如何加強住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理

劉振江

摘要：檔案管理工作對于檔案的保存與使用有著很突出的影響，檔案的規(guī)范化管理是提高管理決策有效性的關(guān)鍵性因素。住房公積金的檔案管理工作指的就是為擁有住房公積金的職工提供住房公積金信息的保護，是檔案管理部門為企業(yè)職工提供的一種公積金各種活動的原始記錄。

關(guān)鍵詞：住房公積金;業(yè)務(wù)檔案;規(guī)范化管理

前言：住房公積金檔案包括初繳存住房公積金至職工退休這一過程所有的資料信息，擁有設(shè)立、提取、變更、繳存、使用、注銷等功能。住房公積金的管理部門與機構(gòu)需要做好住房公積金的規(guī)范化管理。在住房公積金項目不斷完善、延伸與發(fā)展的過程中，保障住房公積金檔案的規(guī)范化已經(jīng)成為必須深入思考的問題。

一、完善管理系統(tǒng)保障檔案的制度化管理有效性

首先健全領(lǐng)導(dǎo)班子與管理隊伍。住房公積金的管理單位必須成立專門負責管理的組長，每一個科室的負責人都要參與到成員住房公積金檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組當中，參與并協(xié)調(diào)公積金檔案的組織、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)流程。應(yīng)建立專用的公積金檔案審核制度，定期或是不定期對其進行評比、驗收與檢查[1]。

其次完善管理制度，保障管理制度科學(xué)性。例如公積金檔案的安全防護、統(tǒng)計、檢定、保密、開發(fā)利用、整理、歸檔與收集制度。

最后組織好管理人員培訓(xùn)活動，明確檔案管理工作人員具體數(shù)量，每個崗位的具體職責以及工作標準，用專業(yè)化的培訓(xùn)系統(tǒng)、培訓(xùn)機制強化工作人員的素質(zhì)與能力水平。用抽調(diào)鍛煉、跟班作業(yè)、崗前培訓(xùn)等形式提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，種種工作對于檔案管理的規(guī)范化來說有著奠基的意義。

二、重視資料收集控制檔案資料的完整性

按照公積金管理的歸檔要求、工作特殊性以及公積金管理規(guī)律、特點從下述四個角度展開信息資料收集。

第一點關(guān)于公積金的提取、繳存方面。首先企業(yè)與職工的住房公積金在開戶資料應(yīng)當包括法人身份證復(fù)印件、辦理人身份證、機構(gòu)代碼證、營業(yè)執(zhí)照與單位批準文件。此外職工的住房公積金預(yù)印鑒卡與匯繳清冊也要準備好。其次是單位與職工的公積金繳納資料，這里面包括職工的公積金繳納清冊、匯繳平整、匯繳書（或補繳書）、財政支付憑證、支票（現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬）、銀行進賬單。此外是職工的各種提取資料，包括職工的身份證與戶口本復(fù)印件、申請審批表等，另外以不同支取情況需要提供其他相關(guān)的證明材料。比如在購房時應(yīng)當主動提供購房合同，在轉(zhuǎn)讓不動產(chǎn)的時候需要提供資產(chǎn)發(fā)票，在契稅的時候提供繳稅發(fā)票，另外還要提供房屋所有權(quán)復(fù)印件。在離職與退休的時候需要提供離休證與退休證復(fù)印件。最后是一些變更資料，變更資料包括各種變更的文件，包括單位的名稱變更證明文件、法人變更文件、機構(gòu)撤銷文件、繳納比例的調(diào)整證明、印鑒變更類文件、戶籍派出所職工名字變更文件、賬戶啟封、封存、合并、轉(zhuǎn)移證明文件。

第二點，公積金貸款。首先是公積金的貸款申請證明，這里面包括職工貸款申請書、保證人資信證明、保證人擔保書、婚配證明復(fù)印件、購房收據(jù)或發(fā)票、購房合同（前提是已生效）、配有身份證與申請人身份證、其次是貸款的發(fā)放證明，包括貸款發(fā)放通知、擔保合同、公積金的抵押合同、房地產(chǎn)登記合同、公積金的貸款合同等。最后是還貸資料。具體包括逾期催收通知、銀行代扣情況表、銀行扣押協(xié)議、提前還款申請表、現(xiàn)金繳款表。

