新時(shí)期醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新實(shí)踐與思考

湯保華

摘 要：醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中具有不可替代的作用，創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，新時(shí)期的檔案管理工作應(yīng)更新思想觀念，改變管理模式，豐富服務(wù)內(nèi)容，提升管理手段，提高檔案管理人員素質(zhì)，方能適應(yīng)新形勢(shì)、應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)，開創(chuàng)醫(yī)院檔案工作新局面。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案;創(chuàng)新

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案在不同的歷史時(shí)期，為推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作又好又快的發(fā)展起到了不可替代的作用。隨著信息化時(shí)代的到來和現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的實(shí)施，對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為醫(yī)療改革的深化和發(fā)展服務(wù)，是醫(yī)院檔案工作者面臨的課題。

筆者以為，醫(yī)院檔案工作要踏準(zhǔn)時(shí)代的節(jié)拍，跟上發(fā)展的步伐離不開工作創(chuàng)新，創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，也是檔案工作自身發(fā)展的需要。

1 更新思想觀念，是醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新的前提

當(dāng)前，檔案工作的發(fā)展與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展一樣，正處于關(guān)鍵時(shí)期，全面貫徹落實(shí)醫(yī)改政策，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展，重新認(rèn)識(shí)檔案工作十分重要。

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)站在新的層面上認(rèn)識(shí)和重視檔案工作的重要性。醫(yī)院檔案是醫(yī)務(wù)人員合法權(quán)益的憑證，是患者病情檢查及治療的記載，是醫(yī)院管理和建設(shè)的重要依據(jù)。它為領(lǐng)導(dǎo)決策、為醫(yī)院編制各種制度職責(zé)，為上級(jí)衛(wèi)生行政部門編史修志提供了重要參考資料，為醫(yī)療糾紛提供可靠依據(jù)，為醫(yī)療、教學(xué)、科研及行政管理提供了保障。

其次，檔案管理人員要解放思想，調(diào)整思路，擺正位置，理順繼承與創(chuàng)新的關(guān)系。既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向，要從墨守成規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，僅滿足立卷歸檔、提供利用的日常工作中拓寬新的路子，使室藏檔案材料更加豐富，載體形式多樣，最大限度滿足院領(lǐng)導(dǎo)及職工的利用需要，讓檔案工作充滿生機(jī)和活力。

2 豐富服務(wù)內(nèi)容，是醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新的核心

我院1951年建院，縱觀幾十年來檔案走過的歷程，曾取得過不少成績(jī)，1996年評(píng)審就達(dá)到國(guó)家二級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)。但是，隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)院檔案在管理體制、管理模式和信息管理技術(shù)上都有了日新月異地變化，檔案工作已從手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變。檔案工作人員應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)并適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變，不斷豐富服務(wù)內(nèi)容，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新。

第一，思想上高度重視，加大檔案信息化管理必需的硬軟件方面的投入，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程。我院2007年初就開通了局域網(wǎng)絡(luò)，檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。在查閱方面，為每份文件建立電子目錄，便于查找利用;文件處理方面，在院內(nèi)局域網(wǎng)上專門設(shè)置“公文”程序，開通網(wǎng)上收發(fā)公文的便捷通道，并建立一套與之對(duì)應(yīng)且行之有效的以各職能部門負(fù)責(zé)人為主體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，職責(zé)明確，任務(wù)到人，使檔案管理工作的觸角深入到醫(yī)院每一個(gè)部門，每一項(xiàng)工作中去，既保證了文件的及時(shí)傳輸、利用資料的快捷，又節(jié)約了印刷成本，同時(shí)也增加了信息的透明度。醫(yī)院檔案管理工作向信息化管理邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。

