摘 要:隨我國高等教育的發(fā)展與全面教學(xué)評估的誕生,教學(xué)檔案在科學(xué)、合理、規(guī)范的管理模式下得到了教育部的認(rèn)可,高校檔案管理工作走上了由傳統(tǒng)化向現(xiàn)代化穩(wěn)步發(fā)展的道路。然而,我國部分高校在教學(xué)檔案管理方面仍存在較多問題,本文通過對其具體問題進(jìn)行闡述與分析,提出相關(guān)的解決措施,以期為我國高校教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供參考。
關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)檔案;檔案管理;問題及對策
近年來,對于教學(xué)檔案管理與創(chuàng)新的研究日趨深化,各高校及高校內(nèi)部系院均匹配了教學(xué)辦公場所與檔案管理室等專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作,其管理方法也在逐漸向更完善發(fā)展。然而,在社會(huì)不斷發(fā)展與高等教育科學(xué)化要求,以及以人為本教育理念的作用下,部分高等院校在教學(xué)檔案管理工作中存在的問題和弊端卻日益凸顯。例如,某些高校不具備完善健康的教學(xué)檔案管理體系;某些高校檔案目錄分類先進(jìn)度不足,查找特定檔案的效率低下;某些高校教學(xué)檔案管理理論內(nèi)容與實(shí)際應(yīng)用符合度不足,管理人員實(shí)踐工作能力較差等。這些問題是導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理混亂,實(shí)際應(yīng)用意義較低的主要因素,同時(shí)嚴(yán)重制約了高校教學(xué)水平與辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提升,必須引起重視,加以妥善解決。
一、高校教學(xué)檔案管理存在的問題
1.檔案管理人員專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)
現(xiàn)階段,我國很多高校均制定或擬定了關(guān)于教學(xué)檔案管理的各種規(guī)章制度,這是提升高校教學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)科學(xué)化程度的關(guān)鍵因素,其意義深遠(yuǎn)且具有實(shí)效性。然而,部分高校教學(xué)檔案管理工作滯后,管理人員與現(xiàn)實(shí)管理工作失衡:一方面,管理人員受傳統(tǒng)教育思想、管理思想束縛嚴(yán)重,難以將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)合理應(yīng)用于教學(xué)檔案管理工作中,管理體系無法與國內(nèi)外先進(jìn)高校接軌;另一方面,管理人員教學(xué)檔案采集與修訂工作隨意,無法突出檔案應(yīng)用的精準(zhǔn)性特點(diǎn),致使檔案內(nèi)容可信度較低。
2.檔案管理體系無序化
由于高校檔案管理內(nèi)容復(fù)雜繁瑣,幾乎與高校全部內(nèi)容具有密切聯(lián)系,檔案分散度高,高校內(nèi)部各個(gè)教學(xué)部門以直接或間接的形式完成教學(xué)檔案管理任務(wù),檔案管理工作職責(zé)沒有明確界限,管理范圍混亂或重疊,甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象,這種無序化的管理模式大幅提升了管理難度。而一旦某一機(jī)構(gòu)檔案管理工作出現(xiàn)失誤,全校各部門均有可能受其負(fù)面影響。此外,部分高校對檔案管理重視度不足,難以將其與教學(xué)、學(xué)生管理視為同等重要的工作,學(xué)校專項(xiàng)管理部門確實(shí),致使在管理過程中遇到相對專業(yè)的問題,難以應(yīng)付和解決問題。
3.檔案管理人員數(shù)量不足
近年來,由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,社會(huì)人才需求量大幅提高,全國各高校實(shí)施全面擴(kuò)招政策,高校生人員大量增加。上述背景使現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作難度變高,一方面,雖然部分高校教學(xué)檔案管理意識(shí)較強(qiáng),然而由于學(xué)生基數(shù)過大,檔案管理工作人員無法應(yīng)對日漸增多的檔案數(shù)量,對工作產(chǎn)生疲憊感、壓力感,降低工作效率與質(zhì)量;另一方面,高校各子級(jí)單位具體檔案采集、管理、整合等工作缺乏專業(yè)人員實(shí)施,部分子級(jí)單位將教學(xué)檔案委托于教學(xué)主任管理,其責(zé)任較大且工作內(nèi)容多,一旦教學(xué)主任面臨如開學(xué)、考試等工作時(shí),將出現(xiàn)忽略教學(xué)檔案管理現(xiàn)象,繼而對高校教學(xué)檔案管理帶來負(fù)面影響。
