工廠晨會制度的理論、實踐與精進

趙宏鵬，陸 明

(天津一汽豐田汽車有限公司生產(chǎn)管理部 天津300457)

1 工廠晨會制度理論

工廠晨會制度是在每個工作日初始時，由工廠各部門各級管理者參加的，報告生產(chǎn)、品質(zhì)、成本、交貨期、安全等情況，展開和解決現(xiàn)存問題，部署當(dāng)日生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的會議制度，為各部門各級管理者提供交流溝通的平臺，保證工廠高效安全運營和生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)達成的重要會議制度，是企業(yè)目標(biāo)管理的重要組成部分。在工廠的會議體系中，工廠晨會是開展頻度最高的定常會議，對公司生產(chǎn)目標(biāo)的達成具有非常重要的意義。

1.1 工廠晨會制度的意義

工廠晨會對于管理團隊建設(shè)、問題解決效率、公司政策的貫徹執(zhí)行和管理者水平的提升都有很大意義，最終促進生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的達成，如圖1所示。

①有利于生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的達成。通過每日晨會的形式對生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的達成情況高度關(guān)注，讓所有與會人員清楚當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)繼而緊張起來，努力達成自身的工作目標(biāo)，最終實現(xiàn)工廠整體生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的達成。

圖1 工廠晨會的意義Fig.1 Significance of factory morning meeting

②有利于管理團隊的建設(shè)。通過晨會平臺，明確工廠整體目標(biāo)，各部門聯(lián)動起來，有效避免各部門各自為戰(zhàn)，互相推諉而導(dǎo)致的管理團隊效率低下的問題，最終實現(xiàn)管理團隊水平的提高。

③有利于管理者水平的提升。通過參加工廠晨會，各級管理者可以全方位了解工廠的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，提高大局意識；可以通過各部門的異常處理報告，提高異常處理能力；通過各部門優(yōu)秀改善經(jīng)驗的分享，提高業(yè)務(wù)改善能力；通過問題的聯(lián)合解決，提高溝通、交流和問題解決能力；通過全工廠各部門各項指標(biāo)的對比，明確自身存在的差距，從而有針對地進行業(yè)務(wù)提升，最終實現(xiàn)管理者綜合能力的提升。

④有利于問題解決效率的提升。發(fā)揮工廠晨會問題解決平臺的功能，對于全局性問題多部門聯(lián)合討論解決方法，明確各自任務(wù)，確定實施計劃，并通過每日跟蹤推進進度，確保按計劃推進并按時解決問題，最終實現(xiàn)工廠整體問題解決效率的提升。

⑤有利于公司決策的貫徹執(zhí)行。由于工廠晨會具有時間固定和人員集中(每日早晨召開，全體管理者參加)的特點，因此是傳達公司通知的極佳場合，公司的決策隔日即可口頭或書面?zhèn)鬟_給各部門管理者，當(dāng)日即可傳遞到全工廠所有員工中，讓全工廠上下都能明確工作重點，從而形成合力推進決策的執(zhí)行，實現(xiàn)決策即時高效地貫徹落實到位。

1.2 工廠晨會的原則

為了高效地開展工廠晨會，其召開原則是：嚴(yán)肅認真，目的明確，平等開放，高效精益。

1.2.1 嚴(yán)肅認真原則

工廠晨會的整體氣氛應(yīng)該是嚴(yán)肅的，基本要求是做到不遲到、不早退、不交頭接耳、不接打電話，更高要求是做到準(zhǔn)備充分的報告，專心的聆聽，用心的提問，專業(yè)的回復(fù)，睿智的點評和激勵性的口號，所有人都嚴(yán)肅認真對待，晨會的效果才會發(fā)揮出來。

1.2.2 目標(biāo)明確原則

一方面晨會在最初規(guī)劃時就應(yīng)有明確的目標(biāo)，明確要通過什么形式、什么內(nèi)容以達到什么效果，另一方面在工廠晨會的實施過程中，每日的工廠晨會也應(yīng)該針對當(dāng)前的問題有明確的額外目標(biāo)，如解決某一問題，推進某一項目等。

1.2.3 平等開放原則

晨會并不只是傾聽組織者和高管的報告和指示，更是各級管理者共同交流的平臺，保證平等開放，讓每位管理者都有機會說出自己獨到的想法，群策群力實現(xiàn)更好的決策，非常有利于工廠的生產(chǎn)經(jīng)營。

