劉曉娟 樊榮
【摘 要】隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展,各行各業(yè)都在進(jìn)行質(zhì)的蛻變。而隨著電力企業(yè)的改革,無論是從內(nèi)部組織架構(gòu)還是提高各部門的管理水平,都在加強改革措施。電力企業(yè)的檔案作為電力企業(yè)的歷史見證,具有重要的保存價值,所以必須要提升電力企業(yè)檔案管理水平。本文將圍繞這一中心進(jìn)行分析,并對提高電力企業(yè)檔案管理水平提出有效的改革措施。
【關(guān)鍵詞】電力企業(yè);檔案管理;提升;措施
引言
現(xiàn)如今,在經(jīng)濟全球化的大背景下,國內(nèi)的電力企業(yè)也不甘落后,正在飛速向國際化邁進(jìn)。從改革開放至今,國內(nèi)電力企業(yè)發(fā)展自動化設(shè)備已經(jīng)投入大量的資金且獲得了良好的效果,控制系統(tǒng)的許多設(shè)備都已達(dá)到全球一流的水平,但對創(chuàng)建信息系統(tǒng)卻始終不夠重視,同時國內(nèi)電力企業(yè)相對落后還體現(xiàn)在檔案管理的工作中,檔案作為一個企業(yè)不可缺失的一部分,必須得到妥善的管理與保護。因此,電力企業(yè)加強檔案管理力度已是勢在必行。
1電力企業(yè)提高檔案管理水平的作用與意義
檔案是指國家機構(gòu)單位、社會組織或個人從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業(yè)中,檔案一樣具有很大的參考價值,在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作重要決定時,都會通過查找和對比相關(guān)檔案,利用以往的經(jīng)驗和教訓(xùn),找到?jīng)Q定性依據(jù),而檔案是否完整全面,是關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的決定性因素。檔案管理工作包括對企業(yè)發(fā)展歷史記錄和企業(yè)發(fā)展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個部門內(nèi)部相關(guān)檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關(guān)工作以及對檔案的保管。所以,提高檔案的管理水平不僅可以提高對檔案的利用率,增加檔案的利用價值,還可以提高檔案管理的工作效率,使得各部門能夠有效聯(lián)系、協(xié)同辦公。
2檔案管理現(xiàn)狀存在的弊端
2.1缺乏規(guī)范性管理
電力企業(yè)作為傳統(tǒng)企業(yè),其內(nèi)部的管理機制相對來說并不健全,在人員分配和管理制度上都存在著較大的問題。其中,大部分企業(yè)對檔案管理部門的關(guān)注度并不高,導(dǎo)致缺乏專門的管理機制;即使個別企業(yè)建立了相關(guān)的管理機制,但是疏于標(biāo)準(zhǔn)化管理,也只能形同虛設(shè),缺乏實質(zhì)性的工作。同時,相關(guān)管理制度不夠健全,導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作效率低,對檔案保管也相對比較“隨意”,一旦需要調(diào)取相關(guān)材料,往往耗費大量的精力,所以電力企業(yè)的檔案管理工作呈現(xiàn)比較“混亂”的局勢。
2.2管理技術(shù)落后
互聯(lián)網(wǎng)早已進(jìn)入千家萬戶,而帶來的信息化改革也已影響著各行各業(yè)。隨著信息化改革的沖擊力,各行各業(yè)都在進(jìn)行改革創(chuàng)新。目前我國電力企業(yè)的檔案管理信息化平臺建設(shè)還處在有待完善階段,而所涉及的檔案管理在分類上也還延續(xù)著傳統(tǒng)檔案管理分類模式,其數(shù)字化應(yīng)用還不夠廣泛,在技術(shù)水平和設(shè)備管理上都無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求,且各部門還無法存在協(xié)同辦公,未形成有效溝通的工作模式,更多的都是“獨立辦公”。另一方面,在人員分配上不夠均衡,檔案管理人員的水平參差不齊,有些缺乏扎實的專業(yè)管理知識,在理論與實際相結(jié)合的運用上還存在各種問題。與此同時,企業(yè)由于長期以來對管理缺乏足夠的重視,在檔案管理人員培訓(xùn)方面并未投入足夠的精力,從而導(dǎo)致檔案管理人員仍然處于相對封閉的工作環(huán)境中,無法與時俱進(jìn)地提高企業(yè)檔案管理水平。
3提升電力企業(yè)檔案管理水平的措施
3.1提升企業(yè)對檔案管理的重視程度
電力企業(yè)的檔案管理人員若是想使檔案管理中存在的問題逐一解決,就必須得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持,檔案管理只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視才能有足夠的資金與人力投入,才能充分發(fā)揮其對企業(yè)的重大作用。但是檔案管理人員畢竟是執(zhí)行工作的主體,若只是讓領(lǐng)導(dǎo)來要求與強調(diào),檔案管理工作依舊不會得到實質(zhì)性的進(jìn)展,因此,管理人員需要積極主動學(xué)習(xí)更多管理知識,在實踐中不斷探索更成熟有效的檔案管理方法,才能更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。
