淺談檔案的安全管理

馬連英

檔案安全是檔案事業(yè)的根基，是檔案工作的底線，檔案安全關(guān)系著檔案的存亡，是國家檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件。2019年法國巴黎圣母院大火，給檔案部門敲醒了警鐘，保證檔案安全是檔案部門和檔案人員的第一責(zé)任，是檔案工作的重中之重。檔案部門和檔案工作者必須高度重視檔案的安全管理，提高檔案安全管理的站位，時(shí)時(shí)刻刻做好檔案的安全管理，保護(hù)好國家的寶貴資源。確保檔案安全萬無一失。任何時(shí)候都不能放松檔案的安全管理。

1 需要重點(diǎn)關(guān)注的檔案安全管理

檔案部門在日常的管理活動中，將檔案的安全管理放在首位，制定安全管理的相關(guān)制度和突發(fā)事件的應(yīng)急方案，做好物防、技防和人防措施，并將安全管理納入到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，不斷加強(qiáng)檔案人員的安全意識。但在實(shí)際的工作中，還需要特別關(guān)注一些具體環(huán)節(jié)的安全管理，采取各種措施全面加強(qiáng)檔案安全管理，不斷完善檔案安全管理。

1.1 需要加強(qiáng)安全意識，安全底線的思維

檔案安全管理的重點(diǎn)是人的安全意識，只有每個(gè)檔案人員時(shí)刻將檔案安全放在首位，把檔案安全的底線堅(jiān)守住，檔案的安全管理才能貫徹執(zhí)行到位。而有的檔案人員的安全意識不強(qiáng)，認(rèn)為檔案部門門口安裝了門禁，檔案庫房里安裝了防盜、煙感等監(jiān)控系統(tǒng)，有防盜窗、門禁等物防和技防，檔案館就安全了。其實(shí)這些物防技防措施還需要檔案人員加以控制，最重要的檔案人員的安全意識和安全措施。如夏季檔案庫房因溫度高、濕度大需要開空調(diào)、除濕調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，其空調(diào)除濕設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)是否安全，大功率的電器設(shè)備其線路的負(fù)荷是否安全;有的檔案部門的庫房在工作期間開空調(diào)、除濕設(shè)備調(diào)控，下班關(guān)閉，庫房檔案在恒溫恒濕、高溫潮濕的環(huán)節(jié)下是否對檔案的材質(zhì)安全有影響。隨著每年庫藏檔案的不斷增加和檔案利用的不斷變化，檔案部門是否及時(shí)掌握庫存數(shù)量，是否有丟失，是否每年按照庫藏目錄一一查驗(yàn)檔案實(shí)體的數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)不安全的隱患處理得是否及時(shí)、到位等。這些都是檔案人員應(yīng)有的檔案安全意識。

1.2 檔案安全管理的體制機(jī)制需落實(shí)到位

檔案安全無小事，檔案部門需要制定具體的檔案安全管理制度，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)是檔案安全第一人，每個(gè)檔案人員是檔案安全的執(zhí)行人，將檔案的安全管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，落實(shí)到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案的收集、整理、利用等，使檔案人員人人都對檔案的安全負(fù)責(zé)。并制定安全管理應(yīng)急預(yù)案，并定期檢查，將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患控制在最小范圍。

1.3 檔案信息化管理與安全管理需同步

隨著檔案信息化的不斷進(jìn)步，檔案的海量信息的存儲、電子文件的利用和備份，檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、上線等，這些在為檔案的存儲和利用上提高高效、便利的同時(shí)，其檔案信息化的安全管理和維護(hù)等新安全措施必須與檔案信息化的進(jìn)程一起，跟上電子文件及電子檔案的安全管理的步伐，真正讓電子檔案的信息為科學(xué)、生產(chǎn)、管理等提供高效服務(wù)的同時(shí)，不會在檔案信息化安全上釀成嚴(yán)重的檔案安全事故。

2 檔案安全管理的措施、建議

2.1 增強(qiáng)政治覺悟，提高政治站位，樹立檔案安全意識

抓好檔案安全管理工作，關(guān)鍵在于增強(qiáng)檔案部門和檔案人員的政治覺悟、提高政治站位，從維護(hù)國家安全和發(fā)展利益的高度，認(rèn)識、看待、謀劃和推進(jìn)檔案安全管理工作。不斷加強(qiáng)檔案的安全意識。檔案部門需要在檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，對檔案人員進(jìn)行安全管理意識的培訓(xùn)和教育，如將檔案安全管理教育作為檔案新職工入職教育的第一課，將檔案安全管理的理念和要求作為新職工檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)必修課，從檔案的重要性質(zhì)和作用強(qiáng)化檔案人員維護(hù)檔案絕對安全就是維護(hù)國家總體安全出發(fā)，真正把檔案安全工作當(dāng)作體現(xiàn)忠誠看齊的政治任務(wù)、彰顯大局意識的關(guān)鍵工作、準(zhǔn)確把握檔案安全工作的重要性和特殊性，使檔案人員認(rèn)清當(dāng)前信息化浪潮給檔案安全帶來的風(fēng)險(xiǎn)隱患和不斷創(chuàng)新檔案管理的同時(shí)，需要長敲檔案管理的安全之鐘，繃緊安全之弦，不斷增強(qiáng)檔案安全工作的思想自覺性和行動自覺性。

2.2 建立檔案安全管理機(jī)制，安全責(zé)任落實(shí)到人

抓好檔案安全管理，重點(diǎn)在責(zé)任落實(shí)。檔案安全責(zé)任在檔案工作中是橫向到邊、縱向到底的責(zé)任體系。檔案部門是檔案安全管理的責(zé)任主體。明確檔案部門一把手是檔案安全管理的第一責(zé)任人，要對檔案安全管理中重大問題親自研究、親自部署，親自協(xié)調(diào)，做好檔案安全管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。并將檔案安全管理的責(zé)任進(jìn)行分解，每個(gè)檔案人員負(fù)責(zé)各自承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作區(qū)域的安全責(zé)任，使檔案人員在各自的檔案安全陣地上做到守土有責(zé)、守土負(fù)責(zé)、守土盡責(zé)。

2.3 電子文件安全有效管理

電子文件和電子檔案的產(chǎn)生以及檔案信息系統(tǒng)大范圍應(yīng)用，檔案部門需要制定相應(yīng)的電子文件和電子檔案的相關(guān)規(guī)定，保護(hù)電子文件和電子檔案的存儲、傳遞的安全。除了國家對電子文件和電子檔案的管理規(guī)定外，檔案部門需要與信息化部門合作，利用技術(shù)手段保護(hù)本單位電子文件的管理，做好電子文件的異質(zhì)異地備份工作，使得電子文件及電子檔案的安全管理與電子檔案的變化同步，使得電子文件和電子檔案為科研、生產(chǎn)、管理等提供高效服務(wù)的同時(shí)，不產(chǎn)生檔案安全管理隱患。

3 結(jié)束語

檔案安全管理責(zé)任重大，檔案部門和檔案人員需增強(qiáng)檔案安全管理的意識，牢固樹立安全第一、預(yù)防為主的思想，建立檔案管理制度和檔案安全管理預(yù)防體系，融入到檔案管理的所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并占據(jù)主導(dǎo)地位。從而保證國家檔案事業(yè)的發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)真正為科研、生產(chǎn)及管理提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中國檔案報(bào) 2010年6月4日 總第2011期第三版

[2]馬淑桂.科研工作為檔案安全保駕護(hù)航[J].檔案學(xué)研究，2014（01）：71-74.