1.2.4 高效精益原則

工廠晨會的特點是參加人員多、召開頻度高，因此低效的工廠晨會會造成大量的工時浪費。所以要嚴(yán)控晨會時間，精簡晨會流程，提高晨會效率。

1.3 工廠晨會主要內(nèi)容

完整的工廠晨會一般要包含5方面內(nèi)容，概括來說是前日結(jié)果、今日目標(biāo)、問題管理、政策傳達、點評激勵，如圖2所示。

圖2 工廠晨會主要內(nèi)容Fig.2 Main contents of factory morning meeting

1.3.1 展開前日生產(chǎn)結(jié)果

對前日生產(chǎn)現(xiàn)場重點管理項目P(生產(chǎn)力)、Q(質(zhì)量)、C(成本)、D(交貨期)、S(安全)、M(士氣)進行報告，重點報告實際生產(chǎn)結(jié)果和預(yù)期效果間的偏差。

生產(chǎn)力：前日各車間生產(chǎn)可動率和在制品庫存，以及對可動率造成影響的異常情況，包括設(shè)備異常、物料異常、品質(zhì)異常、人員異常以及其他異常情況，并根據(jù)需要對各項異常的處理過程、處理結(jié)果、異常影響、再發(fā)防止措施等內(nèi)容進行細致報告。

品質(zhì)：前日的品質(zhì)狀況，包括一次合格率、產(chǎn)品報廢情況、不良產(chǎn)品修理進度、有無大規(guī)模不良等。

成本：由于各車間整體成本核算困難，成本方面報告重點為正常范圍外的成本，如物料追加、加工不良、設(shè)備維修、計劃外加班花費等內(nèi)容。

交貨期：前日各車間生產(chǎn)計劃完成情況，累計欠產(chǎn)(或先行生產(chǎn))情況，待修理的完成品、完成品庫存等內(nèi)容。

安全：有無安全生產(chǎn)事故、現(xiàn)場4S情況等。

士氣：出勤率情況、員工工作狀態(tài)等。

1.3.2 確定當(dāng)日生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)

當(dāng)日生產(chǎn)計劃，包括各個車間生產(chǎn)各種產(chǎn)品的數(shù)量、時間、方式等。

當(dāng)日生產(chǎn)力目標(biāo)，根據(jù)當(dāng)日生產(chǎn)計劃制定的可行的可動率目標(biāo)和加班計劃。

當(dāng)日日品質(zhì)目標(biāo)，根據(jù)當(dāng)日生產(chǎn)計劃制定的可行的品質(zhì)目標(biāo)。

1.3.3 說明和解決的現(xiàn)存問題

現(xiàn)存問題的報告與聯(lián)絡(luò)。問題解決方案、完成期限與預(yù)期效果說明；需要其他部門協(xié)作事項的說明。

1.3.4 傳達工廠最新精神和重點推進事項

將工廠最新精神、最新政策和重點推進事項在第一時間傳達給所有管理者。

1.3.5 高管的點評與激勵

對工廠晨會的整體情況進行點評；對優(yōu)秀員工和優(yōu)秀事件進行表彰；對與會者進行激勵。

1.4 工廠晨會的基本元素和基本流程

工廠晨會需要由專人來組織，規(guī)定人員參加，有固定的時間和場地，有明確的流程。

1.4.1 組織者

工廠晨會應(yīng)由工廠秘書部門或生產(chǎn)調(diào)度部門來組織，組織者本身應(yīng)對工廠整體情況、工藝流程、組織結(jié)構(gòu)、運營狀況有全面的了解，有能力進行會議的籌備、組織和總結(jié)，有能力和工廠各級管理者進行順暢的溝通交流，有能力協(xié)調(diào)各部門解決當(dāng)前問題。

1.4.2 參加者

固定參加者為工廠的各級管理者，若組織機構(gòu)較大或?qū)蛹壿^多，則各部門指定管理者代表參加，總數(shù)應(yīng)控制在50人以內(nèi)，避免因人數(shù)過多而造成會議重點不明和效率低下。

非固定參加者包括：①指定的報告人，對異常情況進行專業(yè)的報告和問題的解答；②重點業(yè)務(wù)推進負責(zé)人，為特定問題的解決提出專業(yè)的意見和建議。

