農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的信息化管理思考

余志慧

【摘 要】現(xiàn)階段，很多農(nóng)業(yè)科學院都已經(jīng)建立了相應(yīng)的新型農(nóng)業(yè)科研實驗基地，而新建試驗基地的基建檔案是試驗基地整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，必須要進行合理地管制和規(guī)劃。尤其是在信息化時代發(fā)展的浪潮中，信息化技術(shù)和科學技術(shù)的應(yīng)用對農(nóng)業(yè)科研單位基建工程的檔案實現(xiàn)嚴謹優(yōu)化管理具有非常重要的意義。

【Abstract】 At present， many academies of agricultural sciences have established corresponding new agricultural scientific research experimental bases， and the infrastructure archives of the new experimental bases are an important part of the overall planning and management of the experimental bases， which must be controlled and planned reasonably. Especially in the wave of development in the information age， it is very important to combine information technology and science and technology to carry out rigorous optimization management of archives of infrastructure projects in agricultural research institutions.

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位;基建工程;檔案管理;信息化技術(shù);可持續(xù)性發(fā)展

【Keywords】agricultural research institution; infrastructure project; archives management; information technology; sustainable development

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）08-0029-02

1 引言

自從我國進入改革開放階段以來，綜合國力得到明顯的提升，無論在經(jīng)濟建設(shè)方面，還是在科學技術(shù)方面，都取得了長足的發(fā)展和進步，我國城市正在不斷進步，社會方方面面的發(fā)展都呈現(xiàn)出生機勃勃的態(tài)勢。隨著農(nóng)業(yè)科研工作的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)基建工程建設(shè)的重要性不言而喻，而加強基建工程檔案的信息化管理工作具有非常重要的意義。

2 農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理的特征

一般來說，農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理工作具有三個特性，第一個特性是靈活性。因為基建檔案的記錄形式分為文書檔案和聲像檔案，文書檔案是以年度為限進行歸檔的，但是農(nóng)業(yè)科研單位在進行記錄的時候，要依據(jù)某些專業(yè)方面的具體活動情況，因此，形成檔案的規(guī)律會有所不同，常常需要以時間為限進行歸檔。而聲像檔案是對實時瞬間和階段的真實記載，必須要掌握及時歸檔的原則，才能夠積極地反映出農(nóng)業(yè)科研單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌[1]。第二個特性是完整性，只有特別強調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集的檔案才具有意義，才能夠為日后工程的使用提供基礎(chǔ)資料。第三個特性是實效性，由于農(nóng)業(yè)科研檔案記載和反映的內(nèi)容是農(nóng)業(yè)科研某個方面的工作活動情況，所以實效性和紀實意義較為關(guān)鍵。

3 農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的信息化管理思考

3.1 設(shè)立專業(yè)的基建檔案員

在農(nóng)業(yè)科研單位基建工程正式啟動之前，必須要根據(jù)實際的情況成立不同規(guī)模的基建工程建設(shè)辦公室。這一點在現(xiàn)階段的工作過程中已經(jīng)得到了落實，但是每個工程的具體操作流程還都是各自負責，并沒有統(tǒng)籌性的檔案管理人員，最終使得整個基建工程的檔案工作都處于一個混沌的狀態(tài)。而且農(nóng)業(yè)科研單位基建工程本身建設(shè)規(guī)模比較大、參與的單位數(shù)量多且性質(zhì)復(fù)，相應(yīng)的檔案管理工作難度也很大。為了解決這一問題，在進行農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理的過程中必須要設(shè)置專業(yè)化的基建檔案管理部門，并配備不同數(shù)量的基建檔案員進行工作才能夠形成合理的基建工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。這樣做的意義之一是有助于加強相關(guān)檔案管理從業(yè)人員的工作意識和工作能力，意義之二則是能夠更好地掌握農(nóng)業(yè)科研單位基建工程建設(shè)的工作計劃和工作進度，對其發(fā)展規(guī)律有所了解，從而根據(jù)不同的變化來建立更為完善的檔案管理標準。

3.2 加強信息化創(chuàng)新意識的應(yīng)用和發(fā)展

隨著全球化進程的不斷深入和信息時代的全面到來，我國的信息化技術(shù)發(fā)展十分迅速，而且社會的信息化發(fā)展趨勢愈演愈烈。因此，信息化創(chuàng)新意識的應(yīng)用和發(fā)展具有必要性，如果我們對待現(xiàn)階段的工作還和傳統(tǒng)的工作方式一樣，并不進行改革創(chuàng)新，最終會造成工作發(fā)展停滯不前，輕則出現(xiàn)原地踏步的情況，嚴重的還會出現(xiàn)工作水平倒退的現(xiàn)象。對于農(nóng)業(yè)科研單位來說，在新時期的基建工程檔案信息化建設(shè)過程中，必須要求相應(yīng)的檔案管理人員可以把眼光放長遠，以宏觀的視角來看待基建工程檔案管理的發(fā)展，對管理工作的形式進行不斷地創(chuàng)新。首先，農(nóng)業(yè)科研單位基建工程的檔案所涉及的內(nèi)容非常多，不僅是領(lǐng)導(dǎo)者、還有技術(shù)人員、施工人員以及監(jiān)測人員，這就需要相應(yīng)的檔案管理人員可以熟練地應(yīng)對調(diào)查研究、研究目的、研究條件及準備、理論總結(jié)等方面的問題，在面臨大量數(shù)據(jù)處理的時候做到有條不紊[2]。其次，還要借助現(xiàn)代化的手段來解決數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)收集不合理以及數(shù)據(jù)分析的問題，促進檔案管理實現(xiàn)科學化和信息化。

3.3 健全基建工程檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)不同類型的農(nóng)業(yè)科研單位基建工程制定《XX基建工程大難歸檔范圍和保管期限表》《XX基建工程檔案管理崗位職責》《XX基建工程檔案整理規(guī)劃》等規(guī)章制度，對于基建工程各個階段的檔案收集工作應(yīng)做到真實性和嚴謹性并存，所有的工作步驟一定都要按照條例規(guī)定來進行，不得有任何個人行為。而且在進行后期查閱和借閱農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的時候，還需要對每一次的使用都做好復(fù)印、掃描、拍照、記錄等工作，防止出現(xiàn)丟失或者損壞檔案的情況。

4 結(jié)語

目前，隨著中國經(jīng)濟水平和科技水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用趨于完善，并且已經(jīng)對人們的日常工作和生活產(chǎn)生了很大的影響。而農(nóng)業(yè)科研單位在進行新的基建工程建設(shè)過程中必然會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，這些資料都應(yīng)該被記錄下來并以檔案的形式進行保存，并在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，對檔案進行更為嚴謹?shù)胤诸惡凸芾恚瑸楹笃诘氖褂煤筒榭刺峁┓奖恪?/p>

【參考文獻】

【1】魏繼昌.加強農(nóng)業(yè)科研院所基建項目管理的幾點思考[J].中國集體經(jīng)濟，2019（22）：42-43.

【2】申新彪.推進基建檔案資料科學化管理的實踐探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：137.