加強(qiáng)水務(wù)項目檔案管理工作的具體建議

楊瑋 潘明睿

摘 要：在工程建設(shè)過程中，檔案資料用于記錄工程建設(shè)前、建設(shè)中、建設(shè)后等一系列環(huán)節(jié)的真實信息，為工程的檢查、維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建等提供重要的參考與借鑒。水務(wù)系統(tǒng)工程作為一項關(guān)系到人民生活與社會發(fā)展的重點項目，其檔案資料也極其珍貴，需要采用科學(xué)的管理方法以保證其被合理利用。有鑒于此，本文針對水務(wù)項目檔案管理工作進(jìn)行分析，總結(jié)出加強(qiáng)檔案管理的有效建議。

關(guān)鍵詞：水務(wù)項目 檔案管理工作

無論是社會的快速發(fā)展還是人們生活水平的顯著提高，背后都少不了水務(wù)系統(tǒng)的支撐。作為一項利國利民的重大工程，水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)受到越來越多的關(guān)注，這一過程中產(chǎn)生的工程項目資料也具有不可估量的價值。為了保存和管理好這些檔案資料以促進(jìn)其被合理使用，必須要加強(qiáng)水務(wù)項目檔案管理工作，從管理制度、管理思想、管理細(xì)則等多方面進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)高效的檔案管理。

一、水務(wù)項目檔案管理工作的重要性分析

在現(xiàn)代社會體系中，通常將城市作為一定區(qū)域范圍內(nèi)經(jīng)濟(jì)、文化、物流、信息等中心聚集地，對社會的正常運行以及人們的日常生活都造成直接影響。而在城市管理中，一般會對道路網(wǎng)、電力網(wǎng)、水網(wǎng)和信息網(wǎng)等進(jìn)行統(tǒng)一管理，這些網(wǎng)絡(luò)也是城市里極為重要的基礎(chǔ)設(shè)施以及現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。城市中的水資源開發(fā)、利用、治理、配置、節(jié)約和保護(hù)等工作需要水務(wù)系統(tǒng)工程負(fù)責(zé)，同時它還在水源開發(fā)、防洪、供水、排水、污水處理等方面發(fā)揮著難以替代的作用。從某種意義上說，水務(wù)系統(tǒng)工程是城市建設(shè)與發(fā)展的重要前提，也是現(xiàn)代化城市管理中的重要組成部分。有鑒于此，做好城市水務(wù)項目檔案管理工作是提供穩(wěn)定水資源、保障生態(tài)環(huán)境、促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展的一大助力，也是傳統(tǒng)水務(wù)向現(xiàn)代化水務(wù)轉(zhuǎn)型的必然要求，對現(xiàn)代化社會的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

二、水務(wù)項目檔案管理工作的原則和目的

首先，應(yīng)明確檔案管理工作的基本原則。《中華人民共和國檔案法》對檔案管理工作提出了明確的規(guī)定，要求遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，采用科學(xué)的手段維護(hù)檔案管理工作的完整性與安全性，以便于檔案資料被社會各界有效利用。在水務(wù)系統(tǒng)工程的建設(shè)過程中，各個相關(guān)檔案一般都設(shè)有內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對本工程的檔案信息進(jìn)行記錄和保存。根據(jù)上述規(guī)定，應(yīng)將這些檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一歸納整理，并建立統(tǒng)一的檔案管理制度以實現(xiàn)對各個分級機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與綜合管理。為了保證水務(wù)檔案資料的完整性和安全性，需要從這幾方面予以保證：第一，要從數(shù)量上保證水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)檔案的內(nèi)容全面;第二，要從質(zhì)量上保證水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)檔案內(nèi)部之間的有機(jī)聯(lián)系;第三，要從范圍上涵蓋水務(wù)系統(tǒng)工程的所有生產(chǎn)活動涉及的各種門類以及各種形式的檔案資料;第四，要盡可能地運用科學(xué)管理方法以保證檔案資料的安全性，避免其遭受破壞并延長其使用壽命;第五，從制度上對檔案管理工作的保密性進(jìn)行強(qiáng)化，防止檔案資料的丟失、被竊、泄密現(xiàn)象等發(fā)生，尤其對于關(guān)系到知識產(chǎn)權(quán)或者企業(yè)權(quán)益的重點涉密事項進(jìn)行針對性保護(hù)。綜合而言，水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)檔案管理工作的出發(fā)點是保證檔案資料的完整性和安全性，目的是為了使這些檔案資料被合理地利用。

