新時期如何建立高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)

呂聰平

摘 要：隨著時代的發(fā)展進步，人們已經(jīng)進入到信息時代。畢業(yè)生檔案管理一直是高校的重要管理內(nèi)容。在新時期下，高校應(yīng)該順利時代的發(fā)展要求，進行合理的信息化建設(shè)，建立高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，才能提升畢業(yè)生檔案管理水平，為畢業(yè)生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。本文先分析高校檔案管理的難點，再結(jié)合就業(yè)現(xiàn)狀，提出高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的建立方法，主要是利用信息技術(shù)和計算機設(shè)備，設(shè)計出相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，希望為今后的畢業(yè)生檔案管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生;檔案管理;系統(tǒng);建立

作為高校畢業(yè)生管理的重要部分，檔案管理的重要性不言而喻，在高校學生畢業(yè)期間，需要將檔案進行轉(zhuǎn)變，從原來的校園檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣n案，根據(jù)學生的實際情況，將檔案送至相應(yīng)的保管單位。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展變化，高校畢業(yè)生的就業(yè)方式也在不斷轉(zhuǎn)變，以市場要求為主，通過國家的合理調(diào)整，實現(xiàn)畢業(yè)生和企業(yè)的雙向選擇。通過這種就業(yè)方式，大幅度增加了畢業(yè)生就業(yè)的自由度，但是也給檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。為此，需要合理利用信息技術(shù)，建立畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的合理管控，為畢業(yè)生的就業(yè)提供幫助。

1 高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息

主要有四點內(nèi)容：第一，畢業(yè)生的個人基本信息，主要包括姓名、性別、學號、專業(yè)、所屬院系等等。第二，畢業(yè)生的工作信息，主要包括就業(yè)的具體單位、地址、時間等等。這兩部分信息都可以通過就業(yè)管理局提供，并且還會提供學生詳細的個人信息和就業(yè)信息。在個人信息方面，還會提供身份證、學習經(jīng)歷等等，在就業(yè)信息方面，還會提供學生的派遣證、就業(yè)情況等等內(nèi)容。這些信息都是檔案管理系統(tǒng)需要錄入的信息，在完成檔案系統(tǒng)的創(chuàng)建以后，畢業(yè)生可以直接查詢到需要的信息。第三，檔案的去向信息。檔案的去向信息比較復(fù)雜，首先包含檔案的實際處理情況，也就是檔案的郵寄去向和接收單位的信息。還含有投遞的時間，也就是高效郵出檔案的具體時間及郵出的編號。在檔案郵寄的過程中，還會出現(xiàn)檔案的編號和回執(zhí)，前者主要是郵寄編號，后者則是由檔案接收部門出具。在檔案管理部分和接收單位收到檔案以后，還會給高校返回單據(jù)，也就是接收檔案的憑證。第四，部分學生因為種種原因需要遺留檔案，這部分學生的信息需要記錄在冊，包括遺留原因、姓名、學號等等內(nèi)容。以上四點都是檔案管理系統(tǒng)需要處理的信息，也是系統(tǒng)建立中需要考慮的內(nèi)容。

2 高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)的功能

2.1 系統(tǒng)管理功能

主要有以下幾點功能需求：第一，具有密碼的修改和設(shè)置功能，畢業(yè)生可以自行進行密碼的設(shè)置，通過密碼登錄到管理系統(tǒng)中。第二，用戶管理功能。系統(tǒng)的管理權(quán)限分為很多級別，其中管理人員為最高級別，可以對系統(tǒng)中的信息進行維護和管理，按照檔案維護要求操作。普通用戶主要為畢業(yè)生，可以對自己的檔案信息進行查詢。第三，信息維護功能。按照系統(tǒng)的維護要求，制定維護的頻率，一般為一年一次，每年都會出現(xiàn)一批畢業(yè)生檔案，為此建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并且將所有學生的資料進行整理分類。還要注意打印功能的維護，在高校學生臨近畢業(yè)以后，需要打印出相應(yīng)的交接單，將檔案派遣到各地。第四，日志管理功能。主要是對系統(tǒng)記錄的管理，主要有用戶、時間、記錄、IP地址等幾方面內(nèi)容。第五，系統(tǒng)輔助功能。主要是檔案資料的導入、輸出、設(shè)置、處理等幾方面功能。

