邱婕

摘 要：學校檔案作為校史的承載和教學的總結需發(fā)揮傳遞信息價值的功能，而這個正能量往往未被挖掘。當下，檔案供給與檔案需求的不契合;信息服務與信息利用的不對稱;管理形式與管理手段的不健全等問題成為學校檔案管理運行的瓶頸，究其原因在于供求關系的失衡、信息傳遞的失重和管理制度的失力這“三重失效”。在提倡“以人為本”的理念下，可嘗試通過供求的互動與合拍、信息的多邊與整合、機制的理順與加強等方式使檔案管理運行變阻為暢，從而為學校人才的培養(yǎng)、學校文化的建設、學術氛圍的渲染提供有效服務。

關鍵詞：互動關系;路徑選擇;檔案管理;運行視角

一、現(xiàn)實發(fā)展的瓶頸

1.檔案供給與檔案需求的不契合。隨著發(fā)展，檔案在學校建設中的作用越來越重要，檔案的供給與需求理應呈現(xiàn)良性互動的態(tài)勢。然而，部分學校的檔案管理卻暴露出供給的不足與需求的弱化。

（1）資源供給不足。由于部分教師的檔案意識比較薄弱，對檔案工作缺乏系統(tǒng)完整的認識，因而在平時收集信息時，態(tài)度不夠嚴謹。同時，有的教師認為沒有時間和必要對自己的成果加以整固和保存;有的認為檔案信息一旦歸檔后，想再利用存有難度;更有甚者認為教學信息屬于自己私有財富，不應交由他人保管。結果使得大量有價值的信息流落他處，想用時再無考證。

（2）檔案需求弱化。由于檔案供給的不全或不能，變相導致檔案資源庫存的大面積縮水。同時，檔案質量的大幅度下降，使得真正有用的檔案得不到保存，以致檔案使用價值的功能逐漸淪為空談，教師借閱檔案的熱情也被淡化，直至沒有。

2.信息存儲與信息利用的不對稱。作為傳遞信息的載體，若只保存檔案而不對其加以利用，那么信息傳遞的效用就會大打折扣。

（1）信息存儲積聚。學校檔案不僅是學校發(fā)展的歷史憑證，更能詳細真實地反映一所學校的歷史全貌，它隨著學校的發(fā)展逐步積累。如今，在社會信息化程度加深，知識、信息儲量劇增的背景下，檔案形式與內容也日新月異，其中尤為突出的就是電子化形式。各種先進技術的推廣運用，使得檔案的載體也呈現(xiàn)多元化狀態(tài)。

（2）信息利用滯后。當下，“數(shù)字化學?！闭缁鹑巛钡拈_展，而檔案電子化是數(shù)字化學校的有機組成部分。面對大量原有的紙質文件和新新的電子文件，基于理念的落后與操作的簡單，學校檔案部門往往僅僅將其保存、看牢，而未能充分深挖紙質檔案的內涵和展現(xiàn)電子檔案的生命力，結果面臨信息存儲與信息利用不對稱的窘境。

3.管理機制與管理手段的不配套

（1）管理機制留白。由于缺乏檔案管理的有效機制，結果造成歸檔流程的程式化、歸檔形式的無序化和歸檔內容的虛擬化。程式化表現(xiàn)為歸檔人遞交材料形式的單一性，即只是機械化的上交日常工作中形成的紙質材料，而忽視對其他各種門類檔案的收集整理，如實物檔案、聲像檔案等;無序化表現(xiàn)為材料內容的不完整，即材料內容不能完全反應事實，且材料內容相互之間缺少聯(lián)系、不夠系統(tǒng)、用處不大;虛擬化表現(xiàn)為檔案材料內容的不真實，即材料數(shù)據(jù)與事實不符，且有明顯主觀更改的跡象，隨意性較大。部分材料只是復印件，缺少原件，可信度較差。

（2）管理手段弱化。由于部分學校未能形成完整有序的收集、整理以及上繳歸檔材料的管理體制，或者即便存有，也缺乏有效的監(jiān)督手段予以實施，結果導致檔案管理人員只能采取被動催繳的方式對檔案材料進行討要。這種被動的收集手段使得繳檔存在極大的隨意性，往往造成當年歸檔材料收集不齊，而歷年應歸而未歸材料混同上繳的無序現(xiàn)象。

二、運行不暢的歸因

1.供求關系的失衡。教學活動有法而無定法，正因如此，其靈活性往往會在不經(jīng)意間產生許多為改進教學方法、進行教學改革提供依據(jù)的重要信息。但因此類信息的價值一時難以顯現(xiàn)，且分布比較零散，教師、學生、教務人員都有可能成為該信息的持有者、傳遞者和接受者，故收集具有一定難度，要求完整更是比較困難。加之師生對此類信息檔案的不重視，往往導致材料供給的不足，不是缺少這部分就是那部分，常常是有頭無尾，歸檔內容的疏漏或瑕疵也就難以避免。諸如此類信息的供給不周將會造成對這類零散、瞬時、靈活信息的永久失去。