第二，增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性，主動(dòng)開展深層次的加工，依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源。如我們把多年來的寶藏檔案及相關(guān)資料逐卷逐份調(diào)閱，分門別類進(jìn)行記錄，嚴(yán)格選材、加工、“去粗取精、去偽存真、去劣存優(yōu)”，完成了醫(yī)院“組織沿革”“醫(yī)院簡(jiǎn)介（光盤版）”、“大事記”、“全宗介紹”、“科研成果一覽表”、“醫(yī)院各類人員動(dòng)態(tài)”、“醫(yī)院歷年辦學(xué)培訓(xùn)情況”、“歷屆院領(lǐng)導(dǎo)班子成員情況一覽表”等編研工作。根據(jù)醫(yī)院大型活動(dòng)如“二次創(chuàng)業(yè)”、“醫(yī)院管理年活動(dòng)”、“抗震救災(zāi)”“建院60周年慶”等活動(dòng)，收集整理了多個(gè)照片專輯，編寫院志，并通過宣傳櫥窗展示，受到全院干部職工的喜愛?，F(xiàn)在醫(yī)院對(duì)外做“簡(jiǎn)介”，各臨床科室做衛(wèi)生宣教、對(duì)外宣傳，檔案室都可及時(shí)提供可利用的資料、照片或錄像。

第三，檔案部門要充分利用多種渠道、多種途徑開發(fā)檔案資源，在不涉及單位機(jī)密、個(gè)人隱私的前提下，盡量向本單位甚至社會(huì)開放更多的檔案資料，變“死檔案”為“活信息”，挖掘檔案資源潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，更好地為醫(yī)院、患者及社會(huì)公眾服務(wù)，真正做到醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里。

3 提升管理手段，是醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)

檔案管理工作手段的創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的重要因素之一。首先，我們要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)碼技術(shù)，影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，以提高檔案工作技術(shù)含量和水平，逐步解決手工操作效率低的問題。我們通過利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、管理醫(yī)院的各種檔案，有效的減少了檔案的占用空間，信息保存更加方便簡(jiǎn)單，檔案利用更加方便及時(shí)，同時(shí)也節(jié)省了物力財(cái)力，提高了工作效率。

其次，檔案工作人員要采取積極有效的措施，擴(kuò)大宣傳，介紹檔案工作知識(shí)，通過檔案利用的事例，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，讓全院每位職工都了解檔案，樹立起強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，進(jìn)而讓更多的人注重收藏和利用檔案。

4 提高檔案管理人員素質(zhì)，是醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新的保障

檔案工作不僅是一項(xiàng)傳承歷史、規(guī)劃未來的重要工作，它還是一項(xiàng)依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作。檔案人員要承擔(dān)資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。改革發(fā)展、知識(shí)信息時(shí)代決定了對(duì)檔案工作人員要有更高的要求，檔案工作人員自身素質(zhì)的高低，直接影響著檔案內(nèi)容的質(zhì)量。要做好這項(xiàng)工作，單靠踏實(shí)、勤懇地工作是不夠的，這就要求檔案工作人員要有較高的政治素養(yǎng)，必備的職業(yè)素養(yǎng)，良好的信息素養(yǎng)，豐富的專業(yè)知識(shí)和基本的醫(yī)學(xué)常識(shí)。

第一，檔案工作者要加強(qiáng)政治思想學(xué)習(xí)，保持政治上的堅(jiān)定性。愛崗敬業(yè)，善于思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想。

第二，檔案人員要注重自學(xué)，要針對(duì)自身素質(zhì)的實(shí)際差距，按照檔案人員素質(zhì)要求，通過學(xué)習(xí)和培養(yǎng)彌補(bǔ)不足。尤其要學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識(shí)，以便跟上時(shí)代步伐。

第三，以現(xiàn)代技術(shù)要求為標(biāo)準(zhǔn)，普及現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，有計(jì)劃地進(jìn)行知識(shí)深化提高以及相關(guān)學(xué)科如管理、經(jīng)濟(jì)、醫(yī)學(xué)等知識(shí)的擴(kuò)展，使檔案人員視野開闊，技術(shù)全面，整體素質(zhì)提高。

第四，采用引進(jìn)來走出去的動(dòng)態(tài)交流方式，不斷擴(kuò)大單位間的交流合作，增加檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

綜上所述，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作必須立足于創(chuàng)新，創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的必然需要。隨著醫(yī)療改革的不斷深化與發(fā)展，檔案工作的創(chuàng)新有了廣闊的空間。只要我們勇于面對(duì)新形式、新問題，敢于接受新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，思想上高度重視，行動(dòng)上主動(dòng)探索，實(shí)踐上積極創(chuàng)新，就定能最大程度地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的作用和價(jià)值。