進行對照，防止漏項。

審查合同內(nèi)容。外協(xié)依據(jù)是否明確，如加工圖紙編號或上級批復(fù)的任務(wù)書，任務(wù)書是否對技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)等的實施范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有詳細說明;在合同訂立過程審查中，可以要求工程師列明硬件、軟件清單，并逐個確認(rèn)技術(shù)指標(biāo)和要求，清除開發(fā)合同不成熟需求，或?qū)㈨椖糠蛛A段，將不成熟需求放在下一個階段來考慮。對于技術(shù)難度大、內(nèi)容多、金額高的合同是否組織專家評審，以減少變更風(fēng)險。

外協(xié)費用的檢查。外協(xié)費用的準(zhǔn)確性審核包括價格、工作量的核定。審計主要采用分析法。分析內(nèi)容包括定價依據(jù)、工作量計算基礎(chǔ)、比較分析數(shù)據(jù)。比如，外協(xié)材料列表及報價依據(jù)、人工工時統(tǒng)計表、參加人員工資表、工資核定依據(jù)，查找同類或類似產(chǎn)品定價數(shù)據(jù)與本產(chǎn)品進行比對分析，判斷有無虛高、工作量不實的情況。進而查證是否存在轉(zhuǎn)移、套取經(jīng)費的問題。

空轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)等違規(guī)行為的檢查。檢查是否存在兩個單位或多個單位互相轉(zhuǎn)移資金情況。檢索外協(xié)單位是否與本企業(yè)互相外協(xié)，存在一收一支情況，項目合同的收支金額、時間是否接近;外協(xié)費用占項目收入的比重是否較高、嚴(yán)重超過預(yù)算開支;項目是否存在僅有收入無支出或僅有支出無收入、甚至支出大于收入等異常情況;外協(xié)產(chǎn)品是否驗收;外協(xié)單位有無相應(yīng)資質(zhì)或生產(chǎn)能力等，分析收入與支出內(nèi)容的相關(guān)性。

（四）外協(xié)過程控制審查

審查外協(xié)管理部門是否有過程控制記錄，即是否對外協(xié)件的研制生產(chǎn)方案進行了評審，是否對外協(xié)單位采購用料進行了監(jiān)督或備案，供應(yīng)商能否按合同進度交付產(chǎn)品，外協(xié)件到貨后是否驗收，數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合合同要求等，不合格品是否及時記錄并采取措施，加強對合同履行違約糾紛的處理，保護企業(yè)合法權(quán)益，及時防止合同風(fēng)險擴大。審計可以對重點外協(xié)項目供方開展專項檢查，督促外部供方貫徹落實管理要求，重點監(jiān)督有關(guān)部門對關(guān)鍵項目、不可測試項目等實施監(jiān)視和控制，落實強制檢驗點要求、影像記錄要求、數(shù)字履歷要求。

（五）外協(xié)驗收審查

審查有關(guān)部門是否根據(jù)外協(xié)產(chǎn)品專業(yè)特點，開展設(shè)計、生產(chǎn)風(fēng)險識別，完善或制定專業(yè)產(chǎn)品驗收規(guī)范，驗收規(guī)程或標(biāo)準(zhǔn)是否由甲方和設(shè)計師進行了評審，防止漏項;是否嚴(yán)格按照規(guī)程辦理驗收;產(chǎn)品驗收應(yīng)由檢驗部門、科室共同完成，而非獨家完成，應(yīng)形成不相容崗位內(nèi)部控制;產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同要求;審計應(yīng)對重點外協(xié)項目進行現(xiàn)場跟蹤驗收審查，防止無實質(zhì)交易的“空轉(zhuǎn)”業(yè)務(wù)以及變相融資行為或“兩只白手套”利益輸送行為，監(jiān)督有關(guān)部門落實管理要求，確保外部提供的產(chǎn)品滿足要求。

（六）外協(xié)付款審查

審查是否有外協(xié)立項申請，是否履行付款審批手續(xù)，符合“三重一大”事項的是否履行決策程序;付款金額是否超過預(yù)算，付款是否與合同進度相符，支付內(nèi)容是否與批復(fù)任務(wù)書相符，有無非外協(xié)費用的內(nèi)容列入，如委托加工設(shè)備或采購的設(shè)備沒有形成固定資產(chǎn)入賬，而是列為外協(xié)費用支出;與下屬公司開展的外協(xié)合作，是否收取超過市場的平均利潤;企業(yè)是否在信息系統(tǒng)中建立防止重復(fù)付款的措施或其他有效控制措施，如通過點擊合同號才能辦理付款業(yè)務(wù)的功能或通過檢索合同號能夠查詢付款;又如，通過信息系統(tǒng)控制打印付款審批手續(xù)的時間或次數(shù)，防止重復(fù)付款等。

（七）外協(xié)項目績效考評

外協(xié)項目績效考評是外協(xié)項目的事后審計評價，需對外協(xié)項目經(jīng)費是否經(jīng)濟、外協(xié)項目質(zhì)量是否達到標(biāo)準(zhǔn)、外協(xié)周期是否滿足要求等作出審計評價，檢查外協(xié)管理部門是否每年對外協(xié)供方進行評價和篩選。

（作者單位：北京無線電計量測試研究所，郵政編碼：100854，電子郵箱：13691208626@139.com）

主要參考文獻

熊軍.科研外協(xié)經(jīng)費審計探討[J].財會審計， 2013（9）