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      物業(yè)檔案科學(xué)化管理的必要性及基本路徑探究

      2019-11-11 12:15:48汪洪
      卷宗 2019年30期
      關(guān)鍵詞:科學(xué)化必要性信息化

      汪洪

      摘 要:物業(yè)檔案具有極強(qiáng)的憑證價(jià)值以及信息參考價(jià)值,是房地產(chǎn)管理單位檔案管理工作中的重要一環(huán)。本文就物業(yè)檔案科學(xué)化管理的必要性予以闡述,剖析當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的主要問題,提出自身關(guān)于物業(yè)檔案科學(xué)化管理的建議。

      關(guān)鍵詞:信息化;科學(xué)化;物業(yè)檔案;必要性

      1 物業(yè)檔案科學(xué)化管理的必要性

      1.1 挖掘物業(yè)檔案價(jià)值的必然要求

      物業(yè)檔案具有極大的價(jià)值,能夠?yàn)橄嚓P(guān)主體提供信息參考、決策咨詢。除此之外,物業(yè)檔案中詳細(xì)記錄了相關(guān)單位開展物業(yè)管理工作的過程,是單位工作人員履職的具體體現(xiàn)。對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理,可以進(jìn)一步挖掘物業(yè)檔案的價(jià)值, 發(fā)揮物業(yè)檔案的作用[1]。單位只有規(guī)范物業(yè)檔案管理工作,確保物業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性以及準(zhǔn)確性,才能更好地結(jié)合物業(yè)檔案中的信息資源開展工作。

      1.2 節(jié)約物業(yè)檔案管理成本的內(nèi)在要求

      物業(yè)檔案科學(xué)化管理強(qiáng)調(diào)物業(yè)檔案管理的效率與質(zhì)量。一方面,推動(dòng)物業(yè)檔案科學(xué)化管理,縮減物業(yè)檔案管理中不必要的中間環(huán)節(jié),可以進(jìn)一步提升人力、物力以及財(cái)力的利用效率,避免資源的浪費(fèi)。另一方面,推動(dòng)物業(yè)檔案科學(xué)化管理,健全管理機(jī)制,完善管理內(nèi)容,可以減少物業(yè)檔案管理中存在的重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象,推動(dòng)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)[2]。

      2 物業(yè)檔案管理中存在的主要問題

      2.1 物業(yè)檔案管理欠缺專業(yè)性

      現(xiàn)階段,我國(guó)部分房地產(chǎn)管理單位物業(yè)檔案管理工作不夠?qū)I(yè)化,難以最大限度地發(fā)揮物業(yè)檔案的優(yōu)勢(shì)。第一,部分房地產(chǎn)管理單位并沒有結(jié)合本單位物業(yè)管理業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)將物業(yè)檔案資源進(jìn)行細(xì)分,而是盲目地將所有與物業(yè)管理相關(guān)的檔案資源納入到物業(yè)檔案當(dāng)中,嚴(yán)重影響了后期物業(yè)檔案的檢索、開發(fā)和利用[3]。第二,部分房地產(chǎn)管理單位責(zé)任落實(shí)機(jī)制欠缺,檔案管理人員管理物業(yè)檔案過程中存在漏洞,導(dǎo)致物業(yè)檔案管理欠缺規(guī)范性。第三,部分房地產(chǎn)管理單位尚未開展檔案問題調(diào)研工作以及檔案服務(wù)需求調(diào)研工作,難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)物業(yè)檔案管理中存在的不足以及缺陷。

      2.2 物業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

      第一,部分房地產(chǎn)管理單位尚未在物業(yè)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度,難以為物業(yè)檔案管理人員提供指引。同時(shí),在欠缺規(guī)章制度的情況下,物業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、職責(zé)分工不明,不利于物業(yè)檔案信息化建設(shè)。第二,部分房地產(chǎn)管理單位檔案管理系統(tǒng)功能單一,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)物業(yè)檔案的高效化管理。一方面,部分單位物業(yè)檔案管理系統(tǒng)較為封閉,尚未與單位內(nèi)部以及上下級(jí)單位其他辦公系統(tǒng)關(guān)聯(lián),共享程度較低,不利于檔案管理成本的節(jié)約。另一方面,部分單位尚未將信息化技術(shù)應(yīng)用到物業(yè)檔案專題建設(shè)當(dāng)中,無(wú)法進(jìn)一步提升物業(yè)檔案的開發(fā)利用實(shí)效。第三,部分房地產(chǎn)管理單位檔案安全建設(shè)薄弱,導(dǎo)致物業(yè)檔案在查閱、借閱、傳輸過程中出現(xiàn)非法加密、損毀、遺失等問題,影響了物業(yè)檔案資源的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

      2.3 物業(yè)檔案管理人才缺失

      部分房地產(chǎn)管理單位物業(yè)檔案管理人才的綜合素質(zhì)與當(dāng)前物業(yè)檔案管理需求脫軌。第一,部分單位培訓(xùn)機(jī)制不完善,培訓(xùn)內(nèi)容單一,檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。尤其是隨著物業(yè)檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜多元,檔案管理人員即時(shí)具備相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn),也難以推動(dòng)物業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。第二,部分房地產(chǎn)管理單位與檔案館之間缺乏交流,難以為檔案管理人員提供知識(shí)交流平臺(tái)以及專業(yè)學(xué)習(xí)平臺(tái)。