2.2 畢業(yè)生檔案管理功能

在高校學生臨近畢業(yè)以后，需要將這部分學生的所有信息進行錄入和整理，并且按照同樣的格式進行保存，在這個過程中，需要具備一定的數(shù)據(jù)整理工嗯呢該，實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的管理。

2.3 檢索功能

對于管理人員，可以通過檢索功能，對學生檔案進行查找和確認。對于高校畢業(yè)生，可以通過計算登錄系統(tǒng)，查詢自己的檔案信息和去向。畢業(yè)生在查詢時，需要使用姓名和學號進行查詢，才能精準的找到自己的檔案。

3 如何建立高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)

3.1 選擇系統(tǒng)的創(chuàng)建工具、平臺系統(tǒng)

基于NET平臺開發(fā)，采用ASP.NET、C#語言，用VisualStudio.NET2003作為開發(fā)環(huán)境，IIS作為Web服務(wù)器，數(shù)據(jù)存儲采用SQI Server2000。NET平臺是由Microsoft推出的一種新的計算平臺，它簡化了應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，使開發(fā)的系統(tǒng)具有較好的可靠性、安全性。SOLServer2000是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，具有強大的關(guān)系數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建、開發(fā)和管理功能。

3.2 系統(tǒng)采用的基本結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng)，涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容，采用流行的三層結(jié)構(gòu)進行設(shè)計和開發(fā)，使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進行檔案管理相關(guān)工作，能夠很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

3.3 Web層設(shè)計

Web層主要由ASP.NET以及相關(guān)的C#代碼文件組成，它是用戶和系統(tǒng)交互的界面。用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)，則服務(wù)器將這些頁面響應(yīng)給客戶。根據(jù)系統(tǒng)的功能，頁面主要分為檔案查詢、檔案管理以及一些系統(tǒng)管理界面。

3.4 業(yè)務(wù)邏輯設(shè)計

業(yè)務(wù)邏輯包括用戶和系統(tǒng)交互的邏輯，以及系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫交互的邏輯，是該系統(tǒng)提供功能的主要設(shè)計部分。它是Web層和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器層的連接層，主要包括系統(tǒng)管理邏輯、檔案管理邏輯和各種數(shù)據(jù)處理邏輯。

3.5 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計主要是系統(tǒng)需要處理的數(shù)據(jù)集中管理。設(shè)計各個數(shù)據(jù)表和相關(guān)的存儲過程是數(shù)據(jù)庫設(shè)計的主要部分。一方面減少數(shù)據(jù)存儲冗余，另一方面考慮操作的簡便是設(shè)計的主要思想。

3.6 系統(tǒng)基本模塊

系統(tǒng)包括三個主要模塊：檔案查詢、系統(tǒng)管理和檔案管理。檔案查詢主要提供畢業(yè)生檔案去向和遺留檔案查詢;系統(tǒng)管理提供系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)的標準設(shè)置和用戶管理等;檔案管理是系統(tǒng)主要的功能模塊，它提供就業(yè)和遺留檔案的管理，包括各種數(shù)據(jù)處理，以及信息打印等操作。

4 結(jié)語

隨著科技水平的不斷提升，大部分高校都進行了合理的信息化建設(shè)，為檔案管理提供了巨大的幫助。畢業(yè)生檔案管理影響到學生的就業(yè)問題，受到學校領(lǐng)導和學生的高度重視，為了提升畢業(yè)生檔案管理水平，就要加強信息技術(shù)的利用，根據(jù)畢業(yè)生檔案的實際功能需求，建立相應(yīng)畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)。本文先對畢業(yè)生檔案的功能要求進行分析，提出了建立高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的具體措施，希望為高效檔案管理提供參考和借鑒。

參考文獻

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