如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化淺談

丁妍

摘 ? 要：在機關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作中，檔案管理是需要高度重視的內(nèi)容。在具體的檔案管理中，由于機關(guān)事業(yè)單位所具備的特點，在檔案管理中就需要注重保密性，還要發(fā)揮其公共服務(wù)性的作用。目前，在中國的機關(guān)事業(yè)單位在行政體制上進行了調(diào)整，人事制度也大幅度改革。在這樣的社會背景下，對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作提出更高的要求。為了保證機關(guān)事業(yè)單位的各種工作穩(wěn)定有序地展開，就要實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，還要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)實施，提高管理效能，保證檔案管理更好地發(fā)揮服務(wù)作用。本論文針對如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、展開研究。

關(guān)鍵詞：推進 ?機關(guān)事業(yè)單位 ?檔案管理工作 ?規(guī)范化 ?標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）08（b）-0161-02

雖然機關(guān)事業(yè)單位在長期以來都非常重視檔案管理工作，但由于檔案數(shù)量的增加，加之檔案管理時間的延長，使得檔案管理工作的內(nèi)容更多，任務(wù)更多。近年來機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作過程中暴露出許多問題。這些問題的存在，就意味著管理方法沒有創(chuàng)新，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員對本職工作沒有正確認識，對于所存在的問題不能從根本上解決。為推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化展開，就要對相關(guān)的問題進行研究。

1 ?當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問題

1.1 當(dāng)前檔案管理中實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中沒有體現(xiàn)價值高度

在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，加強標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理工作，同時落實安全管理，確保檔案信息完整。然而，從目前信息化管理的現(xiàn)狀來看，由于管理者在檔案管理中沒有充分認識到風(fēng)險因素，必然導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作無法積極實施[1]。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的實施過程中，有些管理者并不重視檔案服務(wù)的價值。他們認為檔案管理中要提高管理效率，就要簡化了管理過程，沒有意識到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量。在檔案資料收集、整理、分類和歸檔的過程中，檔案管理人員沒有嚴格按照相關(guān)的規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理不符合機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理要求。

1.2 當(dāng)前檔案管理中沒有建立完善的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系

當(dāng)前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，雖然一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)出臺，但是沒有切實地落實，沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系，這使得檔案管理工作在技術(shù)上存在滯后性。例如，在檔案管理中實施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理中，需要按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)整理檔案數(shù)據(jù)、存儲信息，用戶可以根據(jù)需要查詢檔案資料[2]。在當(dāng)前的檔案管理中，每個管理環(huán)節(jié)都是獨立運行的，沒有形成一個系統(tǒng)，在管理運行過程中，不能實現(xiàn)檔案信息的價值。如果僅僅依靠檔案管理人員的經(jīng)驗來實施管理是不夠的，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)實施管理的過程中，還要結(jié)合使用信息技術(shù)進行信息輸入和存儲是，做好檔案信息的備份，避免檔案信息丟失，對機關(guān)事業(yè)單位的管理造成不良影響。

1.3 當(dāng)前檔案管理中管理人員的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)能力不夠

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容作為指導(dǎo)思想實施檔案管理，但是，由于管理人員對這項業(yè)務(wù)不是很熟悉，沒有認真學(xué)習(xí)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，在具體的檔案管理工作中，沒有發(fā)揮規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)意義，檔案管理的安全度也受到影響。

有些管理者往往忽視了檔案管理的重要性，沒有認識到檔案管理不當(dāng)對整個的機關(guān)事業(yè)單位造成的影響，因此對其工作質(zhì)量要求不高。在當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案管理人員往往認為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是一項額外的工作，不會認真開展[3]。此外，一些單位還存在著檔案管理非專業(yè)化的問題，這將導(dǎo)致檔案管理缺乏安全意識，專業(yè)化水平低，影響檔案管理的安全。

2 ?解決機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作問題的有效策略

2.1 檔案管理中從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度提高檔案管理意識

在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，要實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，必須采用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，將相關(guān)的應(yīng)用于檔案管理。它不僅僅是扮演一個工具角色，而是實現(xiàn)兩者的融合。應(yīng)用檔案管理軟件實施使檔案管理更加方便，還可以實現(xiàn)實時監(jiān)控。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理建設(shè)可以貫徹到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。在檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，要掌握管理經(jīng)驗，合理利用，完善檔案服務(wù)材料。尤其是在檔案數(shù)據(jù)信息的提取和應(yīng)用中，應(yīng)用了檔案管理軟件是比較便利的。所有的業(yè)務(wù)在軟件中運行，還可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，合理利用檔案數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的價值。從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度來看，提高安全建設(shè)意識是檔案管理者所需要具備的素質(zhì)[4]。它可以降低檔案管理的運行成本，對促進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展起到一定的作用。對檔案管理人員而言，要認識到規(guī)范化化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，強化建設(shè)工作。準(zhǔn)確認識檔案管理的價值，從觀念上上樹立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理思維，提高檔案管理效能。

2.2 檔案管理中從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度完善管理體系

為了在檔案管理中實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理應(yīng)發(fā)揮規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)作用，并根據(jù)實際情況實行檔案管理的系統(tǒng)化管理，使檔案管理按照相關(guān)的制度展開。在檔案管理工作中，要將管理體系構(gòu)建起來，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，收集資料，優(yōu)化檔案信息。必要時，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行篩選，發(fā)揮管理體系實施動態(tài)化管理，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化。在檔案信息管理中，系統(tǒng)化管理模式的實施要求檔案管理者提高自身的管理質(zhì)量，合理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理質(zhì)量。

2.3 檔案管理中從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度提高檔案管理人員的能力

檔案管理要從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度進行。做好檔案管理工作，就要發(fā)揮檔案管理人員的作用，結(jié)合管理培訓(xùn)，充分發(fā)揮檔案管理技術(shù)的價值。定期開展檔案管理知識培訓(xùn)活動，以專業(yè)的檔案管理技術(shù)和信息技術(shù)為主要的培訓(xùn)內(nèi)容，幫助檔案管理人員提高管理意識，認識到在檔案管理的重要性，樹立安全意識的，這不僅有助于檔案管理人員提高業(yè)務(wù)操作水平，也有助于提高其安全管理能力。在檔案管理人員的培訓(xùn)工作中，要切實提高檔案管理人員的管理能力，就要從檔案管理的實際出發(fā)，把日常工作中的各種問題作為案例引入培訓(xùn)工作中，使檔案管理人員的培訓(xùn)滿足檔案管理人員的需求，引導(dǎo)檔案管理人員解決技術(shù)層面問題。

3 ?結(jié)語

綜上所述，處于當(dāng)前的進一步深化改革背景下，重視事業(yè)單位檔案管理工作是非常必要的。任何的單位中，檔案管理都是非常重要的工作，也是長期性的工作，但是，往往被忽視。中國的機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中，由于沒有切實地實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致一些問題存在。這就需要在當(dāng)前的形勢下對檔案管理工作進行技術(shù)方面的改進和管理方面的創(chuàng)新，推進機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利展開，提高單位管理效率。

參考文獻

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