如何做好財(cái)務(wù)共享模式下的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理

摘要：20世紀(jì)80年代以來(lái)，共享服務(wù)不斷發(fā)展，在人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等業(yè)務(wù)中得到了較為廣泛的應(yīng)用。隨著共享服務(wù)在我國(guó)企業(yè)中的不斷發(fā)展，我國(guó)許多大型集團(tuán)企業(yè)也開(kāi)始設(shè)置自己的共享服務(wù)中心，其中財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為一種新興財(cái)務(wù)管理模式，引發(fā)了一場(chǎng)深刻的財(cái)務(wù)管理變革，并有效降低了大型集團(tuán)企業(yè)管理成本，提高了其財(cái)務(wù)管理水平以及內(nèi)部控制水平，這對(duì)于中小型企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，有著重要的借鑒意義。鑒于此，本文主要對(duì)如何做好財(cái)務(wù)共享模式下的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理進(jìn)行探討，以期為相關(guān)人員提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;集團(tuán)企業(yè);財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)共享（FinancialSharedService）是指將大量重復(fù)的工作，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)程，集中在一個(gè)獨(dú)立單元中進(jìn)行處理、管理，以此來(lái)達(dá)到提高工作效率、工作質(zhì)量、降低工作成本目的的一種作業(yè)模式。財(cái)務(wù)共享的建設(shè)過(guò)程，實(shí)質(zhì)上就是根據(jù)財(cái)務(wù)共享理念，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將企業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，集團(tuán)企業(yè)需要圍繞財(cái)務(wù)共享規(guī)程，通過(guò)完善制度、合理調(diào)配、優(yōu)化設(shè)計(jì)，讓財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定的促進(jìn)作用。

一、財(cái)務(wù)共享模式下的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理對(duì)策

（一）前期調(diào)研

前期調(diào)研工作可在大方向上為企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的構(gòu)建做出指導(dǎo)，并且能夠深入的分析財(cái)務(wù)共享模式帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益、成本效益。故前期調(diào)研需要盡可能考慮到成本、效率兩個(gè)方面的內(nèi)容。如總成本、成本細(xì)目、業(yè)務(wù)成本、業(yè)務(wù)效率、業(yè)務(wù)量、結(jié)賬時(shí)間等。財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建初期投入的成本較多，比如辦公場(chǎng)所建設(shè)、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)建設(shè)、內(nèi)網(wǎng)建設(shè)等，且內(nèi)部服務(wù)的運(yùn)營(yíng)也會(huì)產(chǎn)生一定的費(fèi)用，在前期就要綜合考慮到這些成本因素。另外，因財(cái)務(wù)共享服務(wù)將原本分散在集團(tuán)企業(yè)的各處的業(yè)務(wù)集中在某一處處理，改變了員工的工作狀態(tài)以及未來(lái)發(fā)展路徑，故前期建設(shè)必須要取得員工的支持，并且財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式建設(shè)成本是由其他業(yè)務(wù)部門所承擔(dān)的，故需要爭(zhēng)取業(yè)務(wù)部門的支持。中興、海爾等大型集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建共享財(cái)務(wù)服務(wù)模式的案例告訴我們，該模式的成功構(gòu)建以及運(yùn)作，無(wú)論是資源的調(diào)用或者文化的建設(shè)，都離不開(kāi)管理層、基層員工、業(yè)務(wù)部門的有效協(xié)同。

（二）具體實(shí)施

1.人員發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建需要在某一個(gè)地點(diǎn)集中開(kāi)展工作，而原本分散在集團(tuán)企業(yè)各處的員工，對(duì)于工作地點(diǎn)變遷可能會(huì)有一定的抵觸情緒或者客觀影響因素，因此需要招聘一定數(shù)量的新員工。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式對(duì)員工素質(zhì)、能力的要求有著一定的變化，需要員工具有一定的創(chuàng)新能力、溝通能力、業(yè)務(wù)流程思考能力、計(jì)算機(jī)操作能力。所以，集團(tuán)企業(yè)不僅僅要對(duì)招聘的新員工提出新的要求，同時(shí)也要通過(guò)培訓(xùn)、繼續(xù)教育來(lái)提高員工的工作能力、創(chuàng)新思維、溝通能力等。

