項雷
摘要:檔案管理工作十分復(fù)雜,國土資源測繪檔案基于測繪技術(shù)的發(fā)展而得以保存,在我國檔案管理工作中具有重要的價值。在國土資源規(guī)劃管理工作中,科學(xué)的檔案索引、查詢是保障工作效率、工作價值的重要基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)背景下,信息化管理模式的提出具有重要價值,可有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式中存在的問題,實現(xiàn)對國土資源的科學(xué)利用。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);國土資源;測繪檔案;信息化管理
當前我國經(jīng)濟發(fā)展取得良好成果,人們對土地的需求越來越大,土地記錄憑證是國土資源檔案中的主要文件,其在土地資源的保護、土地資產(chǎn)的管理方面發(fā)揮重要作用。普通的紙質(zhì)檔案存在較多缺點,比如,查閱復(fù)雜、保管年限短等,如果存在不完善的檔案內(nèi)容,極易引起國土資源的糾紛。因此,紙質(zhì)的檔案管理已無法滿足時代的發(fā)展步伐,基于大數(shù)據(jù)背景下,推行國土資源檔案信息化管理具有重要意義
一、國土資源檔案的特點
1、多樣性
國土資源檔案分為較多的種類,其中包括綜合類檔案、建設(shè)用地檔案、地礦檔案等,從載體的角度進行分類,又分為實物檔案、文書檔案、電子檔案等。從地籍檔案管理來說,國
土資源檔案又分為兩類,即土地地籍管理檔案、集體土地地籍檔案。因此,國土檔案具有的多樣性特點,給檔案管理帶來一定難度;信息化的檔案管理,能夠解決傳統(tǒng)檔案管理的不足,其能夠?qū)崿F(xiàn)自動分類檢索,對提高國土資源檔案管理效率發(fā)揮重要作用。
2、復(fù)雜性
國土資源檔案文件的內(nèi)容較專業(yè),且多樣化的檔案種類之間錯綜復(fù)雜,增加了國土檔案的復(fù)雜性。比如,一個建設(shè)用地項目的檔案的內(nèi)容較多,包括申請、批復(fù)、征地協(xié)議、用地位置、平面圖等,其即屬于文書檔案,又屬于科技檔案。
3、易變更性
國土資源檔案的易變更性主要體現(xiàn)在地藉方面,地藉可能會受到較多因素的影響,主要包括大自然因素、人為因素,比如,地震、建造三峽等;另外,地藉還存在著其他因素導(dǎo)致的變更,比如,地籍原所有人的遷移等;這就給檔案管理人員工作帶來一定難度,其需要做好登記工作,并更新相關(guān)信息。
4、完整性
國土資源檔案還具有完整性的特點,比如,一塊土地利用的最初階段到利用完成,在這過程中存在的所有問題都需要在檔案里體現(xiàn)出來,這是檔案不可缺少的必要條件。
二、國土資源測繪檔案管理問題研究
1、重視程度不足
在大數(shù)據(jù)背景下,信息技術(shù)完全可以滿足檔案管理的客觀要求。但在很多地區(qū),由于領(lǐng)導(dǎo)部門對測繪檔案管理重視程度不足,嚴重忽視了管理資金的有效利用,使其達不到理想的管理效果。由于信息化應(yīng)用程度不足,致使其在索引檔案信息時,存在信息檔案混亂情況,影響了實際的工作效率。
2、工作規(guī)范缺失
檔案管理需要完備的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)的管理人員,并需要具備一定的責任性、職業(yè)感。在推進檔案信息化管理過程中,人員信息素質(zhì)不足、工作規(guī)范缺失,嚴重阻礙了信息化檔案建設(shè)的科學(xué)性。以上兩點均是影響檔案管理信息化進程的重要因素。
三、國土資源測繪檔案信息化管理策略
1、信息管理系統(tǒng)應(yīng)用
