辦公自動(dòng)化條件下文書工作之思考

趙小妹

摘要：辦公室文書工作是辦公室工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，在當(dāng)今的社會(huì)情況，文書工作要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就需要加快自動(dòng)化建設(shè)，大力加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化建設(shè)活動(dòng)。本文基于當(dāng)下我國(guó)文書行業(yè)的現(xiàn)在，分析辦公自動(dòng)化條件下文書工作的重要性，并結(jié)合當(dāng)下辦公自動(dòng)化條件下文書工作的發(fā)展情況，制定出加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化文書工作的有效方案，以期推動(dòng)我國(guó)自動(dòng)化辦公室文書工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;文書工作;辦公室自動(dòng)化建設(shè)

當(dāng)下文書工作自動(dòng)化已經(jīng)成為了我國(guó)發(fā)展的熱門話題，自動(dòng)化文書工作不僅可以減少誤差提高效率，還能做到自動(dòng)化流程的優(yōu)化。為了提高我國(guó)自動(dòng)化文書工作的進(jìn)程，需要對(duì)工作人員的基本素質(zhì)做出改良，并在實(shí)踐中摸索辦公室自動(dòng)化條件下文書工作的發(fā)展道路。

一、辦公自動(dòng)化條件下文書工作的重要性

傳統(tǒng)情況下的辦公室文書工作，是通過(guò)人力進(jìn)行資料的收集、整理、發(fā)布、保存，人工完成的過(guò)程中難免因?yàn)楦鞣N情況而造成失誤，而自動(dòng)化在文書工作中的應(yīng)用可以有效提高辦公室工作的效率，通過(guò)自動(dòng)化取代人力整理，減少了人力勞動(dòng)的時(shí)間，提高了文書工作的應(yīng)用效果。自動(dòng)化的應(yīng)用通過(guò)計(jì)算機(jī)處理一切文書工作，做到了文書工作標(biāo)準(zhǔn)化，工作流程一體化，工作保密嚴(yán)格話，特別有效地推動(dòng)了我國(guó)文書工作自動(dòng)化的進(jìn)程[1]。

二、當(dāng)下辦公自動(dòng)化條件下文書工作的發(fā)展情況

（一）傳統(tǒng)文書工作的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的文書工作圍繞著筆紙展開(kāi)，需要大量且繁瑣的人力資源投入，在一定程度上形成了對(duì)文書工作效率與質(zhì)量的影響。因?yàn)槿肆μ幚砦臅ぷ鲗?dǎo)致在工作中很容易出現(xiàn)失誤，從而影響文書工作的準(zhǔn)確度，長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)文書工作就處在了一個(gè)止步不前的狀態(tài)，并直接影響我國(guó)企業(yè)各類政策的實(shí)施。

（二）辦公自動(dòng)化條件下文書工作促進(jìn)辦公室信息化發(fā)展

在當(dāng)前這個(gè)飛速發(fā)展的社會(huì)，我國(guó)科技方面取得了重大的突破，社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都以信息化科技為先鋒，進(jìn)行整體改革。辦公室文書工作在這樣一個(gè)時(shí)代背景下，需要以信息化手段促進(jìn)整個(gè)系統(tǒng)的發(fā)展[2]。辦公室自動(dòng)化文書工作可以通過(guò)一個(gè)比較全面的系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行采集與整理，保證了信息的全面化、收集的高效化，結(jié)果的穩(wěn)定化，以及信息的保密化，大大地促進(jìn)了我國(guó)辦公室信息化發(fā)展進(jìn)程。

（三）辦公室公文的保密性

辦公室文書工作流程是十分縝密的，里面會(huì)涉及到大量的保密文件，這些都需要文書工作人員進(jìn)行保密處理，不可以在沒(méi)有得到授權(quán)的狀態(tài)下轉(zhuǎn)借他人。在自動(dòng)化的辦公室文書工作中，文件通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)是單線傳輸，可以極好的保證文件的保密性。落實(shí)文件的保密性可以維護(hù)各個(gè)企業(yè)的安全發(fā)展，也是文書工作的基本要求[3]。

