城建檔案的電子信息化管理問題探析

仝純　王保洋

摘 要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與城市化進(jìn)程的加快，城市建設(shè)成為現(xiàn)代社會建設(shè)的重要組成部分。城建檔案實際就是城市建設(shè)相關(guān)活動的真實記錄，在發(fā)展中，需要對檔案進(jìn)行分析與核實，從而確保其發(fā)展方向的正確性。然而，目前很多市政府都沒有認(rèn)識到城建檔案管理的重要性，只是單純的將其作為資料保存檔案館，而且多數(shù)檔案保存都基本等于封存。在城市的發(fā)展與建設(shè)過程中，基本上不會對這部分檔案進(jìn)行利用，這就使得檔案信息無用化嚴(yán)重。同在我國傳統(tǒng)的城建檔案管理上，其管理理念與方式落后，有效信息不能及時提取與整合，自然也就無法對之進(jìn)行利用。在當(dāng)前社會發(fā)展下，人們開始認(rèn)識到檔案利用的重要性。且檔案管理理念與方式也趨于現(xiàn)代化，電子信息化管理在城建檔案的保存中運用相對普及。文章針對城建檔案的內(nèi)涵與特點進(jìn)行概述，并就城建檔案的作用加以明確，從側(cè)面烘托出城建檔案電子信息化管理的重要性，就其實現(xiàn)過程中存在的不足加以明確，提出解決措施，希望能夠為我國城市建設(shè)的檔案保存與利用作出一定的貢獻(xiàn)，而促進(jìn)城市建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建檔案;電子信息化管理;現(xiàn)狀;策略

城建檔案是城市在建設(shè)中所形成的檔案資料，其中既包含記錄性文件也包含一系列合同與規(guī)章。對城建檔案的管理能有效地提高其城市建設(shè)中的資料參考，從而確保其在發(fā)展中的一些決策符合城市現(xiàn)狀。而現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案管理也趨于現(xiàn)代化，城建檔案電子信息化管理模式逐漸引起社會各界的關(guān)注。受到傳統(tǒng)檔案管理的限制，城建檔案電子信息化管理的實現(xiàn)在多個方面均存在問題。使得其管理的秩序與安全有所缺損。為進(jìn)一步實現(xiàn)城建檔案的保存與利用，必須就其電子信息化管理的實現(xiàn)進(jìn)行研究，對其中不足加以彌補，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升，更好的為社會服務(wù)。

一、城建檔案電子信息化管理的必然性

城建檔案對于一個城市的發(fā)展具有十分重要的作用，而城建檔案的特點決定了其管理工作的開展難度大，且內(nèi)容復(fù)雜多樣化。因為傳統(tǒng)的管理形式很容易出現(xiàn)偏差。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們逐漸意識到信息化管理技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，從而開始在城建檔案管理中引入電子信息化管理，希望能夠?qū)崿F(xiàn)其管理的高效性與資源利用的最大化，為城市建設(shè)提供積極作用。

二、城建檔案電子信息化管理的應(yīng)用特點

（一）存儲形式的多元化

在城市建設(shè)的過程中，其存在著多種合同或者文件，城市的穩(wěn)定發(fā)展與相關(guān)部門的運行都具有十分重要的作用。而在傳統(tǒng)的檔案管理中，多是對實體資料進(jìn)行收集，并且以文件夾等形式，將其進(jìn)行保存。這種儲存形式相對單一，且受到破壞的可能性較高。同時，實體化的資料一旦保存的時間過長，就很容易被侵蝕，從而存在檔案丟失的可能。而電子信息化管理技術(shù)，其打破了這種單一的存儲形式。利用云計算、計算機技術(shù)、信息化技術(shù)等，優(yōu)化城建檔案的存儲，使得其保存方式多樣化。在整個檔案的存儲過程中，其不僅具有實體還有數(shù)據(jù)庫。就算數(shù)據(jù)庫或者實體檔案丟失，其整體檔案依舊存在。

（二）信息處理的準(zhǔn)確性與及時性

檔案不是單純的信息收存，而是發(fā)展記錄。其中包含了城市發(fā)展中的一些規(guī)章制度與發(fā)展方案。也就是說，城建的檔案其中不乏一些可用的信息。然而，城建檔案本身的信息具有內(nèi)容多、種類豐富等特點，如果使用者要從整個檔案中去尋找可用信息，其尋找的難度較大，且獲取的信息可使用性較小，且浪費時間。電子信息化管理其本身是以一個系統(tǒng)存在，在檔案錄入后，其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理模塊就會對城建檔案中的信息進(jìn)行歸類，并對其中的一些有用信息進(jìn)行自我歸檔。在城建檔案運用的過程中，使用者只需要進(jìn)行對應(yīng)的搜索，便可以獲得有用的檔案資源。這就打破了傳統(tǒng)檔案利用的費時費力現(xiàn)象，從而實現(xiàn)了檔案利用的高效性。