1.4.3 工廠晨會的時間

每日工廠晨會的開始時間應(yīng)是固定不變的，為了給各級管理者足夠的時間做工作安排、晨會事項準(zhǔn)備、異常報告準(zhǔn)備、晨會會場移動等，可選取生產(chǎn)開始之后0.5～1h的某個時點作為工廠晨會的開始時間。主體會議的持續(xù)時間一般不超過20min，避免因會議時間過長而造成與會人員精力不集中、身體負荷大、會場嘈雜等問題，同時也可以避免部分非共通性業(yè)務(wù)的細節(jié)報告造成不相關(guān)的管理者的時間浪費，提高工廠晨會整體的效率。非共通業(yè)務(wù)的細節(jié)報告和特定項目或問題的檢討可以在主體會議之后進行，由工廠晨會組織者(或部門管理者)召集相關(guān)的管理者、報告者、項目負責(zé)人追加會議進行討論。

1.4.4 場地

每日工廠晨會的場地應(yīng)該是固定不變的，位置可選擇工廠的物理中心位置或管理者密集的位置，以實現(xiàn)向會場移動的平衡和高效。

工廠晨會會場應(yīng)具備召開晨會的條件：空間大小合理，有滿足所有與會者站立所需的空間；空間相對封閉，無噪音污染；設(shè)備齊全，包括音頻設(shè)備、放映設(shè)備(大屏電視或投影儀)、電腦和白板等。

1.4.5 一般流程

①由工廠晨會組織者進行參會人員的確認和宣布晨會開始。

②由生產(chǎn)調(diào)度、品質(zhì)管理、成本核算等部門管理者依次對前日生產(chǎn)現(xiàn)場重點管理項目P、Q、C、D、S、M依次進行報告。

③由生產(chǎn)調(diào)度部門說明當(dāng)日生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)。

④由工廠晨會組織者或相關(guān)管理者對工廠現(xiàn)存問題進行說明和問題解決方向的討論。

⑤由各部門管理者分享優(yōu)秀工作經(jīng)驗(如有)。

⑥由工廠晨會組織者傳達公司最新精神和重點推進事項。

⑦由工廠長或高管進行晨會的總結(jié)點評和對與會人員進行激勵。

⑧與會人員共同宣讀晨會宣言。

⑨由工廠晨會組織者宣布晨會結(jié)束，并組織相關(guān)人員進行非共通業(yè)務(wù)的細節(jié)報告和特定項目或問題的檢討。

2 工廠晨會制度的實施

以某工廠晨會的運營方法為基礎(chǔ)，結(jié)合筆者實踐經(jīng)驗，一個完整的晨會流程模型如圖3所示。

2.1 工廠晨會準(zhǔn)備

在晨會召開之前，需要各部門制作前日生產(chǎn)報告，晨會組織者進行匯總和整理，最終做成工廠晨會總覽報告幻燈片，并要在晨會開始之前做好會場的準(zhǔn)備工作。

①各部門晨會資料制作。各部門對前日重點管理項目和異常情況進行整理，做成各部門的晨會報告資料，并在規(guī)定時間發(fā)送給晨會組織者。

②晨會資料匯總，晨會報告幻燈片制作。晨會的組織者對各部門發(fā)送的晨會報告資料進行匯總，提取關(guān)鍵信息，總結(jié)異常狀況，做成一頁包含所有關(guān)鍵信息的匯總資料，此頁面應(yīng)包含各車間重點管理項目的大部分內(nèi)容、異常情況總結(jié)、生產(chǎn)計劃達成情況等內(nèi)容，做到一頁資料將前日生產(chǎn)經(jīng)營狀況完整的概括(表1)；對于某些需要每天特殊報告的內(nèi)容，可制作多頁特殊說明資料，最終將這些資料合成一個晨會報告幻燈片，作總覽報告演示用。同時將總覽報告資料和各車間提供的報告紙板準(zhǔn)備好。

③會場準(zhǔn)備。提前將放映設(shè)備、音頻設(shè)備調(diào)試好，將總覽報告幻燈片投屏，將總覽報告資料和各車間提供的報告紙板張貼在墻上規(guī)定位置，如圖4所示。

④與會人員在會議開始前5分鐘進入會場并簽到。

2.2 工廠晨會召開

①由組織者宣布晨會開始，全體與會者進入會議狀態(tài)。

②特別聯(lián)絡(luò)報告。由組織者對特別聯(lián)絡(luò)事項進行報告，包括最新精神和政策、緊急通知、重點推進事項等。

③總覽報告。由組織者對照工廠晨會報告幻燈片報告前日生產(chǎn)狀況和異常情況、當(dāng)日生產(chǎn)計劃等內(nèi)容。

④異常和問題報告。由發(fā)生異?；虼嬖趩栴}的部門管理者或技術(shù)員進行詳細的異常報告或問題報告，包括異常或問題的詳情、現(xiàn)狀、現(xiàn)時影響、未來影響、解決方案、預(yù)期效果、完成時限、協(xié)作事項等內(nèi)容。

