淺議信息化技術(shù)在行政辦公中的應用

蘇維華

摘要：信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，也是時代進步的必然要求，信息化技術(shù)的發(fā)展和運用為信息化建設提供了保障。當前，隨著我國行政機構(gòu)改革的深化，以及對電子政務建設的要求，傳統(tǒng)的行政辦公模式已經(jīng)無法適應當前的辦公要求，在行政部門和行政辦公過程中積極使用信息化技術(shù)，完成行政辦公的信息化轉(zhuǎn)變，成為行政機構(gòu)改革和電子政務建設的必經(jīng)之路?；诖耍疚闹饕托畔⒒夹g(shù)在行政辦公中的應用展開了討論。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；行政辦公中；應用

1行政辦公中采用信息化技術(shù)的效果

1.1提升行政辦公效率

在行政辦公的過程中，由于傳統(tǒng)的辦公模式導致資源浪費現(xiàn)象比較較嚴重，因此必須通過信息化技術(shù)來對行政辦公所需要的信息進行整合。在工作中運用信息化技術(shù)，可以對信息的傳遞速度、傳遞效率進一步的提升。此外，還可以從側(cè)面減少工作中的相關(guān)人員重復工作的現(xiàn)象發(fā)生，進而達到減少不必要的環(huán)節(jié)，提升辦公的效率。

1.2共享行政體系資源

另外，在對信息的傳遞速度與效率提升的基礎上，信息化可以從日常的政務信息處理過程中，有效的對目的信息進行迅速的提取、整理以及分析等行為。由于對信息的提取是一項非常繁瑣的任務，那么采用信息化的方式就會大幅度減少工作量。更重要的是通過信息化的方式將行政體系的內(nèi)部計算機相連接，就可以將信息形成資源共享的模式，并對其進行內(nèi)部整合、優(yōu)化。

1.3減少行政成本

信息技術(shù)的使用，使一些在具體辦公中需要耗費人力物力的工作可以在電腦上進行。比如，在宣傳工作的開展過程中，傳統(tǒng)的宣傳都需要組織大量人力，印刷大量的宣傳材料，而現(xiàn)代行政辦公中，可以通過微博微信等多種渠道，采用更加新穎的方式開展宣傳工作，就避免了人員安排和紙質(zhì)印刷的成本需要。與傳統(tǒng)的行政辦公相比，電子政務的行政成本會隨著時間的推移而降低。

2目前信息化技術(shù)在行政辦公應用中的問題

2.1信息的防護水平低

由于科技的飛速發(fā)展，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)得到了有效的刺激，網(wǎng)絡早已走進了千家萬戶，實現(xiàn)網(wǎng)絡管理規(guī)范化的難度大幅度增加。在信息辦公環(huán)節(jié)，非法分子借助行政機關(guān)信息辦公中存在的漏洞，盜取或篡改有關(guān)資料，導致行政辦公系統(tǒng)無法正常運行以及資料丟失等風險的發(fā)生。此為目前信息化辦公環(huán)節(jié)內(nèi)亟待解決的主要問題。就目前形勢而言，國內(nèi)行政辦公的信息化建設依舊存在許多的不足，對于信息化建設環(huán)節(jié)產(chǎn)生的安全問題，并未給予合理的應對與預防措施，對于信息安全的防護不夠重視。行政單位在網(wǎng)絡平臺的構(gòu)建環(huán)節(jié)內(nèi)，因為技術(shù)的缺失與投入的精力較少，并未配備相應的防護機制與技術(shù)保障機制。

2.2信息技術(shù)網(wǎng)絡建設不完善

當前，我國行政辦公的信息化水平還比較低，各級部門在網(wǎng)絡平臺的搭建和信息資源共享等方面還沒有統(tǒng)一的認識和協(xié)調(diào)的步驟，行政單位網(wǎng)絡建設沒有形成完整統(tǒng)一的規(guī)劃，造成當前我國行政辦公中信息交流不夠流暢，各級單位之間的網(wǎng)絡配合不當。在信息的獲取、整理和發(fā)布都存在著信息渠道缺乏、信息不及時等問題。這些問題的產(chǎn)生直接導致民眾對行政辦公興趣不足和信任感的缺失。有些行政部門的網(wǎng)絡建設沒有形成完整的處理流程，比如在對民眾的意見征集和處理時，沒有形成意見討論和反饋的方法，民眾的意見、問題和建議得不到及時有效的關(guān)注和處理，部分部門的網(wǎng)頁只是一個虛設，沒有及時有效更新、網(wǎng)頁分欄不合理，內(nèi)容不全。