3.2有效提升工作人員的檔案管理意識
電力企業(yè)在將員工的個人信息、工作表現(xiàn)以及杰出貢獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成文件、圖紙與資料等的過程中,投入了大量人力、物力與財力,但在部分企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)改革的時候,檔案的管理工作太過于敷衍,只是走個形式,檔案資產(chǎn)完全沒有得到應(yīng)得的開發(fā)利用。檔案是有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)記錄和憑證,它在某種意義上可以說是企業(yè)資產(chǎn)的一部分。檔案部門可以利用現(xiàn)代化的方式,利用各種媒體來對檔案規(guī)范管理工作進(jìn)行強勢的推廣與宣傳,如此在引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的同時,還能夠受到社會各方的支持與監(jiān)督,使檔案管理的工作質(zhì)量能夠再進(jìn)一步。
3.3建設(shè)檔案的信息數(shù)據(jù)庫
現(xiàn)如今,全球都已經(jīng)被網(wǎng)絡(luò)覆蓋,電力企業(yè)也應(yīng)該緊跟時代潮流,在檔案管理以及其他方面應(yīng)用信息技術(shù)。電力企業(yè)檔案管理人員能夠借助普及的互聯(lián)網(wǎng),學(xué)習(xí)更多更先進(jìn)的管理知識與理念,在現(xiàn)有的檔案管理方法上不斷進(jìn)行改良,將已不適應(yīng)現(xiàn)代管理方式的手段去掉,再添加一些能使管理工作真正實現(xiàn)高效率的途徑。除此之外,檔案信息庫的建立十分關(guān)鍵,檔案管理人員可以通過在網(wǎng)絡(luò)上建立信息庫保存原本只以紙質(zhì)形式存在的檔案,在輸入所有檔案之后,再查閱或者是改動檔案就會十分簡單,如此不僅降低了管理人員的工作強度,也能更高效地為企業(yè)提供所需要的資料。此外,網(wǎng)上信息庫也非常容易保存,只要記住賬號密碼并進(jìn)行備份,就能夠隨時查到需要的信息,網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫作為新興技術(shù)已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用,電力企業(yè)也需要及時認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)的重要性,才能在市場競爭中立于不敗之地。
3.4強化檔案管理機制
傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理都是處于比較“被動”的狀態(tài),檔案管理人員都是被動等待需要保管的檔案,而通過完善檔案管理機制,加大對檔案管理人員的管理,實行績效考核管理機制,一方面可以督促員工的工作,讓員工有一個良好的參考機制,更好地完成本職工作;另一方面可以促使員工更加積極認(rèn)真地工作,主動走出去聯(lián)系各部門,將等待檔案上門變成積極主動工作,把收集變成搜集,使得檔案更加完善和豐富。同時,把晉級考核列入到平時的考核中去,讓個人的工作業(yè)績直接掛鉤到平時的晉級考核中去,將工作落到實處,做到事事有人管,事事有人負(fù)責(zé)。另外,檔案管理人員也要及時掌握行業(yè)發(fā)展動態(tài)和企業(yè)發(fā)展情況,對電力企業(yè)可能發(fā)生的“大事件”提早進(jìn)行參考性的資料準(zhǔn)備,為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策性決定提供完善和詳細(xì)的參考資料,以解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。例如,在實施一項新工程時,往往需要參考大量的資料才能做出決策性判斷,而檔案管理人員工可以有針對性地提早做好準(zhǔn)備,提供更加完善的資料給予其進(jìn)行參考。
結(jié)語
電力企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營中,檔案管理不像生產(chǎn)經(jīng)營,可以直接帶來經(jīng)濟價值,但檔案管理的實際價值是巨大而無形的。通過分析電力企業(yè)檔案管理弊端,從本質(zhì)上對其進(jìn)行實質(zhì)性改革,充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù),提高全體員工對檔案管理的重視程度,提高電力企業(yè)的檔案管理水平,可以為電力企業(yè)的發(fā)展提供更好的基礎(chǔ)保障。
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(作者單位:國網(wǎng)山西技培中心大同分部)