傳統(tǒng)的檔案管理工作受空間因素影響較大,檔案索引查找比較困難,需要耗費大量的人力資源。在信息化檔案管理過程中,國土資源測繪部門可通過建立完備的信息管理系統(tǒng),應(yīng)用信息系統(tǒng)索引、定位、查閱、記錄、儲存功能開展檔案管理工作?;诠芾硐到y(tǒng)的應(yīng)用,可有效解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題,實現(xiàn)對檔案的自動分類、全面規(guī)劃、索引也比較簡單,提取記錄可全面定位,并通過權(quán)限賦予的方式,明確操作對象。信息管理系統(tǒng)將線上檔案管理與線下檔案管理進行了有效結(jié)合,有效保障了檔案管理的效率與質(zhì)量?;趹?yīng)用策略分析,在信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中,可將分布式與集成式的內(nèi)外網(wǎng)進行有效結(jié)合,應(yīng)用邏輯控制技術(shù),實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分布式管理,將內(nèi)網(wǎng)服務(wù)于外網(wǎng)建設(shè)進行有效結(jié)合。例如,某地區(qū)在檔案管理中應(yīng)用信息系統(tǒng),應(yīng)用對層次管理方案,將內(nèi)外結(jié)構(gòu)進行了有效結(jié)合,工作人員通過提供申請的方式,在申請受理之后可利用電子文件,實現(xiàn)對檔案信息的共享。
2、加強信息化重視程度
很多地區(qū)忽視了國土資源檔案管理的重要性,忽視了信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用,所以,轉(zhuǎn)變檔案管理觀念是前提。首先,領(lǐng)導(dǎo)部門必須給予檔案高度重視,加強信息設(shè)備的引進,重視數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用,為檔案管理提供完備的技術(shù)條件。其次,在信息化管理模式構(gòu)建過程中,檔案管理部門需制定完善的考核制度,給予信息化應(yīng)用水平、工作效率,制定適應(yīng)的獎懲措施,強化信息技術(shù)的應(yīng)用。最后,在檔案管理工作中,管理人員需加大信息化管理的宣傳,定期開展宣傳會議、主題活動,使員工可明確了解到信息技術(shù)在檔案管理中的便捷性、重要性,提高人員信息化管理意識。
3、重視人員素質(zhì)提高
國土資源部門在測繪檔案管理中推進信息化建設(shè),受人員因素影響較大,存在人員信息素養(yǎng)不足、技術(shù)能力缺失等情況,無法滿足信息化管理的客觀需要。在此,有關(guān)部門必須加強人員素質(zhì),首先,檔案管理部門可定期派遣員工外出學(xué)習、交流,借鑒其他企業(yè)的先進經(jīng)驗,對管理模式、管理制度進行完善,并學(xué)習先進的管理理念。其次,檔案管理部門需要加強內(nèi)部交流,重視人員的技術(shù)培訓(xùn),通過培訓(xùn)的方式,提高人員的信息素養(yǎng)、信息技術(shù)操作能力,可熟練應(yīng)用信息系統(tǒng)開展信息管理工作。最后,在人員技術(shù)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)提高過程中,通過建立完善的評估機制、良性的競爭機制,可有效提高員工的工作積極性。
4、加強檔案安全保護
國土資源檔案是國家安全檔案的重要組成部分,需要加強檔案安全保護。因此,在應(yīng)用信息系統(tǒng)進行檔案管理過程中,必須加強安全防護技術(shù)應(yīng)用,防護病毒對檔案安全造成威脅,造成檔案丟失、損毀。因此,在檔案管理過程中,可應(yīng)用安全加密技術(shù)、權(quán)限登陸技術(shù)、防火墻技術(shù)等,強化對信息系統(tǒng)的保護,避免出現(xiàn)系統(tǒng)損壞、卡頓、數(shù)據(jù)丟失等情況,影響了測繪檔案管理的安全性、科學(xué)性。
四、結(jié)語
隨著社會的不斷進步,國土資源檔案管理信息化已成為大勢所趨,其為實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的國土檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。因此,我們應(yīng)當將檔案信息化管理放在重要位置,為更好的推動我國經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展提供保障。
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(作者單位:天津市國土資源測繪和房屋測量中心)