其次，應(yīng)進(jìn)一步促進(jìn)檔案資料的開發(fā)與利用，發(fā)揮檔案資料的價值功能。參與水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)的各個分級單位應(yīng)及時保存第一手資料，確保資料的準(zhǔn)確完整和連續(xù)性。而檔案管理機(jī)構(gòu)除了將這些分散的水務(wù)檔案資料進(jìn)行收集整理和歸納匯總后，還要對其進(jìn)行深入研究與合理分類，便于有需要的個人或組織隨時調(diào)用。

三、水務(wù)項目檔案管理工作存在的問題

作為水務(wù)一體化的產(chǎn)物，水務(wù)系統(tǒng)工程的建設(shè)以往會由相關(guān)市政部門負(fù)責(zé)，現(xiàn)階段則統(tǒng)一由水務(wù)局進(jìn)行管理?？紤]到以往參與水利系統(tǒng)工程的相關(guān)企業(yè)和個人對于水務(wù)檔案資料沒有統(tǒng)一的要求，且在城市化進(jìn)程加快的背景下，水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)也逐年遞增，這些因素都導(dǎo)致了當(dāng)前的水務(wù)項目檔案管理工作存在一些棘手的問題。

1.項目法人不重視水務(wù)項目檔案管理工作

項目法人是指由水務(wù)行政主管部門組建的，按照水務(wù)系統(tǒng)工程的規(guī)模、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等組織工程建設(shè)，且對整個工程項目的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)計劃、建設(shè)工期以及工程質(zhì)量等負(fù)責(zé)的專門人員，并且會設(shè)置一系列科室進(jìn)行專門管理。然而在實際工作中，項目法人缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在對水務(wù)項目檔案資料進(jìn)行管理時難以保證規(guī)范性，使得檔案管理工作的工程被無形中弱化。

2.缺乏健全的資料收集整理歸檔制度

水務(wù)項目檔案資料來源于水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)的各個階段，不論是資料的收集整理還是立卷歸檔都貫穿于整個工程建設(shè)，因此，對每個階段的檔案資料進(jìn)行及時準(zhǔn)確地收集整理是檔案管理人員的分內(nèi)職責(zé)。為了保證這一目標(biāo)的實現(xiàn)，通常需要健全的檔案管理制度。從實際情況來看，對于水務(wù)系統(tǒng)工程檔案管理工作涉及的各參建單位以及項目法人，往往會發(fā)生關(guān)系理不順、責(zé)任不明確等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料難以及時、完整地被收集整理和歸檔。究其原因，就在于缺乏健全的檔案資料收集整理歸檔制度。

3.水務(wù)檔案資料整理工作缺少統(tǒng)一指導(dǎo)

水務(wù)行政主觀部門主要參與工程的建設(shè)和管理，盡管其內(nèi)部也設(shè)有檔案管理室，但只負(fù)責(zé)整理部門內(nèi)部的檔案資料，沒有權(quán)利和義務(wù)對整個水務(wù)系統(tǒng)工程的檔案資料進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，同時上級主管部門也沒有對這些地方政府水務(wù)項目的管轄權(quán)。種種因素導(dǎo)致水務(wù)檔案資料整理工作缺少統(tǒng)一的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和驗收，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的價值。

四、加強(qiáng)水務(wù)項目檔案管理工作的有效對策

1.從思想上予以重視

首先，考慮到水務(wù)系統(tǒng)工程是國民經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)設(shè)施之一，較高的行業(yè)技術(shù)含量以及嚴(yán)格的質(zhì)量要求等，都是對廣大人民群眾生命財產(chǎn)安全的有力保障，因此相關(guān)人員必須從思想上提高認(rèn)識。另一方面，水務(wù)系統(tǒng)工程有不同于其他工程項目的特點，大部分設(shè)施屬于地下隱蔽工程，不論是建設(shè)管理還是檢查維修都極為困難，因此水務(wù)項目檔案資料不僅珍貴，更需要加強(qiáng)管理以發(fā)揮真正的價值。