2.3行政機關(guān)工作人員的素質(zhì)有待提升

通過對行政機關(guān)工作人員的素質(zhì)進行分析后可以看出，很多機關(guān)工作人員沒有進行專業(yè)培訓，他們針對于計算機網(wǎng)絡應用的方面的知識掌握不足，無法很好的適應政府信息化進程的實際需求。由于缺乏計算機及網(wǎng)格方面的知識，機關(guān)工作人員對于辦公自動化無法有效的利用。在計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡知識也是隨時更新、隨時變化的，因此很大一部分機關(guān)工作人員掌握的計算機知識有待更新。我國機關(guān)工作人員在信息化建設過程中的信息化能力需要從多方面來進行提升。

3完善我國行政辦公中信息化技術(shù)應用的相關(guān)策略

3.1強化對行政信息的保護力度

應當從構(gòu)建安全管理制度領(lǐng)域來實現(xiàn)對信息的保護?？梢詮膹娀W(wǎng)絡防護技術(shù)和安全技術(shù)這兩個層面做出努力，并在這個前提下，構(gòu)建健全的應急中心。如此就能降低政府信息被盜和篡改的可能，從而在某種水平上將信息泄露的危害控制在最小水平。此外，針對政府內(nèi)的局域網(wǎng)包含的信息應當給予充分的重視，因為這些信息在聯(lián)網(wǎng)之后，才會實現(xiàn)資源共享，如此在聯(lián)網(wǎng)之后就會面臨被黑客攻擊的風險，所以在日常辦公的環(huán)節(jié)內(nèi)，應當指派相關(guān)的計算機專家對政府內(nèi)部的計算機做好防護工作。

3.2完善行政辦公的網(wǎng)絡化建設

只有在形成完成統(tǒng)一的行政網(wǎng)絡的情況下，行政辦公系統(tǒng)才能充分發(fā)揮其高效率、科學化的作用。各級單位的網(wǎng)絡建設要形成統(tǒng)一協(xié)同的對稱建設，每一級部門的網(wǎng)絡建設都要跟總體網(wǎng)絡建設形成緊密的聯(lián)系。我國安全生產(chǎn)信息化的網(wǎng)絡建設，在企業(yè)內(nèi)形成了一個統(tǒng)一有序，布局嚴密的行政系統(tǒng)，這樣一來，在行政事務中遇到的問題就會得到及時有效的反饋和處理，同時，把各級行政單位有效區(qū)分、統(tǒng)一規(guī)劃，在行政事務處理時，可以保證各級單位的行政安全和可控性。

3.3提升工作人員的綜合素質(zhì)

機關(guān)工作人員在辦公信息化建設中起著重要的作用。特別是在信息知識不斷更新，發(fā)展速度日新月異的背景下，就更需要機關(guān)工作人員不斷更新知識內(nèi)容，改善知識結(jié)構(gòu)，增加知識含量。所以機關(guān)工作人員的個人素質(zhì)需要不斷提升，希望相關(guān)部門建立辦公信息化的培訓機制，全面提高機關(guān)工作人員隊伍信息化的整體水平。辦公自動化的推行，節(jié)省了傳統(tǒng)依靠手工工作來處理日常業(yè)務所耗費的大量時間和精力，為機關(guān)工作員增加了有效工作時間，增強了辦公效率。

4結(jié)束語

綜上所述，對信息化行政建設中的問題，要從主客觀兩個方面進行分析研究，行政單位自身要樹立信息化觀念、建立信息技術(shù)團隊，對自身建設完善發(fā)展，對信息安全和信息傳輸?shù)纫e極采取科學有效的解決措施，促進行政信息的安全和系統(tǒng)建設的完善。

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（作者單位：張家口市宣化區(qū)行政審批局）