2.信息傳遞的失重。檔案作為一份歷史的傳承和信息的記載，理應體現(xiàn)“以人為本”的理念，即充分挖掘檔案信息內容，為人服務、為人所用，使其為今后發(fā)展作參考。檔案管理人員在維護檔案保存方面意識很強，卻未認識到保存檔案的真正目的在于日常運用，結果使檔案所承載的信息呈現(xiàn)單邊傳遞的效應，即忽視了檔案價值從吸收轉為釋放的過程。

3.管理機制的失力。雖然大多學校都成立了檔案管理部門，但還是缺少完善、系統(tǒng)的管理機制，其直接導致檔案工作無章可循。同時，由于歷史、形態(tài)、意識等諸多原因，檔案工作從根本上仍沒有得到足夠重視，如人員配備不到位;待遇及職稱評定跟不上要求，且有些學校還會出現(xiàn)多頭管理或者無人管理，其又間接導致檔案部門被逐漸邊緣化或孤立化。在雙重影響下，檔案管理體系始終不能有效建立，或即使建立也不能有序、正常的運作。

三、互動路徑的選擇

由于學校檔案是對學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校和辦學水平的窗口。所以，基于木桶原理，學校有必要針對檔案管理運行中的供求、信息、管理等短板做出必要回應，以促進學校的整體發(fā)展。

1.供求的互動與合拍。長久以來，由于重視不夠、認識不充分，造成檔案收集不齊全、不完整，分類、立卷、歸檔等不規(guī)范，這與檔案工作的要求相差甚遠。對此應從狠抓供給入手，以巧迎需求增強實效，即充分供給檔案資源，激發(fā)師生使用檔案的需求，并通過技術手段調動師生利用檔案的熱情，使得供給與需求產生良性互動，以此增強學校的檔案資源。

2.信息的多邊與整合。眾所周知，知識就是力量，但是力量不是來自于保密，而是來自于共享。與其他物質不同，知識被傳遞后，傳播者仍然擁有，甚至通過交流，會產生知識的價值增值。從本質上講，檔案就是知識，因此作為知識的檔案應當被以知識的方式加以利用。

3.機制的理順與加強。人文關懷作為現(xiàn)代管理理念的核心，要求管理工作須以“人”為一切工作的出發(fā)點和歸宿。在與時俱進的時代氛圍下，檔案管理也需遵循這一理念，即強調人性化管理。

（1）完善細則規(guī)定。為使學校檔案資料齊全、完整，學校應制定相應的收集、上繳歸檔材料的細則，確保文件、資料按時歸檔。同時，檔案管理員也應經(jīng)常深入各部門進行提醒，以保證文件資料及時、齊全、完整上繳。對此，可以開展定期檢查和不定期抽查，將過去一些采用復寫、圓珠筆起草和不符合文件規(guī)范的資料進行糾正。對不齊全的文件資料，如有請示無批復，或有批復無請示，有正文無底稿、無附件等，則盡量查找彌補，追根溯源，請當事人回憶并書寫說明材料，與文件一同歸檔，保證檔案工作開展的正常秩序。

（2）導入?yún)f(xié)同模式。對于學校的重大活動，筆者認為可以嘗試改變以往被動接收檔案信息的方式，而是采用檔案管理人員提前或同步協(xié)同的模式，即當一項重要或重大活動舉辦時或告一段落后，立即與該活動負責人聯(lián)系，通過了解整起事件情況，確定收、歸檔范圍，開展歸檔材料收集工作，這樣可使得一些重要的、容易滅失的、日后難以再生的原始信息提前得到有效控制。即使有材料不全、不齊，也容易彌補，以期從根本上保障歸檔邏輯的完整性、歸檔形式的系統(tǒng)性和歸檔內容的價值性。

要做到協(xié)同，就要求檔案人員不可閉門造車，整日待在辦公室中，等待他人將材料送上門來。同時也要求學校的管理者要重視檔案工作，將檔案工作納入全校日常管理機制中，并賦予檔案管理人員應有的職能和職責，使其有能力知曉、介入、參與。

（3）注重質效考評。考評作為衡量手段廣泛應用于各行各業(yè)，其促進功能的效果有目共睹。有鑒于此，筆者認為衡量、促進檔案工作也可以引入質效考評機制。該考評不僅指向檔案管理人員，更應指向檔案材料的提供者，其旨在就歸檔材料的及時性、完整性、系統(tǒng)性做出評價。同時也可與檔案管理人員的職稱升降掛鉤，以促進檔案管理人員更好地完成檔案管理工作。

結語

學校檔案工作應在新形式下與時俱進，更新服務觀念，轉變以往被動、單一、傳統(tǒng)的管理模式，以主動、協(xié)同、現(xiàn)代服務方式不斷開拓服務領域、創(chuàng)新服務機制、增強服務效果，使檔案管理工作始終保持旺盛的生機和活力。在人員更專業(yè)、管理更科學、方法更有效下，最終實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，從而為廣大師生提供最優(yōu)化的服務，促進學校的可持續(xù)發(fā)展。

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