（三）檔案信息的共享性

在我國當(dāng)前存在的城建檔案管理，多是以實體管理為主，也就是這種管理模式的信息支撐范圍有限。而一般來說，城建檔案信息也多是對本城市的發(fā)展有用。然而，在城市化進(jìn)程不斷加快的景下，越來越多的城市在建設(shè)中借鑒其他城市的發(fā)展經(jīng)驗，以期望能夠?qū)崿F(xiàn)其發(fā)展最佳化。因此，其需要對城建檔案中的信息進(jìn)行了解。但是，實體化的城建檔案管理模式，其無法實現(xiàn)信息共享，自然在檔案的傳播與利用上，就會有一定的主體限制。城建檔案電子信息化管理的提出，有效地打破了城建檔案的地域限制，其會創(chuàng)建對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而使得信息具有共享平臺。

三、城建檔案電子信息化管理不足與對策

（一）城建檔案管理重視度

目前，我國多數(shù)城市在建設(shè)的過程中，都沒能正確的認(rèn)識城建檔案電子信息化管理的重要性，使得其在相關(guān)工作的安排上，缺乏對這部分的人員配置與工作設(shè)定。這就使得城建檔案管理在落實上存在明顯的不足。針對該種問題，城建相關(guān)部門必須要正確的認(rèn)識到其在城建工作中形成的檔案與資料對于后續(xù)工作實施的重要性，端正相關(guān)部門對城建檔案的認(rèn)知，從而方能確保其在各項資源的配置上，符合城建檔案電子信息化管理的基本要求。

（二）城建檔案管理理念

城建所涉及的部門較多，這就使得城建檔案管理的復(fù)雜性較強。而在當(dāng)前的城建檔案管理中，其仍舊沿用最為傳統(tǒng)的一些管理理念，也就是沒有明確的將城建檔案與傳統(tǒng)檔案區(qū)分開來。自然，在相關(guān)制度的制定與落實上，也缺乏對應(yīng)的適用性。尤其是電子信息化管理策略提出以后，傳統(tǒng)管理理念基本上無法使用。針對該種現(xiàn)象，必須要對城建檔案管理理念進(jìn)行更新。在電子信息化檔案管理的推進(jìn)過程中，對應(yīng)的檔案管理人員需要充分認(rèn)識到檔案管理的價值，并且將檔案管理的環(huán)境與以往環(huán)境進(jìn)行對比，以保證其管理理念的更新。

（三）城建檔案管理人員素質(zhì)

電子信息化檔案管理對于管理者的素質(zhì)要求相對較高，無論是在檔案管理人員的管理知識上，還是在相應(yīng)設(shè)備的操作上，傳統(tǒng)的檔案管理人員基本上都無法適用。這就使得電子信息化城建檔案管理的實現(xiàn)存在一定的缺失。對此，市政部門可以創(chuàng)設(shè)對應(yīng)的培訓(xùn)機構(gòu)，針對所有城建部門的檔案管理人員進(jìn)行電子信息化檔案管理知識與技能的培訓(xùn)。涉及城建檔案管理理念的更新問題，也必須要以人員為基礎(chǔ)，從而使得管理人員素質(zhì)得到根本性提升，在整個管理過程中無論是操作能力還是管理意識都有所加強。

（四）城建檔案管理設(shè)備

城建部門較多，城建檔案分布也相對較散，而不同的城建部門，其基礎(chǔ)條件不同。對于其城建檔案的管理要求與管理配置也存在一定的差異。城建檔案電子信息化的提出，于很多城建單位而言，基本上沒有對應(yīng)的硬件設(shè)備作為保障，在實現(xiàn)上也存在一定的缺失。針對該種現(xiàn)象，可以適當(dāng)?shù)尼槍Ω鱾€城建部門的檔案管理設(shè)備進(jìn)行了解，并且適當(dāng)?shù)膶ζ溥M(jìn)行資源的統(tǒng)籌，使得城建檔案管理設(shè)備相對而言能夠區(qū)域平均化，保證城建檔案管理水平提升。

（五）城建信息查詢系統(tǒng)

目前，多數(shù)城建部門的城建檔案都只是對內(nèi)開放，而相關(guān)單位需要對其信息進(jìn)行使用時，基本上無法查詢，這就會使得越來越多的部門無法認(rèn)識到城建檔案管理的有效性。在城建檔案電子信息化管理實現(xiàn)的背景下，可以創(chuàng)設(shè)對應(yīng)的城建信息查詢系統(tǒng)，使得區(qū)域內(nèi)的城建信息都能夠在該平臺上查詢，為城建檔案管理的作用進(jìn)行證明，使得城市建設(shè)中的各個部分都能夠及時的獲取信息并將其作為參考，從而促進(jìn)城建質(zhì)量，推動現(xiàn)代化城市建設(shè)的進(jìn)程。

四、結(jié)束語

城建是一個綜合性的名詞，其中包含的內(nèi)容相對較多，城建單位也相對廣泛，且類型多樣化，這些因素使得城建檔案管理難度較大，管理內(nèi)容較多。而傳統(tǒng)的城建檔案管理忽略了其檔案性質(zhì)與特點，在管理時，沒有對其后期的利用價值加以重視，使得其管理存在較強的片面性。城建檔案電子信息化管理是檔案管理發(fā)展到一定程度的必然趨勢，因此，必須要就城建檔案電子信息化管理的實現(xiàn)進(jìn)行研究。希望能夠有效地利用電子信息化技術(shù)，使得我國檔案管理人員素質(zhì)提升，檔案利用效率提高，為城建部門管理工作提供更為有利的參考。

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