在企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理

唐靜

摘 要：檔案管理是企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不可缺少的一項(xiàng)工作，檔案管理工作能否充分落實(shí)到位，關(guān)系到企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為了進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的效率和水平，本文在此分析企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，在此基礎(chǔ)上探討企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;精細(xì)化管理;效率

在傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念中，很多企業(yè)都存在“重生產(chǎn)，輕管理”的現(xiàn)象，企業(yè)各方面的管理工作都不能落實(shí)到位，這就對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展造成了很大影響。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念也在與時(shí)俱進(jìn)，各類(lèi)企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了加強(qiáng)企業(yè)管理的重要性，對(duì)檔案管理工作也更加重視，有效促進(jìn)了企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。然而不得不認(rèn)識(shí)到，目前很多企業(yè)在檔案管理工作中還存在一些不足，這些問(wèn)題對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了很大影響，為了解決這些不足，應(yīng)該積極推行精細(xì)化管理，提升企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際水平。

1 企業(yè)檔案管理工作中存在的不足

1.1檔案管理意識(shí)有待提升

盡管近年來(lái)人們對(duì)企業(yè)管理工作越來(lái)越重視，但是對(duì)于檔案管理工作，尚且缺乏充分的重視，一些企業(yè)雖然對(duì)財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等工作嚴(yán)格把控，但是檔案管理工作卻經(jīng)常被忽視，這就導(dǎo)致檔案管理工作存在很大的隨意性。另外在一部分企業(yè)中，將檔案管理工作視為檔案保管工作，認(rèn)為檔案管理人員只要妥善保管檔案資料即可，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏充足的經(jīng)費(fèi)支持，設(shè)施配備也并不齊全，個(gè)別企業(yè)甚至并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，在這種情況下，檔案管理工作很容易出現(xiàn)疏漏，從而影響企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1.2檔案管理制度有待完善

企業(yè)在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，都離不開(kāi)制度的約束，只有建立完善的規(guī)章制度，才能保證各項(xiàng)工作都能夠具有科學(xué)性、規(guī)范性，然而就目前的一些企業(yè)來(lái)看，檔案管理工作尚且缺乏健全的制度，由于缺乏制度的約束，導(dǎo)致檔案管理工作存在很大的隨意性，一些檔案管理人員甚至存在僥幸心理，再開(kāi)展工作時(shí)應(yīng)付了事，這樣一來(lái)，就嚴(yán)重降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水平，不能為檔案使用者及時(shí)提供檔案資料，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案不全的現(xiàn)象。一些企業(yè)在創(chuàng)新管理制度的時(shí)候，對(duì)其他方面的制度都做了詳細(xì)的規(guī)劃，但是檔案管理制度卻很少納入規(guī)劃，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏制度保障。

1.3檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

在一些企業(yè)中，檔案管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)人才，由于企業(yè)對(duì)檔案管理人員的要求較低，檔案管理職位的門(mén)檻較低，因此檔案管理人員嚴(yán)重缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，很多檔案資料都散存在各個(gè)部門(mén)，不能及時(shí)收回，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展十分不利。也有一部分企業(yè)中，檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化辦公設(shè)施十分陌生，不懂得現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用方法，再開(kāi)展工作時(shí)還采用傳統(tǒng)的工作模式，這就制約了檔案管理工作的實(shí)際效率，同時(shí)也不利于提升檔案管理工作的信息化水平。另外在一些企業(yè)中，由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，因此檔案管理人員的薪資待遇水平普遍不高，這就導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)人才流失，無(wú)法吸納高素質(zhì)管理人才，在一定程度上制約了檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

2 企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的策略

2.1提高檔案管理意識(shí)

企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作充分重視，將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作來(lái)抓，加大對(duì)檔案管理工作的把控力度，避免檔案管理工作存在隨意性和盲目性。另外要加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理工作的了解，讓企業(yè)中的所有干部和職工都了解到，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要任務(wù)，要讓企業(yè)中的所有人員都認(rèn)識(shí)到，檔案管理人員不僅僅需要保管檔案，還要充分做好檔案資料的整理、分類(lèi)、歸檔等工作，從而提高全體員工的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，同時(shí)促使大家積極配合檔案管理工作。此外應(yīng)該為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費(fèi)支持，積極引進(jìn)現(xiàn)代化辦公室設(shè)備，提升檔案管理工作的信息化水平，防止檔案管理工作出現(xiàn)疏漏，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2細(xì)化檔案管理制度

想要檔案管理工作有章可循，就要為檔案管理工作提供制度保障，因此企業(yè)應(yīng)該建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理工作具有科學(xué)性以及規(guī)范性。首先應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束，建立詳細(xì)的工作制度、責(zé)任制度、獎(jiǎng)罰制度等，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)都提出明確的規(guī)定，細(xì)化工作制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守工作制度，任何工作環(huán)節(jié)都不允許出現(xiàn)違反工作制度的現(xiàn)象，同時(shí)應(yīng)該細(xì)化檔案管理人員的職責(zé)，詳細(xì)指出檔案管理人員的具體責(zé)任，這樣一來(lái)，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，就可以依照制度，追究檔案管理人員的責(zé)任，防治出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。此外還應(yīng)該建立精細(xì)化獎(jiǎng)罰制度，使檔案管理人員的工作情況與薪資待遇相互掛鉤，將制度細(xì)化，明確獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的標(biāo)準(zhǔn)，如果工作人員的工作質(zhì)量突出，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，鼓舞工作人員在以后的工作中再接再厲，一旦工作人員在工作中出現(xiàn)違反工作制度等現(xiàn)象，則給予一定的處罰，促使檔案管理人員重視本職工作，避免出現(xiàn)應(yīng)付了事等現(xiàn)象。還要制定檔案使用制度，對(duì)檔案使用者進(jìn)行約束，要求檔案使用者妥善保管檔案資料，按時(shí)將檔案資料交回，如果逾期不能交回，須重新提出申請(qǐng)，一旦出現(xiàn)檔案遺失、擅自挪用檔案資料等現(xiàn)象，應(yīng)適當(dāng)予以處罰，促使全體員工都能重視檔案管理工作。

總結(jié)

在現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，對(duì)企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展具有很大影響，如果檔案管理工作落實(shí)不到位，就無(wú)法及時(shí)為管理者和決策者提供有力依據(jù)，進(jìn)而影響企業(yè)管理者的工作效率，甚至?xí)?dǎo)致決策者判斷失誤，做出錯(cuò)誤的決策，由此可見(jiàn)，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。就目前來(lái)看，很多企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，都存在一些問(wèn)題，不僅制約了檔案管理工作的高效開(kāi)展，也關(guān)系著企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行，本文在此分析了企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的策略，希望本文內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作開(kāi)辟思路。

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