4.檔案管理方式嚴(yán)重滯后
教學(xué)檔案作為高校專業(yè)教學(xué)、素質(zhì)教育等多方面的評估資料,是高校辦學(xué)水平與管理能力的重要體現(xiàn),是衡量高校整體質(zhì)量的基礎(chǔ)指標(biāo)。同時(shí),教學(xué)檔案也是高校進(jìn)行常規(guī)教學(xué)管理工作過程中,查詢歷年工作進(jìn)度、了解自身水平的重要工具,是為高校領(lǐng)導(dǎo)及行政團(tuán)隊(duì)提供發(fā)展思路與創(chuàng)新思維的有效途徑。因此,高校檔案必須具備實(shí)質(zhì)性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性。一方面,現(xiàn)階段我國部分高校教學(xué)檔案管理方式滯后,難以將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)等高科技產(chǎn)物應(yīng)用于管理工作,仍沿用紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行檔案編輯,極易造成損壞或遺失等現(xiàn)象發(fā)生。并且,紙質(zhì)檔案在查找過程中相對計(jì)算機(jī)檔案繁瑣、麻煩,工作人員時(shí)常在不確定是否能找到檔案時(shí)放棄查找工作;另一方面,雖然我國大部分高校已采用計(jì)算機(jī)管理模式,但是計(jì)算機(jī)設(shè)備落后,管理人員計(jì)算機(jī)水平較低,給校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)帶來安全隱患,一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒感染或黑客攻擊,檔案泄露或損毀的風(fēng)險(xiǎn)極高。
二、提升高校教學(xué)檔案管理水平具體措施
1.樹立科學(xué)管理意識(shí)
高校教學(xué)檔案是體現(xiàn)高校管理水平的重要內(nèi)容,因此,高校檔案管理人員應(yīng)樹立完善的管理意識(shí),高校也要進(jìn)一步加大對于檔案管理人員專業(yè)化的培養(yǎng)力度。一方面,高校應(yīng)以先進(jìn)的管理知識(shí)為出發(fā)點(diǎn),促使其改變傳統(tǒng)思維,構(gòu)建科學(xué)、合理的管理理念,形成與世界先進(jìn)高校接軌的管理意識(shí)。將以傳統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)、歷史進(jìn)程為基礎(chǔ)的高校教學(xué)檔案,向可為高校提供實(shí)質(zhì)性信息,為高校創(chuàng)新、改革和發(fā)展提供新思路、新方法的歷史憑證方向發(fā)展;另一方面,高校應(yīng)培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員開發(fā)檔案、利用檔案意識(shí),使管理人員工作落到實(shí)處,拋棄形式主義,進(jìn)而大幅提升管理人員的專業(yè)水平,提升到檔案的實(shí)質(zhì)性與應(yīng)用價(jià)值,為高校檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展提供有力支撐。
2.健全檔案管理規(guī)章制度
高校教學(xué)信息與教學(xué)進(jìn)度采集是檔案管理工作的重中之重,在資源采集和應(yīng)用過程中,實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的管理工作必須以合理的規(guī)章制度為基礎(chǔ)保障。現(xiàn)階段,我國高校存在存在規(guī)章制度不健全、不合理等現(xiàn)象,嚴(yán)重制約高校檔案科學(xué)體系構(gòu)建。為加速高校教學(xué)檔案體系構(gòu)建,校方總管理部門必須根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定學(xué)院檔案管理與子機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)而促使管理工作有章可循、有法可依,告別傳統(tǒng)的無序式管理方法。高校教學(xué)檔案管理人員必須按照校方規(guī)章制度開展工作,并以其約束自身行為。
3.實(shí)施分類管理方式
