事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理研究

陶萍萍

摘 要：檔案是通過收集工作中的文件資料所獲得的，它是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案收集質(zhì)量的好壞直接影響以后各項(xiàng)工作的開展。事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理，更是影響著單位今后工作的開展。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;歸檔;文件整理

事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作中，在收到文件資料后，以日期或類型等對現(xiàn)有的文件進(jìn)行整理、歸納，形成一系列的文件資料。文件資料在收集到檔案室后，就要運(yùn)用科學(xué)的方法對文件資料進(jìn)行整理、立卷歸案、編號上架形成檔案。要想做好檔案的歸檔工作，就要先整理好文件，文件是檔案的物質(zhì)載體。檔案歸檔文件整理方法是否科學(xué)合理直接影響著檔案文件管理工作的開展。

1 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要原則

1）檔案保管和利用的基本原則。在檔案有序化管理過程中，首先滿足檔案的安全性，其次要體現(xiàn)出檔案的作用。目前，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)了將不同分類中同一事件的檔案信息快速檢索出來，成為迄今為止保持歸檔文件在檔案信息中的聯(lián)系的最有效方式，實(shí)現(xiàn)檔案的成套應(yīng)用。

2）遵循文件形成規(guī)律原則。事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項(xiàng)學(xué)習(xí)活動中產(chǎn)生的，真實(shí)地記錄和反映情況了事業(yè)單位活動的歷史面貌。文件材料整理工作應(yīng)維護(hù)事業(yè)單位工作內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的整體性，順應(yīng)文件材料自身的形成特點(diǎn)和規(guī)律。其中，包含以下三層意思，在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項(xiàng)活動形成的文件要保持其齊全完整，要注意文件本身要完整、像文件的正文與附件、請示與批復(fù)不可分割，即注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系點(diǎn);三是在對文件進(jìn)行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。

3）檔案保存工作的基礎(chǔ)原則。在檔案管理中，不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級單位下發(fā)的相關(guān)材料和指示，都與文件材料來源產(chǎn)生了不可分割的聯(lián)系。因此，保持文件的來源清晰，成為了檔案保存工作的重要基礎(chǔ)原則，包括文件的時間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，這樣，才能體現(xiàn)出檔案記錄歷史的特點(diǎn)。事業(yè)單位檔案在形成過程中包含著很多他人的勞動成果，也能直接體現(xiàn)出檔案之前的整理情況。因此，在事業(yè)單位檔案保存工作中，應(yīng)該做到不拆卷整理。部門整理歸檔的檔案，應(yīng)對原卷進(jìn)行仔細(xì)研究和檢索，對之前整理中的錯誤之處進(jìn)行糾正，確保檔案文件整理工作的有效進(jìn)行。

2 檔案管理歸檔分類技巧

1）以密級分類的技巧。檔案按密級可以分為絕密檔案、一般檔案、公開檔案。絕密檔案，是指對有權(quán)限的人開放的檔案，并且絕密檔案能夠查看、調(diào)閱的人極少，只有相關(guān)的人才可以進(jìn)行查看、調(diào)閱，管理人員絕對不可以將檔案給無關(guān)人員進(jìn)行查看、調(diào)閱，即使查看、調(diào)閱也有嚴(yán)格的手續(xù)，以便出現(xiàn)問題有據(jù)可查，這類檔案一般都涉及國家機(jī)密。一般檔案，指的是這個檔案沒有絕密檔案那么嚴(yán)格，但想要查看、調(diào)閱也需要嚴(yán)格的手續(xù)，這類檔案可以查看、調(diào)閱的范圍很大，一般各行各業(yè)如林業(yè)、農(nóng)業(yè)、水利等等的檔案都是這種檔案。公開檔案，指的是那些對外公開的、所有人都有權(quán)利查看的檔案，如公示類檔案，如退耕還林公示、畜牧圍欄公示等等，這些檔案是對外辦公用檔案，而且必須做到公開才有意義。

