新時代背景下初中學(xué)校檔案管理工作的完善策略

劉程程

摘 要：學(xué)校檔案管理是當(dāng)今學(xué)校管理必不可少的部分，本文關(guān)于初中學(xué)校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀進行分析，然后提出相對應(yīng)方案，即進行合理的檔案信息化合理建設(shè)，培養(yǎng)相關(guān)優(yōu)秀人員，建立管理制度，將校園與檔案管理聯(lián)系起來，不斷完善學(xué)校檔案管理工作，糾正檔案管理的錯誤，提高檔案管理的機制。

關(guān)鍵詞：檔案管理;初中學(xué)校;工作效率

在學(xué)校的教育下與學(xué)生管理工作下，檔案成為一個學(xué)生必不可少的標(biāo)志，在學(xué)生生活有無可代替的作用，檔案管理是一個學(xué)生人生中的過渡證明，初中學(xué)校檔案管理的工作一般包含資料的收集、匯整、檔案保存等方面的相關(guān)工作，在當(dāng)今的背景下，初中學(xué)校應(yīng)對學(xué)生檔案管理付出責(zé)任，保證學(xué)生檔案的正確，并且學(xué)生檔案作為學(xué)生學(xué)習(xí)過程中重要的一個記錄必不可少，同時檔案對于教學(xué)過程中的教案、習(xí)題、試卷等重要教學(xué)資料的數(shù)據(jù)保存具有重要意義。檔案資料記錄了學(xué)校整個發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史沿革的重要信息源泉。

1 初中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

1）缺少管理能力出眾人員。檔案的管理在形成初期，相關(guān)政策不夠健全，人員培養(yǎng)上有所欠缺，人員素質(zhì)達不到要求，加上我國目前對相關(guān)人員的要求越來越多，優(yōu)秀人員不足，有些學(xué)校只能降低門檻，相關(guān)人員素質(zhì)不高，同時缺乏積極性，導(dǎo)致檔案管理效率不高，檔案管理工作不能高效準(zhǔn)確的進行。長時間進行檔案管理，會讓管理人員感覺到無趣，積極性慢慢降低，總體來說我國檔案管理人員嚴重不足，對其相關(guān)知識認識不夠。

2）數(shù)字化檔案不完善。學(xué)校檔案仍在使用紙質(zhì)進行記錄，其成本高，不易保存，并且紙質(zhì)檔案需要管理人員進行大量的工作，同時也容易遺失，不宜進行保存。進行傳統(tǒng)的人工管理模式，檔案管理效率低。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適合現(xiàn)代的條件，采用信息化數(shù)字化檔案管理不僅可以減少成本，降低相關(guān)人員工作量，并且不容易丟失易保存，可以隨時查閱的相關(guān)信息。

3）管理制度不完善。相對而言，注重學(xué)校檔案管理制度較簡單，就目前管理現(xiàn)狀仍存在不足之處，這些問題包括：有些學(xué)校還是進行傳統(tǒng)的管理方法，甚至有些學(xué)校為建立相關(guān)的檔案管理制度，有較大的隨意性。有的學(xué)校雖然建立了相關(guān)的制度，但實行率不高，制度等同虛無，在實際生活中，檔案可以進行偽造，混亂等嚴重問題，在檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)缺乏配套制度，導(dǎo)致檔案管理的不足。

2 檔案管理中存在的問題

1）管理人員的素質(zhì)能力的不足。由于信息化時代的來臨，社會的進步，一些檔案管理人員所擁有的管理知識漸漸落后于信息化檔案管理工作的需求。他們對電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)表達不甚了解，不會使用一些辦公軟件，在將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化歸檔時工作效率極低，甚至出現(xiàn)錄入錯誤或混亂的情況，比如在錄入一些統(tǒng)計圖或者圖表之時出現(xiàn)工作困難，這些由于檔案管理人員缺乏信息時代知識帶來的問題都會對檔案管理工作造成嚴重影響，同時檔案管理人員自身對工作態(tài)度也會影響管理造成一定程度影響，大量重復(fù)工作容易讓管理人員身心上的疲憊，造成工作上的失誤與漏洞。

2）檔案系統(tǒng)化、信息化程度落后。在信息網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理信息化已然成為必然的發(fā)展趨勢，部分學(xué)校存在基礎(chǔ)設(shè)備不健全，相關(guān)人員專業(yè)信息技術(shù)知識不足導(dǎo)致了學(xué)校在檔案管理信息化、系統(tǒng)化越來越偏遠，因此科學(xué)的檔案管理是現(xiàn)今時代發(fā)展的必要趨勢。