2.營(yíng)造企業(yè)文化

共享財(cái)務(wù)服務(wù)對(duì)員工技能、行為、知識(shí)提出了新的要求，員工需要在工作方式、思想上做出極大的轉(zhuǎn)變，而對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)，集團(tuán)企業(yè)面臨的環(huán)境在變，會(huì)計(jì)準(zhǔn)則也發(fā)生了一定的變化，企業(yè)管理理念也在不斷變化。故財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的建立，需要經(jīng)歷一段較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)過(guò)程，在復(fù)雜的工作環(huán)境中，員工就容易產(chǎn)生一定的負(fù)面情緒。而企業(yè)的文化營(yíng)造在此刻就顯得極為重要。從客觀的角度上看，集團(tuán)企業(yè)員工渴望職業(yè)發(fā)展，共享服務(wù)中心也希望員工發(fā)展，因此可以構(gòu)建起“員工企業(yè)共同發(fā)展”的文化氛圍，構(gòu)建學(xué)習(xí)發(fā)展機(jī)制，就可應(yīng)對(duì)共享財(cái)務(wù)模式構(gòu)建所面臨的諸多困難。集團(tuán)企業(yè)可將培訓(xùn)、繼續(xù)教育作為企業(yè)文化營(yíng)造的抓手，為有潛力的員工構(gòu)建職業(yè)發(fā)展藍(lán)圖，從而讓其個(gè)人目標(biāo)和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)統(tǒng)一。

二、財(cái)務(wù)共享體系設(shè)計(jì)

（一）職能設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)共享體系設(shè)計(jì)主要分為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)三個(gè)方面的內(nèi)容，職能分別匹配于基層財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)共享中心、財(cái)務(wù)部。其中業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)主要負(fù)責(zé)預(yù)算執(zhí)行、經(jīng)營(yíng)分析、資金規(guī)劃、稅務(wù)協(xié)調(diào)、前端業(yè)務(wù)審核、合同管理等職能;戰(zhàn)略財(cái)務(wù)主要是指企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定，主要涵蓋預(yù)算管理、股權(quán)管理、投資管理、成本管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)分析等內(nèi)容。共享財(cái)務(wù)主要負(fù)責(zé)稅務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表編制、檔案管理、電算化、稅務(wù)管理、財(cái)務(wù)監(jiān)督等職能。

（二）崗位設(shè)計(jì)

在原有財(cái)務(wù)部門的基礎(chǔ)上，設(shè)置財(cái)務(wù)共享部門，二者相互銜接、平行管理，所屬二級(jí)單位設(shè)置財(cái)務(wù)人員以及財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)部設(shè)置股權(quán)、資產(chǎn)、預(yù)算、成本、投資、財(cái)務(wù)分析等崗位。財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置共享業(yè)務(wù)辦理崗位、稅務(wù)基建崗位、資金管理崗位、綜合業(yè)務(wù)崗位，共享業(yè)務(wù)下分設(shè)支付、核對(duì)、報(bào)表編制、制證等業(yè)務(wù)組。并且，綜合考慮到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同質(zhì)化、重復(fù)等因素，基層單位需要設(shè)置財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，并配備財(cái)務(wù)主任、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)總監(jiān)等崗位，綜合處理復(fù)雜事項(xiàng)。

