建設(shè)工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化

陳靖清

摘 要：近年來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，社會(huì)各行各業(yè)都普遍關(guān)注檔案管理，特別是建設(shè)工程行業(yè)，其檔案管理是非常關(guān)鍵的?；诖耍疚囊越ㄔO(shè)工程檔案管理為研究對象，主要介紹了建設(shè)工程檔案管理的重要性，而且提出了建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化策略，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;檔案管理;重要性;規(guī)范化

事實(shí)上，建設(shè)工程檔案管理是否可以實(shí)現(xiàn)有效性，直接影響工程的施工質(zhì)量，而且與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益有密切的聯(lián)系。因此，在建設(shè)工程檔案中必須要認(rèn)真記錄建設(shè)過程中出現(xiàn)的各項(xiàng)信息，這樣可以對工程將來的維護(hù)以及驗(yàn)收等等提供有力的依據(jù)。作為參建單位，必須要充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程檔案管理的重要性，而且達(dá)到規(guī)范化管理的目的，這樣可以在一定程度上提高建設(shè)工程整體管理水平。

1 建設(shè)工程檔案管理的重要性

1.1 檔案管理在建設(shè)工程是不可或缺的構(gòu)成部分

檔案資料是對建設(shè)工程的全過程進(jìn)行全面的記錄，這是確保工程正常建設(shè)進(jìn)行的關(guān)鍵依據(jù)。在工程項(xiàng)目正式實(shí)施前，工程的準(zhǔn)備工作包括各種各樣的資料，涉及移民、規(guī)劃、國土的審批、管線遷移、項(xiàng)目預(yù)算編制以及項(xiàng)目招投標(biāo)等等，這些都是建設(shè)工程的重要組成部分。在工程施工過程中，也會(huì)出現(xiàn)大量的檔案資料。例如：工程施工使用的建筑材料、設(shè)備等等，進(jìn)入施工現(xiàn)場前必須要有嚴(yán)格的檢測，查看這些是否與有關(guān)的建筑設(shè)計(jì)規(guī)范相符，只有確認(rèn)合格才可以正常使用，而這些檢測資料是確保建設(shè)工程施工材料合格的重要依據(jù)，但在實(shí)際施工期間，因?yàn)楦鞣N原因，往往會(huì)造成資料的遺漏或缺失。

1.2 詳細(xì)記錄工程整個(gè)建設(shè)過程

對建設(shè)工程施工質(zhì)量進(jìn)行判斷時(shí)，必須要充分考慮各個(gè)方面，例如：建筑安全等級以及使用性能等等。建設(shè)工程的工序報(bào)驗(yàn)單是施工過程的詳細(xì)記錄，該記錄對檢測工程質(zhì)量發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，由于在建設(shè)工程中許多工序都被其他的工序覆蓋，工程完成后，人們僅僅可以見到工程表面的，不能檢測工程的施工材料和工序順序，要想更加充分地掌握工程質(zhì)量，很大程度上便要依靠施工過程中現(xiàn)場數(shù)據(jù)記錄來了解，這就體現(xiàn)出了工程檔案管理的重要作用。同時(shí)，建設(shè)工程檔案管理將建設(shè)工程有關(guān)部門的檔案管理能力正確反映出來，工程檔案管理水平的高度關(guān)乎到工程的施工質(zhì)量是否合格的，工程檔案水平越高，內(nèi)容就越全面，這樣有利于保證工程的施工質(zhì)量判定。

2 建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化策略

2.1 熟練掌握管理規(guī)范是開展管理的依據(jù)

經(jīng)過不斷的積累和發(fā)展，我國建設(shè)工程檔案已從早期單純搜集歸檔轉(zhuǎn)變成了國家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌，各行各業(yè)專項(xiàng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)為輔的檔案管理體系，為更好的適應(yīng)檔案管理的發(fā)展，2018年國家對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了修訂和補(bǔ)充，通過制定這些法律規(guī)定可以在很大程度上確保檔案的正常運(yùn)用管理，進(jìn)而讓工程在實(shí)施中更加地順利。