（四）辦公公文的審批流程

傳統(tǒng)上的公文審批流程十分復(fù)雜，需要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門逐一批準(zhǔn)，最后才可以發(fā)布施行，這就導(dǎo)致在公文處理過(guò)程中出現(xiàn)公文審批速度慢，公文審批不規(guī)范，公文處理流程繁瑣等問(wèn)題，可以很大程度上降低了公文處理的效率。而自動(dòng)化下的文書工作會(huì)將每個(gè)流程具體化，從而減少因?yàn)閷徍瞬块T復(fù)雜導(dǎo)致的文件滯留問(wèn)題，在很大程度上加速了公文的審批流程，促進(jìn)公文審批高效化。

三、加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化文書工作的有效途徑

新的時(shí)代下，我們必須緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，在辦公自動(dòng)化的發(fā)展進(jìn)程中，必須通過(guò)加強(qiáng)辦公文書工作人員的素質(zhì)、加強(qiáng)辦公文書工作的培訓(xùn)力度、加強(qiáng)辦公文書工作的指導(dǎo)方法，以加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化文書工作。

（一）加強(qiáng)辦公文書工作人員的素質(zhì)

辦公室文書工作是十分縝密且重要的工作，為此就要求部門時(shí)刻督促工作人員素質(zhì)素養(yǎng)，加強(qiáng)員工對(duì)辦公室文書工作自動(dòng)化的重視。企業(yè)在人才篩選環(huán)節(jié)，可以通過(guò)素質(zhì)考核決定人員是否錄用，在員工錄用后要加強(qiáng)對(duì)員工綜合素質(zhì)的建設(shè)，通過(guò)培訓(xùn)指導(dǎo)等方法進(jìn)行素質(zhì)教育，保證辦公文書人員可以秉承著文書工作的基本理念進(jìn)行工作，從而加強(qiáng)辦公室文書工作自動(dòng)化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)辦公文書工作的培訓(xùn)力度

要想貫徹落實(shí)辦公室文書工作自動(dòng)化建設(shè)，就需要加強(qiáng)辦公文書工作的培訓(xùn)力度，以強(qiáng)力的培訓(xùn)增加員工文書工作技能，幫助員工掌握自動(dòng)化要求下文書工作的基本技能。例如如何操控計(jì)算機(jī)內(nèi)大數(shù)據(jù)運(yùn)行，如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)文件擬辦，如何保證網(wǎng)絡(luò)背景下文書工作的安全，通過(guò)大力的培訓(xùn)，幫助文書工作人員提高綜合素質(zhì)。

（三）系統(tǒng)化的、自動(dòng)化的辦公室文書工作體制

當(dāng)前我國(guó)文書工作自動(dòng)化運(yùn)行還不是很成熟，尚且需要一部分外力的指導(dǎo)才能做到穩(wěn)定運(yùn)行，為此企業(yè)內(nèi)部要出臺(tái)指導(dǎo)政策，一般指導(dǎo)政策可以分為兩大類，一是員工之間的指導(dǎo)，二是宏觀的企業(yè)指導(dǎo)。員工之間形成一帶一、團(tuán)隊(duì)制度等方式，相互督促帶動(dòng)，達(dá)到促進(jìn)文書自動(dòng)化發(fā)展。另一個(gè)是企業(yè)只見(jiàn)的宏觀調(diào)控，在企業(yè)日常工作開(kāi)展過(guò)程中，進(jìn)行會(huì)議研討、工作總結(jié)等活動(dòng)，高效處理在日常文書自動(dòng)化工作中遇到的問(wèn)題，從而加速了辦公室文書工作自動(dòng)化的進(jìn)程[4]。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)的社會(huì)是信息化的社會(huì)，各種科學(xué)技術(shù)推動(dòng)著社會(huì)各行各業(yè)的裝變，在這種大背景下，辦公室文書工作也開(kāi)始朝著自動(dòng)化信息化的方向發(fā)展。辦公室文書工作的自動(dòng)化可以有效避免了我國(guó)人力作用下文書工作的誤區(qū)，提高文書工作的效率將文書工作的保密性、高效性發(fā)揮到極致，大力推動(dòng)了我國(guó)文書工作自動(dòng)化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陳黎.辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書工作之思考——從天然氣產(chǎn)業(yè)辦公室自動(dòng)化建設(shè)談起[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012 （23）：105-106.

[3]楊華.辦公自動(dòng)化條件下文書工作之思考——從辦公室自動(dòng)化建設(shè)談起[J].現(xiàn)代物業(yè)（上旬刊），2011，10 （01）：134-135.

[4]徐西澤，劉元敏，曹蕾.關(guān)于做好辦公自動(dòng)化條件下檔案工作的思考[J].山東檔案，2001 （05）：17.