⑤高管點評與激勵。由工廠長或高管對晨會召開情況進行點評，對生產(chǎn)情況及異常處置進行點評，對公司重點推進事項的強調(diào)，優(yōu)秀工作經(jīng)驗的分享，優(yōu)秀人員或事跡的表彰，對全體與會者進行激勵。

⑥共同宣讀晨會口號。在組織者或高層管理者的帶領(lǐng)下宣讀晨會宣言，如“安全第一”“品質(zhì)必?！薄爱a(chǎn)量必達”等，激勵士氣。

⑦宣布主會結(jié)束，開始會后檢討。由組織者宣布工廠晨會主要會議結(jié)束，開始自由分組討論，包括項目推進聯(lián)絡(luò)，異常和問題協(xié)調(diào)解決聯(lián)絡(luò)具體事項等。

2.3 工廠晨會總結(jié)

由晨會組織者對工廠晨會的資料進行整理，對工廠晨會中各位與會者的發(fā)言進行記錄，對異常處置和問題解決情況進行總結(jié)，最終做成當(dāng)日晨會會議記錄，通過郵件向全體與會者發(fā)送。

圖3 工廠晨會流程模型Fig.3 Process model of factory morning meeting

表1 工廠晨會總覽報告示意圖Tab.1 General report of factory morning meeting

圖4 工廠晨會會場布置示意圖Fig.4 Schematic layout of factory morning meeting venue

3 工廠晨會制度的精進

3.1 工廠晨會報告不充分的問題

工廠晨會并不只是一個高層管理者或組織者對基層管理者單向傳遞信息、傳達指令的會議，而是一個各級管理者多向交流的平臺。為了讓工廠整體運行更加高效，需要將工廠現(xiàn)狀和現(xiàn)存問題通過特定形式的報告全方位展示出來，報告越全面越充分，工廠晨會的效果越好，因此要重視報告不充分的問題。

一方面存在某些部門管理者想了解的信息沒有報告的問題，建議在晨會流程企劃時全面調(diào)查各部門需求，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，爭取制定兼顧各部門需求的晨會流程，并在獲得各部門管理者的認可后再行實施。另一方面存在某些管理者想要報告或聯(lián)絡(luò)卻沒有機會的問題，建議在晨會流程中加入特殊事項聯(lián)絡(luò)環(huán)節(jié)，如有特殊報告或聯(lián)絡(luò)事項可以在此環(huán)節(jié)進行說明。

3.2 工廠晨會準(zhǔn)備不充分的問題

對于晝夜連續(xù)生產(chǎn)的工廠，夜勤生產(chǎn)結(jié)束至工廠晨會開始的時長有限，因此可能出現(xiàn)工廠晨會資料準(zhǔn)備不充分而影響工廠晨會效果的問題。

此問題可以通過以下兩步解決：

①建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告資料模板，明確報告信息的來源、信息傳遞方式和最晚時間，保證全工廠信息匯總和總覽報告制作的時間。

②統(tǒng)一全工廠各種部門資料的格式、邏輯和術(shù)語，通過數(shù)據(jù)鏈接方式自動獲取總覽報告所需數(shù)據(jù)，自動生成晨會報告資料。

如短期內(nèi)不能解決此問題，則應(yīng)將晨會時間適當(dāng)延后，避免因晨會報告資料準(zhǔn)備不充分而影響晨會的整體效果。

3.3 工廠晨會報告內(nèi)容要詳略得當(dāng)

在總覽報告之后，一般會由專業(yè)人員對某些項目和問題進行詳細報告。在總覽報告一定的前提下，詳細報告的時間直接決定晨會整體的時長，如果詳細報告過于細致，則可能超出其他部門管理者的理解范圍，浪費大部分人的時間；如果詳細報告過于概括，則不能把項目重點和問題說清楚。因此，如何把握報告的詳略度是影響報告效率的核心問題。針對這個問題應(yīng)明確以下原則：

①明確異常報告的基準(zhǔn)，即明確規(guī)定哪種級別以上的異常需要報告，如生產(chǎn)停止30min以上、品質(zhì)不良產(chǎn)品10件以上、零部件欠品10min以上等。