第三點財務(wù)會計方面。首先是資產(chǎn)方面，具體包括自籌工程、固定資產(chǎn)、應(yīng)收債券的利息、預(yù)付賬款、待攤費用、銀行存款與現(xiàn)金。其次是負債類，具體包括住房公積金與其他資產(chǎn)、借入款、預(yù)提費用、其他應(yīng)付款、應(yīng)付利息、應(yīng)付賬款。另外還有基金類，如結(jié)余分配、本年結(jié)余、住房發(fā)展基金、風險準備金、固定基金、專用基金。此外還有收支方面包括其他收入與業(yè)務(wù)收入。最后是支出類具體包括費用報銷單據(jù)、資金調(diào)撥單、公積金的支取憑證、公積金匯繳平整、公積金匯繳或補繳書、財政支付憑證、銀行進賬單、管理費支出、業(yè)務(wù)支出。

第四類公文管理即由國家或地區(qū)對公積金管理下發(fā)的關(guān)于貸款的利率調(diào)整通知。此外還包括內(nèi)部的行文例如公積金管理部門的報批文件。當然正式文函外保存材料也是需要記錄的內(nèi)容。

三、認真審核保障公積金檔案真實性

首先必須做好內(nèi)部的復(fù)核工作，實現(xiàn)賬目與證明內(nèi)容一樣[2]。前臺操作員在工作中需要根據(jù)客戶所提供的資料進行業(yè)務(wù)流水與業(yè)務(wù)操作，由后臺的財務(wù)部門對每一條信息進行逐條核實，保障業(yè)務(wù)操作真實性與信息數(shù)據(jù)準確性，避免因憑證缺失、操作失誤導(dǎo)致賬目與證明內(nèi)容不相符，無法保障公積金檔案真實性問題的發(fā)生。

其次做好外部的復(fù)核工作，目的同樣是為了保障賬目與證明內(nèi)容相同。公積金的管理單位需要做好經(jīng)辦公積金的工作人員培訓(xùn)工作，確保所有工作人員都能夠熟練應(yīng)用電子文檔展開交互式對賬，控制對賬的周期與實踐，保障賬目與實際結(jié)果一樣完成適時對賬。對賬結(jié)果應(yīng)當由雙方共同對對賬單與明細表表格蓋章或簽字，作為今后對賬的依據(jù)，隨后歸檔檔案。此外還要提高上賬的分配效率避免出現(xiàn)業(yè)務(wù)差錯[3]。不斷規(guī)范住房公積金的匯繳流程，保障能夠按月完成足額的繳存。除了匯繳人員可以對其增減，其他人一律不得在該期間變更匯繳的金額。

四、統(tǒng)一標準保障攻擊機檔案科學(xué)化分類

公積金的辦理、管理部門需要用統(tǒng)一的管理、分類方式保障公積金檔案得到充分利用與保管。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當參照文書歸檔、整理方式，按照時間、地區(qū)、文種、作者、問題、收發(fā)文立卷。業(yè)務(wù)檔案以保險檔案立卷，用年度貸款分類方式按順序排列，每年一個順序。公積金的支出類、繳存類檔案以醫(yī)院的病歷檔案管理方法用年度單位分類方式，也就是將同一個單位所有職工業(yè)務(wù)放在一起，之后以時間排序法排列，每年一個順序，確保所有單位的公積金業(yè)務(wù)都能夠體現(xiàn)出全宗性與連續(xù)性。

結(jié)語：住房公積金的檔案管理事實上是一項非常復(fù)雜的活動，其中涉及到大量的內(nèi)容與信息，是住房公積金檔案管理困難的根本原因。住房公積金的檔案管理規(guī)范性與否對于檔案管理質(zhì)量影響十分的突出。因此我們必須予以住房公積金檔案管理足夠的重視，加強約束與管制保障其更加的規(guī)范化，減少管理風險，全方位提升管理效果與管理質(zhì)量。

參考文獻：

[1]王輝.淺析住房公積金檔案的特點及其檔案管理[J].才智，2018（19）：205.

[2]許嬌.住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔的探索與實踐[J].才智，2018（18）：191.

[3]鄧書禮.加強住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理[J].中國國際財經(jīng)（中英文），2017（19）：283.