2.2 實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理的程序化

在建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施中，通常都會(huì)統(tǒng)一管理有關(guān)的檔案，根據(jù)分層的方法進(jìn)行對應(yīng)的管理，而在實(shí)施中，其具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，建設(shè)單位要制定檔案管理的整體框架，并起到領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。在檔案管理中，必須要以集中領(lǐng)導(dǎo)為前提，促進(jìn)管理的扁平化。在項(xiàng)目工程開工伊始，可以由建設(shè)單位牽頭，結(jié)合工程概況，成立工程檔案管理機(jī)構(gòu)，達(dá)到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)分層目的，并且科學(xué)設(shè)置檢查小組以及管理小組等，確保檔案管理職責(zé)的精細(xì)化和科學(xué)化。第二，監(jiān)理單位要構(gòu)建一套完善的檔案運(yùn)行體系并加以實(shí)際操作。監(jiān)理工程師要監(jiān)督施工全過程，根據(jù)工種的不同，就需要從不同的角度來建立，比如：土建、設(shè)備制作等，通常情況下會(huì)采用旁站記錄的形式，在該過程中形成全面的工程資料，后期對所形成的工程資料進(jìn)行分類存檔，并最終形成檔案資料。第三，施工單位要構(gòu)建完善的收集整理體系。施工單位的資料是工程檔案資料最重要的組成部分之一，它的完整性和真實(shí)性往往對最終的工程評定和驗(yàn)收起著至關(guān)重要的作用，為了確保檔案的科學(xué)性和全面性，施工單位需要設(shè)置相應(yīng)的工作部門，細(xì)致化分工，確保施工期間和后期歸檔整理工作的有序鏈接。

2.3 科學(xué)組織與協(xié)調(diào)建設(shè)工程檔案管理工作

無論何項(xiàng)建設(shè)工程，參建各方都有獨(dú)立的檔案管理部門，設(shè)置部門的目的是為了合理運(yùn)用和管理檔案資料，而且在使用中需要進(jìn)行正確的指導(dǎo)，讓工程的方方面面都得到高效的協(xié)調(diào)，而且確保后續(xù)監(jiān)督檢查的正常實(shí)施。因此，就建設(shè)工程檔案管理人員來講，必須要盡可能多參與關(guān)于工程施工的例會(huì)，及時(shí)解決檔案管理中存在的問題。并且嚴(yán)格的監(jiān)管檔案的實(shí)際情況，定期組織檔案專項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，必須要重視人員的業(yè)務(wù)能力提升，積極組織有關(guān)人員參加網(wǎng)上自主學(xué)習(xí)或者專業(yè)的組織培訓(xùn)，也可以邀請檔案管理專家到現(xiàn)場指導(dǎo)，通過這樣可以使工作人員充分認(rèn)識(shí)到有關(guān)的技術(shù)以及規(guī)章機(jī)制，也可促進(jìn)有關(guān)法律法規(guī)的貫徹落實(shí)，進(jìn)而顯著的提高檔案資料管理水平。

2.4 探索以合同形式明確檔案工作

根據(jù)建設(shè)工程檔案的整理經(jīng)驗(yàn)來看，為切實(shí)提高檔案工作的重要性，在合同制定期間，就要考慮檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并在合同中明確列出，并明確必須要收集和歸檔的工程的資料，移交套數(shù)等。此外，在工程審計(jì)結(jié)算付款時(shí)，必須要獲得檔案管理部門的簽字確認(rèn)，這樣才可以完成最終的付款。

3 結(jié)束語

總而言之，建設(shè)工程檔案資料是項(xiàng)目建設(shè)、管理以及后續(xù)的維護(hù)保養(yǎng)等多方面的主要依據(jù)，是詳細(xì)記錄工程施工全過程的資料。因此，對于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工程建設(shè)單位發(fā)展而言，建設(shè)工程檔案管理起著關(guān)鍵的作用。對于建設(shè)工程檔案管理者來說，需要加強(qiáng)自身檔案管理技能，不斷提高專業(yè)素質(zhì)，盡可能保證所有資料的完全性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性，進(jìn)而確保檔案工作可以順利開展。

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