3 檔案管理的解決途徑與方法

1）學(xué)校設(shè)立檔案管理團隊。在新時代背景下，人們對學(xué)校檔案管理的工作有了全新的認識，提出了全新的要求。新的時代下，檔案管理同樣發(fā)生了變化，檔案管理需要相應(yīng)的管理知識和工作技能。學(xué)校只有組建優(yōu)秀的管理人員才能順利高效的進行檔案管理，使案管理的工作高效的進行下去，因此可以說擁有優(yōu)秀的工作人員是檔案管理的根本。所以在此學(xué)校可以從以下幾個方面入手改善：（1）在招聘管理人員時盡量選擇接受過正規(guī)教育的管理人員，必要時學(xué)?？梢蕴岣叽鲂匠?，讓工作人員感受到應(yīng)有的欣賞與支持。（2）合理的對新人進行科學(xué)化培訓(xùn)。學(xué)?？梢酝ㄟ^邀請學(xué)術(shù)者進行演講，來提高檔案管理工作人員的專業(yè)理論與技巧，學(xué)校也可以通過一系列正確的措施來提高檔案管理人員的工作態(tài)度，積極性，從而提高檔案管理的質(zhì)量，從而可以培養(yǎng)出具有“創(chuàng)造性、復(fù)合型”的人才。（3）最后學(xué)校還可以與其它學(xué)校進行交流訪問，加強雙方管理人員的交流，使本校的檔案管理人員水平得到提升，實現(xiàn)雙方共贏。

2）構(gòu)建信息化管理模式。在當(dāng)今信息化的背景下，檔案管理也應(yīng)該進行信息化的管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式被淘汰下去，數(shù)字化、集成化的檔案管理模式是有效推進初中檔案管理工作首要條件。（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員應(yīng)該提高觀念，不再進行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化保存，積極的提高信息化管理的知識與相應(yīng)措施。信息化管理模式具有很大的便利性，而且可以大幅度減少管理人員的工作量，使工作效率得到顯著的提升。（2）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該大力支持檔案管理信息化的模式。創(chuàng)造相應(yīng)的條件，給予管理人員相應(yīng)的培訓(xùn)，提高人員的利用信息技術(shù)解決檔案管理的技術(shù)，同時合理分配經(jīng)費，加強相關(guān)的投入力度。（2）加快建立檔案管理相應(yīng)的平臺，對學(xué)生檔案進行整理備份。提高對學(xué)生的服務(wù)能力，促進檔案管理的價值，根據(jù)學(xué)生的實際情況，讓學(xué)生隨時進行查詢、訪問，而且管理人員可以進行錄入、修改、增減等系列問題，讓學(xué)校的檔案管理工作與信息時代相結(jié)合。

3）改革管理制度。檔案管理是一個學(xué)校學(xué)生檔案的基礎(chǔ)，檔案管理工作的順利有效、開展必須配套相關(guān)檔案管理制度做基礎(chǔ)，在充分理解學(xué)生的基礎(chǔ)上建立一個實用高效的檔案管理制度，讓學(xué)校的檔案管理有度可以，學(xué)校為此必須樹立以制度管人管事，采取種種措施管理檔案，對檔案收集、整理、歸納到保存以及后期的借閱利用都要有相應(yīng)的完善制度。（1）根據(jù)自身情況對檔案管理制度進行完善。檔案管理制度不是一蹴而就的要不斷根據(jù)實際的應(yīng)用進行調(diào)整。（2）實施獎勵制度，賞罰分明。對一些表現(xiàn)良好的工作人員要及時給予相應(yīng)獎勵，工作懈怠的人員也要做出一些懲罰，提高管理人員的工作積極性。（3）一套可實施的選拔方案。學(xué)校要對高質(zhì)量、高素質(zhì)人才進行選撥，選擇專業(yè)知識優(yōu)秀的人才，提高管理人員的整體素質(zhì)質(zhì)量，擇優(yōu)錄取。

在新時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案保存方式已經(jīng)不再實用，信息化、數(shù)字化系統(tǒng)集成化是現(xiàn)今檔案發(fā)展必要趨勢，學(xué)校要將檔案管理信息化建設(shè)與校園網(wǎng)結(jié)合起來，創(chuàng)建完整信息網(wǎng)絡(luò)，保證檔案工作的條理性。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理工作人員要嚴格遵守管理制度，實現(xiàn)工作的落實。

4 結(jié)束語

在信息化的背景下傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適合現(xiàn)代社會的發(fā)展，因此信息化的檔案管理必不可少，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人要抓住機遇，積極的利用現(xiàn)代技術(shù)，努力改善檔案管理，基于同時也面臨著挑戰(zhàn)，學(xué)校也要正確的面臨檔案管理中的問題，完美的解決，學(xué)校同時也要積極的推動人才隊伍的建設(shè)，提高人才的素質(zhì)，提高相應(yīng)的管理水平，不斷推進現(xiàn)代檔案管理的合理化，規(guī)范化，保證檔案管理科學(xué)的、有效的進行，學(xué)校也要不斷的吸收失敗的經(jīng)驗，從而使初中學(xué)校的持續(xù)發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展的提供保障，為學(xué)生的個人長遠發(fā)展的提供的有利的后盾，為學(xué)校未來的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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