      3 物業(yè)檔案科學(xué)化管理的基本路徑

      3.1 打造專業(yè)化的物業(yè)檔案管理模式,充分發(fā)揮物業(yè)檔案的效用

      第一,房地產(chǎn)管理單位可以分別從消防安全、物業(yè)投訴、物業(yè)服務(wù)招投標(biāo)、優(yōu)秀小區(qū)評(píng)選、房屋維修資金等角度來開展建檔工作,進(jìn)一步優(yōu)化物業(yè)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容,提升物業(yè)檔案管理實(shí)效,打造專業(yè)化的檔案管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型檔案的分塊化管理。第二,房地產(chǎn)管理單位要在每一項(xiàng)物業(yè)檔案管理工作中設(shè)立第一責(zé)任人,進(jìn)一步推動(dòng)各個(gè)專項(xiàng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化以及專業(yè)化。第三,房地產(chǎn)管理單位要做好檔案問題調(diào)研工作以及檔案服務(wù)需求調(diào)研工作,充分了解小區(qū)業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)企業(yè)、單位內(nèi)部其他職能部門對(duì)于物業(yè)檔案管理的意見和建議,提升物業(yè)檔案管理工作的針對(duì)性。

      3.2 推動(dòng)物業(yè)檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

      第一,房地產(chǎn)管理單位要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃,出臺(tái)《物業(yè)檔案信息化建設(shè)工作細(xì)則》《物業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《數(shù)字化物業(yè)檔案保管期限》以及其他的規(guī)章制度,明確物業(yè)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容,避免物業(yè)檔案管理工作形式化。第二,房地產(chǎn)管理單位要進(jìn)一步更新物業(yè)檔案管理系統(tǒng),優(yōu)化物業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能。一方面,房地產(chǎn)管理單位要確保物業(yè)檔案資源的實(shí)時(shí)共享和傳輸,確保相關(guān)查閱主體能夠及時(shí)通過信息化系統(tǒng)查閱到相應(yīng)的物業(yè)檔案。另一方面,房地產(chǎn)管理單位可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至物業(yè)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型物業(yè)檔案的自動(dòng)歸類以及高效歸檔,并據(jù)此開展物業(yè)檔案專題建設(shè)、物業(yè)檔案年紀(jì)編纂工作。第三,房地產(chǎn)管理單位要重視物業(yè)檔案安全管理,運(yùn)用現(xiàn)代化新型技術(shù)對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行管理。一方面,檔案管理人員可以探索使用數(shù)字水印技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)來對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全優(yōu)化。另一方面,方案管理人員要充分應(yīng)用云儲(chǔ)存技術(shù)的優(yōu)勢(shì),將物業(yè)檔案自動(dòng)上傳并備份至云儲(chǔ)存終端,提升物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

      3.3 做好人才建設(shè)工作,夯實(shí)物業(yè)檔案管理基礎(chǔ)

      第一,房地產(chǎn)管理單位要繼續(xù)深化人才建設(shè),扎實(shí)推進(jìn)人才培訓(xùn)工作,增強(qiáng)檔案管理人員的管理水平以及服務(wù)效能。一方面,房地產(chǎn)管理單位可以圍繞檔案管理法律法規(guī)、檔案管理規(guī)章制度、檔案信息化建設(shè)、檔案安全管理等各項(xiàng)專題來開展培訓(xùn)工作,全方位提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。另一方面,房地產(chǎn)管理單位要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的實(shí)踐操作能力,抓好案例教學(xué)、實(shí)踐模擬等課程,重點(diǎn)分析并講解物業(yè)檔案管理中的注意事項(xiàng)以及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。第二,房地產(chǎn)管理單位要深化與檔案館、其他地區(qū)房地產(chǎn)管理單位之間的聯(lián)系與合作,搭建人才交流機(jī)制,為物業(yè)檔案管理人員提供交流平臺(tái)。

      4 結(jié)束語(yǔ)

      現(xiàn)代信息化社會(huì),物業(yè)檔案資源不斷增加,物業(yè)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向發(fā)展。為此,房地產(chǎn)管理單位要進(jìn)一步對(duì)接物業(yè)檔案管理工作的要求以及其他業(yè)務(wù)需求,從提升物業(yè)檔案效用和價(jià)值的角度來開展物業(yè)檔案管理工作。除此之外,房地產(chǎn)管理單位要將物業(yè)檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作建設(shè),進(jìn)一步挖掘物業(yè)檔案價(jià)值。相信在房地產(chǎn)管理單位物業(yè)檔案管理人員努力下,物業(yè)檔案管理工作會(huì)呈現(xiàn)出嶄新的發(fā)展態(tài)勢(shì)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]熊健.物業(yè)檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(02):122.

      [2]王侃.淺議住宅小區(qū)物業(yè)檔案的管理[J].上海房地,2018(09):34-36.

      [3]李明陽(yáng).關(guān)于優(yōu)化物業(yè)檔案管理的問題探析[J].納稅,2017(35):103.

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