2.從制度上予以健全

可以明確的是，健全的檔案管理機(jī)制是水務(wù)系統(tǒng)工程檔案資料進(jìn)行整理歸檔的重要前提。因此，水務(wù)項目的檔案管理工作除了要根據(jù)國家檔案法律法規(guī)所提出的要求外，還應(yīng)結(jié)合水務(wù)行政主管部門以及同級政府檔案管理部門的需求進(jìn)行管理。所以，水務(wù)項目檔案管理部門應(yīng)與其他組織和部門積極溝通協(xié)調(diào)，深入學(xué)習(xí)不同部門的檔案管理規(guī)范和要求，同時結(jié)合水務(wù)系統(tǒng)工程的特點，制定出健全的檔案管理規(guī)章制度，做到對管理任務(wù)和要求的明確。

3.從管理上予以強(qiáng)化

為了對水務(wù)項目檔案管理過程進(jìn)行加強(qiáng)，應(yīng)在項目法人成立之初就設(shè)立專門的檔案資料科，負(fù)責(zé)對水務(wù)項目檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，并指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)各參建單位的檔案資料歸檔工作。項目法人應(yīng)秉承科學(xué)的法制觀念，合理運用獎懲制度，推動水務(wù)項目檔案管理工作的規(guī)范化實施。同時，可以將檔案管理工作納入合同管理中以作為工程款支付的前提條件之一，從而促使各參建單位自覺重視檔案資料的收集和歸檔。長此以往，可以形成依法治檔、依法管檔、依法用檔的良好氛圍。

4.從責(zé)任上予以落實

水務(wù)系統(tǒng)工程檔案管理工作涉及到一系列單位和人員，因此需要項目法人提早做到責(zé)任落實，以保證檔案資料歸檔工作的有序進(jìn)行。在水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)過程中，項目法人應(yīng)對包括勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等在內(nèi)的單位的檔案資料收集工作進(jìn)行強(qiáng)力約束和監(jiān)督，保證資料的及時性、完整性和有效性，為后續(xù)的項目工程改建、擴(kuò)建、維修等提供參考和借鑒。監(jiān)理單位則應(yīng)在控制好工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資等基礎(chǔ)上，做好監(jiān)理資料的收集歸檔工作，確保水務(wù)項目檔案資料的高質(zhì)量。

5.從細(xì)節(jié)上予以完善

根據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》，對于單位工程和分部工程的等級評定以及包括單位工程與階段和竣工等的驗收工作，需要同時對歸檔文件資料的完整性和質(zhì)量進(jìn)行驗收，并在驗收通過后及時整理歸檔。因此，水務(wù)項目檔案管理工作也應(yīng)參照這一規(guī)定，由水務(wù)行政主管部門將水務(wù)系統(tǒng)工程與檔案資料進(jìn)行同時管理、同時驗收并同時提交，做到有始有終、善始善終，從而保證水務(wù)系統(tǒng)工程效益的長久性以及檔案資料的有效性。

6.從發(fā)展上予以補充

隨著時代的發(fā)展，不斷進(jìn)步的現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資料管理工作產(chǎn)生了巨大的沖擊，檔案資料信息化正是目前檔案管理工作的必然趨勢。因此，相關(guān)部門應(yīng)充分利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)建立完善的水務(wù)項目檔案管理系統(tǒng)，用程序化、科學(xué)化、規(guī)范化管理來實現(xiàn)水務(wù)項目檔案資料的快速、有效、自動存儲以及修改、查找和處理的高效便捷，從而促進(jìn)檔案資料可以被更好地利用。

五、總結(jié)

在水務(wù)一體化背景下，水務(wù)項目檔案管理工作需要采取新思路、新措施來保證其科學(xué)高效性。為了加強(qiáng)水務(wù)項目檔案管理工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)做到思想上的重視、制度上的健全、管理上的強(qiáng)化、責(zé)任上的落實、細(xì)節(jié)上的完善和發(fā)展上的補充，這樣才能促進(jìn)水務(wù)系統(tǒng)工程的建設(shè)。

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