關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的策略探析

李建祥

摘 要：檔案是記錄單位人員及工作或活動內(nèi)容的重要資料，作為機關(guān)單位寶貴的信息資源，檔案詳細記錄了相關(guān)部門的方針政策與重大決策，并且檔案材料為單位人才的錄用和考核，以及單位進一步開展工作提供重要依據(jù)，對于今后工作的開展具有重要的借鑒意義與參考價值。但是長期以來，該項工作具有相對較低的效率和質(zhì)量，導(dǎo)致其作用難以得到充分發(fā)揮?；诖?，事業(yè)單位的檔案管理作為重要管理內(nèi)容，需要迎合實際，從檔案管理難點入手，積極遵守檔案管理原則，開展科學(xué)化管理，真正發(fā)揮出檔案的積極效用，以此為相關(guān)工作開展提供科學(xué)助力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;管理策略;實施措施

檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，規(guī)范化的檔案管理可提高整個單位的工作效率。長期以來，這項工作因缺乏重視，具有相對較低的效率和質(zhì)量，加之管理不善、管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低，新設(shè)備、新技術(shù)掌握不全利用率不高、發(fā)展相對滯后等一系列問題存在，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作一直在低水平狀態(tài)徘徊，其作用難以充分有效發(fā)揮。改變這種現(xiàn)狀就要對機關(guān)單位檔案管理進行全面優(yōu)化，以新思維、新方式、新技術(shù)推動事業(yè)單位檔案管理工作，達到優(yōu)化管理目的。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，將其中存在的不規(guī)范行為挖掘出來，才能夠有針對性地制定規(guī)范化管理對策，提升檔案管理效力。首先，缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊伍。雖然檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質(zhì)的管理隊伍，檔案管理很難規(guī)范進行。從檔案特點來說，檔案管理是一項系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對于工作人員的要求很高。由于單位內(nèi)部人才流動性大，工作人員專業(yè)性難以得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，根本認識不到檔案管理的工作要點，對先進的管理技術(shù)不熟悉，進而影響了檔案管理的規(guī)范性。比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴(yán)謹，常常出現(xiàn)歸類錯誤等問題。其次，信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高。在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理事業(yè)的主要趨勢。信息技術(shù)、計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅大幅提升了工作效率和質(zhì)量，也實現(xiàn)了操作上的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術(shù)，但卻沒有與單位發(fā)展實際相結(jié)合，導(dǎo)致信息技術(shù)優(yōu)勢無法發(fā)揮，信息化程度不高。

二、關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的有效策略探析

（一）健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是事業(yè)單位進行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，可以使檔案管理變得有法可依。事業(yè)單位要結(jié)合自身實際情況和國家的法律法規(guī)，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規(guī)性，所以要以國家準(zhǔn)則為基礎(chǔ)進行完善。在完善事業(yè)單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責(zé)進行劃分，將具體的職責(zé)落實到每一個部門和人員，避免工作人員以及部門責(zé)任劃分不清而出現(xiàn)糾紛、業(yè)務(wù)拖沓的情況，進而對事業(yè)單位的檔案進行系統(tǒng)化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統(tǒng)保管制度，而檔案資料管理的具體職責(zé)則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環(huán)節(jié)時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現(xiàn)問題而發(fā)生責(zé)任糾紛。

（二）建設(shè)一個綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍

檔案管理人員是直接接觸到檔案管理的工作人員，他們的職業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理水平的高低水準(zhǔn)。在事業(yè)單位中，檔案管理人員需要有強烈的責(zé)任心與可靠的政治素養(yǎng)。因此事業(yè)單位在日常工作中不能疏忽對管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。首先，在日常的工作生活中，管理部門可以定期對檔案管理人員進行相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，保證管理人員能夠熟練掌握管理檔案的新模式與新方法，及時學(xué)習(xí)檔案管理的先進技術(shù);其次，還需要對管理人員進行思想政治上的培訓(xùn)，樹立他們正確的價值觀，擁有正確的政治覺悟。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，使得他們對檔案管理工作更加上心。管理部門只有選擇與培養(yǎng)真正可靠的檔案管理工作人員，才能保證檔案管理水平。

（三）加強檔案管理的信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，其在各行各業(yè)的應(yīng)用也越來越廣泛，為了提高檔案管理工作的效率，加強檔案管理的信息化建設(shè)也是一項重要的措施。首先，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進信息化設(shè)備和相關(guān)技術(shù)，包括計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及軟件開發(fā)技術(shù)，并積極引進相關(guān)的專業(yè)人才，從而加強信息化在檔案管理各個方面的應(yīng)用。同時可以借鑒其他國家的先進技術(shù)，對微縮技術(shù)、聲像技術(shù)以及光盤技術(shù)等進行充分利用，加強我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平。

（四）增加經(jīng)費投入與開發(fā)檔案信息資源

大多數(shù)事業(yè)單位不是因為受到經(jīng)濟發(fā)展的制約就是因為規(guī)模較小，導(dǎo)致檔案管理條件較差，近期內(nèi)不容易完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對這種情況，主管部門在加強檔案管理監(jiān)督的同時，可主動向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)申請，給予一定的支持，協(xié)助并配合逐步完善檔案工作條件及相應(yīng)的設(shè)備，從而保證本單位的檔案工作健康發(fā)展。

（五）加強檔案管理監(jiān)管

完善檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)可以避免事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)形式化的現(xiàn)象，對檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)進行完善，要檢查檔案管理部門是否按照管理制度以及相關(guān)規(guī)定對檔案進行整理和收集，并且也應(yīng)對檔案資料進行定期和不定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，要及時對檔案資料進行修改，并且事業(yè)單位也可以借助外界的力量，進行社會監(jiān)督，從而對事業(yè)單位的檔案管理加強控制。

三、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)今時期科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國事業(yè)單位檔案管理工作也需要不斷進行完善，更新管理方式和管理理念，積極引進先進的設(shè)備，以此緊跟時代發(fā)展的步伐，滿足社會進步對于事業(yè)單位的要求。事業(yè)單位現(xiàn)階段有必要將改變檔案管理模式擺在首要位置，加強對檔案管理重要性的認識，在不斷的檔案管理工作中累積和總結(jié)經(jīng)驗，提升檔案利用程度，使檔案管理工作的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，以此為事業(yè)單位的長久發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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