高校教學(xué)檔案具有基數(shù)大、種類多等特點(diǎn),檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,部分高校資源采集工作可從學(xué)期初持續(xù)到學(xué)期末,甚至規(guī)定時(shí)間內(nèi)仍無法完成。檔案收集是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、周期性、分散性的工作,合理性的將檔案進(jìn)行分類處理,是提高工作效率的有效途徑。具體而言,高校教學(xué)檔案分為以下幾種:一是學(xué)籍檔案類文件,包括學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金狀況、學(xué)生歷學(xué)年成績表單、學(xué)生記過處分狀況等與學(xué)生自身情況相關(guān)的信息;二是教學(xué)類文件,例如教學(xué)教育章程、歷學(xué)年教育大綱和教育計(jì)劃等與高校自身相關(guān)的資源;三是高校教學(xué)研究成果類,包括教學(xué)改革資料、教師教授學(xué)術(shù)論文目錄、科學(xué)研究成果記錄等信息;四是教學(xué)進(jìn)程管理檔案,如各系教師領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄表、教師職稱統(tǒng)計(jì)表、教師學(xué)歷統(tǒng)計(jì)表等信息。
4.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和防護(hù)
高校檔案數(shù)量巨大,系統(tǒng)化的檔案管理是保障檔案分類清晰,降低查找、整理和整合難度的重要措施。計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息科技與數(shù)字技術(shù)飛速進(jìn)步,給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)帶來了發(fā)展機(jī)遇,高校教學(xué)水平與管理工作能力也得到了明顯提升,因此,利用現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行教學(xué)檔案管理是促使系統(tǒng)化形成的最佳方式。首先,檔案管理部門應(yīng)提高對資源收集工作的重視,利用掃描儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)硬盤、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備,將收集歸類的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,并上傳于學(xué)校電子檔案管理庫;其次,管理人員計(jì)算機(jī)水平是電子檔案管理工作的基礎(chǔ)保障,校方應(yīng)對其進(jìn)行統(tǒng)一、有效的計(jì)算機(jī)相關(guān)課程培訓(xùn);第三,要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防范意識(shí),提高檔案庫網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等級(jí),這是維護(hù)教學(xué)檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行的重要措施,校方應(yīng)聘請專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全人員或利用計(jì)算機(jī)系專業(yè)教師,對校園網(wǎng)和檔案庫定期進(jìn)行殺毒軟件、防火墻升級(jí),或制定適合自身情況的防竊取系統(tǒng)。
三、結(jié)語
高校教學(xué)檔案可以為高校提供準(zhǔn)確的學(xué)生信息、歷史教學(xué)信息等,是反映高校教學(xué)活動(dòng)的重要內(nèi)環(huán)節(jié),也是高校實(shí)施學(xué)生管理、提升教學(xué)質(zhì)量的主要參考資料?;谖覈咝=虒W(xué)檔案管理工作中普遍存在的問題,校方應(yīng)積極采取措施改進(jìn)現(xiàn)有管理工作,具體而言,可從以下四個(gè)方面入手:其一,樹立高校檔案管理人員完善的管理意識(shí);其二,制定健全的檔案管理規(guī)章制度使管理工作有章可循、有法可依;其三,將教學(xué)檔案進(jìn)行分類處理,降低管理難度;其四,合理應(yīng)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和信息技術(shù),提高教學(xué)檔案管理效率,建立檔案庫并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),確保檔案不泄露、不遺失。
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作者簡介:王爽(1975-),女,陜西西安人,館員,研究方向:檔案管理。