2）以保存期限分類的技巧。檔案按保存期限可以分為永久檔案、定期檔案、臨時檔案。永久檔案指的是那些意義重大，甚至其重要性目前無法得知，比如一些隕石檔案，這些天體以人類現(xiàn)有科技水平可能還無法探測其存在的價值，所以這些實(shí)物連同其檔案一體永久保存。定期檔案期限一般在三年、五年、十年不等。臨時檔案一般用完之后就作廢。永久檔案需要一個恒定的環(huán)境，其要求比較嚴(yán)格，定期檔案視其檔案重要性而確定管理的環(huán)境。臨時檔案不作要求。

3 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

1）文件資料整理的方法。首先，要實(shí)現(xiàn)文件保存價值的有效區(qū)分，對文件進(jìn)行分卷整理。根據(jù)相關(guān)法律條文規(guī)定，處于不同保管期限的文件材料，要根據(jù)保管時間的長短來對其價值進(jìn)行區(qū)分。其次，本單位內(nèi)的黨委文件要和行政文件材料相區(qū)分，并分別立卷存檔。例如某市人社局，在收到或者擬定相關(guān)黨委文件時，有指定工作人員對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行接手并處理，有效避免與行政事務(wù)文件混淆。再次，不同年份的檔案文件不能一起立卷。另外，很多事業(yè)單位中存在加密檔案，對于這種文件，工作人員應(yīng)該與普通文件區(qū)分開，秘密文件中的規(guī)范和要求與普通檔案要求不同，如果不進(jìn)行分開立卷，可能會造成文件內(nèi)容的泄露，為事業(yè)單位帶來巨大損失。最后，對特殊載體的文件要和文字文件一樣，進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔整理，這樣可以保證特殊文件不受破壞。

2）檔案的分類方法。檔案的分類主要是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。換言之是對整理好的文件進(jìn)行保管、排架、存放等，即是對檔案進(jìn)行管理分層。這里所說的檔案分類主要是指實(shí)體分類。在檔案實(shí)體分類中，第一層是國家全部檔案宏觀分類，它為規(guī)劃國家檔案館網(wǎng)系統(tǒng)，建立各級各類檔案館提供理論依據(jù)。第二層的分類是檔案室內(nèi)區(qū)分全宗。第三層的分類是全宗內(nèi)檔案分類，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來源、時間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標(biāo)準(zhǔn)，將全宗內(nèi)檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位—案卷。歸檔文件材料的整理就是進(jìn)行這樣的分類。

3）檔案的編目方法。以案卷級進(jìn)行整理時，卷內(nèi)文件整理結(jié)束后，要對案卷封面項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)注，狹義的編目是指結(jié)歸檔文件編制引導(dǎo)目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注七項(xiàng)。廣義的編目還應(yīng)該包括對檔號的編制，檔號是檔案實(shí)體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁張?zhí)柕?，其中全宗號是檔案室指定給每個全宗的代碼，案卷號是檔案室內(nèi)案卷排列的順序號，件號是卷內(nèi)文件的順序號。頁（張）號是卷內(nèi)每頁文件的順序號。

4）信息化檔案歸檔文件的整理方法。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了對檔案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通過計算機(jī)，事業(yè)單位可以對相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行下載和使用，之后對檔案實(shí)施信息化電子管理。利用計算機(jī)，工作人員可以根據(jù)不同的時間、來源和部門等信息，將事業(yè)單位中的電子檔案信息進(jìn)行有效分類，并傳送到相關(guān)文件夾中進(jìn)行保存和管理，這樣，可以提高檔案的管理效率。通過這種管理方式，不僅有效縮短了管理時間，也實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)際儲存空間的節(jié)約。例如某事業(yè)單位通過使用信息化檔案管理，節(jié)省出一間工作室，相關(guān)工作人員將工作室改裝成了活動室，有效改善了事業(yè)單位的工作氣氛，增加了職工之間的互相交流。

4 結(jié)束語

各個事業(yè)單位的情況不同，為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學(xué)、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應(yīng)了解本單位各項(xiàng)工作的特點(diǎn)，把握本單位檔案的基本構(gòu)成。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，作為現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領(lǐng)域進(jìn)行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應(yīng)，不斷完善檔案歸檔文件整理工作的流程，促進(jìn)整理工作順利的進(jìn)行，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的提升。

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