淺議辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理

武庚昕

摘要：辦公室接待看似簡單，卻也可能處處成為雷區(qū)。必須要以謹(jǐn)慎之心處理、關(guān)注、精雕細(xì)節(jié)，在細(xì)節(jié)的把握中提升工作水平。企業(yè)日常經(jīng)營管理工作復(fù)雜，其中一項(xiàng)比較基礎(chǔ)、重要的工作便是辦公室管理工作。細(xì)節(jié)管理便是企業(yè)管理工作的發(fā)展方向，這有利于提高工作的效率，因此結(jié)合實(shí)際的情況，制定出合理的措施便能實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)管理，因此在具體的實(shí)際工作中一定要努力仔細(xì)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公細(xì)節(jié)管理是順應(yīng)當(dāng)前形勢的需要，可以提高員工工作效率，同時(shí)也能節(jié)約人力、物力成本，這樣便能完善企業(yè)管理水平，不斷提高企業(yè)綜合實(shí)力。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;接待工作的細(xì)節(jié);管理

所謂“天下大事，必作于細(xì)”，面對紛繁復(fù)雜的辦公室管理工作，就亟須引入細(xì)節(jié)管理理念，以通過對規(guī)范化流程和細(xì)節(jié)的把握來將細(xì)節(jié)要求落實(shí)于各項(xiàng)工作中，并通過規(guī)章制度的完善來讓細(xì)節(jié)管理意識深入人心，只有這樣才能全面提高辦公室管理的工作水平。

一、準(zhǔn)確定位辦公室接待工作管理范圍

之所以辦公室管理工作十分繁雜，其很大程度上是由綜合類工作的性質(zhì)所決定的，同時(shí)從現(xiàn)階段各單位的實(shí)際情況可以看出，普遍存在辦公室事務(wù)管理范圍模糊的現(xiàn)象，因?yàn)椴⑽疵鞔_劃分辦公室事務(wù)管理范圍，造成辦公室事務(wù)管理工作人員在開展工作的過程中對諸多工作范圍之外的工作負(fù)責(zé)，從而嚴(yán)重影響了工作效率，并且還會導(dǎo)致工作缺乏秩序性，發(fā)生責(zé)任模糊的問題。就此現(xiàn)象，各單位必須引起高度重視，對工作范圍予以明確，對辦公室事務(wù)管理工作有全新認(rèn)識，不任意安排工作。同時(shí)，還要立足于單位的實(shí)際情況對工作職責(zé)予以明確，做到人人都有事做，事事都有人管，將責(zé)任落實(shí)到具體人頭上。此外，還要大力宣傳，讓單位所有人都能將辦公室事務(wù)管理工的重要性充分認(rèn)識到，以讓所有人都積極配合辦公室事務(wù)管理工作。

二、當(dāng)前辦公室管理出現(xiàn)的問題

（一）管理方式混亂

傳統(tǒng)的辦公室管理方法比較老舊，不能滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求。就這些工作而言，仍然存在不少的管理盲區(qū)，按照傳統(tǒng)方法努力開展工作，依然不會收到特別理想的情況。為了解決這個(gè)問題，必須實(shí)行細(xì)節(jié)管理，這樣便能促進(jìn)量化管理，增添管理新方法。將細(xì)節(jié)管理引入辦公室管理當(dāng)中，很難從多種角度考慮到各方面的因素。為了推進(jìn)辦公管理流程，可以將和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，區(qū)別劃分作風(fēng)、考勤、監(jiān)督等多種方法，弄清楚具體的工作內(nèi)容。

（二）管理制度落后

為了順應(yīng)辦公室接待工作的基本要求，必須完善合適的管理制度，便于辦公工作的順利進(jìn)行，現(xiàn)階段，我國企業(yè)辦公室工作制度出現(xiàn)了不少問題。部分公司沒有將辦公室接待工作隔離開來，存在著責(zé)任不清、職責(zé)不明的現(xiàn)象，這便很難激發(fā)工作人員的工作熱情，各種職能部門劃分不明確，不同的部分也可能存在相同或類似的工作，一時(shí)之間不知道派給誰做比較合理。這肯定會影響辦公的效果，影響其效率。管理制度因?yàn)椴粔蚓?xì)、全面，沒有考慮到公司的具體要求，可以根據(jù)公司的實(shí)際情況，針對各部門制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整個(gè)管理制度無序混亂，績效考核制度不夠全面，沒有完全按照能者多勞的原則實(shí)行，為了使工作權(quán)責(zé)分明、合理有序地開展，可以實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)管理制度。

三、提高辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理的有效措施

（一）做細(xì)做實(shí)接待工作，始終做到“五個(gè)一”

一是做好一桌土菜，挖掘地方特色菜，整合各種特色菜品資源，打造多層次地方特色菜譜。二是布置好一間客房，注重客房的文化內(nèi)涵，尊重客人的個(gè)性化需求，體現(xiàn)駐點(diǎn)酒店的規(guī)范化服務(wù)。三是當(dāng)好一個(gè)宣傳員，積極推介本地文化特色，展示發(fā)展成就。四是規(guī)范每一次接待流程，都要規(guī)范接待流程。五是做好每一次工作總結(jié)，每次活動(dòng)接待任務(wù)完成后，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升綜合水平。

（二）提升協(xié)調(diào)能力

辦公室是一個(gè)需要高度協(xié)調(diào)的部門。一方面，辦公室要協(xié)調(diào)好其他部門之間的工作，要發(fā)揮上傳下達(dá)和彼此聯(lián)系的功能，這就要求辦公室人員能夠積極地與其他部門的人員進(jìn)行溝通。另一方面，辦公室內(nèi)人員彼此之間也需要協(xié)調(diào)合作，通過提升辦公室人員的協(xié)調(diào)能力，從而相互幫助，彼此協(xié)作，才能夠共同處理好工作中的問題，共同提升辦公室工作效率。

（三）把握重大接待任務(wù)的主導(dǎo)權(quán)和主動(dòng)權(quán)

一是統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，集中調(diào)度參與接待的各單位和部門的接待人員，科學(xué)分工，成立接待工作組，充分發(fā)揮接待的輔政作用。二是接待業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對所有參與接待的工作人員進(jìn)行接待業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升整體接待服務(wù)水平。

（四）富余

搞對接和服務(wù)，有可能要準(zhǔn)備到2或3套方案，充分的準(zhǔn)備才能有效應(yīng)付各種狀況。就像有時(shí)候安排車輛，在不確定的情況下，安排一個(gè)商務(wù)車，會比安排一個(gè)轎車更合適，因?yàn)?，那兩個(gè)多余的位置，說不準(zhǔn)什么時(shí)候就會派上用場了。

四、結(jié)束語

綜上所述，在目前的辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理工作當(dāng)中，細(xì)節(jié)管理有著十分重要的意義，通過精細(xì)管理能夠給整個(gè)辦公室的管理工作效率帶來充分提升，并且也能夠讓整個(gè)辦公室得到充分改變，給員工帶來更多的優(yōu)秀工作習(xí)慣，讓辦公室接待工作得到充分體現(xiàn)，提高整個(gè)辦公室的管理品質(zhì)。

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