②明確必要報告內(nèi)容，包括異?；騿栴}發(fā)生的時間、位置、具體設(shè)備或作業(yè)、原因、處理方法、造成的影響以及有無殘留問題等。

③重點報告防止異常再次發(fā)生的方法，對補救式的異常處理過程簡要敘述，對能從根本上解決問題，從而避免異常再次發(fā)生的處理過程重點說明。

④重點報告普遍性可借鑒的異常處理方法，簡要報告自身專有的異常處理方法。

⑤鼓勵經(jīng)驗分享式的報告，抵制功苦表現(xiàn)式的報告。

3.4 工廠晨會與班組晨會相結(jié)合

班組晨會是以班組為單位，在每日生產(chǎn)之前召開的會議，主要目的是人員確認、工作分配、異常處置、政策傳達和工作激勵。班組晨會是工廠晨會內(nèi)容由管理層向基層員工傳達的重要會議，由于工廠生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的達成需要全體員工的共同努力，更要重視基層晨會的開展。一方面基層管理者要將工廠生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀和目標(biāo)傳達給每一位員工，從而形成上下合力；另一方面基層管理者要傾聽廣大基層員工的意見和訴求，并在工廠晨會上進行分享，以便管理層能及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，從而創(chuàng)建一個高效率、高滿意度的工廠。

3.5 工廠晨會制度助力創(chuàng)建高水平工廠

對于追求高水平生產(chǎn)的工廠，工廠晨會報告的核心應(yīng)是影響工廠整體生產(chǎn)運營平衡的因素(參考瓶頸工程理論和約束理論)，當(dāng)生產(chǎn)設(shè)備成為瓶頸時，報告重點應(yīng)是如何提高生產(chǎn)設(shè)備穩(wěn)定性；當(dāng)員工和作業(yè)成為瓶頸時，應(yīng)重點報告如何提高員工技能水平和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化水平；當(dāng)零部件供應(yīng)成為瓶頸時，應(yīng)重點報告如何提高零部件供應(yīng)的穩(wěn)定，等等。晨會的各項報告都是對當(dāng)前瓶頸的目視化，報告最重要的目的也是解決當(dāng)前瓶頸問題以實現(xiàn)更加均衡的生產(chǎn)。當(dāng)以上問題得到解決而實現(xiàn)了生產(chǎn)的平衡，又可以通過作業(yè)員遞減、在制品庫存和零部件庫存的遞減、品質(zhì)要求提升等，人為創(chuàng)造新的瓶頸，并再次通過不斷努力實現(xiàn)生產(chǎn)再平衡，在這種不斷的制造瓶頸→實現(xiàn)平衡的過程中，工廠整體水平不斷提高，最終建成高質(zhì)高效的工廠，而在這個過程中，工廠晨會制度發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，需要全體管理者高度重視。

4 結(jié) 語

隨著科技的發(fā)展，工廠晨會的形式和內(nèi)容也將發(fā)生變革，如通過電視會議系統(tǒng)開展工廠晨會，此時晨會會場就不再是必須的，人員從集中到分散；或是通過手機即時通訊工具(如微信)在線開展工廠晨會，參加的人數(shù)不再受場地的限制，會議資料也可以在第一時間展開；隨著虛擬現(xiàn)實技術(shù)的發(fā)展，可能不久的將來就能實現(xiàn)與現(xiàn)在工廠晨會同樣效果的在線虛擬工廠晨會；隨著設(shè)備智能化程度的提高和人工智能的發(fā)展，將來可能不再需要晨會組織者，人工智能會根據(jù)設(shè)備上傳的數(shù)據(jù)自動生成工廠晨會報告、組織工廠晨會、做成并展開工廠晨會記錄。

工廠晨會制度作為工廠基礎(chǔ)管理制度的重要組成部分，如今越來越受到國內(nèi)工廠的青睞，但由于其本身過于具體和偏向運用層面，并未受到廣大學(xué)者的重視，目前國內(nèi)鮮有對工廠晨會制度做全面講解的相關(guān)文獻和書籍。本文嘗試總結(jié)工廠晨會制度的理論，提出實際運用的方法，同時結(jié)合實踐經(jīng)驗提出精進方向，意在拋磚引玉，希望更多的學(xué)者和企業(yè)管理人員投入這方面的研究，完善這一制度，并分享優(yōu)秀經(jīng)驗，共同進步。