（三）業(yè)務(wù)流程

集團(tuán)企業(yè)可保持傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)審批權(quán)限，在會(huì)計(jì)處理的稽核、制證兩個(gè)方面的工作，設(shè)置“任務(wù)池管理”方法，將任務(wù)隨機(jī)分配到相關(guān)財(cái)務(wù)工作人員，財(cái)務(wù)工作人員根據(jù)單據(jù)影像或者文件進(jìn)行稽核、制證，而非“任務(wù)池”管理的總賬類業(yè)務(wù)，則由總賬報(bào)表編制崗位負(fù)責(zé)處理并錄入系統(tǒng)。紙質(zhì)單據(jù)系統(tǒng)流程和傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程相同，原始單據(jù)由基層單位定期整理并傳遞到共享中心，稽核人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收、審核原始單據(jù)。制證人員負(fù)責(zé)打印、裝訂記賬憑證，并組織對(duì)賬等等工作。支付人員根據(jù)稽核、制證憑證，在確定單據(jù)真實(shí)、齊全的情況下支付。

（四）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)必須要有穩(wěn)定、合理的硬件部署。服務(wù)器、顯示器、掃描儀、二維碼掃碼設(shè)備、自主智能報(bào)賬設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備需要根據(jù)實(shí)際情況合理配備，在滿足業(yè)務(wù)量需求的基礎(chǔ)上，綜合考慮成本、安全性等因素。

（五）軟件設(shè)計(jì)

軟件設(shè)計(jì)主要是利用EPR建設(shè)成果，在ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)上再深化開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)：

1.費(fèi)用報(bào)銷

在ERP系統(tǒng)中單獨(dú)開(kāi)發(fā)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)直接連接平臺(tái)派單平臺(tái)，由前端業(yè)務(wù)部門發(fā)起費(fèi)用報(bào)銷后，經(jīng)相關(guān)審核人員審批，單據(jù)傳遞到“任務(wù)池”，經(jīng)過(guò)制證后，生成憑證單號(hào)，然后將數(shù)據(jù)傳送會(huì)總賬模塊。為提高風(fēng)險(xiǎn)管控力度，在費(fèi)用報(bào)銷發(fā)起階段、財(cái)務(wù)審核階段、制證階段、稽核階段均需要設(shè)置發(fā)票查驗(yàn)功能。

2.資產(chǎn)模塊

資產(chǎn)模塊需充分利用ERP建設(shè)成果，共享系統(tǒng)定位在業(yè)務(wù)操作界面，ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊產(chǎn)生的單據(jù)，統(tǒng)一推送到相應(yīng)的任務(wù)平臺(tái)、信息共享平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)憑證錄入以及憑證生成，然后在傳遞到系統(tǒng)中。具體流程為：采購(gòu)合同→物資驗(yàn)收→錄入結(jié)算信息→掃描上傳→審核→歸集紙質(zhì)審核→完善付款信息→導(dǎo)入發(fā)票→生成憑證→稽核→出納支付→支付再次審核。

（六）共享運(yùn)營(yíng)設(shè)計(jì)

為保證共享系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，需要修訂原有的財(cái)務(wù)工作制度，并且針對(duì)財(cái)務(wù)共享模式帶來(lái)的變革，需認(rèn)真梳理該模式可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)以及管理遺漏點(diǎn)。集團(tuán)企業(yè)需要結(jié)合自身財(cái)務(wù)情況、業(yè)務(wù)運(yùn)作模式，制定完善且詳細(xì)的財(cái)務(wù)共享管理制度，編寫各個(gè)崗位的權(quán)責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，切實(shí)防控共享服務(wù)模式風(fēng)險(xiǎn)。一方面，在實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)程化的作業(yè)后，會(huì)讓員工的作業(yè)面更窄，其綜合能力在實(shí)踐的過(guò)程中難以得到提高;另一方面，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)更多參與的是基層工作，需要長(zhǎng)期在基層工作，故較容易產(chǎn)生心理問(wèn)題。為應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，以上辦法的完善就顯得極為重要。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，財(cái)務(wù)共享模式的構(gòu)建是未來(lái)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，該模式在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)呈現(xiàn)出了較為卓著的應(yīng)用成效。因此，現(xiàn)代集團(tuán)企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)共享模式要有足夠的認(rèn)識(shí)，這樣才能促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

羅從仁（1981-? ），男，湖南人，會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。